توافق نامه پر کردن نمونه مدیریت اسناد الکترونیکی. توافق نامه تبادل اسناد الکترونیکی. الگوهای دستورالعمل های الکترونیکی توسط بخشی از بسته های اسناد و نرم افزارهایی که به آنها ارسال می شود توسط سپرده گذاری ویژه به مشتری ارائه می شود

سازمان

فناوری

اطلاعات تماس

توجه داشته باشید

JSC "CenterInform"

کنتور خارجی

تماس با تلفن 740-54-05 - گروه اتصال

CJSC "مرکز تصدیق"

PP "گزارش كمیته"

تماس با تلفن

LLC "شرکت" تانسور "

گزارش الکترونیکی SBiS ++

تماس با تلفن

LLC "ARGOS"

www.argos-nalog.ru

EDS "Argos - مالیات دهندگان"

تماس با تلفن

LLC تاسکوم

Sprinter PC

تماس با تلفن

CJSC Kaluga Astral

www.astralnalog.ru

PC "گزارش Astral"

تماس با تلفن

702-11-93, 309-29-23

KORUS مشاور CIS LLC

PC "Sphere"

تماس با تلفن

LLC "مرکز صدور گواهینامه GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

رایانه شخصی "Taxnet-Referent"

تماس با تلفن

8-800-50-50-50-2 (تماس رایگان است)

LLC "Rus-Telecom"

www.rus-telecom.ru

"پیک"

تماس با تلفن دفاتر نمایندگی در سن پترزبورگ

جریان اسناد داخلی اکثر شرکت ها از مدت ها قبل به صورت خودکار و با چه معنایی و عمیق - این سؤال دیگری است ، با این حال ، دیگر نیازی به اثبات مزایای کار با اسناد الکترونیکی نیست. امروزه ، تجارت به تعامل "بدون کاغذ" در سطح بین شرکت ها علاقه مند است و مهمترین چیز در این زمینه موافقت با طرف مقابل در یک روش جدید تبادل است.

در این فرایند ، مهم است که دو قدم به جلو بردارید:

1. برای انتقال اطلاعات در مورد تبادل الکترونیکی به همتایان.
2. به تبادل الکترونیکی اهمیت قانونی دهید.

اطلاع رسانی آه ، همتایان!

اول از همه ، لازم است در مورد امکان انتقال اسناد به صورت الکترونیکی از طریق سرویس EDI به شرکا اطلاع داده شود.

کار دسته جمعی

البته هیچ کس شرکای خود را وادار به یک قالب جدید از کار بدون توضیح نخواهد کرد. در مرحله اول ، به عنوان یک قاعده ، مبتکران انتقال به صرافی الکترونیکی اقدام به ارسال نامه انبوه از نامه های دعوت برای شروع ارز می کنند ، مطبوعات مربوطه را در سایت منتشر می کنند. اما همه جزئیات در حال حاضر در جلسات چهره به چهره یا مکالمات تلفنی مورد بحث قرار می گیرد.

نمونه ای از اخبار مربوط به انتقال به مدیریت اسناد الکترونیکی

دعوت فردی

اپراتور EDI خود می تواند در دعوت از همتایان به ویژه اگر شریک استراتژیک مهمی باشد کمک کند. در صورت لزوم جلسات تجاری با ارائه ها ، پیشرفت های فردی ، ادغام و راه حل های فنی مورد بحث قرار می گیرد.

ادغام سازمانی ، یا از کجا بارگیری یک توافق نامه نمونه در مورد تبادل اسناد الکترونیکی؟

قدم بعدی اطمینان از ترتیب سازمانی مبادله اسناد الکترونیکی است. اگرچه این اندازه گیری به هیچ وجه ضروری نیست ، اما درک روشنی از روندها و جهت گیری از نظر اضافی نیست. به عنوان یک قاعده ، شرکت ها به توافق یا توافق نامه تبادل الکترونیکی الکترونیکی وارد می شوند یا بند دیگری را به توافق موجود اضافه می کنند.

لازم نیست یک سند جدید را بطور مستقل تهیه کنید ؛ کافی است یک الگوی توافق یا قرارداد را از اپراتور EDI درخواست کنید. بیشتر اوقات ، اسناد استاندارد در حال حاضر در وب سایت های آنها ارسال شده است ، همانطور که با Synerdocs انجام می شود ، شما فقط نیاز به بارگیری و وارد کردن داده های خود دارید.

نمونه ای از کالای تبادل الکترونیکی

مدیریت اسناد الکترونیکی (EDO) راهی سریع برای تبادل اطلاعات مبتنی بر استفاده از اسناد الکترونیکی با امضاهای مجازی است. وی مدتهاست که در کشورهای توسعه یافته دنیا به عنوان ابزاری مؤثر برای عملکرد عملیاتی تجارت به رسمیت شناخته شده است.

ذات

مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمانها مجموعه ای از فرآیندهای ایجاد ، پردازش ، ارسال ، انتقال ، دریافت ، ذخیره ، استفاده و تخریب اسناد است. تمام این مراحل پس از بررسی صحت و تأیید واقعیت دریافت اسناد انجام می شود.

قوانین اجرای جریان اسناد بین اشخاص حقوقی با توافق طرفین انجام می شود. اطلاعات با وسایل ارتباطی رد و بدل می شوند و اسناد در رسانه های الکترونیکی ذخیره می شوند. مدت ذخیره اطلاعات مربوط به حسابداری نباید بیش از آن باشد که در سطح قانونگذاری تعیین شده باشد.

سازمان ها در بین خود می توانند اسناد رسمی و غیر رسمی را با امضاء شرکت کنندگان مبادله کنند. در زمینه فعالیت کارآفرینی می توان این موارد را داشت: فاکتورها ، توافق نامه ها ، فاکتورها ، سفارشات ، اعلان ها ، وکالت نامه و غیره. اطلاعات را می توان در قالب فایلهای متنی ، جداول و گرافیکی انتقال داد.

هدف از معرفی EDI

پیش نیاز اجرای EDI ممکن است:

• کاهش کار معمول؛
• کاهش تلفات اسناد.
• کار "شفاف" با اسناد؛
• بهبود نظم و انضباط اجرایی - تهیه اسناد در بازه زمانی مشخص و غیره

در میان اهداف کمی موارد زیر ذکر شده است:

• 10 بار زمان پردازش یک سند را کاهش دهید.
• نصف هزینه های دفتر را نصف می کند.

مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمان ها: نحوه عملکرد آن

مطابق قانون داخلی ، مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمانها با توافق دو طرف انجام می شود. برای تبادل داده ، لازم است که کلیه شرکت کنندگان به تجهیزات یک اپراتور متصل باشند. در مرحله بعد ، کاربر برای ارسال به لیست پیمانکاران باید درخواستی ارسال كند. پس از تأیید درخواست ، شرکت کنندگان در سیستم می توانند داده ها را تبادل کنند.

ماژول EDI باید چنین عملکردهایی را انجام دهد:

• دعوت از همتایان برای به اشتراک گذاشتن داده ها.
• ایجاد یک کتاب آدرس.
• به عنوان مثال ، 1C با نرم افزار حسابداری ادغام شوید.
• مستندات را امضا و رمزگذاری کنید.
• برای ساختن مکاتبات.
• وضعیت حروف را ردیابی کنید.

مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمانها با استفاده از گواهینامه ها انجام می شود. اتصال به سرور و احراز هویت از طریق یک گواهی دیجیتال شخصی انجام می شود. EDS به هر کاربر سیستم ارسال می شود ، روی یک نشانه الکترونیکی ذخیره شده و توسط یک کد PIN محافظت می شود. کاربر باید نام کاربری ، گذرواژه حساب شخصی شما را وارد کند. فقط پس از آن وی به اسناد خود دسترسی پیدا می کند.

هر کارمند سازمان متصل به سیستم می تواند روند مبادله را آغاز کند. قبل از ارسال سندی به طرف مقابل ، باید در EDS امضا شود. این عمل با استفاده از برنامه Cryptopro انجام می شود. این سند از طریق EDI ارسال می شود. کارمند طرف مقابل از دریافت سند جدید اخطار دریافت می کند. اگر او آن را بپذیرد ، پس EDS را نیز می گذارد. در صورت نیاز به ایجاد تغییر در سند ، یک نسخه الکترونیکی جدید ایجاد می شود. پس از اتمام ویرایش ، باید تمام تغییرات را با کمک EDS ذخیره کنید. سپس سند با تغییر به طرف مقابل ارسال می شود. در صورت لزوم ، تأیید الکترونیکی اطلاعات انجام می شود.

در صورت لزوم ایجاد تغییر مجدد ، کل روش دوباره تکرار می شود. اگر در مورد نسخه جدید شکایتی وجود نداشته باشد ، این سند رعایت می شود. نتیجه نهایی نمونه ای است که توسط دو امضای دیجیتال امضا شده است. تمام نسخه های این سند در سرور ذخیره می شوند و برای مشاهده در دسترس هستند. هنگامی که یک وضعیت معتبر به نمونه اختصاص یافت ، اصلاح سند امکان پذیر نخواهد بود. قراردادهای اولیه به وضعیت "لغو" اعطا می شوند. در اینجا نحوه گردش کار الکترونیکی بین سازمانها ارائه شده است.

تجهیزات

برای گردش کار الکترونیکی بین سازمانها چه چیزی لازم است؟ ابتدا باید یک اپراتور مخابراتی را انتخاب کرده و نرم افزار مخصوص برای تبادل اطلاعات نصب کنید. ثانیا ، با هر همتایی که سازمان قصد دارد مکاتبات الکترونیکی را انجام دهد ، لازم است "توافق نامه مبادله اسناد الکترونیکی" منعقد شود.

همچنین لازم است یک سرور EDI نصب کنید که تمام اسناد در آن ذخیره شود. این می تواند یا تجهیزات مشتری یا فضای ذخیره سازی ابری باشد. دسترسی به داده های سیستم از خارج از طریق برنامه ای که روی تجهیزات کارمندان سازمان نصب شده است. رایانه ها از طریق HTTP با رمزگذاری اضافی SSL 128 با سرور ارتباط برقرار می کنند و اسناد فقط از طریق رابط برنامه و پس از تأیید اعتبار قابل دسترسی می باشند.

پروژه EDI

یک پروژه اتوماسیون فرایند می تواند از چند ماه تا چند سال به طول انجامد. این اصطلاح مستقیماً به تعداد فرآیندهای مورد نیاز برای اتوماسیون ، منابع و قابلیتهای مالی سازمان بستگی دارد. خلاصه ای از اجرای EDI به شرح زیر است:

• ایجاد یک گروه کاری.
• تشکیل اهداف ، مهلت و بودجه پروژه.
• بررسی فرآیندهای موجود.
• تکالیف را توسعه دهید.
• خرابی سیستم EDI.
• امضای توافق نامه برای اجرای EDMS.
• تصویب برنامه کاری.
• پر کردن فهرست های سیستم.
• آموزش کارکنان.
• انجام آزمایشات اولیه.
• انتشار دستور اجرای EDMS.
• نهایی کردن نرم افزار و مقررات کار.
• اجرای پروژه آزمایشی.
• انتقال كامل به EDI.

خطاهای اجرای EDI

در این فرآیند ، باید توجه ویژه ای به فرایندهایی شود که در آن قانون نیاز به تهیه کاغذ دارد. شما نمی توانید یک سند کاغذ را به صورت الکترونیکی کپی کنید. این به طور قابل توجهی روند کار را کند می کند و باعث ایجاد نگرش منفی به فرایند اتوماسیون به طور کلی می شود. هیچ کس هزینه اضافی برای کار مضاعف نمی پردازد.

در روند اجرای ، شما باید مقررات جدیدی را برای همکاری با اسناد ، کارمندان آموزش دیده و تنها پس از آن در اجرای کامل انجام دهید. این امر تنها درصورتی حاصل می شود که مزایای استفاده از فناوری های جدید را به کارمندان منتقل کنید.

یک اشتباه محبوب دیگر ، مطالعه ضعیف در مورد الزامات EDMS است. اگر کاربران مجبور باشند در سیستم غیر شخصی سازی شده کار کنند ، فرایند EDI با آنچه در سازمان پذیرفته شده متفاوت است.

جریان اسناد الکترونیکی بین سازمان ها: جوانب مثبت و منفی

مزایا:

• هزینه ارسال اسناد اصلی از طریق پست را کاهش دهید.
• فضای ذخیره سازی را برای اسناد ذخیره کنید. این همه به صورت الکترونیکی ذخیره می شود.
• سهولت استفاده ارسال سند از یک محل کار انجام می شود. جستجوی سریع یک سند توسط وضعیت (ارسال ، دریافت ، دریافت ، و غیره) انجام می شود.
• تحویل فوری کلیه اطلاعات ارسال شده طی چند ثانیه به مخاطب.
• سند تا زمان انقضاء ذخیره آن در سیستم از بین نمی رود.

معایب:

• برای استفاده از تجهیزات مورد نیاز برای خرید مجوز ، هزینه های زیادی را صرف می کنید.
• اغلب اوقات ، داده ها فقط می توانند بین شرکت کنندگان در همان سیستم رد و بدل شوند.
• جریان اسناد الکترونیکی بین سازمانها در 1C یا با کمک هر نرم افزار دیگری با طرح قبلاً استفاده شده متفاوت است. با معرفی یک الگوریتم جدید ، کلیه کارمندان سؤالاتی در مورد انجام کار خواهند داشت.
• تجهیزات فنی قبل از معرفی EDI ، سازمان ها باید تجهیزات لازم را خریداری کرده و کارمندان را برای مدیریت سیستم جدید آماده کنند.
• EDI با استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی انجام می شود ، اعتبار آن 1 سال است. ردیابی و تمدید گواهینامه ها ضروری است. همچنین لازم است برای جلوگیری از بروز مشکلات مالیاتی ، دوره اعتبار گواهینامه های طرف مقابل را کنترل کنید.

مقررات قانونی

چه مقررات حاکم بر اسناد الکترونیکی بین سازمانهاست قانون فدراسیون روسیه شامل قانون فدرال شماره 63 "درباره امضاهای الکترونیکی" می باشد ، قوانین ارسال اسناد به خدمات مالیاتی فدرال به ترتیب شماره وزارت امور خارجه شماره MMV-7-2 / 168 بیان شده است. EDI بین سازمانها براساس دستور وزارت دارایی شماره 50n انجام می شود. قوانین مبادله اسناد حسابداری اولیه به صورت الکترونیکی به ترتیب خدمات مالیاتی فدرال با شماره MMV-7-6 / 36 @ تعیین شده است. کلیه اپراتورهای EDI در فرآیند فعالیت باید طبق سفارش خدمات مالیاتی فدرال شماره MMV-7-6 / 253 @ راهنمایی شوند.

VLSI

مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمانهای VLSI مزایای زیر را به مشتریان می دهد:

• اسناد را می توان به هر سازمانی که در فدراسیون روسیه ثبت شده ارسال شود. در صورتی که طرف مقابل عضو سیستم VLSI نباشد ، یک کارمند شرکت به سادگی با نماینده سازمان تماس گرفته و دعوت نامه هایی را برای شرکت در این سامانه از طریق پست الکترونیکی ارسال می کند. بلافاصله پس از تأیید درخواست ، تبادل اطلاعات بین شرکت کنندگان بدون واسطه انجام می شود.
• نیازی به نصب نرم افزار روی رایانه نیست. کافی است نسخه فعلی مرورگر و دسترسی به اینترنت داشته باشید.
• برای کار با داده نیازی به یک برنامه خاص نیست. اگر این گزارش در ابتدا در نرم افزار های شخص ثالث ، به عنوان مثال 1C تهیه شده باشد ، می توانید ادغام داده ها را با سیستم VLSI پیکربندی کنید.
• فرم استاندارد سند نصب نشده است. می توانید متن ، پرونده های جدولی ، تصاویر و غیره ارسال کنید.

SKB "Kontur"

یكی از اولین توسعه دهندگان نرم افزار در روسیه نیز در تهیه تجهیزات مشاركت دارد كه از طریق آن مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمانها انجام می شود. کنتور سیستم Diadoc را توسعه داد ، و به کمک آن اسناد الکترونیکی رد و بدل می شوند. از ویژگی های سیستم این است که دسترسی به داده ها را می توان در خارج از کشور بدست آورد. به خصوص برای این منظور ، شرکت تعرفه هایی در رومینگ ایجاد کرده است. اگر می خواهید از طریق API به مونو دسترسی داشته باشید.

به چه چیزهایی نیاز دارید؟

برای اتصال EDI ، سازمانها باید خریدند:

• نرم افزار مجاز؛
• سرور
• تجهیزات ارتقاء؛
• برای آموزش کارمندان؛
• eDMS را برای کار با برنامه های داخلی تنظیم و یکپارچه کنید.

آیا چنین سرمایه گذاری برای اتصال جریان الکترونیکی اسناد بین سازمان ضروری است؟ گنجاندن هزینه های مشاوره پشتیبانی فنی ، به روزرسانی EDMS و نرم افزار مرحله دوم سرمایه گذاری است. این هزینه ها باید ماهانه پرداخت شوند.

نتیجه گیری

گردش کار کاغذ توسط الکترونیکی جایگزین می شود. این نه تنها هزینه های انجام سازمان را برای انجام فرآیندها کاهش می دهد ، بلکه باعث افزایش کارآیی تجارت نیز می شود. برای عملکرد موفقیت آمیز EDI ، لازم است اهداف اجرای سیستم را به روشنی بیان کرده و تجهیزات را به درستی پیکربندی کنید.

گردش کار الکترونیکی بین سازمانها - چگونه کار می کند؟ با چه اسنادی می توان به صورت الکترونیکی رد و بدل شد ، چگونه می توان توافق نامه ای را با همتای خود برای برقراری تعامل الکترونیکی تهیه کرد ، و در آیین نامه چه مواردی باید تنظیم شود؟ در مطالب ما بحث خواهد شد.

یک عنصر مهم در مدیریت اسناد الکترونیکی یک سند الکترونیکی است. به منظور ارائه یک سند ایجاد شده به صورت الکترونیکی از نظر قانونی قابل توجهی در هر دو طرف از مدیریت اسناد الکترونیکی ، لازم است 3 ویژگی مهم آن را تهیه کنید. سند الکترونیکی باید:

• جزئیات لازم را داشته باشید.
• مطابق با قالب تأیید شده.
• با امضای شخص مسئول تأیید کنید.

اگر شما و همتای خود تشکیل اسناد الکترونیکی را در قالب های مستقر در شرکت های خود ترتیب داده اید ، لازم است که تعامل الکترونیکی خود را با وی از نظر فنی تضمین کنید. چگونه آن را انجام دهیم؟

برای اینکه دو سیستم جداگانه بتوانند اسناد را به صورت متقابل و مؤثر تبادل کنند ، باید کلیه تفاوت های ظریف گردش کار را در یک آیین نامه ویژه ثبت کنید.

اول از همه ، شما باید بفهمید که اسناد الکترونیکی را باید با یک امضای الکترونیکی ساده امضا کنید ، و کدام یک را تقویت کنید. انواع قانونی امضاهای الکترونیکی مجاز در شکل نشان داده شده است.

اسناد درجات مختلف از اهمیت و محرمانه بودن ممکن است در مدیریت اسناد الکترونیکی با پیمانکاران شرکت کنند. به عنوان مثال ، دقیق ترین الزامات به فاکتورهای الکترونیکی تحمیل می شود: آنها باید بطور انحصاری توسط UKEP امضا شده و از طریق اپراتور EDI ارسال شوند (دستور وزارت دارایی روسیه مورخ 10.11.2015 شماره 174n). و برای اسناد داخلی شرکت ، استفاده از UKEP الزامی نیست. بنابراین ، خود شرکت تصمیم می گیرد که این یا آن سند داخلی را با چه امضائی امضا کند.

در آیین نامه مربوط به مدیریت اسناد الکترونیکی ، لازم است روشی برای امضای اسناد الکترونیکی تعیین شود و دایره اشخاص مسئول که حق امضای آنها را دارند تشریح شود.

پس از حل و فصل کلیه موارد نظارتی با پیمانکاران ، شما باید اپراتور EDI را انتخاب کنید که از طریق آن اسناد الکترونیکی را مبادله کرده و با او به توافق می رسید. علاوه بر این ، برای حل سایر مشکلات ضروری خواهد بود:

• بایگانی الکترونیکی اسناد الکترونیکی دریافتی و ارسال شده را سازماندهی کنید.
• برای افزودن به سیاست حسابداری در مورد انتقال به مدیریت اسناد الکترونیکی.
• امضاهای الکترونیکی را به افراد مسئول ارائه دهید.
• حل سایر موارد سازمانی و فنی لازم برای عملکرد مؤثر سیستم.

  اشتراک اسناد را اسکن کنید: چگونه و چه زمان ممکن است

تبادل الکترونیکی بین اسناد متعاهد در قالب تصاویر اسکن آنها مدتهاست که از طرف ظهور انواع خدمات نامه اینترنتی اینترنتی ، در شرکت ها انجام می شود. برای این کار نیازی به برنامه یا اتصال ویژه ای با اپراتورهای EDO ندارید. با این حال ، سهولت استفاده از این روش تبادل اسناد دارای اشکالاتی قابل توجه است:

• عدم توانایی در تضمین امنیت تضمین شده اطلاعات.
• زمان و هزینه قابل توجهی برای ترجمه یک مقاله کاغذ در تصویر اسکن الکترونیکی.
• نیاز به چاپ بعدی سند.
• عدم امکان تبادل سریع اسناد توافق شده.
• کاستی های دیگر (عدم توانایی پیگیری سند ، تأخیر در هماهنگی سلسله مراتب در شرکت و غیره).

این امر منجر به محدود شدن دامنه این روش تبادل اسناد به صورت الکترونیکی بین سازمانها می شود. تبادل اسکن تصویر عمدتاً برای آن دسته از اسناد استفاده می شود که از نظر قانونی برای شرکت مهم نیستند. و آنها فقط برای تسریع در تعامل (تحقق شرایط قراردادها یا حل مشکلات فعلی تجارت) به صورت الکترونیکی به طرف مقابل ارسال می شوند. در همان زمان ، اصل مقاله از طریق نامه یا پیک ارسال می شود.

  هنگامی که برای ارتباط با مدیریت اسناد الکترونیکی به برنامه ای نیاز دارید

بعضی اوقات ، به منظور تعامل خارجی با افراد ذینفع ، یک شرکت موظف است یک فرم درخواست ویژه را برای اتصال به مدیریت اسناد الکترونیکی و تعدادی از اسناد دیگر تهیه کند. بیشتر شرکت ها هنگام ارسال گزارش های الکترونیکی به FIU با نیاز به تکمیل چنین بیانیه ای مواجه هستند.

در این حالت شرکت کنندگان در مدیریت اسناد الکترونیکی شرکای تجاری نخواهند بود بلکه یک شرکت و یک صندوق خارج از بودجه هستند. برنامه به هر شکلی قابل نوشتن نیست - الگوی آماده آن را می توان در وب سایت FIU یافت. باید حاوی داده های زیر باشد:

• جزئیات این شرکت که وارد تعامل الکترونیکی با صندوق می شود.
• اطلاعات در مورد اپراتور ارتباطات و ابزار حفاظت از اطلاعات رمزنگاری شده استفاده شده.

اما یک برنامه واحد برای تعامل الکترونیکی با صندوق کافی نیست. همچنین لازم است:

1. قبل از تکمیل برنامه ، یک مرکز صدور گواهینامه معتبر را انتخاب کنید که تفاوت های فنی اتصال یک جریان اسناد را تحت TCS با نتیجه نهایی توافق با آن برای ارائه خدمات برای انتقال اسناد الکترونیکی فراهم می کند.
2. پس از ارائه برنامه و بررسی آن توسط متخصصان صندوق ، با PRF در مورد اتصال به مدیریت اسناد الکترونیکی توافق نامه ای منعقد کنید. فرم را می توان در وب سایت صندوق بارگیری کرد.

تبادل اطلاعات الکترونیکی شرکتها با FIU اجازه می دهد ، بدون مراجعه به صندوق ، اطلاعات حسابداری شخصی را ارسال کرده ، به موقع شناسایی و تصحیح خطاها در گزارشگری را انجام داده و تعدادی کار دیگر را نیز حل کنید.

برای اطلاعات بیشتر در مورد تعامل الکترونیکی با FIU ، به این مطالب مراجعه کنید.

خود شرکت تعیین می کند که چگونه می توان به مدیریت اسناد الکترونیکی با طرف های متعهد تغییر داد. اما در هر صورت ، این یک روند مذاکره است. پیشنهاد تغییر جهت مدیریت اسناد الکترونیکی را می توان بصورت شفاهی و در قالب دعوت نامه کتبی از طرف یکی از شرکای تجاری یا با امضای توافق نامه ویژه تصمیم گرفت.

برای ارائه نامه به طرف مقابل به صورت کتبی برای ایجاد مدیریت اسناد الکترونیکی ، می توانید نامه ای به آدرس وی ارسال کنید. توزیع چنین نامه هایی به شرکت کمک می کند تا با داشتن اسناد و مدارک گسترده ، شرکای جدید و موجود را به تعامل الکترونیکی دعوت کند.

در متن نامه به صورت مختصر باید به طرف مقابل اطلاع دهید:

• در مورد امکان قانونی تنظیم شده برای مدیریت اسناد الکترونیکی.
• مزایای آن
• اشکال اسنادی که باید بصورت الکترونیکی رد و بدل شوند.
• مراحل لازم برای جابجایی به این سیستم.

نمونه نامه انتقال به مدیریت اسناد الکترونیکی (گزیده ای) در زیر آورده شده است.

بدون تغییر متن نامه و جایگزین کردن فقط جزئیات طرفین ، می توانید به سرعت آنها را از تمایل خود برای سازماندهی مبادله الکترونیکی متقابل اسناد مطلع کنید.

  توافق نامه مبادله اسناد الکترونیکی بین اشخاص حقوقی

طرفهای مقابل ممکن است تفاوتهای متقابل بدون کاغذ را در یک توافق جداگانه در مورد مدیریت اسناد الکترونیکی مشخص کنند. چگونه آن را درست کنیم؟

این قانون الزامات خاصی را برای شکل و محتوای توافق نامه درباره مدیریت اسناد الکترونیکی بین اشخاص حقوقی تعیین نمی کند. بنابراین ، ترکیب و محتوای آن توسط شرکت کنندگان تعیین می شود. در عین حال ، لازم است سبک و ساختار مشترک این اسناد را رعایت کنید (لازم است موضوع توافق ، مدت اعتبار ، جزئیات طرفین و سایر موارد را توصیف کرد).

شکل زیر بخش های اصلی (ممکن) این توافق را نشان می دهد.

برای ایجاد تعامل الکترونیکی ، لازم است تا تفاوت های ظریف آن هماهنگ شود. این کار می تواند بصورت شفاهی انجام شود ، نامه بفرستید و یا یک توافق نامه جداگانه امضا کنید. همچنین حل تعدادی از موارد مرتبط با آن (تجویز روال تبادل اسناد الکترونیکی ، ایجاد افراد مسئول ، تأمین الکترونیکی برای آنها و غیره) نیز ضروری خواهد بود.