Accordo sul riempimento del campione di gestione elettronica dei documenti. Accordo sullo scambio di documenti elettronici. I modelli di istruzioni elettroniche sono forniti dal Depositario speciale al Cliente come parte del pacchetto di documentazione e software trasmessi a

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Il flusso di documenti interni della maggior parte delle aziende è stato a lungo automatizzato, con quali mezzi e in che misura - questa è un'altra domanda, tuttavia, non è più necessario dimostrare i vantaggi di lavorare con documenti elettronici. Oggi, le imprese sono interessate all'interazione "senza carta" a livello interaziendale e la cosa più importante in questa materia è concordare con la controparte una nuova procedura di scambio.

In questo processo, è importante fare due passi verso:

1. Trasmettere informazioni sullo scambio elettronico alle controparti.
2. Dare importanza legale allo scambio elettronico.

Informare. Ah, controparti!

Prima di tutto, è necessario informare i partner sulla possibilità di trasferire i documenti elettronicamente tramite il servizio EDI.

Lavoro di massa

Naturalmente, nessuno costringerà i partner a un nuovo formato di lavoro senza spiegazioni. Nella prima fase, di norma, gli iniziatori della transizione allo scambio elettronico effettuano un invio di massa di lettere di invito per avviare lo scambio, pubblicando i corrispondenti comunicati stampa sul sito. Ma tutti i dettagli sono già stati discussi durante incontri faccia a faccia o conversazioni telefoniche.

Un esempio di novità sulla transizione alla gestione elettronica dei documenti

Invito individuale

Lo stesso operatore EDI può aiutare a invitare le controparti, soprattutto se si tratta di un partner strategicamente importante. Se necessario, vengono organizzati incontri di lavoro con presentazioni, vengono discussi miglioramenti individuali, integrazione e soluzioni tecniche.

Consolidamento organizzativo o dove scaricare un accordo di esempio sullo scambio di documenti elettronici?

Il prossimo passo è garantire l'ordine organizzativo dello scambio di documenti elettronici. Sebbene questa misura non sia affatto necessaria, una chiara comprensione dei processi e dell'orientamento in termini non sono superflui. Di norma, le società stipulano un accordo o un accordo di scambio di documenti elettronici o aggiungono una clausola aggiuntiva a un accordo esistente.

Non è necessario preparare un nuovo documento in modo indipendente; è sufficiente richiedere un modello per un accordo o un contratto al proprio operatore EDI. Molto spesso, i documenti standard sono già pubblicati sui loro siti Web, come avviene con Synerdocs, devi solo scaricare e inserire i tuoi dati.

Esempio di un articolo di scambio elettronico

La gestione elettronica dei documenti (EDO) è un modo rapido per scambiare informazioni in base all'uso di documenti elettronici con firme virtuali. Ha da tempo ottenuto il riconoscimento nei paesi sviluppati del mondo come uno strumento efficace per la condotta operativa delle imprese.

cuore

La gestione elettronica dei documenti tra organizzazioni è un insieme di processi per la creazione, l'elaborazione, l'invio, la trasmissione, la ricezione, l'archiviazione, l'uso e la distruzione dei documenti. Tutti questi processi vengono eseguiti dopo aver verificato l'integrità e la conferma del fatto della ricezione dei documenti.

Le regole per l'implementazione del flusso di documenti tra le persone giuridiche sono stabilite di comune accordo dalle parti. Le informazioni vengono scambiate con mezzi di telecomunicazione e i documenti vengono archiviati su supporti elettronici. Il periodo di conservazione delle informazioni contabili non deve superare quello stabilito a livello legislativo.

Le organizzazioni tra loro possono scambiare documenti formali e informali con le firme dei partecipanti. Nel campo dell'attività imprenditoriale può essere: fatture, accordi, fatture, ordini, notifiche, procure, ecc. Le informazioni possono essere trasmesse sotto forma di file di testo, tabulari e grafici.

Lo scopo dell'introduzione dell'EDI

Un prerequisito per l'implementazione dell'EDI può essere:

• riduzione del lavoro di routine;
• riduzione della perdita di documenti;
• Lavoro "trasparente" con i documenti;
• miglioramento della disciplina esecutiva: fornitura di documenti entro il periodo di tempo specificato, ecc.

Tra gli obiettivi quantitativi ci sono i seguenti:

• Riduzione del tempo di elaborazione di un documento di 10 volte.
• Dimezzare i costi dell'ufficio della metà.

Gestione elettronica dei documenti tra organizzazioni: come funziona

In conformità con la legge nazionale, la gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni è condotta previo accordo di due parti. Per lo scambio di dati, è necessario che tutti i partecipanti siano collegati all'apparecchiatura di un operatore. Successivamente, l'utente deve inviare una richiesta da aggiungere all'elenco degli appaltatori. Dopo aver confermato la richiesta, i partecipanti al sistema possono scambiare dati.

Il modulo EDI dovrà svolgere tali funzioni:

• Invita le controparti a condividere i dati.
• Crea una rubrica.
• Integrazione con il software di contabilità, ad esempio 1C.
• Firma e crittografa la documentazione.
• Strutturare la corrispondenza.
• Tieni traccia dello stato delle lettere.

La gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni viene effettuata utilizzando certificati. La connessione al server e l'autenticazione avviene tramite un certificato digitale personale. EDS viene rilasciato a ciascun utente del sistema, memorizzato su un token elettronico ed è protetto da un codice PIN. L'utente deve inserire il tuo nome utente, password per il tuo account personale. Solo dopo avrà accesso ai suoi documenti.

Qualsiasi dipendente dell'organizzazione collegato al sistema può avviare il processo di scambio. Prima di inviare un documento a una controparte, è necessario firmarlo nell'EDS. Questa operazione viene eseguita utilizzando il programma Cryptopro. Il documento viene inviato tramite EDI. Il dipendente della controparte riceve una notifica della ricezione di un nuovo documento. Se lo accetta, mette anche un EDS. Se è necessario apportare modifiche al documento, viene creata una nuova versione elettronica. Al completamento della modifica, è necessario salvare tutte le modifiche con l'aiuto di EDS. Quindi il documento con la modifica viene inviato alla controparte. Se necessario, viene eseguita l'approvazione elettronica delle informazioni.

Se è necessario apportare nuovamente modifiche, l'intera procedura viene ripetuta nuovamente. Se non ci sono reclami sulla nuova versione, il documento viene rispettato. Il risultato finale è un campione firmato da due firme digitali. Tutte le versioni del documento sono archiviate sul server e sono disponibili per la visualizzazione. Una volta assegnato uno stato valido al campione, non sarà possibile modificare il documento. Ai contratti sconvolti viene assegnato lo stato di "Annullato". Ecco come viene eseguito il flusso di lavoro elettronico tra le organizzazioni.

attrezzatura

Cosa è necessario per il flusso di lavoro elettronico tra le organizzazioni? Innanzitutto, è necessario scegliere un operatore di telecomunicazioni e installare un software speciale per lo scambio di informazioni. In secondo luogo, con ciascuna controparte con cui l'organizzazione intende condurre la corrispondenza elettronica, è necessario concludere un "Accordo sullo scambio di documenti elettronici".

È inoltre necessario installare un server EDI su cui verranno archiviati tutti i documenti. Può essere un'apparecchiatura client o un archivio cloud. L'accesso ai dati di sistema dall'esterno avviene tramite un'applicazione installata sull'apparecchiatura dei dipendenti dell'organizzazione. I computer interagiscono con il server tramite HTTP con ulteriore crittografia SSL 128. I documenti sono accessibili solo attraverso l'interfaccia dell'applicazione e dopo l'autenticazione.

Progetto EDI

Un progetto di automazione del processo può durare da diversi mesi a diversi anni. Il termine dipende direttamente dal numero di processi che devono essere automatizzati, dalle risorse e dalle capacità finanziarie dell'organizzazione. Una breve descrizione dell'attuazione dell'EDI è la seguente:

• Creazione di un gruppo di lavoro.
• Formazione di obiettivi, scadenze e budget del progetto.
• Indagine sui processi esistenti.
• Sviluppa incarichi.
• La rottura del sistema EDI.
• Firma di un accordo per l'attuazione di un GEPD.
• Approvazione del programma di lavoro.
• Riempimento di directory di sistema.
• Formazione del personale.
• Conduzione di prove preliminari.
• La pubblicazione dell'ordine sull'attuazione del GEPD.
• Finalizzazione di software e regolamenti di lavoro.
• Lancio di un progetto pilota.
• Transizione su vasta scala a EDI.

Errori di implementazione EDI

Nel processo, particolare attenzione dovrebbe essere prestata ai processi in cui la legge richiede la disponibilità di carta. Non è possibile duplicare un documento cartaceo elettronicamente. Ciò rallenta in modo significativo il processo di lavoro e provoca un atteggiamento negativo nei confronti del processo di automazione nel suo insieme. Nessuno paga extra per il doppio lavoro.

Nel processo di implementazione, è necessario sviluppare nuovi regolamenti per lavorare con documenti, formare il personale e solo successivamente impegnarsi in una realizzazione a tutti gli effetti. Ciò può essere ottenuto solo se si trasmettono ai dipendenti i vantaggi dell'utilizzo di nuove tecnologie.

Un altro errore popolare è uno scarso studio dei requisiti per l'EDMS. Se gli utenti devono lavorare in un sistema non personalizzato, il processo EDI è diverso da ciò che è accettato nell'organizzazione.

Flusso di documenti elettronici tra organizzazioni: pro e contro

vantaggi:

• Ridurre i costi di invio di documenti originali per posta.
• Risparmia spazio di archiviazione per la documentazione. È tutto archiviato elettronicamente.
• Facilità d'uso. L'invio di un documento viene effettuato da un posto di lavoro. Una rapida ricerca di un documento viene effettuata dallo stato (inviato, ricevuto, ricevuto, ecc.).
• Consegna immediata. Tutte le informazioni inviate al destinatario entro pochi secondi.
• Il documento non può essere perso fino alla scadenza della sua memorizzazione nel sistema.

svantaggi:

• Per utilizzare l'apparecchiatura è necessario acquistare una licenza, che costa molti soldi.
• Molto spesso, i dati possono essere scambiati solo tra i partecipanti allo stesso sistema.
• Il flusso di documenti elettronici tra organizzazioni in 1C o con l'aiuto di qualsiasi altro software differisce dallo schema precedentemente utilizzato. Con l'introduzione di un nuovo algoritmo, tutti i dipendenti avranno domande sulla conduzione del lavoro.
• Attrezzatura tecnica Prima di introdurre l'EDI, le organizzazioni devono acquistare attrezzature e preparare i dipendenti alla gestione del nuovo sistema.
• L'EDI viene eseguita utilizzando una firma digitale elettronica, la cui validità è di 1 anno. È necessario tenere traccia e rinnovare tempestivamente i certificati. È inoltre necessario controllare il periodo di validità dei certificati di controparte al fine di evitare problemi fiscali.

Regolamentazione legale

Quali regolamenti regolano il flusso di documenti elettronici tra le organizzazioni? La legislazione della Federazione Russa include la legge federale n. 63 "Sulle firme elettroniche", le regole per la presentazione dei documenti al servizio fiscale federale sono enunciate nell'ordine del Ministero delle finanze n. MMV-7-2 / 168. L'EDI tra le organizzazioni viene effettuato sulla base dell'ordine del Ministero delle finanze n. 50n. Le regole per lo scambio di documenti contabili primari in formato elettronico sono stabilite nell'ordine del servizio fiscale federale n. MMV-7-6 / 36 @. Tutti gli operatori EDI nel processo di attività dovrebbero essere guidati dall'ordine del servizio fiscale federale n. MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

La gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni VLSI offre ai clienti i seguenti vantaggi:

• I documenti possono essere inviati a qualsiasi organizzazione registrata nella Federazione Russa. Se la controparte non è un membro del sistema VLSI, un dipendente dell'azienda contatterà semplicemente il rappresentante dell'organizzazione e invierà inviti a partecipare al sistema via e-mail. Immediatamente dopo aver confermato la richiesta, lo scambio di informazioni tra i partecipanti verrà effettuato senza intermediari.
• Non è necessario installare software su un computer. È sufficiente disporre della versione corrente del browser e accedere a Internet.
• Per lavorare con i dati non è necessario un programma speciale. Se il report viene inizialmente preparato in software di terze parti, ad esempio 1C, è possibile configurare l'integrazione dei dati con il sistema VLSI.
• Il modulo standard del documento non è installato. Puoi inviare testo, file tabulari, immagini, ecc.

SKB "Kontur"

Uno dei primi sviluppatori di software in Russia è anche coinvolto nella fornitura di attrezzature, attraverso le quali viene effettuata la gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni. Kontur ha sviluppato il sistema Diadoc, con l'aiuto del quale vengono scambiati documenti elettronici. Una caratteristica del sistema è che l'accesso ai dati può essere ottenuto all'estero. Soprattutto a questo scopo, l'azienda ha sviluppato tariffe per il roaming. Se si desidera che mono acceda ai dati tramite l'API.

Cosa serve?

Per connettere EDI, le organizzazioni devono acquistare:

• software con licenza;
• server;
• aggiornare le attrezzature;
• formare il personale;
• impostare e integrare EDMS per lavorare con applicazioni interne.

È necessario un tale investimento per collegare il flusso di documenti elettronici tra l'organizzazione? L'inclusione nei costi delle consultazioni sul supporto tecnico, gli aggiornamenti del sistema EDMS e del software rappresentano la seconda fase dell'investimento. Questi costi dovranno essere pagati mensilmente.

conclusione

Il flusso di lavoro della carta è stato sostituito da elettronico. Non solo riduce i costi dell'organizzazione per lo svolgimento dei processi, ma aumenta anche l'efficienza dell'intera azienda. Perché EDI funzioni correttamente, è necessario indicare chiaramente gli obiettivi dell'implementazione del sistema e configurare correttamente l'apparecchiatura.

Flusso di lavoro elettronico tra organizzazioni: come funziona? Quali documenti possono essere scambiati elettronicamente, come stipulare un accordo con una controparte per stabilire l'interazione elettronica e cosa dovrebbe essere prescritto nel regolamento? Questo sarà discusso nel nostro materiale.

Un elemento importante di qualsiasi gestione elettronica dei documenti è un documento elettronico. Al fine di conferire un documento creato in forma elettronica una forza giuridicamente significativa ad entrambi i lati della gestione elettronica dei documenti, è necessario fornire 3 importanti proprietà. Il documento elettronico deve:

• Avere i dettagli richiesti.
• Conforme al formato approvato.
• Verificare con la firma della persona responsabile.

Se tu e la tua controparte avete organizzato la formazione di documenti elettronici nei formati stabiliti presso le vostre imprese, è necessario garantire tecnicamente la vostra interazione elettronica con lui. Come si fa

Affinché 2 sistemi separati possano scambiarsi documenti in modo reciproco ed efficiente, è necessario registrare tutte le sfumature del flusso di lavoro in un regolamento speciale.

Prima di tutto, devi capire quali documenti elettronici dovrebbero essere firmati con una semplice firma elettronica e quali - migliorati. I tipi di firme elettroniche legalmente consentite sono indicati nella figura.

Documenti di diverso grado di significato e riservatezza possono partecipare alla gestione elettronica dei documenti con gli appaltatori. Ad esempio, i requisiti più rigorosi sono imposti alle fatture elettroniche: devono essere firmati esclusivamente dall'UKEP e inviati tramite l'operatore EDI (ordine del Ministero delle finanze della Russia del 10.11.2015 n. 174n). E per i documenti interni dell'azienda, l'applicazione di UKEP non è obbligatoria. Pertanto, la società stessa decide quale firma firmare questo o quel documento interno.

Nel regolamento sulla gestione elettronica dei documenti, è necessario stabilire la procedura per la firma dei documenti elettronici e delineare la cerchia delle persone responsabili che hanno il diritto di firmarli.

Dopo aver risolto tutti i problemi normativi con gli appaltatori, è necessario selezionare l'operatore EDI attraverso il quale scambiare documenti elettronici e concludere un accordo con lui. Inoltre, sarà necessario risolvere altri problemi:

• Organizza un archivio elettronico di documenti elettronici ricevuti e inviati.
• Integrare il principio contabile relativo alla transizione alla gestione elettronica dei documenti.
• Fornire alle persone responsabili firme elettroniche.
• Risolvere altri problemi organizzativi e tecnici necessari per il funzionamento efficace del sistema.

  Scansione condivisione documenti: come e quando è possibile

Lo scambio elettronico tra documenti di controparti nella forma delle loro immagini di scansione è stato praticato nelle aziende per molto tempo - dall'avvento di una varietà di servizi di posta Internet. Per fare ciò, non sono necessari programmi speciali o connessioni agli operatori EDO. Tuttavia, la facilità d'uso di questo metodo di scambio di documenti presenta numerosi inconvenienti significativi:

• Impossibilità di garantire la sicurezza garantita delle informazioni.
• Tempi e costi di manodopera significativi per la traduzione di un documento cartaceo in un'immagine di scansione elettronica.
• La necessità di una successiva stampa del documento.
• Incapacità di scambiare rapidamente documenti concordati.
• Altre carenze (mancanza di capacità di tracciare il documento, ritardi nel coordinamento da parte della gerarchia nella società, ecc.).

Ciò porta a una riduzione del campo di applicazione di questo metodo di scambio di documenti in forma elettronica tra le organizzazioni. Lo scambio di immagini di scansione viene utilizzato principalmente per quei tipi di documenti che non sono legalmente significativi per l'azienda. E vengono inviati elettronicamente alla controparte solo per accelerare l'interazione (adempimento dei termini dei contratti o risoluzione degli attuali problemi aziendali). Allo stesso tempo, l'originale cartaceo viene inviato per posta o tramite corriere.

  Quando è necessaria un'applicazione per la connessione alla gestione elettronica dei documenti

A volte, ai fini dell'interazione esterna con le parti interessate, una società è tenuta a redigere un modulo di domanda speciale per il collegamento alla gestione elettronica dei documenti e una serie di altri documenti. La maggior parte delle aziende si trova di fronte alla necessità di compilare tale dichiarazione al momento della presentazione di rapporti elettronici all'UIF.

In questo caso, i partecipanti alla gestione elettronica dei documenti non saranno partner commerciali, ma un'azienda e un fondo fuori bilancio. La domanda non può essere scritta in alcuna forma: il suo modello pronto è disponibile sul sito Web della FIU. Dovrebbe contenere i seguenti dati:

• Dettagli dell'azienda, che entra in interazione elettronica con il fondo.
• Informazioni sull'operatore di comunicazione e sullo strumento di protezione delle informazioni crittografiche utilizzato.

Ma una singola domanda di interazione elettronica con il fondo non è sufficiente. È inoltre necessario:

1. Prima di completare la domanda, selezionare un centro di certificazione accreditato che fornisce le sfumature tecniche di connessione di un flusso di documenti nell'ambito del TCS con la successiva conclusione di un accordo con esso per la fornitura di servizi per il trasferimento di documenti elettronici.
2. Dopo aver inviato la domanda e averla verificata dagli specialisti del fondo, concludere un accordo con la PRF sul collegamento alla gestione elettronica dei documenti. Il modulo può essere scaricato sul sito Web del fondo.

Lo scambio elettronico di informazioni delle società con la FIU consente, senza visitare il fondo, di inviare informazioni contabili personalizzate, identificare tempestivamente e correggere errori nella segnalazione e risolvere una serie di altre attività.

Per ulteriori informazioni sulle interazioni elettroniche con le UIF, consultare questo materiale.

L'azienda stessa determina come passare alla gestione elettronica dei documenti con le controparti. Ma in ogni caso, questo è un processo di negoziazione. La proposta di passare alla gestione elettronica dei documenti può essere decisa oralmente, sotto forma di un invito scritto di uno dei partner commerciali o firmando un accordo speciale.

Per offrire la controparte per iscritto per stabilire la gestione elettronica dei documenti, è possibile inviare una lettera al suo indirizzo. La distribuzione di tali lettere aiuta l'azienda con un ampio flusso di documenti a invitare partner nuovi ed esistenti all'interazione elettronica.

Nel testo della lettera in forma sintetica è necessario informare la controparte:

• Sulla possibilità stabilita legalmente di gestione elettronica dei documenti.
• I suoi benefici
• Forme di documenti da scambiare elettronicamente.
• I passaggi necessari per passare a questo sistema.

Di seguito viene presentata una lettera di esempio della transizione alla gestione elettronica dei documenti (estratto).

Senza modificare il testo della lettera e sostituire solo i dettagli delle controparti, è possibile informarli rapidamente del desiderio di organizzare uno scambio elettronico reciproco di documenti.

  Accordo sullo scambio di documenti elettronici tra persone giuridiche

Le controparti possono specificare le sfumature dell'interazione senza carta in un accordo separato sulla gestione elettronica dei documenti. Come inventarlo?

La legislazione non stabilisce requisiti speciali per la forma e il contenuto dell'accordo sulla gestione elettronica dei documenti tra le persone giuridiche. Pertanto, la sua composizione e il contenuto sono determinati dai suoi partecipanti. Allo stesso tempo, è necessario osservare lo stile e la struttura comuni a tali documenti (è necessario descrivere l'oggetto dell'accordo, il periodo di validità, i dettagli delle parti e altre questioni).

La figura seguente mostra le sezioni principali (possibili) di tale accordo.

Per stabilire l'interazione elettronica, è necessario coordinare le sue sfumature. Questo può essere fatto per via orale, inviare una lettera e / o firmare un accordo separato. Sarà inoltre necessario risolvere una serie di questioni correlate (prescrivere la procedura per lo scambio di documenti elettronici, stabilire persone responsabili, fornire loro una firma elettronica, ecc.).