전자 문서 관리 샘플 작성에 대한 계약. 전자 문서 교환 계약. 전자 지침 템플릿은 특수 보관소에서 고객에게 전송되는 설명서 및 소프트웨어 패키지의 일부로 고객에게 제공됩니다.

조직도

기술

연락 정보

참고

JSC "CenterInform"

콘투 엑스 턴

전화 문의. 740-54-05-연결 부서

CJSC“인증서 센터”

PP "코미 타 보고서"

전화 문의.

LLC "회사"텐서 "

SBiS ++ 전자보고

전화 문의.

LLC "ARGOS"

www.argos-nalog.ru

EDS "아르고스-납세자"

전화 문의.

LLC Takskom

스프린터 PC

전화 문의.

CJSC 칼루가 아스트랄

www.astralnalog.ru

PC "아스트랄 리포트"

전화 문의.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Consulting CIS LLC

PC "구"

전화 문의.

LLC "인증 센터 GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

PC“Taxnet-Referent”

전화 문의.

8-800-50-50-50-2 (전화는 무료)

LLC "러시아 통신"

www.rus-telecom.ru

"쿠리어"

전화 문의. 상트 페테르부르크의 대표 사무소

대부분의 회사의 내부 문서 흐름은 오랫동안 어떤 방법으로 얼마나 깊이 자동화 되었는가 – 이것은 또 다른 질문이지만 전자 문서 작업의 이점을 더 이상 입증 할 필요는 없습니다. 오늘날 기업은 회사 간 수준에서 "문지가없는"상호 작용에 관심이 있으며,이 문제에서 가장 중요한 것은 새로운 교환 절차에 대해 상대방과 동의하는 것입니다.

이 과정에서 다음 두 단계를 수행하는 것이 중요합니다.

1. 전자 교환에 대한 정보를 상대방에게 전달합니다.
2. 전자 교환에 법적 중요성을 부여하십시오.

알립니다. 아, 상대방!

우선 EDI 서비스를 통해 문서를 전자적으로 전송할 수있는 가능성을 파트너에게 알려야합니다.

대량 작업

물론 아무도 설명없이 파트너를 새로운 형식의 작업으로 강요하지 않습니다. 첫 번째 단계에서 일반적으로 전자 교환으로의 전환 개시자는 교환을 시작하라는 초대 편지를 대량으로 발송하고 해당 보도 자료를 사이트에 게시합니다. 그러나 모든 세부 사항은 대면 회의 또는 전화 대화 중에 이미 논의 중입니다.

전자 문서 관리로의 전환에 관한 뉴스의 예

개별 초대

EDI 운영자 자체는 특히 전략적으로 중요한 파트너 인 경우 상대방을 초대하는 데 도움이 될 수 있습니다. 필요한 경우 프리젠 테이션이있는 비즈니스 미팅이 열리고 개별 개선, 통합 및 기술 솔루션이 논의됩니다.

조직 통합 또는 전자 문서 교환에 대한 샘플 계약서 다운로드 위치

다음 단계는 전자 문서 교환의 조직적 순서를 보장하는 것입니다. 이 측정이 전혀 필요하지는 않지만 프로세스와 방향에 대한 명확한 이해는 불필요하지 않습니다. 일반적으로 회사는 계약 또는 전자 문서 교환 계약을 체결하거나 기존 계약에 추가 조항을 추가합니다.

새 문서를 독립적으로 준비 할 필요는 없으며 EDI 운영자에게 계약 또는 계약을위한 템플릿을 요청하기에 충분합니다. 대부분의 경우, Synerdocs와 마찬가지로 표준 문서가 웹 사이트에 이미 게시되어 있으므로 데이터를 다운로드하여 입력하면됩니다.

전자 교환 품목의 예

전자 문서 관리 (EDO)는 전자 서명을 가상 서명으로 사용하여 정보를 교환하는 빠른 방법입니다. 그는 세계 선진국에서 비즈니스 운영을위한 효과적인 도구로 오랫동안 인정 받았습니다.

본질

조직 간의 전자 문서 관리는 문서의 생성, 처리, 전송, 전송, 수령, 저장, 사용 및 파괴를위한 일련의 프로세스입니다. 이러한 모든 프로세스는 문서 수령 사실의 무결성과 확인을 확인한 후에 수행됩니다.

법인 간의 문서 흐름 구현 규칙은 당사자의 동의에 의해 수행됩니다. 정보는 통신 수단에 의해 교환되고 문서는 전자 매체에 저장됩니다. 회계 정보의 저장 기간은 입법 수준에서 설정된 기간을 초과해서는 안됩니다.

조직 자체는 참가자의 서명과 함께 공식 및 비공식 문서를 교환 할 수 있습니다. 기업가 활동 분야에서는 송장, 계약, 송장, 주문, 통지, 변호사 등이 될 수 있습니다. 정보는 텍스트, 표 및 그래픽 파일 형식으로 전송 될 수 있습니다.

EDI 도입의 목적

EDI 구현을위한 전제 조건은 다음과 같습니다.

• 일상적인 작업 감소;
• 문서 손실 감소;
• "투명한"문서 작업;
• 집행 규율 개선-지정된 기간 내에 문서 제공 등

양적 목표는 다음과 같습니다.

• 문서 처리 시간을 10 배 단축
• 사무실 비용을 절반으로 절반으로 줄입니다.

조직 간 전자 문서 관리 : 작동 방식

국내법에 따라 조직 간의 전자 문서 관리는 두 당사자의 합의에 의해 수행됩니다. 데이터 교환을 위해서는 모든 참가자가 한 운영자의 장비에 연결되어 있어야합니다. 다음으로, 사용자는 계약자 목록에 추가 될 요청을 보내야합니다. 요청을 확인한 후 시스템 참가자는 데이터를 교환 할 수 있습니다.

EDI 모듈은 다음과 같은 기능을 수행해야합니다.

• 상대방을 초대하여 데이터를 공유하십시오.
• 주소록을 만듭니다.
• 회계 소프트웨어 (예 : 1C)와 통합하십시오.
• 문서에 서명하고 암호화하십시오.
• 대응을 구조화합니다.
• 편지의 상태를 추적하십시오.

조직 간 전자 문서 관리는 인증서를 사용하여 수행됩니다. 서버에 연결하고 인증은 개인 디지털 인증서를 통해 수행됩니다. EDS는 시스템의 각 사용자에게 발급되며 전자 토큰에 저장되며 PIN 코드로 보호됩니다. 사용자는 개인 계정의 사용자 이름, 비밀번호를 입력해야합니다. 그 후에야 그는 문서에 액세스 할 수 있습니다.

시스템에 연결된 조직의 모든 직원은 교환 프로세스를 시작할 수 있습니다. 상대방에게 문서를 보내기 전에 EDS에 서명해야합니다. 이 작업은 Cryptopro 프로그램을 사용하여 수행됩니다. 문서는 EDI를 통해 전송됩니다. 상대방 직원은 새 문서를 받았다는 알림을받습니다. 그가 그것을 받아들이면, 그는 또한 EDS를 넣습니다. 문서를 변경해야 할 경우 새로운 전자 버전이 작성됩니다. 편집이 완료되면 EDS를 사용하여 모든 변경 사항을 저장해야합니다. 그런 다음 변경 내용이 포함 된 문서가 상대방에게 전송됩니다. 필요한 경우 정보의 전자 승인이 수행됩니다.

다시 변경해야 할 경우 전체 절차가 다시 반복됩니다. 새 버전에 대한 불만이 없으면 문서가 존중됩니다. 최종 결과는 두 개의 디지털 서명으로 서명 된 샘플입니다. 모든 버전의 문서가 서버에 저장되어 있으며 볼 수 있습니다. 샘플에 유효한 상태가 지정되면 문서를 수정할 수 없습니다. 계약 불이행에는 "취소됨"상태가 지정됩니다. 조직 간 전자 워크 플로 수행 방법은 다음과 같습니다.

장비

조직 간의 전자 워크 플로에 필요한 것은 무엇입니까? 먼저, 통신 사업자를 선택하고 정보 교환을위한 특수 소프트웨어를 설치해야합니다. 둘째, 조직이 전자 서신을 수행하려는 각 상대방과 "전자 문서 교환에 대한 계약"을 체결해야합니다.

모든 문서가 저장 될 EDI 서버도 설치해야합니다. 클라이언트 장비 또는 클라우드 스토리지 일 수 있습니다. 외부에서 시스템 데이터에 액세스하려면 회사 직원의 장비에 설치된 응용 프로그램을 통해야합니다. 컴퓨터는 추가 SSL 128 암호화를 사용하여 HTTP를 통해 서버와 상호 작용합니다. 문서는 응용 프로그램 인터페이스를 통해서와 인증 후에 만 \u200b\u200b액세스됩니다.

EDI 프로젝트

프로세스 자동화 프로젝트는 몇 개월에서 몇 년까지 지속될 수 있습니다. 이 용어는 조직의 자동화, 자원 및 재무 기능에 필요한 프로세스 수에 직접적으로 의존합니다. EDI 구현에 대한 간략한 개요는 다음과 같습니다.

• 실무 그룹 만들기.
• 목표, 마감일 및 프로젝트 예산의 형성.
• 기존 프로세스 조사
• 과제를 개발하십시오.
• EDI 시스템의 고장.
• EDMS 구현을위한 계약서 서명.
• 작업 일정 승인.
• 시스템 디렉토리 작성
• 직원 교육.
• 예비 테스트 수행
• EDMS 구현에 관한 명령의 출판.
• 소프트웨어 및 작업 규정의 마무리.
• 파일럿 프로젝트를 시작합니다.
• EDI로 본격적인 전환.

EDI 구현 오류

이 과정에서 법률에 따라 종이를 준비해야하는 과정에 특별한주의를 기울여야합니다. 종이 문서를 전자적으로 복제 할 수 없습니다. 이로 인해 작업 프로세스가 크게 느려지고 전체적으로 자동화 프로세스에 부정적인 태도가 나타납니다. 이중 작업에 대해서는 추가 비용을 지불하지 않습니다.

구현 과정에서 문서 작업, 직원 교육 및 본격적인 구현을 수행 한 후에 만 \u200b\u200b새로운 규정을 개발해야합니다. 이는 신기술 사용의 이점을 직원에게 전달하는 경우에만 달성 할 수 있습니다.

또 다른 인기있는 실수는 EDMS의 요구 사항에 대한 열악한 연구입니다. 사용자가 사용자 지정되지 않은 시스템에서 작업해야하는 경우 EDI 프로세스는 조직에서 허용되는 프로세스와 다릅니다.

조직 간 전자 문서 흐름 : 장단점

장점 :

• 우편으로 원본 문서를 보내는 비용을 줄입니다.
• 문서화를위한 저장 공간을 절약하십시오. 모두 전자식으로 저장됩니다.
• 사용 편의성. 문서 보내기는 한 직장에서 수행됩니다. 문서의 빠른 검색은 상태 (보내기, 받기, 받기 등)에 따라 수행됩니다.
• 즉시 배송. 모든 정보는 몇 초 내에 수취인에게 전송됩니다.
• 시스템에서 스토리지가 만료 될 때까지 문서를 유실 할 수 없습니다.

단점 :

• 장비를 사용하려면 라이센스를 구입해야하는데 많은 비용이 듭니다.
• 대부분의 경우 동일한 시스템의 참가자간에 만 데이터를 교환 할 수 있습니다.
• 1C 조직 간 또는 다른 소프트웨어의 도움을받는 전자 문서 흐름은 이전에 사용 된 구성표와 다릅니다. 새로운 알고리즘이 도입되면서 모든 직원은 작업 수행에 대한 질문을 받게됩니다.
• 기술 장비. EDI를 도입하기 전에 조직은 장비를 구입하고 새로운 시스템을 관리 할 직원을 준비해야합니다.
• EDI는 전자 디지털 서명을 사용하여 수행되며 유효 기간은 1 년입니다. 인증서를 추적하고 적시에 갱신해야합니다. 세금 문제를 피하기 위해 상대방 인증서의 유효 기간을 제어해야합니다.

법적 규제

조직 간의 전자 문서 흐름에 적용되는 규정은 무엇입니까? 러시아 연방의 법률에는 연방 법률 번호 63 "전자 서명에 관한 것"이 포함되어 있으며 연방 세금 서비스에 문서를 제출하는 규칙은 재무부 번호 MMV-7-2 / 168의 순서로 작성됩니다. 조직 간 EDI는 재무부 번호 50n의 명령에 따라 수행됩니다. 전자 회계 형태의 기본 회계 문서 교환 규칙은 연방 세금 서비스 번호 MMV-7-6 / 36 @의 순서로 규정되어 있습니다. 활동 과정의 모든 EDI 운영자는 연방 세금 서비스 번호 MMV-7-6 / 253 @의 지시에 따라야합니다.

VLSI

VLSI 조직 간의 전자 문서 관리는 고객에게 다음과 같은 이점을 제공합니다.

• 문서는 러시아 연방에 등록 된 모든 조직으로 보낼 수 있습니다. 상대방이 VLSI 시스템의 구성원이 아닌 경우 회사 직원은 단순히 조직의 담당자에게 연락하여 전자 메일로 시스템에 참여하도록 초대를 보냅니다. 요청을 확인한 직후 참가자 간의 정보 교환은 중개자없이 수행됩니다.
• 컴퓨터에 소프트웨어를 설치할 필요는 없습니다. 현재 버전의 브라우저와 인터넷에 액세스하는 것으로 충분합니다.
• 데이터 작업에는 특별한 프로그램이 필요하지 않습니다. 보고서가 처음에 타사 소프트웨어 (예 : 1C)로 준비된 경우 VLSI 시스템과의 데이터 통합을 구성 할 수 있습니다.
• 표준 형식의 문서가 설치되어 있지 않습니다. 텍스트, 표 파일, 이미지 등을 보낼 수 있습니다.

SKB "Kontur"

러시아 최초의 소프트웨어 개발자 중 하나는 장비 공급에 관여하여 조직 간 전자 문서 관리가 수행됩니다. Kontur는 전자 문서 교환을 통해 Diadoc 시스템을 개발했습니다. 이 시스템의 특징은 해외에서 데이터에 액세스 할 수 있다는 것입니다. 특히이 목적을 위해 회사는 로밍 관세를 개발했습니다. 모노가 API를 통해 데이터에 액세스하려는 경우.

무엇이 필요합니까?

EDI를 연결하려면 다음을 구매해야합니다.

• 라이센스 소프트웨어;
• 서버
• 업그레이드 장비;
• 직원 훈련;
• 내부 애플리케이션 작업을 위해 EDMS를 설정하고 통합합니다.

조직간에 전자 문서 흐름을 연결하기 위해 이러한 투자가 필요합니까? 기술 지원 상담 비용, EDMS 및 소프트웨어 업데이트 비용에 포함되는 것은 투자의 두 번째 단계입니다. 이 비용은 매월 지불해야합니다.

결론

종이 작업 과정이 전자식으로 대체되고 있습니다. 조직의 프로세스 수행 비용을 절감 할뿐만 아니라 비즈니스 전체의 효율성을 높입니다. EDI가 성공적으로 기능하기 위해서는 시스템 구현 목표를 명확하게 기술하고 장비를 올바르게 구성해야합니다.

조직 간의 전자 워크 플로-작동 방식 전자 문서로 교환 할 수있는 문서, 전자 상호 작용을 설정하기 위해 상대방과 계약을 체결하는 방법 및 규정에서 규정해야하는 것은 무엇입니까? 이것은 우리의 자료에서 논의 될 것입니다.

전자 문서 관리의 중요한 요소는 전자 문서입니다. 전자 양식으로 작성된 문서를 전자 문서 관리의 양쪽에 법적으로 중요한 힘을 주려면 3 가지 중요한 특성을 제공해야합니다. 전자 문서는 다음과 같아야합니다.

• 필요한 세부 사항이 있어야합니다.
• 승인 된 형식을 준수하십시오.
• 담당자의 서명으로 확인하십시오.

귀하와 귀하의 상대방이 전자 문서를 기업에서 확립 된 형식으로 구성한 경우 전자적으로 전자 문서와의 상호 작용을 보장해야합니다. 어떻게합니까?

서로 다른 2 개의 시스템이 문서를 서로 효율적으로 교환하려면 워크 플로의 모든 뉘앙스를 특수 규정에 등록해야합니다.

우선, 간단한 전자 서명으로 어떤 전자 문서에 서명해야하며 어떤 전자 문서가 개선되었는지 확인해야합니다. 법적으로 허용되는 전자 서명 유형이 그림에 표시되어 있습니다.

다양한 중요성과 기밀성의 문서는 계약자와 전자 문서 관리에 참여할 수 있습니다. 예를 들어, 가장 엄격한 요구 사항은 전자 송장에 적용됩니다. 영국 송금 전용으로 서명하고 EDI 운영자 (2015 년 10 월 11 일자 러시아 재무부 명령 번호 174n)를 통해 송부해야합니다. 회사의 내부 문서에 대해서는 UKEP의 적용이 필수는 아닙니다. 따라서 회사 자체는이 서명 또는 내부 문서에 서명 할 서명을 결정합니다.

전자 문서 관리에 관한 규정에서는 전자 문서에 서명하는 절차를 수립하고 서명 할 권한이있는 담당자의 개요를 설명해야합니다.

계약자와 관련된 모든 규제 문제를 해결 한 후에는 전자 문서를 교환하고 계약을 체결 할 EDI 운영자를 선택해야합니다. 또한 다른 문제를 해결해야합니다.

• 송수신 된 전자 문서의 전자 보관 파일을 구성합니다.
• 전자 문서 관리로의 전환에 관한 회계 정책을 추가합니다.
• 책임있는 사람에게 전자 서명을 제공하십시오.
• 효과적인 시스템 운영에 필요한 다른 조직 및 기술 문제를 해결하십시오.

  문서 공유 스캔 : 가능한 방법과시기

스캔 이미지 형태의 상대방 문서 간의 전자 교환은 다양한 인터넷 메일 서비스의 출현 이후 오랫동안 회사에서 실시되어 왔습니다. 이를 위해 특별한 프로그램이나 EDO 운영자와의 연결이 필요하지 않습니다. 그러나이 문서 교환 방법의 사용 편의성에는 다음과 같은 여러 가지 단점이 있습니다.

• 정보의 보안을 보장 할 수 없습니다.
• 종이 문서를 전자 스캔 이미지로 변환하는 데 상당한 시간과 노동 비용.
• 후속 문서 인쇄가 필요합니다.
• 합의 된 문서를 신속하게 교환 할 수 없습니다.
• 기타 단점 (문서 추적 능력 부족, 회사 계층 별 조정 지연 등)

이로 인해 조직간에 전자 형식으로 문서를 교환하는이 방법의 범위가 좁아집니다. 스캔 이미지 교환은 주로 회사에 법적으로 중요하지 않은 유형의 문서에 사용됩니다. 또한 상호 작용 (계약 조건 이행 또는 현재 비즈니스 문제 해결)을 가속화하기 위해서만 전자적으로 상대방에게 전송됩니다. 동시에 종이 원본은 우편이나 택배로 보내집니다.

  전자 문서 관리에 연결하기위한 응용 프로그램이 필요한 경우

때때로 이해 당사자와의 외부 상호 작용을 목적으로 회사는 전자 문서 관리 및 기타 여러 문서와의 연결을위한 특별한 신청서를 작성해야합니다. 대부분의 회사는 FIU에 전자 보고서를 제출할 때 이러한 진술을 작성해야합니다.

이 경우 전자 문서 관리 참여자는 비즈니스 파트너가 아니라 회사 및 예산 외의 펀드가됩니다. 신청서는 어떤 형식으로도 작성할 수 없습니다. 기성품 템플릿은 FIU 웹 사이트에서 찾을 수 있습니다. 다음 데이터를 포함해야합니다.

• 펀드와 전자적으로 상호 작용하는 회사의 세부 사항.
• 통신 사업자 및 사용 된 암호화 정보 보호 도구에 대한 정보

그러나 펀드와의 전자적 상호 작용을위한 단일 애플리케이션으로는 충분하지 않습니다. 또한 필요합니다 :

1. 신청서를 작성하기 전에 전자 문서 전송 서비스 제공에 대한 계약을 체결 한 후 TCS 하에서 문서 흐름을 연결하는 기술적 인 뉘앙스를 제공하는 공인 인증 센터를 선택하십시오.
2. 신청서를 제출하고 자금 전문가가 확인한 후 전자 문서 관리 연결에 대한 PRF와의 계약을 체결하십시오. 이 양식은 기금 웹 사이트에서 다운로드 할 수 있습니다.

FIU가있는 회사의 전자 정보 교환을 통해 펀드를 방문하지 않고도 개인화 된 회계 정보를 제출하고보고시 오류를 적시에 식별하고 수정하며 여러 가지 다른 작업을 해결할 수 있습니다.

FIU와의 전자적 상호 작용에 대한 자세한 내용은이 자료를 참조하십시오.

회사 자체는 상대방과 전자 문서 관리로 전환하는 방법을 결정합니다. 그러나 어쨌든 이것은 협상 과정입니다. 전자 문서 관리로의 전환 제안은 비즈니스 파트너 중 한 곳의 서면 초청 형태로 또는 특별 계약에 서명하여 구두로 결정할 수 있습니다.

전자 문서 관리를 위해 상대방을 서면으로 제공하기 위해 그의 주소로 편지를 보낼 수 있습니다. 이러한 서한을 배포하면 문서 흐름이 많은 회사에서 신규 및 기존 파트너를 전자 상호 작용에 초대 할 수 있습니다.

간결한 형태의 서신 텍스트에는 상대방에게 알려야합니다.

• 전자 문서 관리의 법적으로 정해진 가능성.
• 그 장점.
• 전자적으로 교환 할 서류 형태.
• 이 시스템으로 전환하는 데 필요한 단계.

전자 문서 관리로의 전환에 대한 샘플 편지 (발췌)가 아래에 나와 있습니다.

서한의 내용을 바꾸지 않고 상대방의 세부 사항 만 대치하지 않고도 상호 전자 문서 교환을 조직하려는 소망을 신속하게 알릴 수 있습니다.

  법인 간의 전자 문서 교환에 대한 계약

당사자는 전자 문서 관리에 대한 별도의 계약으로 종이없는 상호 작용의 뉘앙스를 지정할 수 있습니다. 그것을 만드는 방법?

이 법률은 법인 간의 전자 문서 관리에 관한 계약의 형식과 내용에 대한 특별한 요구 사항을 설정하지 않습니다. 따라서 구성과 내용은 참가자에 의해 결정됩니다. 동시에 그러한 문서에 공통적 인 스타일과 구조를 준수해야합니다 (계약의 주제, 유효 기간, 당사자의 세부 사항 및 기타 문제를 설명해야합니다).

아래 그림은 그러한 계약의 주요 (가능한) 섹션을 보여줍니다.

전자 상호 작용을 설정하려면 뉘앙스를 조정해야합니다. 이것은 구두로 할 수 있고, 편지를 보내거나 별도의 계약에 서명 할 수 있습니다. 또한 전자 문서 교환 절차를 규정하고, 책임자를 설정하고, 전자 서명을 제공하는 등 여러 가지 관련 문제를 해결해야합니다.