اتفاق على ملء عينة إدارة الوثائق الإلكترونية. اتفاقية تبادل الوثائق الإلكترونية. يتم توفير قوالب التعليمات الإلكترونية بواسطة الإيداع الخاص للعميل كجزء من حزمة الوثائق والبرامج المنقولة إلى

منظمة

تكنولوجيا

معلومات الاتصال

تعليق

هيئة الأوراق المالية "CenterInform"

Kontur Extern

الاتصال هاتف. 740-54-05 - قسم الاتصال

شريكة المساهمة المغلقة "مركز الشهادة"

PP "تقرير كوميتا"

الاتصال هاتف.

جمعية ذات مسؤولية محدودة "شركة" تنسور "

SBiS ++ التقارير الإلكترونية

الاتصال هاتف.

شركة ذات مسؤولية محدودة "ارجوس"

www.argos-nalog.ru

EDS "Argos - دافعي الضرائب"

الاتصال هاتف.

LLC Takskom

العداء الكمبيوتر

الاتصال هاتف.

CJSC كالوغا أسترال

www.astralnalog.ru

الكمبيوتر "تقرير نجمي"

الاتصال هاتف.

702-11-93, 309-29-23

كورس للاستشارات رابطة الدول المستقلة ذ م م

الكمبيوتر "المجال"

الاتصال هاتف.

جمعية ذات مسؤولية محدودة "مركز الشهادات GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

الكمبيوتر الشخصي "Taxnet-Referent"

الاتصال هاتف.

8-800-50-50-50-2 (الاتصال مجاني)

شركة ذات مسؤولية محدودة "روس تيليكوم"

www.rus-telecom.ru

"الساعي"

الاتصال هاتف. مكاتب تمثيلية في سان بطرسبرج

تمت عملية تدفق المستندات الداخلية لمعظم الشركات تلقائيًا منذ فترة طويلة ، وبأي وسيلة ومدى عمق - هذا سؤال آخر ، ومع ذلك ، لم يعد من الضروري إثبات مزايا العمل مع المستندات الإلكترونية. اليوم ، يهتم قطاع الأعمال بالتفاعل "غير الورقي" على مستوى الشركات ، والأمر الأكثر أهمية في هذا الصدد هو الاتفاق مع الطرف المقابل على إجراء تبادل جديد.

في هذه العملية ، من المهم اتخاذ خطوتين نحو:

1. لنقل المعلومات حول التبادل الإلكتروني إلى الأطراف المقابلة.
2. إعطاء أهمية قانونية للتبادل الإلكتروني.

إعلام. آه ، الأطراف المقابلة!

بادئ ذي بدء ، من الضروري إبلاغ الشركاء بإمكانية نقل المستندات إلكترونيًا عبر خدمة التبادل الإلكتروني للبيانات.

العمل الجماعي

بطبيعة الحال ، لن يجبر أحد الشركاء على تنسيق جديد للعمل دون تفسير. في المرحلة الأولى ، كقاعدة عامة ، يقوم بادئو الانتقال إلى التبادل الإلكتروني بإرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية لرسائل الدعوة لبدء التبادل ونشر البيانات الصحفية المقابلة على الموقع. لكن كل التفاصيل تجري مناقشتها بالفعل خلال الاجتماعات المباشرة أو المحادثات الهاتفية.

مثال على الأخبار حول الانتقال إلى إدارة الوثائق الإلكترونية

دعوة فردية

يمكن لمشغل التبادل الإلكتروني للبيانات نفسه أن يساعد في دعوة الأطراف المقابلة ، خاصة إذا كان شريكًا مهمًا من الناحية الاستراتيجية. إذا لزم الأمر ، يتم عقد اجتماعات عمل مع العروض التقديمية ، وتناقش التحسينات الفردية والتكامل والحلول التقنية.

الدمج التنظيمي ، أو أين يمكن تنزيل نموذج اتفاقية حول التبادل الإلكتروني للوثائق؟

والخطوة التالية هي ضمان الترتيب التنظيمي لتبادل المستندات الإلكتروني. على الرغم من أن هذا التدبير ليس ضروريًا على الإطلاق ، إلا أن الفهم الواضح للعمليات والتوجيهات من ناحية ليست ضرورية. كقاعدة عامة ، تدخل الشركات في اتفاقية أو اتفاقية تبادل مستندات إلكترونية أو تضيف بندًا إضافيًا إلى اتفاقية حالية.

ليس مطلوبًا إعداد مستند جديد بشكل مستقل ؛ يكفي أن تطلب نموذجًا لاتفاق أو عقد من مشغل EDI. في أغلب الأحيان ، يتم نشر المستندات القياسية بالفعل على مواقعها على الويب ، كما هو الحال مع Synerdocs ، تحتاج فقط إلى تنزيل بياناتك وإدخالها.

مثال على عنصر التبادل الإلكتروني

تعد الإدارة الإلكترونية للمستندات (EDO) طريقة سريعة لتبادل المعلومات استنادًا إلى استخدام المستندات الإلكترونية مع التوقيعات الافتراضية. لقد حصل منذ فترة طويلة على التقدير في البلدان المتقدمة في العالم كأداة فعالة لإدارة العمليات التشغيلية.

قلب

الإدارة الإلكترونية للوثائق بين المنظمات هي مجموعة من العمليات لإنشاء المستندات ومعالجتها وإرسالها ونقلها واستلامها وتخزينها واستخدامها وتدميرها. يتم تنفيذ جميع هذه العمليات بعد التحقق من سلامة وتأكيد حقيقة استلام الوثائق.

يتم تنفيذ قواعد تنفيذ تدفق المستندات بين الكيانات القانونية باتفاق الطرفين. يتم تبادل المعلومات عن طريق الاتصالات السلكية واللاسلكية ، ويتم تخزين الوثائق على الوسائط الإلكترونية. يجب ألا تتجاوز فترة تخزين المعلومات المحاسبية الفترة المحددة على المستوى التشريعي.

يمكن للمنظمات فيما بينها تبادل الوثائق الرسمية وغير الرسمية مع توقيع المشاركين. في مجال النشاط الريادي ، يمكن أن يكون: الفواتير ، والاتفاقيات ، والفواتير ، والأوامر ، والإخطارات ، وخطابات المحامي ، إلخ. يمكن نقل المعلومات في شكل ملفات نصية وجداولية ومخططات.

الغرض من إدخال التبادل الإلكتروني للبيانات

قد يكون الشرط الأساسي لتطبيق التبادل الإلكتروني للبيانات هو:

• الحد من العمل الروتيني ؛
• انخفاض في فقدان الوثائق ؛
• العمل "الشفاف" مع الوثائق ؛
• تحسين الانضباط التنفيذي - توفير المستندات ضمن الإطار الزمني المحدد ، إلخ.

من بين الأهداف الكمية ما يلي:

• تقليل وقت معالجة المستند بمقدار 10 مرات.
• تكاليف المكتب إلى النصف.

إدارة الوثائق الإلكترونية بين المنظمات: كيف تعمل

وفقًا للقانون الداخلي ، تتم إدارة المستندات الإلكترونية بين المنظمات باتفاق بين الطرفين. من أجل تبادل البيانات ، من الضروري أن يتم توصيل جميع المشاركين بأجهزة مشغل واحد. بعد ذلك ، يحتاج المستخدم إلى إرسال طلب لإضافته إلى قائمة المقاولين. بعد تأكيد الطلب ، يمكن للمشاركين في النظام تبادل البيانات.

سيكون على وحدة EDI أداء مثل هذه الوظائف:

• دعوة الأطراف المقابلة لمشاركة البيانات.
• إنشاء دفتر عناوين.
• التكامل مع برامج المحاسبة ، على سبيل المثال ، 1C.
• توقيع وتشفير الوثائق.
• لبناء المراسلات.
• تتبع حالة الحروف.

تتم إدارة الوثائق الإلكترونية بين المنظمات باستخدام الشهادات. يتم الاتصال بالخادم والمصادقة من خلال شهادة رقمية شخصية. يتم إصدار EDS لكل مستخدم للنظام ، ويتم تخزينه على رمز إلكتروني محمي بواسطة رمز PIN. يجب على المستخدم إدخال اسم المستخدم وكلمة المرور لحسابك الشخصي. فقط بعد ذلك سوف يتمكن من الوصول إلى مستنداته.

يمكن لأي موظف في المنظمة مرتبط بالنظام بدء عملية التبادل. قبل إرسال مستند إلى الطرف المقابل ، يجب أن يتم التوقيع عليه في EDS. يتم تنفيذ هذه العملية باستخدام برنامج Cryptopro. يتم إرسال المستند عبر EDI. يتلقى الموظف المقابل إشعارًا باستلام مستند جديد. إذا قبلها ، فإنه يضع أيضًا EDS. إذا كنت بحاجة إلى إجراء تغييرات على المستند ، يتم إنشاء نسخة إلكترونية جديدة. عند الانتهاء من التحرير ، تحتاج إلى حفظ جميع التغييرات بمساعدة EDS. ثم يتم إرسال المستند مع التغيير إلى الطرف المقابل. إذا لزم الأمر ، تتم الموافقة الإلكترونية على المعلومات.

إذا كان من الضروري إجراء تغييرات مرة أخرى ، يتم تكرار الإجراء بأكمله من جديد. إذا لم تكن هناك شكاوى حول الإصدار الجديد ، فسيتم احترام المستند. النتيجة النهائية هي عينة موقعة من توقيعين رقميين. يتم تخزين جميع إصدارات المستند على الخادم وهي متاحة للعرض. بمجرد تعيين حالة صالحة للعينة ، لن يكون من الممكن تعديل المستند. يتم تعيين العقود بالضيق "حالة ملغاة". إليك كيفية تنفيذ سير العمل الإلكتروني بين المنظمات.

معدات

ما المطلوب لسير العمل الإلكتروني بين المنظمات؟ أولاً ، تحتاج إلى اختيار مشغل اتصالات وتثبيت برنامج خاص لتبادل المعلومات. ثانياً ، مع كل طرف مقابل تعتزم المنظمة إجراء المراسلات الإلكترونية منه ، من الضروري إبرام "اتفاق بشأن تبادل المستندات الإلكترونية".

من الضروري أيضًا تثبيت خادم EDI الذي سيتم تخزين جميع المستندات عليه. هذا يمكن أن يكون إما معدات العميل أو التخزين السحابي. يتم الوصول إلى بيانات النظام من الخارج من خلال تطبيق مثبت على معدات موظفي المؤسسة. تتفاعل أجهزة الكمبيوتر مع الخادم عبر HTTP بتشفير إضافي SSL 128. يتم الوصول إلى المستندات فقط من خلال واجهة التطبيق وبعد المصادقة.

مشروع EDI

يمكن أن يستمر مشروع أتمتة العمليات من عدة أشهر إلى عدة سنوات. يعتمد المصطلح بشكل مباشر على عدد العمليات التي يجب أن تكون مؤتمتة ، والموارد وقدرات المؤسسة المالية. فيما يلي ملخص موجز لتطبيق التبادل الإلكتروني للبيانات:

• إنشاء فريق عامل.
• تشكيل الأهداف والمواعيد النهائية وميزانية المشروع.
• التحقيق في العمليات الحالية.
• تطوير المهام.
• انهيار نظام التبادل الإلكتروني للبيانات.
• توقيع اتفاقية لتنفيذ نظام EDMS.
• الموافقة على جدول العمل.
• ملء أدلة النظام.
• تدريب الموظفين.
• إجراء الاختبارات الأولية.
• نشر الأمر بشأن تنفيذ EDMS.
• وضع اللمسات الأخيرة على البرمجيات وأنظمة العمل.
• إطلاق مشروع رائد.
• الانتقال واسع النطاق إلى التبادل الإلكتروني للبيانات.

أخطاء تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات

في هذه العملية ، يجب إيلاء اهتمام خاص للعمليات التي يتطلب فيها القانون توفر الورق. لا يمكنك تكرار مستند ورقي إلكترونيًا. هذا يبطئ بشكل كبير من عملية العمل ويسبب موقفا سلبيا لعملية الأتمتة ككل. لا أحد يدفع اضافية للعمل المزدوج.

في عملية التنفيذ ، تحتاج إلى تطوير لوائح جديدة للعمل مع الوثائق ، وتدريب الموظفين وفقط بعد ذلك الدخول في تنفيذ كامل. لا يمكن تحقيق ذلك إلا إذا نقلت إلى الموظفين فوائد استخدام التقنيات الجديدة.

خطأ شائع آخر هو دراسة سيئة لمتطلبات EDMS. إذا كان على المستخدمين العمل في نظام غير مخصص ، فإن عملية EDI تختلف عن ما هو مقبول في المؤسسة.

تدفق المستندات الإلكترونية بين المنظمات: إيجابيات وسلبيات

المزايا:

• تقليل تكلفة إرسال المستندات الأصلية عن طريق البريد.
• توفير مساحة التخزين للوثائق. يتم تخزين كل شيء إلكترونيا.
• سهولة الاستخدام. يتم إرسال مستند من مكان عمل واحد. يتم إجراء بحث سريع للمستند حسب الحالة (المرسلة والمستلمة والمستلمة وما إلى ذلك).
• التسليم الفوري. جميع المعلومات المرسلة إلى المرسل إليه في غضون ثوان قليلة.
• لا يمكن فقد المستند حتى انتهاء صلاحيته في النظام.

العيوب:

• لاستخدام المعدات ، تحتاج إلى شراء ترخيص ، والذي يكلف الكثير من المال.
• في معظم الأحيان ، لا يمكن تبادل البيانات إلا بين المشاركين في نفس النظام.
• يختلف تدفق المستندات الإلكتروني بين المؤسسات في 1C أو بمساعدة أي برنامج آخر عن المخطط المستخدم مسبقًا. مع إدخال خوارزمية جديدة ، سيكون لدى جميع الموظفين أسئلة حول إجراء العمل.
• المعدات الفنية. قبل تقديم EDI ، تحتاج المؤسسات إلى شراء المعدات وإعداد الموظفين لإدارة النظام الجديد.
• يتم تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) باستخدام توقيع رقمي إلكتروني ، مدة صلاحيته سنة واحدة من الضروري تتبع الشهادات وتجديدها في الوقت المناسب. من الضروري أيضًا التحكم في فترة صلاحية شهادات الطرف المقابل لتجنب المشاكل الضريبية.

التنظيم القانوني

ما هي اللوائح التي تحكم تدفق المستندات الإلكترونية بين المنظمات؟ يتضمن تشريع الاتحاد الروسي القانون الاتحادي رقم 63 "بشأن التوقيعات الإلكترونية" ، حيث يتم توضيح قواعد تقديم المستندات إلى دائرة الضرائب الفيدرالية بالترتيب الصادر عن وزارة المالية رقم MMV-7-2 / 168. يتم تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات بين المنظمات بناءً على طلب وزارة المالية رقم 50 ن. قواعد تبادل الوثائق المحاسبية الأولية في شكل إلكتروني منصوص عليها في ترتيب دائرة الضرائب الفيدرالية رقم MMV-7-6 / 36 @. يجب أن يسترشد جميع مشغلي EDI في عملية النشاط بترتيب دائرة الضرائب الفيدرالية رقم MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

توفر إدارة المستندات الإلكترونية بين مؤسسات VLSI للعملاء الفوائد التالية:

• يمكن إرسال المستندات إلى أي منظمة مسجلة في الاتحاد الروسي. إذا لم يكن الطرف المقابل عضواً في نظام VLSI ، فسيقوم موظف الشركة ببساطة بالاتصال بممثل المؤسسة وإرسال دعوات للمشاركة في النظام عن طريق البريد الإلكتروني. مباشرة بعد تأكيد الطلب ، سيتم تبادل المعلومات بين المشاركين دون وسطاء.
• لا تحتاج إلى تثبيت البرنامج على جهاز كمبيوتر. يكفي الحصول على الإصدار الحالي من المتصفح والوصول إلى الإنترنت.
• للعمل مع البيانات لا يحتاج إلى برنامج خاص. إذا تم إعداد التقرير مبدئيًا في برنامج تابع لجهة خارجية ، على سبيل المثال ، 1C ، يمكنك تكوين تكامل البيانات مع نظام VLSI.
• لم يتم تثبيت النموذج القياسي للمستند. يمكنك إرسال الرسائل النصية والملفات الجدولية والصور وما إلى ذلك.

SKB "Kontur"

يشارك أحد مطوري البرامج في روسيا أيضًا في توريد المعدات ، والتي يتم من خلالها إدارة المستندات الإلكترونية بين المنظمات. طور Kontur نظام Diadoc ، بمساعدة تبادل المستندات الإلكترونية. من ميزات النظام إمكانية الوصول إلى البيانات أثناء تواجدك بالخارج. خاصة لهذا الغرض ، وضعت الشركة التعريفات في التجوال. إذا كنت تريد الوصول أحادي البيانات إلى واجهة برمجة التطبيقات.

ما هو المطلوب؟

للاتصال EDI ، تحتاج المؤسسات إلى شراء:

• البرامج المرخصة ؛
• الخادم؛
• ترقية المعدات ؛
• لتدريب الموظفين ؛
• إعداد ودمج EDMS للعمل مع التطبيقات الداخلية.

هل هذا الاستثمار ضروري لربط تدفق المستندات الإلكترونية بين المؤسسة؟ تضمين تكاليف استشارات الدعم الفني وتحديثات EDMS والبرامج هي المرحلة الثانية من الاستثمار. يجب دفع هذه التكاليف شهريًا.

استنتاج

يتم استبدال سير عمل الورق الإلكتروني. فهو لا يقلل فقط من تكاليف المنظمة لإجراء العمليات ، ولكن أيضًا يزيد من كفاءة العمل ككل. لكي يعمل EDI بنجاح ، من الضروري تحديد أهداف تنفيذ النظام بوضوح وتهيئة الجهاز بشكل صحيح.

سير العمل الإلكتروني بين المنظمات - كيف يعمل؟ ما هي المستندات التي يمكن تبادلها إلكترونياً ، وكيفية صياغة اتفاق مع الطرف المقابل لإقامة تفاعل إلكتروني ، وما الذي يجب أن ينص عليه في اللوائح؟ وسيتم مناقشة هذا في المواد لدينا.

عنصر مهم في أي إدارة مستندات إلكترونية هو مستند إلكتروني. من أجل إعطاء مستند تم إنشاؤه في شكل إلكتروني قوة مهمة من الناحية القانونية لكلا جانبي إدارة المستندات الإلكترونية ، من الضروري تزويده بثلاثة خصائص مهمة. يجب أن يكون المستند الإلكتروني:

• لديك التفاصيل المطلوبة.
• تتفق مع الصيغة المعتمدة.
• تحقق من توقيع الشخص المسؤول.

إذا نظمت أنت ونظيرتك تكوين المستندات الإلكترونية في التنسيقات المحددة في مؤسستك ، فمن الضروري ضمان تفاعلك الإلكتروني معه من الناحية الفنية. كيف نفعل ذلك؟

من أجل نظامين منفصلين لتبادل الوثائق بشكل متبادل وفعال ، تحتاج إلى تسجيل جميع الفروق الدقيقة في سير العمل في لائحة خاصة.

بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى معرفة الوثائق الإلكترونية التي ينبغي توقيعها بتوقيع إلكتروني بسيط ، وأي منها - معززة. يشار في الشكل إلى الأنواع المسموح بها قانونًا للتوقيعات الإلكترونية.

قد تكون المستندات بدرجات متفاوتة من الأهمية والسرية تشارك في إدارة المستندات الإلكترونية مع المقاولين. على سبيل المثال ، يتم فرض المتطلبات الأكثر صرامة على الفواتير الإلكترونية: يجب أن يتم توقيعها حصريًا بواسطة UKEP وإرسالها من خلال مشغل EDI (أمر من وزارة المالية في روسيا بتاريخ 10.11.2015 رقم 174n). وبالنسبة للوثائق الداخلية للشركة ، فإن تطبيق UKEP ليس إلزاميًا. لذلك ، فإن الشركة نفسها تقرر أي توقيع أو هذا المستند الداخلي سيتم توقيعه.

في اللوائح المتعلقة بالإدارة الإلكترونية للوثائق ، من الضروري وضع إجراءات لتوقيع المستندات الإلكترونية وتحديد دائرة الأشخاص المسؤولين الذين يحق لهم التوقيع عليها.

بعد حل جميع المشكلات التنظيمية مع المقاولين ، يجب عليك تحديد مشغل التبادل الإلكتروني للبيانات الذي ستقوم من خلاله بتبادل المستندات الإلكترونية وإبرام اتفاقية معه. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون من الضروري حل المشكلات الأخرى:

• تنظيم أرشيف إلكتروني للمستندات الإلكترونية المستلمة والمرسلة.
• لجعل الإضافات إلى السياسة المحاسبية فيما يتعلق بالانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية.
• تزويد الأشخاص المسؤولين بالتوقيعات الإلكترونية.
• حل المسائل التنظيمية والفنية الأخرى اللازمة للتشغيل الفعال للنظام.

  مشاركة مستند المسح الضوئي: كيف ومتى يكون ذلك ممكنًا

تمت ممارسة التبادل الإلكتروني بين مستندات الأطراف المقابلة في صورة صور المسح الخاصة بهم في الشركات لفترة طويلة - منذ ظهور مجموعة متنوعة من خدمات بريد الإنترنت. للقيام بذلك ، لا تحتاج إلى أي برامج خاصة أو اتصالات لمشغلي EDO. ومع ذلك ، فإن سهولة استخدام هذه الطريقة لتبادل المستندات بها عدد من العيوب المهمة:

• عدم القدرة على ضمان أمن المعلومات.
• الوقت الكبير وتكاليف العمالة لترجمة وثيقة ورقية إلى صورة المسح الإلكتروني.
• الحاجة إلى الطباعة اللاحقة للمستند.
• عدم القدرة على تبادل الوثائق المتفق عليها بسرعة.
• أوجه القصور الأخرى (عدم القدرة على تتبع الوثيقة ، والتأخير في التنسيق من خلال التسلسل الهرمي في الشركة ، وما إلى ذلك).

وهذا يؤدي إلى تضييق نطاق هذه الطريقة لتبادل الوثائق في شكل إلكتروني بين المنظمات. يستخدم تبادل الصور ضوئيًا بشكل أساسي في أنواع المستندات التي لا تعد ذات أهمية قانونية للشركة. ويتم إرسالها إلكترونيًا إلى الطرف المقابل فقط لتسريع التفاعل (الوفاء بشروط العقود أو حل مشاكل العمل الحالية). في الوقت نفسه ، يتم إرسال الورقة الأصلية بالبريد أو عن طريق البريد.

  عندما تحتاج إلى تطبيق للاتصال بإدارة الوثائق الإلكترونية

في بعض الأحيان ، لغرض التفاعل الخارجي مع الأطراف المعنية ، يتعين على الشركة وضع نموذج طلب خاص للاتصال بالإدارة الإلكترونية للوثائق وعدد من المستندات الأخرى. تواجه معظم الشركات الحاجة إلى إكمال مثل هذا البيان عند تقديم التقارير الإلكترونية إلى وحدة المعلومات المالية.

في هذه الحالة ، لن يكون المشاركون في إدارة المستندات الإلكترونية شركاء تجاريين ، بل سيكونون شركة وصندوقًا خارج الميزانية. لا يمكن كتابة التطبيق بأي شكل من الأشكال - يمكن العثور على القالب الجاهز على الموقع الإلكتروني لوحدة المعلومات المالية. يجب أن يحتوي على البيانات التالية:

• تفاصيل الشركة ، والتي تدخل في التفاعل الإلكتروني مع الصندوق.
• معلومات حول مشغل الاتصالات وأداة حماية معلومات التشفير المستخدمة.

لكن تطبيق واحد للتفاعل الإلكتروني مع الصندوق لا يكفي. من الضروري أيضًا:

1. قبل إكمال التطبيق ، حدد مركزًا معتمدًا يوفر الشهادات التي تقدم الفروق الدقيقة لربط تدفق المستند بموجب TCS مع إبرام اتفاق لاحق معه لتوفير خدمات نقل المستندات الإلكترونية.
2. بعد تقديم الطلب والتحقق منه من قبل متخصصي الصندوق ، أبرم اتفاقية مع PRF بشأن الاتصال بالإدارة الإلكترونية للوثائق. يمكن تنزيل النموذج على موقع الصندوق.

يتيح تبادل المعلومات الإلكتروني للشركات مع FIU ، دون زيارة الصندوق ، تقديم معلومات محاسبية شخصية وتحديد الأخطاء في التقارير في الوقت المناسب وتصحيحها وحل عدد من المهام الأخرى.

لمزيد من المعلومات حول التفاعلات الإلكترونية مع وحدات الاستخبارات المالية ، انظر هذه المادة.

تحدد الشركة نفسها كيفية التبديل إلى إدارة المستندات الإلكترونية مع النظراء. لكن على أي حال ، هذه عملية تفاوض. يمكن تقرير اقتراح التبديل إلى الإدارة الإلكترونية للوثائق شفهيا ، في شكل دعوة مكتوبة من أحد شركاء الأعمال أو عن طريق توقيع اتفاقية خاصة.

لتقديم الطرف المقابل كتابيًا لإنشاء إدارة إلكترونية للوثائق ، يمكنك إرسال خطاب إلى عنوانه. يساعد توزيع هذه الرسائل الشركة في عملية تدفق مستندات كبيرة لدعوة الشركاء الجدد والحاليين إلى التفاعل الإلكتروني.

في نص الرسالة في شكل موجز تحتاج إلى إبلاغ الطرف المقابل:

• على إمكانية تشريعية ثابتة لإدارة الوثائق الإلكترونية.
• فوائدها.
• أشكال الوثائق التي سيتم تبادلها إلكترونياً.
• الخطوات اللازمة للتبديل إلى هذا النظام.

ويرد أدناه نموذج رسالة من الانتقال إلى الإدارة الإلكترونية للوثائق (مقتطفات).

بدون تغيير نص الرسالة واستبدال تفاصيل الأطراف المقابلة فقط ، يمكنك إعلامهم بسرعة برغبتك في تنظيم تبادل إلكتروني متبادل للوثائق.

  الاتفاق على تبادل الوثائق الإلكترونية بين الكيانات القانونية

يجوز للأطراف المقابلة تحديد الفروق الدقيقة للتفاعل غير الورقي في اتفاق منفصل بشأن الإدارة الإلكترونية للوثائق. كيفية جعله؟

لا ينص التشريع على متطلبات خاصة لشكل ومضمون اتفاق إدارة الوثائق الإلكترونية بين الكيانات القانونية. لذلك ، يتم تحديد التكوين والمحتوى من قبل المشاركين. في الوقت نفسه ، من الضروري مراعاة الأسلوب والهيكل المشتركين في هذه الوثائق (من الضروري وصف موضوع الاتفاقية وفترة الصلاحية وتفاصيل الأطراف والقضايا الأخرى).

يوضح الشكل أدناه الأقسام الرئيسية (المحتملة) لمثل هذا الاتفاق.

لإقامة تفاعل إلكتروني ، من الضروري تنسيق الفروق الدقيقة فيه. يمكن القيام بذلك شفهيا ، وإرسال خطاب و / أو التوقيع على اتفاق منفصل. سيكون من الضروري أيضًا حل عدد من القضايا ذات الصلة (لتحديد إجراءات التبادل الإلكتروني للوثائق ، وإنشاء أشخاص مسؤولين ، وتزويدهم بتوقيع إلكتروني ، وما إلى ذلك).