Συμφωνία σχετικά με τη συμπλήρωση δειγμάτων διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων. Ηλεκτρονική συμφωνία ανταλλαγής εγγράφων. Τα ηλεκτρονικά πρότυπα οδηγιών παρέχονται από το Ειδικό Αποθετήριο στον Πελάτη ως μέρος της δέσμης τεκμηρίωσης και λογισμικού που μεταδίδονται

Οργάνωση

Τεχνολογία

Στοιχεία επικοινωνίας

Σημείωση

JSC "CenterInform"

Kontur Εξωτερικό

Επικοινωνήστε με τηλ. 740-54-05 - Τμήμα Σύνδεσης

CJSC "ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΚΕΝΤΡΟ"

PP "Komita-Report"

Επικοινωνήστε με τηλ.

LLC "Εταιρεία" Tensor "

SBiS ++ Ηλεκτρονική Αναφορά

Επικοινωνήστε με τηλ.

LLC "ΑΡΓΟΣ"

www.argos-nalog.ru

EDS "Άργος - φορολογούμενος"

Επικοινωνήστε με τηλ.

LLC Takskom

Sprinter PC

Επικοινωνήστε με τηλ.

CJSC Kaluga Astral

www.astralnalog.ru

PC "Astral Report"

Επικοινωνήστε με τηλ.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Consulting CIS LLC

PC "Σφαίρα"

Επικοινωνήστε με τηλ.

LLC "Κέντρο Πιστοποίησης GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

Υπολογιστής "ταξινομητής"

Επικοινωνήστε με τηλ.

8-800-50-50-50-2 (η κλήση είναι δωρεάν)

LLC "Rus-Telecom"

www.rus-telecom.ru

"Courier"

Επικοινωνήστε με τηλ. αντιπροσωπευτικά γραφεία στην Αγία Πετρούπολη

Η εσωτερική ροή εγγράφων των περισσοτέρων εταιρειών έχει από καιρό αυτοματοποιηθεί, με ποια μέσα και πόσο βαθιά - αυτό είναι ένα άλλο ζήτημα, ωστόσο, δεν είναι πλέον απαραίτητο να αποδείξουμε τα πλεονεκτήματα της εργασίας με ηλεκτρονικά έγγραφα. Σήμερα, οι επιχειρήσεις ενδιαφέρονται για αλληλεπίδραση χωρίς χαρτί στο ενδοεταιρικό επίπεδο και το σημαντικότερο σε αυτό το θέμα είναι να συμφωνήσουν με τον αντισυμβαλλόμενο σε μια νέα διαδικασία ανταλλαγής.

Σε αυτή τη διαδικασία, είναι σημαντικό να ληφθούν δύο βήματα προς:

1. Να μεταδίδουν πληροφορίες σχετικά με την ηλεκτρονική ανταλλαγή στους αντισυμβαλλομένους.
2. Δώστε νομική σημασία στην ηλεκτρονική ανταλλαγή.

Ενημέρωση. Αχ, οι αντισυμβαλλόμενοι!

Καταρχάς, είναι απαραίτητο να ενημερώνονται οι εταίροι σχετικά με τη δυνατότητα ηλεκτρονικής διαβίβασης εγγράφων μέσω της υπηρεσίας EDI.

Μαζική εργασία

Φυσικά, κανείς δεν θα αναγκάσει τους εταίρους σε μια νέα μορφή εργασίας χωρίς εξήγηση. Στο πρώτο στάδιο, κατά κανόνα, οι υπεύθυνοι για τη μετάβαση στην ηλεκτρονική ανταλλαγή πραγματοποιούν μαζική αποστολή επιστολών πρόσκλησης για την έναρξη της ανταλλαγής, δημοσιεύουν τα αντίστοιχα δελτία τύπου στην ιστοσελίδα. Αλλά όλες οι λεπτομέρειες συζητούνται ήδη κατά τη διάρκεια συναντήσεων πρόσωπο με πρόσωπο ή τηλεφωνικών συνομιλιών.

Ένα παράδειγμα ειδήσεων σχετικά με τη μετάβαση στη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων

Ατομική πρόσκληση

Ο ίδιος ο φορέας EDI μπορεί να βοηθήσει στην πρόσκληση αντισυμβαλλομένων, ειδικά εάν είναι στρατηγικά σημαντικός εταίρος. Αν χρειαστεί, πραγματοποιούνται επιχειρηματικές συναντήσεις με παρουσιάσεις, συζητούνται ξεχωριστές βελτιώσεις, ενοποίηση και τεχνικές λύσεις.

Οργανωτική ενοποίηση ή από πού να γίνει λήψη δειγματοληπτικής συμφωνίας σχετικά με την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων;

Το επόμενο βήμα είναι να διασφαλιστεί η οργάνωση της ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων. Αν και αυτό το μέτρο δεν είναι καθόλου απαραίτητο, δεν είναι περιττή η σαφής κατανόηση των διαδικασιών και του προσανατολισμού. Κατά κανόνα, οι εταιρείες συνάπτουν συμφωνία ή συμφωνία ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων ή προσθέτουν μια πρόσθετη ρήτρα σε υπάρχουσα συμφωνία.

Δεν απαιτείται να προετοιμάσετε ανεξάρτητα ένα νέο έγγραφο · αρκεί να ζητήσετε ένα πρότυπο για μια συμφωνία ή σύμβαση από τον φορέα EDI. Τις περισσότερες φορές, τυπικά έγγραφα έχουν ήδη αναρτηθεί στις ιστοσελίδες τους, όπως συμβαίνει με τη Synerdocs, απλά πρέπει να κατεβάσετε και να εισάγετε τα δεδομένα σας.

Παράδειγμα ηλεκτρονικού στοιχείου ανταλλαγής

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων (EDO) είναι ένας γρήγορος τρόπος για την ανταλλαγή πληροφοριών που βασίζονται στη χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων με εικονικές υπογραφές. Έχει από καιρό αναγνωριστεί στις αναπτυγμένες χώρες του κόσμου ως ένα αποτελεσματικό εργαλείο για την επιχειρησιακή διεξαγωγή των επιχειρήσεων.

Ουσία

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ οργανισμών είναι ένα σύνολο διαδικασιών για τη δημιουργία, επεξεργασία, αποστολή, μετάδοση, παραλαβή, αποθήκευση, χρήση και καταστροφή εγγράφων. Όλες αυτές οι διαδικασίες εκτελούνται μετά τον έλεγχο της ακεραιότητας και της επιβεβαίωσης του παραλαβής των εγγράφων.

Οι κανόνες για την εφαρμογή ροής εγγράφων μεταξύ νομικών οντοτήτων εκτελούνται κατόπιν συμφωνίας των μερών. Οι πληροφορίες ανταλλάσσονται με μέσα τηλεπικοινωνιών και τα έγγραφα αποθηκεύονται σε ηλεκτρονικά μέσα. Η περίοδος αποθήκευσης των λογιστικών πληροφοριών δεν πρέπει να υπερβαίνει εκείνη που έχει καθοριστεί σε νομοθετικό επίπεδο.

Οι οργανώσεις μεταξύ τους μπορούν να ανταλλάσσουν επίσημα και ανεπίσημα έγγραφα με υπογραφές των συμμετεχόντων. Στον τομέα της επιχειρηματικής δραστηριότητας μπορεί να είναι: τιμολόγια, συμφωνίες, τιμολόγια, παραγγελίες, ειδοποιήσεις, πληρεξούσια κ.λπ. Οι πληροφορίες μπορούν να μεταδοθούν με τη μορφή αρχείων κειμένου, γραφικών και γραφικών.

Ο σκοπός της εισαγωγής του EDI

Προϋπόθεση για την εφαρμογή του EDI μπορεί να είναι:

• μείωση της συνήθους εργασίας ·
• μείωση της απώλειας εγγράφων ·
• "Διαφανής" εργασία με έγγραφα?
• βελτίωση της εκτελεστικής πειθαρχίας - παροχή εγγράφων μέσα στο καθορισμένο χρονικό διάστημα κ.λπ.

Μεταξύ των ποσοτικών στόχων είναι οι εξής:

• Μείωση του χρόνου επεξεργασίας ενός εγγράφου κατά 10 φορές.
• Η μείωση του κόστους των γραφείων κατά το ήμισυ.

Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ οργανισμών: πώς λειτουργεί

Σύμφωνα με την εθνική νομοθεσία, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ οργανισμών διεξάγεται κατόπιν συμφωνίας δύο μερών. Για την ανταλλαγή δεδομένων, είναι απαραίτητο όλοι οι συμμετέχοντες να είναι συνδεδεμένοι με τον εξοπλισμό ενός φορέα εκμετάλλευσης. Στη συνέχεια, ο χρήστης πρέπει να στείλει ένα αίτημα για προσθήκη στον κατάλογο των εργολάβων. Μετά την επιβεβαίωση του αιτήματος, οι συμμετέχοντες στο σύστημα μπορούν να ανταλλάξουν δεδομένα.

Η ενότητα EDI θα πρέπει να εκτελεί τέτοιες λειτουργίες:

• Προσκαλέστε τους αντισυμβαλλομένους να μοιράζονται δεδομένα.
• Δημιουργήστε ένα βιβλίο διευθύνσεων.
• Ενσωματώστε λογισμικό λογισμικού, για παράδειγμα 1C.
• Υπογράψτε και κρυπτογραφείτε την τεκμηρίωση.
• Για τη δομή της αλληλογραφίας.
• Παρακολουθήστε την κατάσταση των γραμμάτων.

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ οργανισμών πραγματοποιείται με τη χρήση πιστοποιητικών. Η σύνδεση με το διακομιστή και ο έλεγχος ταυτότητας πραγματοποιείται μέσω προσωπικού ψηφιακού πιστοποιητικού. Το EDS εκδίδεται σε κάθε χρήστη του συστήματος, αποθηκεύεται σε ένα ηλεκτρονικό διακριτικό και προστατεύεται από έναν κωδικό PIN. Ο χρήστης πρέπει να εισάγει το όνομα χρήστη, τον κωδικό πρόσβασης για τον προσωπικό σας λογαριασμό. Μόνο μετά από αυτό θα έχει πρόσβαση στα έγγραφά του.

Κάθε υπάλληλος του οργανισμού που συνδέεται με το σύστημα μπορεί να ξεκινήσει τη διαδικασία ανταλλαγής. Πριν από την αποστολή ενός εγγράφου σε αντισυμβαλλόμενο, πρέπει να υπογραφεί στο EDS. Αυτή η λειτουργία εκτελείται χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα Cryptopro. Το έγγραφο αποστέλλεται μέσω του EDI. Ο υπάλληλος αντισυμβαλλομένου λαμβάνει ειδοποίηση σχετικά με την παραλαβή νέου εγγράφου. Αν το δεχτεί, τότε βάζει και ένα EDS. Αν χρειαστεί να κάνετε αλλαγές στο έγγραφο, δημιουργείται μια νέα ηλεκτρονική έκδοση. Μετά την ολοκλήρωση της επεξεργασίας, θα πρέπει να αποθηκεύσετε όλες τις αλλαγές με τη βοήθεια του EDS. Στη συνέχεια, το έγγραφο με την αλλαγή αποστέλλεται στον αντισυμβαλλόμενο. Εάν είναι απαραίτητο, πραγματοποιείται ηλεκτρονική έγκριση πληροφοριών.

Αν είναι απαραίτητο να γίνουν ξανά οι αλλαγές, ολόκληρη η διαδικασία επαναλαμβάνεται εκ νέου. Εάν δεν υπάρχουν παράπονα σχετικά με τη νέα έκδοση, τότε το έγγραφο τηρείται. Το τελικό αποτέλεσμα είναι ένα δείγμα που υπογράφεται από δύο ψηφιακές υπογραφές. Όλες οι εκδόσεις του εγγράφου αποθηκεύονται στο διακομιστή και είναι διαθέσιμες για προβολή. Μόλις δοθεί έγκυρη κατάσταση στο δείγμα, δεν θα είναι δυνατή η τροποποίηση του εγγράφου. Στα ανατεθειμένα συμβόλαια αποδίδεται το καθεστώς "Ακυρώθηκε". Ακολουθεί η ηλεκτρονική ροή εργασιών μεταξύ των οργανισμών.

Εξοπλισμός

Τι απαιτείται για την ηλεκτρονική ροή εργασιών μεταξύ των οργανισμών; Πρώτον, πρέπει να επιλέξετε έναν φορέα τηλεπικοινωνιών και να εγκαταστήσετε ειδικό λογισμικό για την ανταλλαγή πληροφοριών. Δεύτερον, με κάθε αντισυμβαλλόμενο με τον οποίο ο οργανισμός προτίθεται να διεξάγει ηλεκτρονική αλληλογραφία, είναι απαραίτητο να συνάψει μια "Συμφωνία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων".

Είναι επίσης απαραίτητο να εγκαταστήσετε έναν διακομιστή EDI στον οποίο θα αποθηκεύονται όλα τα έγγραφα. Αυτό μπορεί να είναι είτε εξοπλισμός πελάτη είτε αποθήκευση σύννεφο. Η πρόσβαση στα δεδομένα συστήματος από έξω είναι μέσω εφαρμογής που είναι εγκατεστημένη στον εξοπλισμό των υπαλλήλων του οργανισμού. Οι υπολογιστές αλληλεπιδρούν με το διακομιστή μέσω HTTP με πρόσθετη κρυπτογράφηση SSL 128. Τα έγγραφα διατίθενται μόνο μέσω της διασύνδεσης εφαρμογής και μετά τον έλεγχο ταυτότητας.

EDI Project

Ένα έργο αυτοματοποίησης της διαδικασίας μπορεί να διαρκέσει από μερικούς μήνες έως αρκετά χρόνια. Ο όρος εξαρτάται άμεσα από τον αριθμό των διαδικασιών που πρέπει να αυτοματοποιηθούν, τις πηγές και τις οικονομικές δυνατότητες του οργανισμού. Μια σύντομη περιγραφή της εφαρμογής του EDI έχει ως εξής:

• Δημιουργία ομάδας εργασίας.
• Δημιουργία στόχων, προθεσμιών και προϋπολογισμού έργου.
• Διερεύνηση υφιστάμενων διαδικασιών.
• Αναπτύξτε αναθέσεις.
• Η κατανομή του συστήματος EDI.
• Υπογραφή συμφωνίας για την εφαρμογή ενός EDMS.
• Έγκριση του χρονοδιαγράμματος εργασίας.
• Συμπλήρωση καταλόγων συστήματος.
• Εκπαίδευση προσωπικού.
• Διεξαγωγή προκαταρκτικών δοκιμών.
• Η δημοσίευση της εντολής για την εφαρμογή του EDMS.
• Ολοκλήρωση του λογισμικού και των κανονισμών εργασίας.
• Έναρξη πιλοτικού σχεδίου.
• Μεταβατική μετάβαση σε EDI.

Σφάλματα στην εφαρμογή του EDI

Κατά τη διαδικασία, πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στις διαδικασίες στις οποίες ο νόμος απαιτεί τη διαθεσιμότητα χαρτιού. Δεν μπορείτε να αντιγράψετε ένα έντυπο έγγραφο σε ηλεκτρονική μορφή. Αυτό επιβραδύνει σημαντικά τη διαδικασία εργασίας και προκαλεί αρνητική στάση απέναντι στη διαδικασία αυτοματισμού στο σύνολό της. Κανείς δεν πληρώνει επιπλέον για διπλή εργασία.

Κατά τη διαδικασία υλοποίησης, θα πρέπει να αναπτύξετε νέους κανονισμούς για την εργασία με τα έγγραφα, το προσωπικό της αμαξοστοιχίας και μόνο μετά από την πλήρη υλοποίηση. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί μόνο εάν μεταφέρετε στους εργαζομένους τα οφέλη από τη χρήση νέων τεχνολογιών.

Ένα άλλο δημοφιλές λάθος είναι η κακή μελέτη των απαιτήσεων για το EDMS. Εάν οι χρήστες πρέπει να εργαστούν σε μη προσαρμοσμένο σύστημα, τότε η διαδικασία EDI διαφέρει από ό, τι γίνεται αποδεκτό στον οργανισμό.

Ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ οργανισμών: πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

Πλεονεκτήματα:

• Μειώστε το κόστος αποστολής πρωτότυπων εγγράφων μέσω ταχυδρομείου.
• Εξοικονομήστε χώρο αποθήκευσης για τεκμηρίωση Όλα αποθηκεύονται ηλεκτρονικά.
• Ευκολία χρήσης. Η αποστολή ενός εγγράφου γίνεται από έναν χώρο εργασίας. Μια γρήγορη αναζήτηση ενός εγγράφου πραγματοποιείται από την κατάσταση (αποστολή, λήψη, λήψη, κλπ.).
• Άμεση παράδοση. Όλες οι πληροφορίες αποστέλλονται στον αποδέκτη μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.
• Το έγγραφο δεν μπορεί να χαθεί μέχρι τη λήξη της αποθήκευσης του στο σύστημα.

Μειονεκτήματα:

• Για να χρησιμοποιήσετε τον εξοπλισμό που χρειάζεστε για να αγοράσετε μια άδεια, η οποία κοστίζει πολλά χρήματα.
• Συχνά, τα δεδομένα μπορούν να ανταλλάσσονται μόνο μεταξύ συμμετεχόντων στο ίδιο σύστημα.
• Η ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ οργανισμών στο 1C ή με τη βοήθεια οποιουδήποτε άλλου λογισμικού διαφέρει από το προηγουμένως χρησιμοποιούμενο σχήμα. Με την εισαγωγή ενός νέου αλγορίθμου, όλοι οι εργαζόμενοι θα έχουν ερωτήσεις σχετικά με τη διεξαγωγή των εργασιών.
• Τεχνικός εξοπλισμός. Πριν από την εισαγωγή του EDI, οι οργανισμοί πρέπει να αγοράσουν εξοπλισμό και να προετοιμάσουν τους εργαζόμενους για τη διαχείριση του νέου συστήματος.
• Η EDI πραγματοποιείται με ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή, η ισχύς της οποίας είναι 1 έτος. Είναι απαραίτητο να παρακολουθείτε και να ανανεώνετε έγκαιρα τα πιστοποιητικά. Είναι επίσης απαραίτητο να ελεγχθεί η περίοδος ισχύος των πιστοποιητικών αντισυμβαλλομένου προκειμένου να αποφευχθούν φορολογικά προβλήματα.

Νομική ρύθμιση

Ποιοι κανονισμοί διέπουν τη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ των οργανισμών; Η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας περιλαμβάνει τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 63 «Ηλεκτρονικές υπογραφές», οι κανόνες για την υποβολή εγγράφων στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία διευκρινίζονται από το Υπουργείο Οικονομικών αριθ. MMV-7-2 / 168. EDI μεταξύ οργανισμών διεξάγεται βάσει της εντολής του Υπουργείου Οικονομικών αριθ. 50n. Οι κανόνες για την ανταλλαγή των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή ορίζονται στη διαταγή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας αριθ. MMV-7-6 / 36 @. Όλοι οι φορείς εκμετάλλευσης EDI στη διαδικασία δραστηριότητας πρέπει να καθοδηγούνται από τη διαταγή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας αριθ. MMV-7-6 / 253 @.

VLSI

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ των οργανισμών VLSI παρέχει στους πελάτες τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

• Τα έγγραφα μπορούν να σταλούν σε οποιονδήποτε οργανισμό που είναι εγγεγραμμένος στη Ρωσική Ομοσπονδία. Εάν ο αντισυμβαλλόμενος δεν είναι μέλος του συστήματος VLSI, τότε ένας υπάλληλος της εταιρείας απλώς θα επικοινωνήσει με τον εκπρόσωπο του οργανισμού και θα στείλει προσκλήσεις συμμετοχής στο σύστημα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αμέσως μετά την επιβεβαίωση της αίτησης, η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των συμμετεχόντων θα πραγματοποιηθεί χωρίς μεσάζοντες.
• Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε λογισμικό στον υπολογιστή. Αρκεί να έχουμε την τρέχουσα έκδοση του προγράμματος περιήγησης και την πρόσβαση στο Internet.
• Για να δουλέψετε δεδομένα δεν χρειάζεστε ειδικό πρόγραμμα. Αν η αναφορά έχει προετοιμαστεί αρχικά σε λογισμικό τρίτων κατασκευαστών, για παράδειγμα, 1C, τότε μπορείτε να διαμορφώσετε την ενσωμάτωση δεδομένων με το σύστημα VLSI.
• Δεν έχει εγκατασταθεί η τυποποιημένη μορφή του εγγράφου. Μπορείτε να στείλετε κείμενο, πίνακες αρχείων, εικόνες κ.λπ.

SKB "Kontur"

Ένας από τους πρώτους κατασκευαστές λογισμικού στη Ρωσία συμμετέχει επίσης στην προμήθεια εξοπλισμού, μέσω της οποίας διεξάγεται η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ των οργανισμών. Ο Kontur ανέπτυξε το σύστημα Diadoc, με το οποίο ανταλλάσσονται ηλεκτρονικά έγγραφα. Ένα χαρακτηριστικό του συστήματος είναι ότι η πρόσβαση στα δεδομένα μπορεί να επιτευχθεί στο εξωτερικό. Ειδικά για το σκοπό αυτό, η εταιρεία έχει αναπτύξει τιμολόγια κατά την περιαγωγή. Αν θέλετε μονοφωνικά να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα μέσω του API.

Τι χρειάζεται;

Για να συνδέσετε το EDI, οι οργανισμοί πρέπει να αγοράσουν:

• λογισμικό με άδεια χρήσης.
• διακομιστή
• εξοπλισμό αναβάθμισης.
• να εκπαιδεύσει το προσωπικό ·
• να δημιουργήσει και να ενσωματώσει το EDMS για την εργασία με εσωτερικές εφαρμογές.

Είναι απαραίτητη μια τέτοια επένδυση για να συνδεθεί η ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ του οργανισμού; Η ενσωμάτωση στο κόστος των διαβουλεύσεων τεχνικής υποστήριξης, των ενημερώσεων του EDMS και του λογισμικού είναι το δεύτερο στάδιο της επένδυσης. Οι δαπάνες αυτές θα πρέπει να καταβάλλονται κάθε μήνα.

Συμπέρασμα

Η ροή εργασίας χαρτιού αντικαθίσταται από ηλεκτρονική. Δεν μειώνει μόνο το κόστος της διεξαγωγής των διαδικασιών του οργανισμού, αλλά και αυξάνει την αποδοτικότητα της επιχείρησης στο σύνολό της. Για να λειτουργήσει με επιτυχία το EDI, είναι απαραίτητο να δηλώσετε σαφώς τους στόχους της υλοποίησης του συστήματος και να διαμορφώσετε σωστά τον εξοπλισμό.

Ηλεκτρονική ροή εργασίας μεταξύ οργανισμών - πώς λειτουργεί; Ποια έγγραφα μπορούν να ανταλλαγούν ηλεκτρονικά, πώς να συντάξετε μια συμφωνία με έναν αντισυμβαλλόμενο για την καθιέρωση ηλεκτρονικής αλληλεπίδρασης και τι πρέπει να προβλεφθεί στους κανονισμούς; Αυτό θα συζητηθεί στο υλικό μας.

Ένα σημαντικό στοιχείο κάθε ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων είναι ένα ηλεκτρονικό έγγραφο. Προκειμένου να δοθεί σε ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε σε ηλεκτρονική μορφή νόμιμα σημαντική δύναμη και στις δύο πλευρές της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, είναι απαραίτητο να του παρασχεθούν 3 σημαντικές ιδιότητες. Το ηλεκτρονικό έγγραφο πρέπει:

• Έχετε τις απαιτούμενες λεπτομέρειες.
• Συμμορφωθείτε με την εγκεκριμένη μορφή.
• Βεβαιωθείτε με την υπογραφή του υπευθύνου.

Αν εσείς και ο αντισυμβαλλόμενος σας οργανώσατε τη δημιουργία ηλεκτρονικών εγγράφων με τις καθιερωμένες μορφές στις επιχειρήσεις σας, είναι απαραίτητο να εξασφαλίσετε τεχνικά την ηλεκτρονική αλληλεπίδραση μαζί σας. Πώς να το κάνετε;

Προκειμένου να υπάρχουν 2 ξεχωριστά συστήματα για την αμοιβαία και αποτελεσματική ανταλλαγή εγγράφων, θα πρέπει να καταχωρίσετε όλες τις αποχρώσεις της ροής εργασίας σε έναν ειδικό κανονισμό.

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να καταλάβετε ποια ηλεκτρονικά έγγραφα θα πρέπει να υπογραφούν με μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή και ποιες - ενισχυμένες. Νομικά επιτρεπόμενοι τύποι ηλεκτρονικών υπογραφών αναφέρονται στο σχήμα.

Τα έγγραφα διαφόρων βαθμών σημασίας και εμπιστευτικότητας μπορούν να συμμετέχουν στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων με εργολάβους. Για παράδειγμα, οι πιο αυστηρές απαιτήσεις επιβάλλονται στα ηλεκτρονικά τιμολόγια: πρέπει να υπογράφονται αποκλειστικά από το UKEP και να αποστέλλονται μέσω του φορέα EDI (εντολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 10.11.2015 αρ. 174η). Και για τα εσωτερικά έγγραφα της εταιρείας, η εφαρμογή του UKEP δεν είναι υποχρεωτική. Επομένως, η ίδια η εταιρεία αποφασίζει ποια υπογραφή θα υπογραφεί αυτό ή εκείνο το εσωτερικό έγγραφο.

Στους κανονισμούς για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων είναι απαραίτητο να καθοριστεί η διαδικασία υπογραφής των ηλεκτρονικών εγγράφων και να περιγραφεί ο κύκλος των υπευθύνων που έχουν δικαίωμα να υπογράψουν τα ηλεκτρονικά έγγραφα.

Μετά την επίλυση όλων των ρυθμιστικών θεμάτων με τους εργολάβους, πρέπει να επιλέξετε τον φορέα EDI μέσω του οποίου θα ανταλλάξετε ηλεκτρονικά έγγραφα και θα συνάψετε συμφωνία μαζί του. Επιπλέον, θα πρέπει να επιλυθούν άλλα προβλήματα:

• Οργανώστε ένα ηλεκτρονικό αρχείο αρχείων που έχετε λάβει και αποστείλει ηλεκτρονικά.
• Να πραγματοποιήσετε προσθήκες στη λογιστική πολιτική σχετικά με τη μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων.
• Παροχή ηλεκτρονικών υπογραφών στα υπεύθυνα πρόσωπα.
• Επίλυση άλλων οργανωτικών και τεχνικών ζητημάτων που είναι απαραίτητα για την αποτελεσματική λειτουργία του συστήματος.

  Σάρωση της κοινής χρήσης εγγράφων: πώς και πότε είναι δυνατόν

Η ηλεκτρονική ανταλλαγή μεταξύ των εγγράφων των αντισυμβαλλομένων με τη μορφή των εικόνων σάρωσης τους έχει ασκηθεί σε εταιρείες για μεγάλο χρονικό διάστημα - από την εμφάνιση ποικίλων υπηρεσιών αλληλογραφίας μέσω Διαδικτύου. Για να το κάνετε αυτό, δεν χρειάζεστε ειδικά προγράμματα ή συνδέσεις με τους φορείς EDO. Ωστόσο, η ευκολία χρήσης αυτής της μεθόδου ανταλλαγής εγγράφων παρουσιάζει ορισμένα σημαντικά μειονεκτήματα:

• Αδυναμία εξασφάλισης εγγυημένης ασφάλειας των πληροφοριών.
• Σημαντικό κόστος χρόνου και εργασίας για τη μετάφραση ενός εγγράφου σε ηλεκτρονική εικόνα σάρωσης.
• Η ανάγκη για εκ των υστέρων εκτύπωση του εγγράφου.
• Αδυναμία γρήγορης ανταλλαγής συμφωνημένων εγγράφων.
• Άλλες ελλείψεις (έλλειψη ικανότητας παρακολούθησης του εγγράφου, καθυστερήσεις στον συντονισμό μέσω ιεραρχίας στην εταιρεία κ.λπ.).

Αυτό οδηγεί σε μείωση του πεδίου εφαρμογής αυτής της μεθόδου ανταλλαγής εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή μεταξύ των οργανισμών. Η ανταλλαγή εικόνων σάρωσης χρησιμοποιείται κυρίως για τους τύπους εγγράφων που δεν έχουν νόμιμη σημασία για την εταιρεία. Και αποστέλλονται ηλεκτρονικά στον αντισυμβαλλόμενο μόνο για να επιταχύνουν την αλληλεπίδραση (εκπλήρωση των όρων των συμβάσεων ή επίλυση τρέχοντων επιχειρηματικών προβλημάτων). Ταυτοχρόνως, το πρωτότυπο του χαρτιού αποστέλλεται ταχυδρομικώς ή με courier.

  Όταν χρειάζεστε μια εφαρμογή για σύνδεση με την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων

Μερικές φορές, για λόγους εξωτερικής αλληλεπίδρασης με τα ενδιαφερόμενα μέρη, μια εταιρεία υποχρεούται να καταρτίσει ένα ειδικό έντυπο αίτησης για σύνδεση με την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων και μερικά άλλα έγγραφα. Οι περισσότερες εταιρείες αντιμετωπίζουν την ανάγκη να συμπληρώσουν μια τέτοια δήλωση κατά την υποβολή ηλεκτρονικών εκθέσεων στη ΜΧΠ.

Στην περίπτωση αυτή, οι συμμετέχοντες στη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων δεν θα είναι επιχειρηματικοί εταίροι, αλλά μια εταιρεία και ένα ταμείο εκτός προϋπολογισμού. Η αίτηση δεν μπορεί να γραφτεί σε καμία μορφή - το έτοιμο πρότυπο μπορεί να βρεθεί στην ιστοσελίδα της ΜΧΠ. Θα πρέπει να περιέχει τα ακόλουθα δεδομένα:

• Στοιχεία της εταιρείας, η οποία εισέρχεται σε ηλεκτρονική αλληλεπίδραση με το ταμείο.
• Πληροφορίες σχετικά με τον χειριστή επικοινωνίας και το χρησιμοποιούμενο εργαλείο προστασίας κρυπτογραφικών πληροφοριών.

Ωστόσο, δεν αρκεί μια ενιαία εφαρμογή ηλεκτρονικής αλληλεπίδρασης με το ταμείο. Είναι επίσης απαραίτητο:

1. Πριν από τη συμπλήρωση της αίτησης, επιλέξτε ένα διαπιστευμένο κέντρο πιστοποίησης που παρέχει τις τεχνικές αποχρώσεις της σύνδεσης μιας ροής εγγράφων στο πλαίσιο των ΣΤΛ με τη συνακόλουθη σύναψη συμφωνίας με αυτήν για την παροχή υπηρεσιών για τη μεταφορά ηλεκτρονικών εγγράφων.
2. Μετά την υποβολή της αίτησης και τον έλεγχο από τους ειδικούς του ταμείου, συνάπτει συμφωνία με την PRF για τη σύνδεση με τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων. Το έντυπο μπορεί να τηλεφορτωθεί στον ιστότοπο του ταμείου.

Η ηλεκτρονική ανταλλαγή πληροφοριών των εταιρειών με τη ΜΧΠ επιτρέπει, χωρίς να επισκέπτεται το ταμείο, την υποβολή εξατομικευμένων λογιστικών πληροφοριών, την έγκαιρη αναγνώριση και διόρθωση σφαλμάτων στην υποβολή εκθέσεων και την επίλυση ορισμένων άλλων καθηκόντων.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ηλεκτρονικές αλληλεπιδράσεις με τις ΜΧΠ, δείτε αυτό το υλικό.

Η ίδια η εταιρεία καθορίζει τον τρόπο αλλαγής της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων με τους αντισυμβαλλομένους. Αλλά σε κάθε περίπτωση, αυτή είναι μια διαδικασία διαπραγμάτευσης. Η πρόταση για μετάβαση στη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων μπορεί να αποφασιστεί προφορικά, με τη μορφή γραπτής πρόσκλησης από έναν από τους επιχειρηματικούς εταίρους ή με την υπογραφή ειδικής συμφωνίας.

Για να προσφέρετε γραπτώς στον αντισυμβαλλόμενο τη δημιουργία ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, μπορείτε να στείλετε μια επιστολή στη διεύθυνσή του. Η διανομή αυτών των επιστολών βοηθά την εταιρεία με μια μεγάλη ροή εγγράφων για να προσκαλέσει νέους και υπάρχοντες συνεργάτες στην ηλεκτρονική αλληλεπίδραση.

Στο κείμενο της επιστολής σε συνοπτική μορφή πρέπει να ενημερώσετε τον αντισυμβαλλόμενο:

• Σχετικά με τη νομοθετικά κατοχυρωμένη δυνατότητα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.
• Τα οφέλη της.
• Έντυπα των εγγράφων που πρέπει να ανταλλάσσονται ηλεκτρονικά.
• Τα βήματα που απαιτούνται για να μεταβείτε σε αυτό το σύστημα.

Ένα δείγμα επιστολής για τη μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων (απόσπασμα) παρουσιάζεται παρακάτω.

Χωρίς να αλλάξετε το κείμενο της επιστολής και αντικαθιστώντας μόνο τις λεπτομέρειες των αντισυμβαλλομένων, μπορείτε γρήγορα να τις ενημερώσετε για την επιθυμία σας να οργανώσετε μια ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων.

  Συμφωνία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ νομικών οντοτήτων

Οι αντισυμβαλλόμενοι μπορούν να προσδιορίσουν τις αποχρώσεις της αλληλεπίδρασης χωρίς χαρτί σε ξεχωριστή συμφωνία για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων. Πώς να το κάνετε;

Η νομοθεσία δεν θεσπίζει ειδικές απαιτήσεις για τη μορφή και το περιεχόμενο της συμφωνίας για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ νομικών οντοτήτων. Συνεπώς, η σύνθεση και το περιεχόμενό της καθορίζονται από τους συμμετέχοντες. Ταυτόχρονα, είναι απαραίτητο να τηρείται το κοινό στυλ και δομή των εν λόγω εγγράφων (είναι απαραίτητο να περιγραφεί το αντικείμενο της συμφωνίας, η περίοδος ισχύος, τα στοιχεία των μερών και άλλα θέματα).

Το παρακάτω σχήμα δείχνει τα κύρια (πιθανά) τμήματα μιας τέτοιας συμφωνίας.

Για να δημιουργηθεί ηλεκτρονική αλληλεπίδραση, είναι απαραίτητο να συντονιστούν οι αποχρώσεις της. Αυτό μπορεί να γίνει προφορικά, να στείλετε μια επιστολή ή / και να υπογράψετε μια ξεχωριστή συμφωνία. Θα χρειαστεί επίσης να επιλυθούν ορισμένα σχετικά ζητήματα (να καθοριστεί η διαδικασία ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων, να οριστούν υπεύθυνα άτομα, να τους παρασχεθεί ηλεκτρονική υπογραφή κ.λπ.).