Ugovor o popunjavanju uzorka elektronskog upravljanja dokumentima. Ugovor o elektronskoj razmjeni dokumenata. Predloge elektroničkih naloga narudžbenici dostavljaju Posebnom depozitaru kao dio paketa dokumentacije i softvera koji mu se šalju

Organizacija

Tehnologija

Podaci za kontakt

Napomena

JSC "CenterInform"

Kontur Extern

Kontakt tel. 740-54-05 - Odjel za vezu

CJSC "CERTIFIKATNI CENTAR"

PP "Komita-Report"

Kontakt tel.

LLC "Kompanija" Tensor "

SBiS ++ elektronsko izvještavanje

Kontakt tel.

LLC "ARGOS"

www.argos-nalog.ru

EDS "Argos - porezni obveznik"

Kontakt tel.

LLC Takskom

Sprinter PC

Kontakt tel.

CJSC Kaluga Astral

www.astralnalog.ru

PC "Astral Report"

Kontakt tel.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Consulting CIS LLC

PC "Sphere"

Kontakt tel.

LLC "Sertifikacioni centar GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

PC “Taxnet-Referent”

Kontakt tel.

8-800-50-50-50-2 (poziv je besplatan)

LLC "Rus-Telecom"

www.rus-telecom.ru

"Kurir"

Kontakt tel. predstavništva u Sankt Peterburgu

Interni tok dokumenata većine kompanija odavno je automatiziran, kojim sredstvima i koliko duboko - to je drugo pitanje, međutim, više nije potrebno dokazivati \u200b\u200bprednosti rada s elektroničkim dokumentima. Danas je posao zainteresiran za „bezpapirnu“ interakciju na među-korporativnom nivou, a najvažnije u tom pitanju je dogovoriti se s drugom ugovornom stranom o novom postupku razmjene.

U ovom je procesu važno poduzeti dva koraka prema:

1. Za prenošenje informacija o elektroničkoj razmjeni sa drugim ugovornim stranama.
2. Dajte pravnu važnost elektronskoj razmjeni.

Informiranje. Ah, kolege!

Prije svega, potrebno je informirati partnere o mogućnosti elektronskog prijenosa dokumenata putem EDI usluge.

Masovni rad

Naravno, niko neće prisiljavati partnere na novi format rada bez objašnjenja. U prvoj fazi po pravilu inicijatori prelaska na elektroničku razmjenu izvršavaju masovno slanje pozivnih pisama za pokretanje razmjene, na web mjestu objavljuju odgovarajuća saopštenja za javnost. Ali svi se detalji već raspravljaju tijekom osobnih sastanaka ili telefonskih razgovora.

Primjer vijesti o prelasku na elektronsko upravljanje dokumentima

Individualni poziv

Sam EDI operator može pomoći u pozivanju stranaka, pogotovo ako je riječ o strateški važnom partneru. Po potrebi se održavaju poslovni sastanci s prezentacijama, razgovaraju o pojedinačnim poboljšanjima, integraciji i tehničkim rješenjima.

Organizaciona konsolidacija ili gdje preuzeti primjerak sporazuma o elektroničkoj razmjeni dokumenata?

Sljedeći korak je osigurati organizacijski redoslijed elektroničke razmjene dokumenata. Iako ova mjera uopće nije potrebna, jasno razumijevanje procesa i orijentacije u uvjetima nije suvišno. Kompanije obično sklapaju ugovor ili ugovor o razmjeni elektroničkih dokumenata ili dodaju dodatnu klauzulu postojećem ugovoru.

Nije potrebno samostalno pripremiti novi dokument, dovoljno je zatražiti obrazac za ugovor ili ugovor od svog EDI operatera. Najčešće se standardni dokumenti već objavljuju na njihovim web mjestima, kao što je to slučaj sa Synerdocsom, samo trebate preuzeti i unijeti svoje podatke.

Primjer elektroničke razmjene

Elektronsko upravljanje dokumentima (EDO) brz je način razmjene informacija na temelju korištenja elektroničkih dokumenata s virtualnim potpisima. On je odavno dobio priznanje u razvijenim zemljama svijeta kao efikasno sredstvo za operativno vođenje poslovanja.

Suština

Elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija predstavlja skup procesa za stvaranje, obradu, slanje, prenos, primanje, skladištenje, upotrebu i uništavanje dokumenata. Svi se ti procesi obavljaju nakon provjere integriteta i potvrde činjenice primitka dokumenata.

Pravila za sprovođenje protoka dokumenata između pravnih lica provode se sporazumom stranaka. Informacije se razmjenjuju telekomunikacijskim sredstvima, a dokumenti se pohranjuju na elektronskim medijima. Period skladištenja računovodstvenih informacija ne smije biti veći od onog utvrđenog na zakonodavnoj razini.

Organizacije među sobom mogu razmjenjivati \u200b\u200bformalne i neformalne dokumente s potpisima učesnika. U oblasti preduzetničke delatnosti to mogu biti: računi, ugovori, fakture, nalozi, obaveštenja, punomoći itd. Informacije se mogu prenijeti u obliku tekstualnih, tabelarnih i grafičkih datoteka.

Svrha uvođenja EDI-ja

Preduvjet za implementaciju EDI-a može biti:

• smanjenje rutinskog rada;
• smanjenje gubitka dokumenata;
• „Transparentan“ rad sa dokumentima;
• poboljšanje izvršne discipline - pružanje dokumenata u određenom roku itd.

Među kvantitativnim ciljevima su sljedeći:

• Smanjivanje vremena za obradu dokumenta za 10 puta.
• Polovina troškova ureda je prepolovljena.

Elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija: kako to funkcionira

U skladu s domaćim zakonodavstvom, elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija odvija se po dogovoru dviju strana. Za razmjenu podataka potrebno je da su svi sudionici povezani s opremom jednog operatera. Zatim korisnik mora poslati zahtjev da se doda na listu izvođača. Nakon potvrđivanja zahtjeva, učesnici u sistemu mogu razmjenjivati \u200b\u200bpodatke.

EDI modul će morati obavljati takve funkcije:

• Pozovite svoje ugovorne strane da razmjenjuju podatke.
• Kreirajte adresar.
• Integrirajte se sa računovodstvenim softverom, na primjer, 1C.
• Potpišite i šifrirajte dokumentaciju.
• Strukturirati dopisivanje.
• Pratite statuse e-pošte.

Elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija vrši se pomoću certifikata. Veza sa serverom i autentifikacija se ostvaruju putem ličnog digitalnog certifikata. EDS se izdaje svakom korisniku sistema, pohranjuje se na elektronički token i štiti ga PIN kodom. Korisnik mora upisati vaše korisničko ime, lozinku za vaš lični račun. Tek nakon toga on će dobiti pristup svojim dokumentima.

Svaki zaposlenik organizacije povezan sa sistemom može pokrenuti postupak razmjene. Prije slanja dokumenta drugoj ugovornoj strani, on mora biti potpisan u EDS-u. Ova operacija se izvodi pomoću programa Cryptopro. Dokument se šalje putem EDI. Zaposlenik druge ugovorne strane prima obavijest o primanju novog dokumenta. Ako to prihvati, onda mu stavlja i EDS. Ako trebate izvršiti izmjene u dokumentu, kreira se nova elektronička verzija. Nakon dovršetka uređivanja, sve promjene trebate spremiti uz pomoć EDS-a. Potom se dokument s izmjenom šalje drugoj ugovornoj strani. Po potrebi se provodi elektroničko odobravanje informacija.

Ako trebate ponovo izvršiti promjene, cijeli postupak se iznova ponavlja. Ako nema pritužbi na novu verziju, dokument se poštuje. Konačni rezultat je uzorak potpisan s dva digitalna potpisa. Sve verzije dokumenta spremljene su na poslužitelju i dostupne su za pregled. Jednom kada se valjanom statusu dodijeli uzorak, dokument neće biti moguće izmijeniti. Uznemireni ugovori imaju status „otkazano“. Evo kako se provodi elektronski tijek rada između organizacija.

Oprema

Šta je potrebno za elektronički tijek rada između organizacija? Prvo morate odabrati telekom operatera i instalirati poseban softver za razmjenu informacija. Drugo, sa svakom protustranom s kojom organizacija namjerava voditi elektronsku prepisku potrebno je zaključiti „Sporazum o razmjeni elektroničkih dokumenata“.

Također je potrebno instalirati EDI server na kojem će se pohraniti svi dokumenti. To može biti i oprema klijenta i pohrana u oblaku. Pristup podacima sistema izvana je putem aplikacije koja je instalirana na opremu zaposlenih u organizaciji. Računari komuniciraju s poslužiteljem putem HTTP-a uz dodatnu šifriranje SSL 128. dokumentima se pristupa samo putem aplikacijskog sučelja i nakon provjere autentičnosti.

Projekt EDI

Projekt automatizacije procesa može trajati od nekoliko mjeseci do nekoliko godina. Izraz direktno ovisi o broju procesa koje je potrebno automatizirati, resursima i financijskim mogućnostima organizacije. Kratki prikaz implementacije EDI-a je sljedeći:

• Stvaranje radne grupe.
• Formiranje ciljeva, rokova i budžeta projekta.
• Ispitivanje postojećih procesa.
• Izrada zadataka.
• Raspad EDI sistema.
• Potpisivanje sporazuma o uvođenju EDMS-a.
• Odobrenje rasporeda rada
• Sistemi za popunjavanje direktorija.
• Obuka osoblja.
• Provođenje preliminarnih testova.
• Objavljivanje naredbe o provedbi EDMS-a.
• Dovršavanje softvera i radnih propisa.
• Pokretanje pilot projekta.
• Prelazak u cjelovitu razmjeru na EDI.

Pogreške u implementaciji EDI-ja

U tom se procesu posebna pažnja mora obratiti na procese u kojima zakon zahtijeva dostupnost papira. Papirni dokument ne možete kopirati elektronskim putem. To značajno usporava proces rada i uzrokuje negativan stav prema procesu automatizacije u cjelini. Za dvostruki rad više niko ne plaća dodatni iznos.

U procesu implementacije trebate izraditi nove propise za rad s dokumentima, obučiti osoblje i tek nakon toga uključiti se u cjelovitu implementaciju. To se može postići samo ako zaposlenim prenesete prednosti korištenja novih tehnologija.

Još jedna popularna greška je loša studija zahtjeva za EDMS. Ako korisnici moraju raditi u neprilagođenom sustavu, tada se postupak EDI razlikuje od onoga što je prihvaćeno u organizaciji.

Tok elektroničkih dokumenata između organizacija: za i protiv

Prednosti:

• Smanjivanje troškova slanja originalnih dokumenata putem pošte.
• Uštedite prostor za pohranu dokumentacije. Sve je pohranjeno u elektroničkoj formi.
• Jednostavnost upotrebe. Slanje dokumenta vrši se s jednog radnog mjesta. Brzo pretraživanje dokumenta vrši se po statusu (poslan, primljen, primljen, itd.).
• Trenutna isporuka. Sve informacije poslane su primatelju u roku od nekoliko sekundi.
• Dokument se ne može izgubiti sve dok ne istekne njegovo spremanje u sustavu.

Nedostaci:

• Za upotrebu opreme trebate kupiti licencu, što košta mnogo novca.
• Najčešće se podaci mogu razmjenjivati \u200b\u200bsamo između učesnika u istom sistemu.
• Tok elektroničkih dokumenata između organizacija u 1C ili uz pomoć bilo kojeg drugog softvera razlikuje se od ranije korištene sheme. Uvođenjem novog algoritma svi zaposleni imat će pitanja o provođenju rada.
• Tehnička oprema Prije uvođenja EDI-a, organizacije moraju kupiti opremu i pripremiti zaposlenike za upravljanje novim sustavom.
• EDI se provodi pomoću elektroničkog digitalnog potpisa, čija je valjanost 1 godina. Trebate pratiti i pravovremeno ažurirati potvrde. Također je potrebno kontrolirati rok važenja potvrda druge ugovorne strane kako bi se izbjegli porezni problemi.

Pravni propis

Koji propisi uređuju elektronski protok dokumenata između organizacija? Zakonodavstvo Ruske Federacije uključuje savezni zakon br. 63 „O elektroničkom potpisu“, pravila za podnošenje dokumenata Federalnoj službi poreza propisana su naredbom br. MMV-7-2 / 168 Ministarstva finansija. EDI između organizacija provodi se na temelju naredbe Ministarstva financija br. 50n. Pravila za razmjenu primarnih knjigovodstvenih dokumenata u elektroničkom obliku navedena su naredbom Savezne porezne službe br. MMV-7-6 / 36 @. Svi EDI operatori u procesu aktivnosti trebali bi se voditi naredbom Federalne službe poreza br. MMV-7-6 / 253 @.

VLSI

Elektronsko upravljanje dokumentima između VLSI organizacija kupcima pruža sljedeće prednosti:

• Dokumenti se mogu poslati bilo kojoj organizaciji koja je registrovana u Ruskoj Federaciji. Ako ugovorna strana nije član VLSI sistema, tada će zaposleni u kompaniji jednostavno kontaktirati predstavnika organizacije i poslati e-mailom pozivnice za učešće u sistemu. Odmah nakon potvrđivanja zahtjeva, razmjena informacija između učesnika bit će izvršena bez posrednika.
• Ne trebate instalirati softver na računar. Dovoljno je imati trenutnu verziju pregledača i pristup internetu.
• Ne treba vam poseban program za rad s podacima. Ako je izvještaj u početku pripremljen u softveru treće strane, na primjer, 1C, tada možete konfigurirati integraciju podataka s VLSI sistemom.
• Standardni oblik dokumenta nije instaliran. Možete slati tekst, tabelarne datoteke, slike itd.

SKB "Kontur"

Jedan od prvih programera softvera u Rusiji uključen je i u nabavku opreme preko koje se obavlja elektroničko upravljanje dokumentima između organizacija. Kontur je razvio sistem Diadoc, s kojim se razmjenjuju elektronički dokumenti. Značajka sistema je da se pristup podacima može dobiti dok su u inostranstvu. Kompanija je posebno u te svrhe razvila tarife u roamingu. Ako želite mono pristupiti podacima putem API-ja.

Šta je potrebno?

Da bi povezali EDI, organizacije moraju kupiti:

• licencirani softver;
• server
• nadogradnju opreme;
• osposobljavanje osoblja;
• postavi i integriše EDMS za rad s internim aplikacijama.

Trebate li takva ulaganja za povezivanje elektroničkog protoka dokumenata između organizacije? Uključivanje u troškove savjetovanja za tehničku podršku, ažuriranja EDMS-a i softvera druga je faza ulaganja. Te troškove će se morati plaćati mjesečno.

Zaključak

Radni tijek papira zamjenjuje se elektronskim. To ne samo da smanjuje troškove organizacije za vođenje procesa, već i povećava efikasnost poslovanja u cjelini. Da bi EDI uspješno funkcionirao, potrebno je jasno navesti ciljeve implementacije sustava i ispravno konfigurirati opremu.

Elektronski tijek rada između organizacija - kako to funkcionira? Koji se dokumenti mogu razmjenjivati \u200b\u200belektronskim putem, kako se sastavi ugovor sa drugom ugovornom stranom za uspostavljanje elektronske interakcije i šta treba propisati u uredbama? O tome će se govoriti u našem materijalu.

Važan element svakog upravljanja elektroničkim dokumentima je elektronički dokument. Da biste dokumentu stvorenom u elektroničkom obliku dali pravno značajnu silu na obje strane elektroničkog upravljanja dokumentima, potrebno mu je pružiti 3 važna svojstva. Elektronski dokument mora:

• Imajte potrebne detalje.
• U skladu s odobrenim formatom.
• Ovjeri potpisom odgovorne osobe.

Ako ste vi i vaš drugi partner organizirali formiranje elektroničkih dokumenata u utvrđenim formatima u vašim poduzećima, potrebno je tehnički osigurati vašu elektroničku interakciju s njim. Kako to učiniti?

Da bi dva odvojena sistema međusobno i efikasno razmjenjivala dokumente, potrebno je da sve nijanse tijeka rada registrirate u posebnom propisu.

Prije svega, morate shvatiti koji bi elektronički dokumenti trebali biti potpisani jednostavnim elektronskim potpisom, a koji - poboljšani. Zakonski dozvoljene vrste elektronskog potpisa označene su na slici.

Dokumenti različitog stepena značaja i povjerljivosti mogu sudjelovati u elektroničkom upravljanju dokumentima s kolegama. Na primjer, najstroži zahtjevi su nametnuti na elektroničkim računima: one moraju biti potpisane isključivo od strane UKEP-a i poslane preko EDI operatera (naredba Ministarstva finansija Rusije od 10.11.2015. Br. 174n). A za interna dokumenta kompanije, primjena UKEP-a nije obavezna. Zbog toga tvrtka sama odlučuje na kojem će potpisu biti potpisan ovaj ili onaj interni dokument.

U propisima o elektroničkom upravljanju dokumentima potrebno je utvrditi postupak potpisivanja elektronskih dokumenata i zacrtati krug odgovornih osoba koje imaju pravo na njihovo potpisivanje.

Nakon što riješite sva regulatorna pitanja s drugim ugovornim stranama, morate odabrati EDI operatera preko kojeg ćete razmjenjivati \u200b\u200belektroničke dokumente i sklapati ugovor s njim. Pored toga, bit će potrebno riješiti i druge probleme:

• Organizirajte elektronsku arhivu primljenih i poslanih elektroničkih dokumenata.
• Izvršiti računovodstvene politike u vezi s prelaskom na elektroničko upravljanje dokumentima.
• Omogućite odgovornim osobama elektronskim potpisom.
• Riješite druga organizaciona i tehnička pitanja neophodna za efikasan rad sistema.

  Razmjena dokumenata u obliku skeniranih slika: kako i kada je to moguće

Elektronska razmjena dokumenata od strane ugovornih strana u obliku njihovih skeniranih slika već se dugo praktikuje u kompanijama - od pojave različitih internetskih poštanskih usluga. Da biste to učinili, nisu vam potrebni posebni programi ili veze s EDO operaterima. Međutim, jednostavnost korištenja ove metode razmjene dokumenata ima niz značajnih nedostataka:

• Nemogućnost osiguranja zagarantovane sigurnosti informacija.
• Značajni troškovi vremena i rada za prevođenje papirnatog dokumenta u sliku elektronskog skeniranja.
• Potreba za naknadnim ispisom dokumenta.
• Nemogućnost brze razmjene dogovorenih dokumenata.
• Ostali nedostaci (nedostatak mogućnosti praćenja dokumenta, kašnjenja u koordinaciji po hijerarhiji u kompaniji itd.).

To dovodi do sužavanja opsega ove metode razmjene dokumenata u elektroničkom obliku između organizacija. Razmjena skeniranih slika uglavnom se koristi za one vrste dokumenata koji nisu pravno značajni za kompaniju. I elektroničkim putem šalju se drugoj strani samo da se ubrza interakcija (ispunjavanje uslova ugovora ili rješavanje trenutnih poslovnih problema). Istovremeno se papirni original šalje poštom ili kurirskom službom.

  Kada vam je potrebna aplikacija za povezivanje sa elektroničkim upravljanjem dokumentima

Ponekad je za potrebe vanjske interakcije sa zainteresiranim stranama od kompanije potrebno izraditi poseban prijavni obrazac za povezivanje s elektroničkim upravljanjem dokumentima i niz drugih dokumenata. Većina tvrtki suočena je s potrebom da ispune takvu izjavu prilikom podnošenja elektroničkih izvještaja FIU-u.

U ovom slučaju, učesnici u elektroničkom upravljanju dokumentima neće biti poslovni partneri, već kompanija i izvanbudžetski fond. Aplikacija se ne može pisati u bilo kojem obliku - njezin gotov predložak može se pronaći na web mjestu PFR-a. Trebao bi sadržavati sljedeće podatke:

• Podaci o kompaniji koja ulazi u elektroničku interakciju sa fondom.
• Informacije o telekom operateru i korištenom alatu za zaštitu kriptografskih informacija.

Ali ni jedna aplikacija za elektroničku interakciju s fondom nije dovoljna. Također je potrebno:

1. Prije popunjavanja aplikacije odaberite akreditirani certifikacijski centar koji pruža tehničke nijanse povezivanja tijeka rada za TCS, nakon čega slijedi zaključivanje sporazuma s njim za pružanje usluga za prijenos elektroničkih dokumenata.
2. Nakon podnošenja prijave i provjere od strane stručnjaka fonda, sklopite sporazum sa PRF-om o povezivanju na elektroničko upravljanje dokumentima. Obrazac se može preuzeti na web stranici fonda.

Elektronička razmjena informacija tvrtki sa FOO omogućava, bez posjeta fondu, pružanje personaliziranih računovodstvenih informacija, pravovremeno prepoznavanje i ispravljanje pogrešaka u izvještavanju i rješavanje brojnih drugih zadataka.

Za više informacija o elektronskim interakcijama s FIU-om pogledajte ovaj materijal.

Kompanija sama određuje kako s kolegama prebaciti na elektroničko upravljanje dokumentima. Ali u svakom slučaju, to je pregovarački proces. O prijedlogu prelaska na elektroničko upravljanje dokumentima može se odlučiti usmeno, u obliku pismenog poziva jednog od poslovnih partnera ili potpisivanjem posebnog ugovora.

Da biste ponudili drugoj ugovornoj strani da uspostavi elektronsko upravljanje dokumentima, možete poslati pismo na njegovu adresu. Distribucija takvih pisama pomaže kompaniji velikim protokom dokumenata pozvati nove i postojeće partnere u elektroničku interakciju.

U tekstu pisma u sažetom obliku, potrebno je da obavestite protivnika:

• O zakonski utvrđenoj mogućnosti elektronskog upravljanja dokumentima.
• Njegove prednosti.
• Obrasci dokumenata koji se razmjenjuju elektronskim putem.
• Koraci potrebni za prelazak na ovaj sistem.

Primjer pisma o prelasku na elektroničko upravljanje dokumentima (odlomak) predstavljen je u nastavku.

Bez promjene teksta pisma i zamjene samo pojedinosti stranaka, možete ih brzo obavijestiti o svojoj želji da organiziraju međusobnu elektroničku razmjenu dokumenata.

  Ugovor o razmjeni elektronskih dokumenata između pravnih lica

Protivnici mogu odrediti nijanse interakcije bez papira u posebnom sporazumu o elektroničkom upravljanju dokumentima. Kako to nadoknaditi?

Zakonom nije utvrđen poseban zahtjev za oblik i sadržaj sporazuma o elektroničkom upravljanju dokumentima između pravnih lica. Dakle, njegov sastav i sadržaj određuju njegovi učesnici. U ovom je slučaju potrebno promatrati stil i strukturu zajedničku takvim dokumentima (potrebno je opisati predmet sporazuma, rok važenja, detalje stranaka i druga pitanja).

Donja slika prikazuje glavne (moguće) dijelove takvog sporazuma.

Za uspostavljanje elektronske interakcije potrebno je koordinirati njezine nijanse. To se može učiniti usmeno, poslati pismo i / ili potpisati poseban ugovor. Također će biti potrebno riješiti niz povezanih pitanja (propisati postupak za elektroničku razmjenu dokumenata, uspostaviti odgovorne osobe, dostaviti im elektronski potpis i sl.).