इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन नमूना भरने पर समझौता। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय समझौता। इलेक्ट्रॉनिक निर्देश टेम्प्लेट क्लाइंट को विशेष डिपॉजिटरी द्वारा प्रदान किए जाते हैं जो प्रलेखन और सॉफ्टवेयर के पैकेज के हिस्से के रूप में प्रेषित होते हैं

संगठन

प्रौद्योगिकी

संपर्क जानकारी

टिप्पणी

JSC "CenterInform"

कांटूर बाहरी

संपर्क दूरभाष 740-54-05 - कनेक्शन विभाग

CJSC "प्रमाण पत्र केंद्र"

पीपी "कोमिता-रिपोर्ट"

संपर्क दूरभाष

LLC "कंपनी" टेन्सर "

SBiS ++ इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्टिंग

संपर्क दूरभाष

LLC "ARGOS"

www.argos-nalog.ru

EDS "आर्गोस - करदाता"

संपर्क दूरभाष

एलएलसी टस्कॉम

स्प्रिंटर पीसी

संपर्क दूरभाष

CJSC कलुगा सूक्ष्म

www.astralnalog.ru

पीसी "सूक्ष्म रिपोर्ट"

संपर्क दूरभाष

702-11-93, 309-29-23

कोरस परामर्श सीआईएस एलएलसी

पीसी "क्षेत्र"

संपर्क दूरभाष

LLC "प्रमाणन केंद्र GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

पीसी "टैक्सनेट-रेफ़रेंट"

संपर्क दूरभाष

8-800-50-50-50-2 (कॉल मुफ्त है)

एलएलसी "रस-टेलीकॉम"

www.rus-telecom.ru

"कूरियर"

संपर्क दूरभाष सेंट पीटर्सबर्ग में प्रतिनिधि कार्यालय

अधिकांश कंपनियों के आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह को लंबे समय से स्वचालित किया गया है, किस माध्यम से और कितनी गहराई से - यह एक और सवाल है, हालांकि, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करने के लाभों को साबित करना अब आवश्यक नहीं है। आज, व्यवसाय अंतर-कॉर्पोरेट स्तर पर "पेपरलेस" बातचीत में रुचि रखते हैं, और इस मामले में सबसे महत्वपूर्ण बात एक नई विनिमय प्रक्रिया पर प्रतिपक्ष के साथ सहमत होना है।

इस प्रक्रिया में, दो कदम उठाना जरूरी है:

1. समकक्षों को इलेक्ट्रॉनिक एक्सचेंज के बारे में जानकारी देने के लिए।
2. इलेक्ट्रॉनिक विनिमय को कानूनी महत्व दें।

सूचित करना। आह, समकक्षों!

सबसे पहले, ईडीआई सेवा के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेजों को स्थानांतरित करने की संभावना के बारे में भागीदारों को सूचित करना आवश्यक है।

बड़े पैमाने पर काम

बेशक, कोई भी स्पष्टीकरण के बिना काम के एक नए प्रारूप में भागीदारों को मजबूर नहीं करेगा। पहले चरण में, एक नियम के रूप में, इलेक्ट्रॉनिक एक्सचेंज में संक्रमण के सर्जक एक्सचेंज शुरू करने के लिए निमंत्रण पत्र के बड़े पैमाने पर मेलिंग करते हैं, साइट पर संबंधित प्रेस विज्ञप्ति प्रकाशित करते हैं। लेकिन आमने-सामने की बैठकों या टेलीफोन पर बातचीत के दौरान सभी विवरण पहले से ही चर्चा में हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए संक्रमण पर समाचार का एक उदाहरण

व्यक्तिगत निमंत्रण

ईडीआई ऑपरेटर स्वयं समकक्षों को आमंत्रित करने में मदद कर सकता है, खासकर अगर यह रणनीतिक रूप से महत्वपूर्ण भागीदार है। यदि आवश्यक हो, तो प्रस्तुतियों के साथ व्यावसायिक बैठकें आयोजित की जाती हैं, व्यक्तिगत सुधार, एकीकरण और तकनीकी समाधानों पर चर्चा की जाती है।

संगठनात्मक समेकन, या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय पर एक नमूना समझौता डाउनलोड करने के लिए कहाँ?

अगला कदम इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय के संगठनात्मक आदेश को सुनिश्चित करना है। यद्यपि यह उपाय आवश्यक नहीं है, लेकिन प्रक्रियाओं की स्पष्ट समझ और संदर्भों में अभिविन्यास सतही नहीं है। एक नियम के रूप में, कंपनियां एक समझौते या एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय समझौते में प्रवेश करती हैं या एक मौजूदा समझौते में एक अतिरिक्त खंड जोड़ती हैं।

स्वतंत्र रूप से एक नया दस्तावेज़ तैयार करने की आवश्यकता नहीं है, यह आपके ईडीआई ऑपरेटर से समझौते या अनुबंध के लिए एक टेम्पलेट का अनुरोध करने के लिए पर्याप्त है। सबसे अधिक बार, मानक दस्तावेज पहले से ही अपनी वेबसाइटों पर पोस्ट किए जाते हैं, जैसा कि सिनरडॉक्स के साथ किया जाता है, आपको बस अपना डेटा डाउनलोड करने और दर्ज करने की आवश्यकता होती है।

एक इलेक्ट्रॉनिक एक्सचेंज आइटम का उदाहरण

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (EDO) आभासी हस्ताक्षर वाले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के उपयोग के आधार पर सूचनाओं के आदान-प्रदान का एक त्वरित तरीका है। उन्होंने लंबे समय तक दुनिया के विकसित देशों में व्यापार के संचालन के लिए एक प्रभावी उपकरण के रूप में मान्यता प्राप्त की है।

दिल

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन दस्तावेजों के निर्माण, प्रसंस्करण, भेजने, संचरण, रसीद, भंडारण, उपयोग और विनाश के लिए प्रक्रियाओं का एक समूह है। इन सभी प्रक्रियाओं को दस्तावेजों की प्राप्ति के तथ्य की अखंडता और पुष्टि की जांच के बाद किया जाता है।

कानूनी संस्थाओं के बीच दस्तावेज़ प्रवाह के कार्यान्वयन के नियम पार्टियों के समझौते द्वारा किए जाते हैं। सूचना का आदान-प्रदान दूरसंचार माध्यमों से किया जाता है, और दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर संग्रहीत किया जाता है। लेखांकन जानकारी के लिए भंडारण की अवधि विधायी स्तर पर स्थापित नहीं होनी चाहिए।

आपस में संगठन प्रतिभागियों के हस्ताक्षर के साथ औपचारिक और अनौपचारिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान कर सकते हैं। उद्यमशीलता गतिविधि के क्षेत्र में यह हो सकता है: चालान, समझौते, चालान, आदेश, सूचनाएं, अटॉर्नी के पत्र आदि। सूचना पाठ, सारणीबद्ध और ग्राफिक फ़ाइलों के रूप में प्रेषित की जा सकती है।

ईडीआई की शुरुआत का उद्देश्य

EDI के कार्यान्वयन के लिए एक शर्त हो सकती है:

• नियमित काम की कमी;
• दस्तावेजों के नुकसान में कमी;
• दस्तावेजों के साथ "पारदर्शी" काम;
• कार्यकारी अनुशासन में सुधार - निर्दिष्ट समय सीमा के भीतर दस्तावेजों का प्रावधान आदि।

मात्रात्मक लक्ष्यों में निम्नलिखित हैं:

• किसी दस्तावेज़ को संसाधित करने के लिए 10 बार समय कम करना।
• हाॅल्टिंग ऑफिस का खर्च आधा हो जाता है।

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन: यह कैसे काम करता है

घरेलू कानून के अनुसार, संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन दो दलों के समझौते द्वारा किया जाता है। डेटा एक्सचेंज के लिए, यह आवश्यक है कि सभी प्रतिभागी एक ऑपरेटर के उपकरण से जुड़े हों। इसके बाद, उपयोगकर्ता को ठेकेदारों की सूची में जोड़ने के लिए एक अनुरोध भेजने की आवश्यकता है। अनुरोध की पुष्टि करने के बाद, सिस्टम में प्रतिभागी डेटा का आदान-प्रदान कर सकते हैं।

EDI मॉड्यूल को ऐसे कार्य करने होंगे:

• डेटा साझा करने के लिए समकक्षों को आमंत्रित करें।
• एड्रेस बुक बनाएं।
• लेखांकन सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत करें, उदाहरण के लिए, 1 सी।
• साइन इन करें और प्रलेखन एन्क्रिप्ट करें।
• पत्राचार की संरचना करने के लिए।
• पत्रों की स्थिति को ट्रैक करें।

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रमाणपत्र का उपयोग करके किया जाता है। सर्वर और प्रमाणीकरण के लिए कनेक्शन एक व्यक्तिगत डिजिटल प्रमाण पत्र के माध्यम से किया जाता है। ईडीएस सिस्टम के प्रत्येक उपयोगकर्ता को जारी किया जाता है, जो इलेक्ट्रॉनिक टोकन पर संग्रहीत होता है और पिन कोड द्वारा संरक्षित होता है। उपयोगकर्ता को आपके व्यक्तिगत खाते के लिए अपना उपयोगकर्ता नाम, पासवर्ड दर्ज करना होगा। इसके बाद ही वह अपने दस्तावेजों तक पहुंच पाएंगे।

सिस्टम से जुड़ा संगठन का कोई भी कर्मचारी विनिमय प्रक्रिया शुरू कर सकता है। एक समकक्ष को दस्तावेज़ भेजने से पहले, इसे ईडीएस में हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए। यह ऑपरेशन Cryptopro प्रोग्राम का उपयोग करके किया जाता है। दस्तावेज़ ईडीआई के माध्यम से भेजा जाता है। प्रतिपक्ष कर्मचारी को एक नए दस्तावेज़ की प्राप्ति की सूचना मिलती है। यदि वह इसे स्वीकार करता है, तो वह एक ईडीएस भी डालता है। यदि आपको दस्तावेज़ में परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो एक नया इलेक्ट्रॉनिक संस्करण बनाया जाता है। संपादन पूरा होने पर, आपको ईडीएस की मदद से सभी परिवर्तनों को सहेजने की आवश्यकता है। फिर परिवर्तन के साथ दस्तावेज़ को प्रतिपक्ष को भेजा जाता है। यदि आवश्यक हो, तो सूचना का इलेक्ट्रॉनिक अनुमोदन किया जाता है।

यदि फिर से बदलाव करना आवश्यक है, तो पूरी प्रक्रिया नए सिरे से दोहराई जाती है। यदि नए संस्करण के बारे में कोई शिकायत नहीं है, तो दस्तावेज़ का सम्मान किया जाता है। अंतिम परिणाम दो डिजिटल हस्ताक्षर द्वारा हस्ताक्षरित नमूना है। दस्तावेज़ के सभी संस्करण सर्वर पर संग्रहीत हैं और देखने के लिए उपलब्ध हैं। एक बार नमूना को एक वैध स्थिति सौंपे जाने के बाद, दस्तावेज़ में संशोधन करना संभव नहीं होगा। अपसेट कॉन्ट्रैक्ट्स को "रद्द" का दर्जा दिया जाता है। यहां बताया गया है कि संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक वर्कफ़्लो कैसे किया जाता है।

उपकरण

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक वर्कफ़्लो के लिए क्या आवश्यक है? सबसे पहले, आपको सूचनाओं के आदान-प्रदान के लिए एक टेलीकॉम ऑपरेटर चुनने और विशेष सॉफ्टवेयर स्थापित करने की आवश्यकता है। दूसरे, प्रत्येक प्रतिपक्ष के साथ जिनके साथ संगठन इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार करने का इरादा रखता है, "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान पर एक समझौता" करना आवश्यक है।

ईडीआई सर्वर स्थापित करना भी आवश्यक है, जिस पर सभी दस्तावेज संग्रहीत किए जाएंगे। यह या तो क्लाइंट उपकरण या क्लाउड स्टोरेज हो सकता है। बाहर से सिस्टम डेटा तक पहुंच एक एप्लिकेशन के माध्यम से है जो संगठन के कर्मचारियों के उपकरण पर स्थापित है। कंप्यूटर अतिरिक्त एसएसएल 128 एन्क्रिप्शन के साथ HTTP के माध्यम से सर्वर के साथ बातचीत करते हैं। दस्तावेज केवल एप्लिकेशन इंटरफेस के माध्यम से और प्रमाणीकरण के बाद एक्सेस किए जाते हैं।

ईडीआई परियोजना

एक प्रक्रिया स्वचालन परियोजना कई महीनों से कई वर्षों तक रह सकती है। शब्द सीधे प्रक्रियाओं की संख्या पर निर्भर करता है जिन्हें संगठन के स्वचालित, संसाधन और वित्तीय क्षमताओं की आवश्यकता होती है। EDI के कार्यान्वयन की एक संक्षिप्त रूपरेखा इस प्रकार है:

• एक कार्य समूह का निर्माण।
• लक्ष्य, समय सीमा और परियोजना बजट का गठन।
• मौजूदा प्रक्रियाओं की जांच।
• असाइनमेंट विकसित करें।
• ईडीआई प्रणाली का टूटना।
• EDMS के कार्यान्वयन के लिए एक समझौते पर हस्ताक्षर।
• कार्य अनुसूची का अनुमोदन।
• सिस्टम निर्देशिका भरना।
• स्टाफ प्रशिक्षण।
• प्रारंभिक परीक्षणों का आयोजन।
• EDMS के कार्यान्वयन पर आदेश का प्रकाशन।
• सॉफ्टवेयर और कार्य विनियमों को अंतिम रूप देना।
• एक पायलट परियोजना का शुभारंभ।
• ईडीआई को पूर्ण पैमाने पर संक्रमण।

ईडीआई कार्यान्वयन की त्रुटियां

प्रक्रिया में, उन प्रक्रियाओं पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए जिसमें कानून को कागज की उपलब्धता की आवश्यकता होती है। आप इलेक्ट्रॉनिक रूप से एक कागजी दस्तावेज़ की नकल नहीं कर सकते। यह काम की प्रक्रिया को काफी धीमा कर देता है और एक पूरे के रूप में स्वचालन प्रक्रिया के लिए नकारात्मक दृष्टिकोण का कारण बनता है। दोहरे काम के लिए कोई भी अतिरिक्त भुगतान नहीं करता है।

कार्यान्वयन की प्रक्रिया में, आपको दस्तावेजों, ट्रेन कर्मचारियों के साथ काम करने के लिए नए नियमों को विकसित करने की आवश्यकता है और उसके बाद ही पूर्ण कार्यान्वयन में संलग्न होना चाहिए। यह तभी प्राप्त किया जा सकता है जब आप कर्मचारियों को नई तकनीकों के उपयोग के लाभों से अवगत कराते हैं।

एक और लोकप्रिय गलती EDMS के लिए आवश्यकताओं का एक खराब अध्ययन है। यदि उपयोगकर्ताओं को एक गैर-अनुकूलित प्रणाली में काम करना है, तो ईडीआई प्रक्रिया संगठन में स्वीकार किए गए से अलग है।

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह: पेशेवरों और विपक्ष

फायदे:

• डाक द्वारा मूल दस्तावेज भेजने की लागत को कम करें।
• प्रलेखन के लिए संग्रहण स्थान सहेजें। यह सभी इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत है।
• उपयोग में आसानी। एक दस्तावेज़ भेजना एक कार्यस्थल से किया जाता है। किसी दस्तावेज़ की त्वरित खोज स्थिति (भेजी, प्राप्त, प्राप्त, आदि) द्वारा की जाती है।
• तुरंत वितरण। कुछ सेकंड के भीतर पता करने के लिए भेजी गई सभी जानकारी।
• दस्तावेज़ को सिस्टम में इसके भंडारण की समाप्ति तक खो नहीं जा सकता है।

नुकसान:

• उन उपकरणों का उपयोग करने के लिए जिन्हें आपको लाइसेंस खरीदने की आवश्यकता होती है, जिसमें बहुत पैसा खर्च होता है।
• सबसे अधिक बार, डेटा का आदान-प्रदान केवल एक ही प्रणाली में प्रतिभागियों के बीच किया जा सकता है।
• 1 सी या किसी अन्य सॉफ़्टवेयर की सहायता से संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह पहले से उपयोग की गई योजना से भिन्न होता है। एक नए एल्गोरिदम की शुरुआत के साथ, सभी कर्मचारियों के पास काम करने के बारे में सवाल होंगे।
• तकनीकी उपकरण। ईडीआई शुरू करने से पहले, संगठनों को उपकरण खरीदने और नई प्रणाली के प्रबंधन के लिए कर्मचारियों को तैयार करने की आवश्यकता है।
• EDI को इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करके किया जाता है, जिसकी वैधता 1 वर्ष है। यह आवश्यक है कि प्रमाणपत्रों को ट्रैक और समय पर नवीनीकृत किया जाए। कर संबंधी समस्याओं से बचने के लिए प्रतिपक्ष प्रमाणपत्रों की वैधता अवधि को नियंत्रित करना भी आवश्यक है।

कानूनी विनियमन

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को कौन से नियम नियंत्रित करते हैं? रूसी संघ के कानून में संघीय कानून संख्या 63 "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों पर" शामिल है, संघीय कर सेवा में दस्तावेज जमा करने के नियमों को वित्त मंत्रालय एमएमवी-7-2 / 168 के क्रम में बताया गया है। संगठनों के बीच ईडीआई वित्त सं। 50n मंत्रालय के आदेश के आधार पर किया जाता है। इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के आदान-प्रदान के नियम फेडरल टैक्स सर्विस नंबर MMV-7-6 / 36 @ के क्रम में निर्धारित हैं। गतिविधि की प्रक्रिया में सभी ईडीआई ऑपरेटरों को फेडरल टैक्स सर्विस नंबर MMV-7-6 / 253 @ के आदेश द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए।

"वीएलएसआई"

वीएलएसआई संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से ग्राहकों को निम्नलिखित लाभ मिलते हैं:

• रूसी संघ में पंजीकृत किसी भी संगठन को दस्तावेज भेजे जा सकते हैं। यदि प्रतिपक्ष वीएलएसआई प्रणाली का सदस्य नहीं है, तो कंपनी का एक कर्मचारी बस संगठन के प्रतिनिधि से संपर्क करेगा और ई-मेल द्वारा प्रणाली में भाग लेने के लिए निमंत्रण भेजेगा। अनुरोध की पुष्टि करने के तुरंत बाद, प्रतिभागियों के बीच सूचनाओं का आदान-प्रदान बिना बिचौलियों के किया जाएगा।
• आपको कंप्यूटर पर सॉफ़्टवेयर स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है। यह ब्राउज़र के वर्तमान संस्करण और इंटरनेट तक पहुंच के लिए पर्याप्त है।
• डेटा के साथ काम करने के लिए एक विशेष कार्यक्रम की आवश्यकता नहीं है। यदि रिपोर्ट प्रारंभिक रूप से तीसरे पक्ष के सॉफ़्टवेयर में तैयार की जाती है, उदाहरण के लिए, 1 सी, तो आप वीएलएसआई सिस्टम के साथ डेटा एकीकरण को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
• दस्तावेज़ का मानक रूप स्थापित नहीं है। आप पाठ, सारणीबद्ध फाइलें, चित्र आदि भेज सकते हैं।

SKB "कोंतुर"

रूस में पहले सॉफ्टवेयर डेवलपर्स में से एक उपकरण की आपूर्ति में भी शामिल है, जिसके माध्यम से संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन किया जाता है। कांटूर ने डायडोक प्रणाली विकसित की, जिसकी मदद से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान किया जाता है। प्रणाली की एक विशेषता यह है कि विदेश में रहते हुए डेटा तक पहुंच प्राप्त की जा सकती है। विशेष रूप से इस उद्देश्य के लिए, कंपनी ने रोमिंग में टैरिफ विकसित किया है। यदि आप चाहते हैं कि मोनो एपीआई के माध्यम से डेटा का उपयोग करे।

आपको क्या चाहिए?

EDI को जोड़ने के लिए, संगठनों को खरीदने की आवश्यकता है:

• लाइसेंस प्राप्त सॉफ्टवेयर;
• सर्वर
• अपग्रेड उपकरण;
• कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने के लिए;
• आंतरिक अनुप्रयोगों के साथ काम करने के लिए EDMS सेट अप और एकीकृत करें।

क्या संगठन के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को जोड़ने के लिए ऐसा निवेश आवश्यक है? तकनीकी सहायता परामर्श की लागत में शामिल, EDMS और सॉफ्टवेयर का अद्यतन निवेश का दूसरा चरण है। इन लागतों को मासिक भुगतान करना होगा।

निष्कर्ष

पेपर वर्कफ़्लो को इलेक्ट्रॉनिक द्वारा प्रतिस्थापित किया जा रहा है। यह न केवल प्रक्रियाओं के संचालन की संगठन की लागत को कम करता है, बल्कि व्यवसाय की दक्षता को भी बढ़ाता है। ईडीआई सफलतापूर्वक कार्य करने के लिए, सिस्टम कार्यान्वयन के लक्ष्यों को स्पष्ट रूप से बताना और उपकरण को सही ढंग से कॉन्फ़िगर करना आवश्यक है।

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक वर्कफ़्लो - यह कैसे काम करता है? इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान को स्थापित करने के लिए एक दस्तावेज के साथ एक समझौते को कैसे तैयार किया जाए, और विनियमों में क्या निर्धारित किया जाना चाहिए? यह हमारी सामग्री में चर्चा की जाएगी।

किसी भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण तत्व एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के दोनों पक्षों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए गए दस्तावेज़ को कानूनी रूप से महत्वपूर्ण बल देने के लिए, इसे 3 महत्वपूर्ण गुणों के साथ प्रदान करना आवश्यक है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ होना चाहिए:

• आवश्यक विवरण है।
• स्वीकृत प्रारूप के अनुरूप।
• प्रभारी व्यक्ति के हस्ताक्षर के साथ सत्यापित करें।

यदि आप और आपके प्रतिपक्ष ने अपने उद्यमों में स्थापित स्वरूपों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के गठन का आयोजन किया है, तो तकनीकी रूप से उसके साथ अपने इलेक्ट्रॉनिक संपर्क को सुनिश्चित करना आवश्यक है। यह कैसे करना है?

दस्तावेजों को पारस्परिक रूप से और कुशलता से आदान-प्रदान करने के लिए 2 अलग-अलग प्रणालियों के लिए, आपको एक विशेष विनियमन में वर्कफ़्लो की सभी बारीकियों को पंजीकृत करने की आवश्यकता है।

सबसे पहले, आपको यह पता लगाने की आवश्यकता है कि कौन से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर एक साधारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर किए जाने चाहिए, और कौन से - बढ़ाया। कानूनी रूप से अनुमत प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर आंकड़े में दर्शाए गए हैं।

महत्व और गोपनीयता की अलग-अलग डिग्री के दस्तावेज ठेकेदारों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में भाग ले सकते हैं। उदाहरण के लिए, सबसे कठोर आवश्यकताओं को इलेक्ट्रॉनिक चालान पर लगाया जाता है: उन्हें यूकेईपी द्वारा विशेष रूप से हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए और ईडीआई ऑपरेटर (रूस के वित्त मंत्रालय के आदेश दिनांक 10.11.2015 नंबर 174n) के माध्यम से भेजा जाना चाहिए। और कंपनी के आंतरिक दस्तावेजों के लिए, यूकेईपी का आवेदन अनिवार्य नहीं है। इसलिए, कंपनी खुद तय करती है कि इस या उस आंतरिक दस्तावेज पर कौन से हस्ताक्षर किए जाएंगे।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर नियमों में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए प्रक्रिया स्थापित करना और जिम्मेदार व्यक्तियों के चक्र को रेखांकित करना आवश्यक है जो उन्हें हस्ताक्षर करने के हकदार हैं।

ठेकेदारों के साथ सभी नियामक मुद्दों को हल करने के बाद, आपको ईडीआई ऑपरेटर का चयन करना होगा जिसके माध्यम से आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान करेंगे और उसके साथ एक समझौता करेंगे। इसके अतिरिक्त, अन्य समस्याओं को हल करना आवश्यक होगा:

• प्राप्त और भेजे गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का एक इलेक्ट्रॉनिक संग्रह व्यवस्थित करें।
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए संक्रमण के बारे में लेखांकन नीति में परिवर्धन करना।
• इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर वाले जिम्मेदार व्यक्ति प्रदान करें।
• सिस्टम के प्रभावी संचालन के लिए आवश्यक अन्य संगठनात्मक और तकनीकी मुद्दों को हल करें।

  दस्तावेज़ साझाकरण स्कैन करें: यह कैसे और कब संभव है

उनकी स्कैन छवियों के रूप में प्रतिपक्षों के दस्तावेजों के बीच इलेक्ट्रॉनिक विनिमय लंबे समय से कंपनियों में प्रचलित है - विभिन्न प्रकार की इंटरनेट मेल सेवाओं के आगमन के बाद से। ऐसा करने के लिए, आपको ईडीओ ऑपरेटरों के लिए किसी विशेष कार्यक्रम या कनेक्शन की आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, दस्तावेज़ विनिमय की इस पद्धति के उपयोग में आसानी से कई महत्वपूर्ण कमियां हैं:

• सूचना की गारंटी सुरक्षा सुनिश्चित करने में असमर्थता।
• इलेक्ट्रॉनिक स्कैन छवि में एक पेपर दस्तावेज़ का अनुवाद करने के लिए महत्वपूर्ण समय और श्रम लागत।
• दस्तावेज़ के बाद के मुद्रण की आवश्यकता।
• सहमत दस्तावेजों को जल्दी से विनिमय करने में असमर्थता।
• अन्य कमियों (दस्तावेज़ को ट्रैक करने की क्षमता की कमी, कंपनी में पदानुक्रम द्वारा समन्वय में देरी, आदि)।

यह संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के आदान-प्रदान की इस पद्धति के दायरे को संकुचित करता है। स्कैन-छवि विनिमय मुख्य रूप से उन प्रकार के दस्तावेजों के लिए उपयोग किया जाता है जो कंपनी के लिए कानूनी रूप से महत्वपूर्ण नहीं हैं। और उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रतिपक्ष को केवल बातचीत में तेजी लाने के लिए (अनुबंधों की शर्तों की पूर्ति या वर्तमान व्यावसायिक समस्याओं को हल करने के लिए) भेजा जाता है। वहीं, पेपर ओरिजनल मेल या कोरियर द्वारा भेजा जाता है।

  जब आपको इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से कनेक्शन के लिए एक आवेदन की आवश्यकता होती है

कभी-कभी, इच्छुक पार्टियों के साथ बाहरी बातचीत के उद्देश्य के लिए, एक कंपनी को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और कई अन्य दस्तावेजों के कनेक्शन के लिए एक विशेष आवेदन पत्र तैयार करना होता है। एफआईयू को इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्ट सौंपते समय अधिकांश कंपनियों को ऐसे बयान को पूरा करने की आवश्यकता होती है।

इस मामले में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में भाग लेने वाले व्यवसाय भागीदार नहीं होंगे, बल्कि एक कंपनी और एक ऑफ-बजट फंड होंगे। आवेदन किसी भी रूप में नहीं लिखा जा सकता है - इसका तैयार खाका FIU की वेबसाइट पर पाया जा सकता है। इसमें निम्न डेटा होना चाहिए:

• कंपनी का विवरण, जो फंड के साथ इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन में प्रवेश करता है।
• संचार ऑपरेटर और प्रयुक्त क्रिप्टोग्राफ़िक सूचना सुरक्षा उपकरण के बारे में जानकारी।

लेकिन फंड के साथ इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन के लिए एक भी आवेदन पर्याप्त नहीं है। यह भी आवश्यक है:

1. आवेदन पूरा करने से पहले, एक मान्यता प्राप्त प्रमाणन केंद्र का चयन करें जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के हस्तांतरण के लिए सेवाओं के प्रावधान के लिए इसके साथ एक समझौते के बाद के निष्कर्ष के साथ टीसीएस के तहत एक दस्तावेज प्रवाह को जोड़ने की तकनीकी बारीकियों को प्रदान करता है।
2. आवेदन जमा करने और फंड विशेषज्ञों द्वारा इसकी जांच करने के बाद, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से जुड़ने पर PRF के साथ एक समझौते का समापन करें। फॉर्म को फंड की वेबसाइट पर डाउनलोड किया जा सकता है।

एफआईयू के साथ कंपनियों की इलेक्ट्रॉनिक जानकारी का आदान-प्रदान, निधि का दौरा किए बिना, व्यक्तिगत लेखांकन जानकारी, समय पर पहचान करने और रिपोर्टिंग में त्रुटियों को ठीक करने और कई अन्य कार्यों को हल करने की अनुमति देता है।

FIUs के साथ इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन पर अधिक जानकारी के लिए, इस सामग्री को देखें।

कंपनी खुद निर्धारित करती है कि समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर कैसे स्विच किया जाए। लेकिन किसी भी मामले में, यह एक बातचीत प्रक्रिया है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने का प्रस्ताव मौखिक रूप से, व्यापार भागीदारों में से एक से एक लिखित निमंत्रण के रूप में या एक विशेष समझौते पर हस्ताक्षर करके तय किया जा सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन स्थापित करने के लिए लिखित में प्रतिपक्ष की पेशकश करने के लिए, आप उसके पते पर एक पत्र भेज सकते हैं। ऐसे पत्रों के वितरण से कंपनी को नए और मौजूदा भागीदारों को इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन के लिए आमंत्रित करने के लिए बड़े दस्तावेज़ प्रवाह के साथ मदद मिलती है।

संक्षिप्त रूप में पत्र के पाठ में आपको प्रतिपक्ष को सूचित करने की आवश्यकता है:

• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की विधायी रूप से निर्धारित संभावना पर।
• इसके लाभ।
• इलेक्ट्रॉनिक रूप से आदान-प्रदान किए जाने वाले दस्तावेजों के प्रपत्र।
• इस सिस्टम पर स्विच करने के लिए आवश्यक कदम।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (अंश) के लिए संक्रमण का एक नमूना पत्र नीचे प्रस्तुत किया गया है।

पत्र के पाठ को बदलने और केवल समकक्षों के विवरणों को प्रतिस्थापित किए बिना, आप दस्तावेजों के आपसी इलेक्ट्रॉनिक विनिमय को व्यवस्थित करने की अपनी इच्छा से उन्हें जल्दी से सूचित कर सकते हैं।

  कानूनी संस्थाओं के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान पर समझौता

प्रतिपक्ष इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर एक अलग समझौते में पेपरलेस इंटरैक्शन की बारीकियों को निर्दिष्ट कर सकते हैं। इसे कैसे बनाया जाए?

कानून कानूनी संस्थाओं के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर समझौते के फार्म और सामग्री के लिए विशेष आवश्यकताओं को स्थापित नहीं करता है। इसलिए, इसकी रचना और सामग्री इसके प्रतिभागियों द्वारा निर्धारित की जाती है। इसी समय, इस तरह के दस्तावेजों के लिए शैली और संरचना का सामान्य निरीक्षण करना आवश्यक है (समझौते के विषय, वैधता अवधि, पार्टियों के विवरण और अन्य मुद्दों का वर्णन करना आवश्यक है)।

नीचे दिया गया आंकड़ा इस तरह के समझौते के मुख्य (संभव) वर्गों को दर्शाता है।

इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन स्थापित करने के लिए, इसकी बारीकियों का समन्वय करना आवश्यक है। यह मौखिक रूप से किया जा सकता है, एक पत्र भेज सकता है और / या एक अलग समझौते पर हस्ताक्षर कर सकता है। कई संबंधित मुद्दों को हल करना (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय के लिए प्रक्रिया को निर्धारित करना, जिम्मेदार व्यक्तियों को स्थापित करना, उन्हें इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर आदि प्रदान करना) भी आवश्यक होगा।