Споразумение за попълване на проба за управление на електронни документи. Споразумение за електронен обмен на документи. Електронните шаблони за инструкции се предоставят от Специалния депозитар на клиента като част от пакета документация и софтуер, предаден на

организация

технология

Информация за контакт

забележка

АД "ЦентърИнформ"

Kontur Extern

Свържете се с тел. 740-54-05 - отдел за връзка

ЗАТ "СЕРТИФИКАТЕН ЦЕНТЪР"

ПП "Комита-отчет"

Свържете се с тел.

LLC "Компания" Tensor "

SBiS ++ Електронно отчитане

Свържете се с тел.

LLC "ARGOS"

www.argos-nalog.ru

EDS "Argos - данъкоплатец"

Свържете се с тел.

LLC Takskom

Sprinter PC

Свържете се с тел.

ЗАТ Калуга Астрал

www.astralnalog.ru

PC "Astral Report"

Свържете се с тел.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Consulting CIS LLC

PC "Sphere"

Свържете се с тел.

LLC "Център за сертифициране GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

Компютър “Taxnet-Referent”

Свържете се с тел.

8-800-50-50-50-2 (обаждането е безплатно)

LLC "Рус-Телеком"

www.rus-telecom.ru

"Куриер"

Свържете се с тел. представителства в Санкт Петербург

Вътрешният документооборот на повечето компании отдавна е автоматизиран, с какви средства и колко дълбоко - това е друг въпрос, обаче, вече не е необходимо да се доказват предимствата на работата с електронни документи. Днес бизнесът се интересува от "безхартийно" взаимодействие на междукорпоративно ниво и най-важното в този въпрос е да се съгласи с контрагента за нова процедура за обмен.

В този процес е важно да се направят две стъпки към:

1. Да се \u200b\u200bпредаде информация за електронен обмен на контрагентите.
2. Дайте правно значение на електронния обмен.

Информиране. А, контрагенти!

На първо място е необходимо да се информират партньорите за възможността за прехвърляне на документи по електронен път чрез услугата EDI.

Масова работа

Разбира се, никой няма да принуждава партньорите към нов формат на работа без обяснение. На първия етап, като правило, инициаторите на прехода към електронен обмен правят масово изпращане на покани за започване на размяната, публикуват съответните съобщения за пресата на сайта. Но всички подробности вече се обсъждат по време на срещи лице в лице или телефонни разговори.

Пример за новини за прехода към електронно управление на документи

Индивидуална покана

Самият оператор на EDI може да помогне при покана на контрагенти, особено ако е стратегически важен партньор. При необходимост се провеждат бизнес срещи с презентации, обсъждат се индивидуални подобрения, интеграция и технически решения.

Организационна консолидация или къде да изтеглите примерно споразумение за електронен обмен на документи?

Следващата стъпка е да се осигури организационния ред на електронния обмен на документи. Въпреки че тази мярка изобщо не е необходима, ясното разбиране на процесите и ориентацията по отношение на термините не е излишно. По правило компаниите сключват споразумение или споразумение за електронен обмен на документи или добавят допълнителна клауза към съществуващо споразумение.

Не е задължително да подготвяте нов документ независимо, достатъчно е да поискате шаблон за споразумение или договор от вашия оператор EDI. Най-често стандартните документи вече са публикувани на техните уебсайтове, както се прави със Synerdocs, просто трябва да изтеглите и въведете данните си.

Пример за електронен обмен

Електронното управление на документи (EDO) е бърз начин за обмен на информация, основан на използването на електронни документи с виртуални подписи. Той отдавна печели признание в развитите страни по света като ефективно средство за оперативното осъществяване на бизнеса.

сърце

Електронното управление на документи между организациите е набор от процеси за създаване, обработка, изпращане, предаване, получаване, съхранение, използване и унищожаване на документи. Всички тези процеси се извършват след проверка на целостта и потвърждаване на факта на получаване на документи.

Правилата за осъществяване на документооборота между юридически лица се осъществяват по съгласие на страните. Информацията се обменя по телекомуникационни средства, а документите се съхраняват на електронни носители. Периодът на съхранение на счетоводната информация не трябва да надвишава установения на законодателно ниво.

Организациите помежду си могат да обменят официални и неофициални документи с подписи на участници. В областта на предприемаческата дейност това могат да бъдат: фактури, споразумения, фактури, поръчки, уведомления, пълномощни и др. Информацията може да се предава под формата на текстови, таблични и графични файлове.

Целта на въвеждането на EDI

Предпоставка за прилагането на EDI може да бъде:

• намаляване на рутинната работа;
• намаляване на загубата на документи;
• „Прозрачна“ работа с документи;
• подобряване на изпълнителната дисциплина - осигуряването на документи в определените срокове и др.

Сред количествените цели са следните:

• Намаляване на времето за обработка на документ 10 пъти.
• Намаляване на разходите за офиса наполовина.

Електронно управление на документи между организациите: как работи

В съответствие с вътрешното законодателство електронното управление на документи между организациите се извършва по споразумение на две страни. За обмен на данни е необходимо всички участници да са свързани към оборудването на един оператор. След това потребителят трябва да изпрати заявка, която да бъде добавена към списъка с изпълнители. След потвърждаване на заявката участниците в системата могат да обменят данни.

Модулът EDI ще трябва да изпълнява такива функции:

• Поканете контрагентите да споделят данни.
• Създайте адресна книга.
• Интегрирайте се със счетоводен софтуер, например 1С.
• Подпишете и шифровайте документацията.
• Да структурира кореспонденция.
• Проследявайте състоянието на буквите.

Електронното управление на документи между организациите се извършва с помощта на сертификати. Свързването със сървъра и удостоверяването се осъществява чрез личен цифров сертификат. EDS се издава на всеки потребител на системата, съхранява се на електронен маркер и е защитен с ПИН код. Потребителят трябва да въведе вашето потребителско име, парола за вашия личен акаунт. Едва след това той ще получи достъп до документите си.

Всеки служител на организацията, свързан към системата, може да започне процеса на обмен. Преди да изпратите документ на контрагента, той трябва да бъде подписан в ЕЦП. Тази операция се извършва с помощта на програмата Cryptopro. Документът се изпраща чрез EDI. Служителят на контрагента получава известие за получаването на нов документ. Ако го приеме, тогава поставя и ЕЦП. Ако трябва да направите промени в документа, се създава нова електронна версия. След приключване на редактирането трябва да запазите всички промени с помощта на EDS. Тогава документът с промяната се изпраща на контрагента. При необходимост се извършва електронно одобрение на информация.

Ако е необходимо да се правят промени отново, цялата процедура се повтаря наново. Ако няма оплаквания за новата версия, тогава документът се спазва. Крайният резултат е извадка, подписана от два цифрови подписа. Всички версии на документа се съхраняват на сървъра и са достъпни за разглеждане. След като валиден статус е присвоен на извадката, няма да е възможно да се измени документът. Разстроените договори получават статут на „Отменени“. Ето как се осъществява електронният работен процес между организациите.

оборудване

Какво е необходимо за електронния работен процес между организациите? Първо, трябва да изберете телекомуникационен оператор и да инсталирате специален софтуер за обмен на информация. Второ, с всеки контрагент, с когото организацията възнамерява да води електронна кореспонденция, е необходимо да се сключи „Споразумение за обмен на електронни документи“.

Необходимо е също така да инсталирате EDI сървър, на който ще се съхраняват всички документи. Това може да бъде клиентско оборудване или съхранение в облак. Достъпът до системните данни отвън е чрез приложение, което е инсталирано на оборудването на служителите на организацията. Компютрите взаимодействат със сървъра чрез HTTP с допълнително криптиране SSL 128. Документите се достъпват само чрез интерфейса на приложението и след удостоверяване.

Проект EDI

Проектът за автоматизация на процеси може да продължи от няколко месеца до няколко години. Терминът пряко зависи от броя на процесите, които трябва да бъдат автоматизирани, ресурсни и финансови възможности на организацията. Кратко описание на прилагането на EDI е следното:

• Създаване на работна група.
• Формиране на цели, срокове и бюджет на проекта.
• Изследване на съществуващи процеси.
• Разработете задачи.
• Краят на системата EDI.
• Подписване на споразумение за внедряване на EDMS.
• Одобряване на работния график.
• Запълване на системни директории.
• Обучение на персонала.
• Провеждане на предварителни тестове.
• Публикуване на заповедта за прилагане на СУОС.
• Финализиране на софтуера и наредбите за работа.
• Стартиране на пилотен проект.
• Пълномащабен преход към EDI.

Грешки при внедряването на EDI

В процеса трябва да се обърне специално внимание на процесите, в които законът изисква наличието на хартия. Не можете да копирате хартиен документ по електронен път. Това значително забавя работния процес и предизвиква негативно отношение към процеса на автоматизация като цяло. Никой не плаща допълнително за двойна работа.

В процеса на внедряване е необходимо да разработите нови правила за работа с документи, да обучите персонал и едва след това да се включите в цялостно изпълнение. Това може да се постигне само ако предадете на служителите ползите от използването на нови технологии.

Друга популярна грешка е слабото проучване на изискванията за EDMS. Ако потребителите трябва да работят в система, която не е персонализирана, процесът на EDI е различен от този, който е приет в организацията.

Електронен документооборот между организации: плюсове и минуси

предимства:

• Намалете разходите за изпращане на оригинални документи по пощата.
• Спестете място за съхранение на документация. Всичко се съхранява по електронен път.
• Лесна употреба. Изпращането на документ се извършва от едно работно място. Бързо търсене на документ се извършва по статус (изпратен, получен, получен и т.н.).
• Незабавна доставка. Цялата информация се изпраща на адресата в рамките на няколко секунди.
• Документът не може да бъде загубен до изтичането на неговото съхранение в системата.

недостатъци:

• За да използвате оборудването, трябва да закупите лиценз, който струва много пари.
• Най-често данните могат да се обменят само между участници в една и съща система.
• Електронният документооборот между организации в 1С или с помощта на друг софтуер се различава от използваната по-рано схема. С въвеждането на нов алгоритъм всички служители ще имат въпроси относно провеждането на работа.
• Техническо оборудване. Преди да въведат EDI, организациите трябва да закупят оборудване и да подготвят служители за управление на новата система.
• EDI се извършва с електронен цифров подпис, валидността на който е 1 година. Необходимо е да се проследяват и своевременно подновяват сертификатите. Необходимо е също така да се контролира срокът на валидност на сертификатите на контрагента, за да се избегнат данъчни проблеми.

Правна регламентация

Какви разпоредби уреждат електронния документооборот между организациите? Законодателството на Руската федерация включва федерален закон № 63 „За електронните подписи“, правилата за подаване на документи във Федералната данъчна служба са посочени в реда на Министерството на финансите № MMV-7-2 / 168. EDI между организациите се извършва въз основа на заповед на Министерството на финансите № 50n. Правилата за обмен на първични счетоводни документи в електронен вид са предписани в реда на Федералната данъчна служба № MMV-7-6 / 36 @. Всички оператори на EDI в процеса на дейност трябва да се ръководят от заповедта на Федералната данъчна служба № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Електронното управление на документи между VLSI организации дава на клиентите следните предимства:

• Документите могат да бъдат изпращани до всяка организация, която е регистрирана в Руската федерация. Ако контрагентът не е член на системата VLSI, тогава служител на компанията просто ще се свърже с представителя на организацията и ще изпрати покани за участие в системата по електронна поща. Веднага след потвърждаване на заявката, обменът на информация между участниците ще се извърши без посредници.
• Не е необходимо да инсталирате софтуер на компютър. Достатъчно е да имате текущата версия на браузъра и достъп до Интернет.
• За работа с данни не е необходима специална програма. Ако докладът първоначално е подготвен в софтуер на трета страна, например 1C, тогава можете да конфигурирате интегрирането на данни със системата VLSI.
• Стандартната форма на документа не е инсталирана. Можете да изпращате текст, таблични файлове, изображения и т.н.

SKB "Контур"

Един от първите разработчици на софтуер в Русия също се занимава с доставка на оборудване, чрез което се осъществява електронно управление на документи между организациите. Контур разработи системата Diadoc, с помощта на която се обменят електронни документи. Характеристика на системата е, че достъпът до данни може да се получи, докато сте в чужбина. Специално за тази цел компанията разработи тарифи в роуминг. Ако искате моно да има достъп до данни чрез API.

Какво ви трябва?

За да свържат EDI, организациите трябва да купуват:

• лицензиран софтуер;
• сървър;
• ъпгрейд оборудване;
• да обучава персонал;
• създайте и интегрирайте EDMS за работа с вътрешни приложения.

Необходима ли е такава инвестиция за свързване на електронен документооборот между организацията? Включването в разходите за консултации за техническа поддръжка, актуализации на EDMS и софтуер е вторият етап на инвестицията. Тези разходи ще трябва да се плащат месечно.

заключение

Работният процес на хартия се заменя с електронен. Това не само намалява разходите на организацията за провеждане на процеси, но и повишава ефективността на бизнеса като цяло. За да функционира EDI успешно, е необходимо ясно да се посочат целите на внедряването на системата и правилно да се конфигурира оборудването.

Електронен работен процес между организациите - как работи? Какви документи могат да се обменят по електронен път, как да се състави споразумение с контрагент за установяване на електронно взаимодействие и какво трябва да бъде предписано в регламентите? Това ще обсъдим в нашия материал.

Важен елемент от всяко управление на електронни документи е електронният документ. За да се даде документ, създаден в електронен вид, юридически значима сила и за двете страни на електронното управление на документи, е необходимо да му се осигурят 3 важни свойства. Електронният документ трябва:

• Имайте необходимите подробности.
• Съобразете се с одобрения формат.
• Потвърдете с подписа на отговорното лице.

Ако вие и вашият контрагент сте организирали формирането на електронни документи в установените формати във вашите предприятия, е необходимо технически да осигурите електронното си взаимодействие с него. Как да го направя?

За да могат две отделни системи взаимно и ефективно да обменят документи, трябва да регистрирате всички нюанси на работния процес в специален регламент.

На първо място, трябва да разберете кои електронни документи трябва да бъдат подписани с обикновен електронен подпис, а кои - подобрени. Законово разрешените видове електронни подписи са посочени на фигурата.

Документи с различна степен на значимост и поверителност могат да участват в електронното управление на документи с изпълнители. Например, най-строгите изисквания са наложени на електронни фактури: те трябва да бъдат подписани изключително от UKEP и изпратени чрез оператора EDI (заповед на Министерството на финансите на Русия от 10.11.2015 г. № 174n). А за вътрешните документи на компанията, прилагането на UKEP не е задължително. Следователно, компанията сама решава кой подписва този или онзи вътрешен документ.

В наредбите за електронно управление на документи е необходимо да се установи процедурата за подписване на електронни документи и да се очертае кръгът от отговорни лица, които имат право да ги подписват.

След като решите всички регулаторни проблеми с изпълнителите, трябва да изберете оператора EDI, чрез който ще обменяте електронни документи и ще сключите споразумение с него. Освен това ще е необходимо да се решат и други проблеми:

• Организирайте електронен архив на получени и изпратени електронни документи.
• Да се \u200b\u200bправят допълнения към счетоводната политика по отношение на прехода към електронно управление на документи.
• Предоставяне на отговорни лица с електронен подпис.
• Решаване на други организационни и технически въпроси, необходими за ефективната работа на системата.

  Сканиране на споделяне на документи: как и кога е възможно

Електронният обмен между документи от контрагенти под формата на техните сканиращи изображения се практикува във фирмите отдавна - от появата на различни интернет пощенски услуги. За да направите това, не се нуждаете от специални програми или връзки към EDO операторите. Лесността на използването на този метод за обмен на документи обаче има редица съществени недостатъци:

• Невъзможност да се гарантира гарантирана сигурност на информацията.
• Значителни разходи и време за труд за превеждане на хартиен документ в електронно сканирано изображение.
• Необходимостта от последващо отпечатване на документа.
• Невъзможност за бърз обмен на договорени документи.
• Други недостатъци (липса на способност за проследяване на документа, забавяне на координацията по йерархия във фирмата и др.).

Това води до стесняване на обхвата на този метод за обмен на документи в електронна форма между организациите. Обменът на сканирани изображения се използва главно за онези видове документи, които не са правно значими за компанията. И се изпращат по електронен път до контрагента само за ускоряване на взаимодействието (изпълнение на условията на договорите или решаване на текущи бизнес проблеми). В същото време оригиналът на хартията се изпраща по пощата или по куриер.

  Когато имате нужда от приложение за връзка с електронно управление на документи

Понякога, за целите на външното взаимодействие със заинтересованите страни, се изисква компания да изготви специален формуляр за заявка за връзка с електронно управление на документи и редица други документи. Повечето компании са изправени пред необходимостта да попълнят подобна декларация при подаване на електронни доклади до ЗФР.

В този случай участниците в електронното управление на документи няма да бъдат бизнес партньори, а компания и извънбюджетен фонд. Заявлението не може да бъде написано под каквато и да е форма - готовият му шаблон може да бъде намерен на уебсайта на FIU. Той трябва да съдържа следните данни:

• Подробности за компанията, която влиза в електронно взаимодействие с фонда.
• Информация за оператора на комуникация и използвания инструмент за защита на криптографската информация.

Но едно-единствено заявление за електронно взаимодействие с фонда не е достатъчно. Необходимо е също:

1. Преди да попълните заявлението, изберете акредитиран сертификационен център, който предоставя техническите нюанси на свързване на документооборот по TCS с последващо сключване на споразумение с него за предоставяне на услуги за прехвърляне на електронни документи.
2. След като подадете заявлението и го проверите от специалистите на фонда, сключете споразумение с PRF за свързване към електронно управление на документи. Формулярът може да бъде изтеглен на уебсайта на фонда.

Електронният обмен на информация на компаниите с FIU позволява, без да посещавате фонда, да предоставя персонализирана счетоводна информация, своевременно да идентифицира и коригира грешки в отчитането и да решава редица други задачи.

За повече информация относно електронните взаимодействия с FIU, вижте този материал.

Компанията сама определя как да премине към електронно управление на документи с контрагенти. Но във всеки случай това е процес на преговори. Предложението за преминаване към електронно управление на документи може да бъде решено устно под формата на писмена покана от един от бизнес партньорите или чрез подписване на специално споразумение.

За да предложите на контрагента писмено да установи електронно управление на документи, можете да изпратите писмо до неговия адрес. Разпространението на такива писма помага на компанията с голям документооборот да кани нови и съществуващи партньори за електронно взаимодействие.

В текста на писмото в кратка форма трябва да уведомите контрагента:

• За законодателно фиксираната възможност за електронно управление на документи.
• Предимствата му.
• Форми на документи, които се обменят по електронен път.
• Стъпките, необходими за преминаване към тази система.

Примерно писмо за прехода към електронно управление на документи (откъс) е представено по-долу.

Без да променяте текста на писмото и да замествате само детайлите на контрагентите, можете бързо да ги информирате за желанието си да организирате взаимен електронен обмен на документи.

  Споразумение за обмен на електронни документи между юридически лица

Контрагентите могат да определят нюансите на взаимодействието без хартия в отделно споразумение за електронно управление на документи. Как да го измислим?

Законодателството не установява специални изисквания за формата и съдържанието на споразумението за електронно управление на документи между юридически лица. Следователно неговият състав и съдържание се определят от неговите участници. В същото време е необходимо да се спазва стила и структурата, общи за такива документи (необходимо е да се опишат предмета на споразумението, срок на валидност, подробности за страните и други въпроси).

Фигурата по-долу показва основните (възможни) раздели на такова споразумение.

За да се установи електронното взаимодействие, е необходимо да се координират неговите нюанси. Това може да се направи устно, да се изпрати писмо и / или да се подпише отделно споразумение. Също така ще е необходимо да се решат редица свързани въпроси (да се предпише процедурата за електронен обмен на документи, да се установят отговорни лица, да им се предостави електронен подпис и др.).