Namai Technika

Susitarimas dėl elektroninio dokumentų tvarkymo pavyzdžių pildymo. Elektroninių dokumentų mainų sutartis. Specialus depozitoriumas klientui teikia elektroninius nurodymų šablonus, kaip dokumentų ir programinės įrangos paketo, perduoto klientui, dalį

29.12.2019

  „Elektroninis dokumentų valdymas yra progresyvi ir perspektyvi duomenų perdavimo sistema:

- Sistema užtikrina aukštą apskaitos patikimumą ir patikimumą bei dokumentų srautų kontrolę, garantuoja perduotos informacijos konfidencialumo laikymąsi;

- Sistema leidžia siųsti ataskaitas iš draudėjo darbo vietos bet kurią dieną, bet kuriuo paros metu;

- Sistema leidžia greitai ištaisyti FŽP pateiktuose dokumentuose aptiktas klaidas iš draudėjo darbo vietos pakartotinai per vieną dieną;

- buhalteriui nereikia lankytis FŽP įstaigoje;

- siųsdamas ataskaitas, draudėjas gauna elektroninę informaciją apie ataskaitų gavimo rezultatus;

- Atsiranda galimybė įmonėje sukurti visų dokumentų srautų, esančių kartu su FŽP, elektroninius archyvus.

Informacijos pateikimo elektronine forma galimybę ir tvarką sprendžia Pensijų fondo teritorinė valdžia kartu su konkrečiu apdraustuoju ir yra parengta „Susitarime dėl keitimosi elektroniniais dokumentais elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje“.

1. Kas yra būtina pranešti PFR tarnybai elektronine forma su elektroniniu parašu (toliau - EP):

- programinė įranga nustatytų formatų ataskaitoms kurti;

- kriptografinė programinė įranga su būtinų ES įgyvendinimu ir šifravimo funkcijomis (kriptografinių raktų generavimas, ES pasirašymas ir tikrinimas failo lygiu, duomenų šifravimas). Šias funkcijas įgyvendina programinė įranga, priklausanti kriptografinės informacijos apsaugos priemonių (toliau - CPSI) kategorijai ir kuri, naudodama elektroninę dokumentų valdymo sistemą (toliau - EDMS), FŽP turi turėti FSB sertifikatą;

- sertifikavimo centro paslaugos, skirtos kurti ir palaikyti elektroninių raktų sertifikatus PFR EDMS;

- Organizacinės priemonės: asmens, atsakingo už kriptografinės informacijos apsaugos, įrangos ir apsaugos nuo neteisėto patekimo į darbo vietą naudojimo paskyrimas, kriptografinių raktų magnetinės laikmenos, elektroninių dokumentų archyvai;

- „Susitarimo dėl keitimosi elektroniniais dokumentais FŽP elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje telekomunikacijų kanalais sudarymas“ su FŽP rajono direkcija.

Šiems tikslams jums reikės:

* Kreipkitės į sertifikavimo centrą, išsirinkite jums reikalingų paslaugų paketą, gaukite paraiškos formą (parašui gauti gamintojo parašo rakto pažymėjimui gauti), kitus dokumentus.

* Kreipkitės į rajono PFR biurą su užpildyta paraiška dėl jo patvirtinimo ir sudarykite „Susitarimą dėl keitimosi elektroniniais dokumentais PFR elektroninių dokumentų valdymo sistemoje telekomunikacijos kanalais“.

* Kai būsite pasirengę pradėti darbą, atlikite bandomuosius pranešimus naudodami FŽP tarnybą.

  1.   Elektroninio dokumentų valdymo FŽP ypatybės.

- Informacija apie individualius (suasmenintus) įrašus, pateiktus FŽP direkcijai, yra klasifikuojama kaip asmens duomenys. Jų rengimas, perdavimas ir tvarkymas atliekamas pagal galiojančius asmens duomenų apsaugos įstatymus.

- Norint pateikti ataskaitą PFR tarnybai, reikalingas vienas elektroninis parašas - organizacijos vadovas.

- Pagal federalinio įstatymo „Dėl elektroninių parašų“, 2011 m. Birželio 4 d. Nr. 63-FZ, reikalavimus, elektroninio parašo naudojimas asmeniui, kuris nėra jo savininkas, yra nepriimtinas. Tokie veiksmai yra susiję su pasirašyto dokumento teisinės reikšmės praradimu, kriptografinių raktų perkėlimu į pažeistų kategoriją ir atitinkamo pažymėjimo atšaukimu.

Paslaugas draudėjams teikia:

Organizacija

Technologija

Kontaktinė informacija

Pastaba

UAB "CenterInform"

„Kontur Extern“

Kreipkitės tel. 740-54-05 - Ryšių skyrius

UAB „SERTIFIKATŲ CENTRAS“

PP „Komita-Report“

Kreipkitės tel.

UAB "Įmonė" Tensor "

„SBiS ++“ elektroninė atskaitomybė

Kreipkitės tel.

UAB "ARGOS"

www.argos-nalog.ru

EDS „Argos - mokesčių mokėtojas“

Kreipkitės tel.

UAB „Takskom“

„Sprinter“ kompiuteris

Kreipkitės tel.

UAB „Kaluga Astral“

www.astralnalog.ru

PC „Astral Report“

Kreipkitės tel.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Consulting CIS LLC

PC „Sfera“

Kreipkitės tel.

UAB "Sertifikavimo centras GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

PC „Taxnet-Referent“

Kreipkitės tel.

8-800-50-50-50-2 (skambutis nemokamas)

UAB „Rus-Telecom“

www.rus-telecom.ru

„Kurjeris“

Kreipkitės tel. atstovybės Sankt Peterburge

Daugelio įmonių vidinis dokumentų srautas jau seniai yra automatizuotas, kokiomis priemonėmis ir kaip giliai - tai jau kitas klausimas, tačiau nebereikia įrodinėti darbo su elektroniniais dokumentais pranašumų. Šiandien verslas domisi „elektronine“ sąveika tarp įmonių, ir šiuo klausimu svarbiausia susitarti su kita šalimi dėl naujos mainų tvarkos.

Šiame procese svarbu žengti du žingsnius link:

  1. Perduoti informaciją apie elektroninius mainus sandorio šalims.
  2. Suteikite teisinę reikšmę elektroniniams mainams.

Informavimas. Ai, kitos šalys!

Visų pirma, būtina informuoti partnerius apie galimybę perduoti dokumentus elektroniniu būdu per EDI tarnybą.

Mišių darbas

Žinoma, niekas neprivers partnerių be naujo paaiškinimo. Pirmajame etape, paprastai, perėjimo prie elektroninių mainų iniciatoriai masiškai išsiunčia kvietimo laiškus pradėti mainus, svetainėje skelbia atitinkamus pranešimus spaudai. Bet visos detalės jau yra aptariamos per tiesioginius susitikimus ar pokalbius telefonu.

Naujienų apie perėjimą prie elektroninio dokumentų valdymo pavyzdys

Individualus kvietimas

Pats EDI operatorius gali padėti pakviesti kitas šalis, ypač jei jis yra strategiškai svarbus partneris. Jei reikia, rengiami verslo susitikimai su prezentacijomis, aptariami individualūs patobulinimai, integracija ir techniniai sprendimai.

Organizacinis konsolidavimas arba kur atsisiųsti pavyzdinį susitarimą dėl elektroninių dokumentų mainų?

Kitas žingsnis - užtikrinti elektroninio keitimosi dokumentais organizacinę tvarką. Nors ši priemonė visai nereikalinga, aiškus procesų supratimas ir orientacija terminais nėra nereikalingi. Paprastai įmonės sudaro susitarimą arba elektroninę dokumentų mainų sutartį arba prideda papildomą sąlygą prie esamo susitarimo.

Nebūtina savarankiškai paruošti naujo dokumento, pakanka paprašyti susitarimo ar sutarties šablono iš savo EDI operatoriaus. Dažniausiai standartiniai dokumentai jau yra paskelbti jų interneto svetainėse, kaip tai daroma su „Synerdocs“, jums tereikia atsisiųsti ir įvesti savo duomenis.

Elektroninės mainų prekės pavyzdys

Elektroninis dokumentų valdymas (EDO) yra greitas būdas keistis informacija, remiantis elektroninių dokumentų naudojimu su virtualiais parašais. Jis jau seniai pelnė pripažinimą išsivysčiusiose pasaulio šalyse kaip veiksmingą operatyvinio verslo vykdymo įrankį.

Esmė

Elektroninis dokumentų valdymas tarp organizacijų yra dokumentų kūrimo, apdorojimo, siuntimo, perdavimo, gavimo, saugojimo, naudojimo ir sunaikinimo procesų rinkinys. Visi šie procesai atliekami patikrinus dokumentų vientisumą ir patvirtinant jų gavimo faktą.

Dokumentų srauto tarp juridinių asmenų įgyvendinimo taisyklės vykdomos šalių susitarimu. Informacija keičiamasi telekomunikacijos priemonėmis, o dokumentai saugomi elektroninėse laikmenose. Apskaitos informacijos saugojimo laikotarpis neturėtų būti ilgesnis nei nustatytas įstatymų leidybos lygiu.

Organizacijos gali keistis oficialiais ir neoficialiais dokumentais su dalyvių parašais. Verslumo veiklos srityje tai gali būti: sąskaitos faktūros, susitarimai, sąskaitos faktūros, užsakymai, pranešimai, įgaliojimas ir kt. Informacija gali būti perduodama teksto, lentelių ir grafinių failų forma.

EDI įdiegimo tikslas

Būtina EDI įdiegimo sąlyga gali būti:

  • įprastinio darbo sumažinimas;
  • dokumentų praradimo sumažinimas;
  • „Skaidrus“ darbas su dokumentais;
  • vykdomosios disciplinos tobulinimas - dokumentų pateikimas per nurodytą laiką ir pan.

Tarp kiekybinių tikslų yra šie:

  • 10 kartų sutrumpinti dokumento apdorojimo laiką.
  • Perpus sumažinsite biuro išlaidas.

Elektroninis dokumentų valdymas tarp organizacijų: kaip tai veikia

Remiantis šalies įstatymais, elektroninis dokumentų tvarkymas tarp organizacijų vykdomas dviejų šalių susitarimu. Apsikeitimui duomenimis būtina, kad visi dalyviai būtų prijungti prie vieno operatoriaus įrangos. Tada vartotojas turi atsiųsti prašymą įtraukti į rangovų sąrašą. Patvirtinę prašymą sistemos dalyviai gali keistis duomenimis.

EDI modulis turės atlikti šias funkcijas:

  • Pakvieskite kitas šalis pasidalyti duomenimis.
  • Sukurkite adresų knygą.
  • Integruokite su apskaitos programine įranga, pavyzdžiui, 1C.
  • Pasirašykite ir užšifruokite dokumentus.
  • Struktūrizuoti korespondenciją.
  • Stebėkite raidžių būklę.

Elektroninis dokumentų tvarkymas tarp organizacijų atliekamas naudojant sertifikatus. Prisijungimas prie serverio ir autentifikavimas atliekamas naudojant asmeninį skaitmeninį sertifikatą. EDS išduodamas kiekvienam sistemos vartotojui, saugomas elektroniniame žetone ir yra apsaugotas PIN kodu. Vartotojas turi įvesti savo vartotojo vardą, slaptažodį asmeninei paskyrai. Tik po to jis galės susipažinti su savo dokumentais.

Bet kuris prie sistemos prisijungęs organizacijos darbuotojas gali inicijuoti mainų procesą. Prieš siųsdami dokumentą kitai šaliai, jis turi būti pasirašytas EDS. Ši operacija atliekama naudojant „Cryptopro“ programą. Dokumentas siunčiamas per EDI. Sandorio šalies darbuotojas gauna pranešimą apie naujo dokumento gavimą. Jei jis sutinka, jis taip pat pateikia EDS. Jei jums reikia pakeisti dokumentą, sukuriama nauja elektroninė versija. Baigę redaguoti, EDS pagalba turite išsaugoti visus pakeitimus. Tada dokumentas su pakeitimu išsiunčiamas kitai sandorio šaliai. Jei reikia, atliekamas elektroninis informacijos patvirtinimas.

Jei reikia atlikti pakeitimus dar kartą, visa procedūra pakartojama iš naujo. Jei nėra skundų dėl naujos versijos, tada laikomasi dokumento. Rezultatas yra dviejų skaitmeninių parašų pasirašytas pavyzdys. Visos dokumento versijos saugomos serveryje ir jas galima peržiūrėti. Kai pavyzdžiui bus suteikta galiojanti būsena, dokumento pakeisti nebus galima. Nepatogioms sutartims suteikiama būsena „Atšaukta“. Štai kaip vykdomas elektroninis darbo srautas tarp organizacijų.

Įranga

Ko reikia elektroniniam darbo srautui tarp organizacijų? Pirmiausia turite pasirinkti telekomunikacijų operatorių ir įdiegti specialią programinę įrangą, skirtą keistis informacija. Antra, su kiekviena sandorio šalimi, su kuria organizacija ketina vesti elektroninį susirašinėjimą, būtina sudaryti „Susitarimą dėl keitimosi elektroniniais dokumentais“.

Taip pat būtina įdiegti EDI serverį, kuriame bus saugomi visi dokumentai. Tai gali būti tiek kliento įranga, tiek debesų saugykla. Prieiga prie sistemos duomenų iš išorės yra per programą, kuri yra įdiegta organizacijos darbuotojų įrangoje. Kompiuteriai sąveikauja su serveriu per HTTP naudodamiesi papildomu SSL 128 šifravimu. Dokumentai pasiekiami tik per programos sąsają ir po autentifikavimo.

EDI projektas

Proceso automatizavimo projektas gali trukti nuo kelių mėnesių iki kelerių metų. Terminas tiesiogiai priklauso nuo procesų, kuriuos reikia automatizuoti, skaičiaus, organizacijos išteklių ir finansinių galimybių. Trumpas EDI diegimo planas yra toks:

  • Darbo grupės sukūrimas.
  • Tikslų, terminų ir projekto biudžeto formavimas.
  • Esamų procesų tyrimas.
  • Plėtoti užduotis.
  • EDI sistemos suskirstymas.
  • Pasirašoma sutartis dėl EDMS įdiegimo.
  • Darbo grafiko patvirtinimas.
  • Sistemos katalogų pildymas.
  • Personalo mokymai.
  • Preliminarių bandymų atlikimas.
  • EDMS įdiegimo įsakymo paskelbimas.
  • Programinės įrangos ir darbo reglamentų užbaigimas.
  • Pradėti bandomąjį projektą.
  • Visiškas perėjimas prie EDI.

EDI diegimo klaidos

Procese ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas procesams, kuriuose įstatymai reikalauja turėti popieriaus. Negalite kopijuoti popierinio dokumento elektroniniu būdu. Tai žymiai sulėtina darbo procesą ir sukelia neigiamą požiūrį į visą automatizavimo procesą. Už dvigubą darbą niekas nemoka papildomai.

Įgyvendinimo procese turite sukurti naujas darbo su dokumentais taisykles, apmokyti personalą ir tik po to įsitraukti į visavertį įgyvendinimą. Tai galima pasiekti tik tuo atveju, jei darbuotojams parodysite naujų technologijų naudojimo pranašumus.

Kita populiari klaida yra menkas EDMS reikalavimų tyrimas. Jei vartotojams tenka dirbti nepritaikytoje sistemoje, tada EDI procesas skiriasi nuo to, kas priimta organizacijoje.

Elektroninių dokumentų srautas tarp organizacijų: prieš ir prieš

Privalumai:

  • Sumažinkite originalių dokumentų siuntimo paštu išlaidas.
  • Sutaupykite dokumentacijos saugyklos vietos. Visa tai saugoma elektroniniu būdu.
  • Lengva naudoti. Dokumento siuntimas vykdomas iš vienos darbo vietos. Greita dokumento paieška atliekama pagal būseną (išsiųsta, gauta, gauta ir pan.).
  • Greitas pristatymas. Visa informacija, išsiųsta adresatui per kelias sekundes.
  • Dokumento negalima prarasti, kol pasibaigs jo saugojimo sistemoje galiojimo laikas.

Trūkumai:

  • Norėdami naudoti įrangą, turite įsigyti licenciją, kuri kainuoja daug pinigų.
  • Dažniausiai duomenimis gali keistis tik tos pačios sistemos dalyviai.
  • Elektroninis dokumentų srautas tarp organizacijų 1C arba naudojant bet kurią kitą programinę įrangą skiriasi nuo anksčiau naudojamos schemos. Įdiegus naują algoritmą, visiems darbuotojams kils klausimų apie darbų atlikimą.
  • Techninė įranga. Prieš pradėdamos diegti EDI, organizacijos turi įsigyti įrangos ir paruošti darbuotojus naujos sistemos valdymui.
  • EDI vykdomas naudojant elektroninį skaitmeninį parašą, kurio galiojimas yra 1 metai. Būtina sekti ir laiku atnaujinti pažymėjimus. Taip pat būtina kontroliuoti sandorio šalies pažymų galiojimo laiką, kad būtų išvengta mokesčių problemų.

Teisinis reguliavimas

Kokios taisyklės reglamentuoja elektroninių dokumentų srautus tarp organizacijų? Rusijos Federacijos įstatymai apima federalinį įstatymą Nr. 63 „Dėl elektroninių parašų“, dokumentų pateikimo Federalinei mokesčių tarnybai taisyklės išdėstytos Finansų ministerijos įsakymu Nr. MMV-7-2 / 168. EDI tarp organizacijų vykdomas remiantis Finansų ministerijos įsakymu Nr. 50n. Pirminių apskaitos dokumentų keitimosi elektronine forma taisyklės yra nurodytos Federalinės mokesčių tarnybos įsakyme Nr. MMV-7-6 / 36 @. Visi EDI operatoriai, vykdantys veiklą, turėtų vadovautis Federalinės mokesčių tarnybos įsakymu Nr. MMV-7-6 / 253 @.

VLSI

Elektroninis dokumentų valdymas tarp VLSI organizacijų suteikia klientams šiuos pranašumus:

  • Dokumentus galima siųsti bet kuriai organizacijai, kuri yra įregistruota Rusijos Federacijoje. Jei kita sandorio šalis nėra VLSI sistemos narė, tuomet įmonės darbuotojas tiesiog susisieks su organizacijos atstovu ir el. Paštu išsiųs kvietimus dalyvauti sistemoje. Iškart patvirtinus prašymą, keitimasis informacija tarp dalyvių vyks be tarpininkų.
  • Jums nereikia diegti programinės įrangos kompiuteryje. Pakanka turėti dabartinę naršyklės versiją ir prieigą prie interneto.
  • Norint dirbti su duomenimis, nereikia specialios programos. Jei ataskaita iš pradžių rengiama naudojant trečiųjų šalių programinę įrangą, pavyzdžiui, 1C, tuomet galite sukonfigūruoti duomenų integraciją su VLSI sistema.
  • Standartinė dokumento forma neįdiegta. Galite siųsti tekstą, lentelių failus, vaizdus ir kt.

SKB „Kontur“

Vienas pirmųjų programinės įrangos kūrėjų Rusijoje taip pat užsiima įrangos tiekimu, per kurį vykdomas elektroninis dokumentų tvarkymas tarp organizacijų. „Kontur“ sukūrė „Diadoc“ sistemą, kurios pagalba keičiamasi elektroniniais dokumentais. Sistemos bruožas yra tas, kad prieigą prie duomenų galima gauti būnant užsienyje. Specialiai šiam tikslui įmonė sukūrė tarptinklinio ryšio tarifus. Jei norite, kad mono prieiga prie duomenų būtų pasiekiama per API.

Ko reikia?

Norėdami prisijungti prie EDI, organizacijos turi įsigyti:

  • licencijuota programinė įranga;
  • serveris
  • atnaujinti įrangą;
  • mokyti personalą;
  • nustatyti ir integruoti EDMS darbui su vidinėmis programomis.

Ar tokia investicija reikalinga norint sujungti elektroninį dokumentų srautą tarp organizacijos? Antrasis investicijų etapas yra techninės paramos konsultacijų, EDMS ir programinės įrangos atnaujinimų įtraukimas. Šios išlaidos turės būti mokamos kas mėnesį.

Išvada

Popieriaus darbo eiga keičiama elektronine. Tai ne tik sumažina organizacijos išlaidas, susijusias su procesų vykdymu, bet ir padidina viso verslo efektyvumą. Kad EDI sėkmingai veiktų, būtina aiškiai išdėstyti sistemos diegimo tikslus ir teisingai sukonfigūruoti įrangą.

Elektroninis darbo srautas tarp organizacijų - kaip jis veikia? Kokiais dokumentais galima keistis elektroniniu būdu, kaip sudaryti sutartį su kita šalimi, kad būtų nustatyta elektroninė sąveika, ir kas turėtų būti numatyta taisyklėse? Tai bus aptarta mūsų medžiagoje.

Svarbus bet kurio elektroninio dokumentų valdymo elementas yra elektroninis dokumentas. Norint suteikti elektronine forma sukurtą dokumentą teisiškai reikšmingą galią abiem elektroninio dokumentų tvarkymo pusėms, būtina suteikti jam 3 svarbias savybes. Elektroninis dokumentas turi:

  • Turėkite reikiamą informaciją.
  • Atitinka patvirtintą formatą.
  • Patikrinkite atsakingo asmens parašu.

Jei jūs ir jūsų sandorio šalis organizavote nustatytų formatų elektroninių dokumentų formavimą jūsų įmonėse, būtina techniškai užtikrinti jūsų elektroninę sąveiką su juo. Kaip tai padaryti?

Norint, kad 2 atskiros sistemos tarpusavyje ir efektyviai keistųsi dokumentais, turite užregistruoti visus darbo eigos niuansus specialiame reglamente.

Pirmiausia reikia išsiaiškinti, kurie elektroniniai dokumentai turėtų būti pasirašomi paprastu elektroniniu parašu, o kurie - patobulinti. Teisėtai leidžiami elektroninių parašų tipai yra nurodyti paveikslėlyje.

Elektroninio dokumentų tvarkymo srityje su rangovais gali dalyvauti įvairaus reikšmingumo ir konfidencialumo dokumentai. Pavyzdžiui, griežčiausi reikalavimai keliami elektroninėms sąskaitoms faktūroms: jas turi pasirašyti tik UKEP ir siųsti per EDI operatorių (Rusijos finansų ministerijos įsakymas 2015 11 10, Nr. 174n). Ir įmonės vidiniams dokumentams UKEP taikymas nėra privalomas. Todėl pati įmonė nusprendžia, kuris parašas tą ar tą vidinį dokumentą pasirašys.

Elektroninio dokumentų tvarkymo nuostatuose būtina nustatyti elektroninių dokumentų pasirašymo tvarką ir apibrėžti atsakingų asmenų, turinčių teisę juos pasirašyti, ratą.

Išsprendę visus su rangovais susijusius reguliavimo klausimus, turite pasirinkti EDI operatorių, per kurį keisitės elektroniniais dokumentais ir sudarysite su juo sutartį. Be to, reikės išspręsti kitas problemas:

  • Tvarkykite gautų ir išsiųstų elektroninių dokumentų elektroninį archyvą.
  • Atlikti apskaitos politikos papildymus, susijusius su perėjimu prie elektroninio dokumentų valdymo.
  • Pateikite atsakingiems asmenims elektroninius parašus.
  • Išspręskite kitus organizacinius ir techninius klausimus, būtinus efektyviam sistemos veikimui.

  Nuskaityti dokumentų bendrinimą: kaip ir kada tai įmanoma

Elektroninis keitimasis sandorio šalių dokumentais jų nuskaitytų vaizdų pavidalu įmonėse buvo praktikuojamas ilgą laiką - nuo tada, kai atsirado įvairių interneto pašto paslaugų. Norėdami tai padaryti, jums nereikia jokių specialių programų ar jungčių su EDO operatoriais. Tačiau šio dokumento mainų metodo naudojimo paprastumas turi keletą reikšmingų trūkumų:

  • Neįmanoma užtikrinti garantuoto informacijos saugumo.
  • Didelės laiko ir darbo sąnaudos popieriniam dokumentui versti į elektroninį nuskaitymo vaizdą.
  • Tolesnio dokumento spausdinimo poreikis.
  • Negalėjimas greitai apsikeisti sutartais dokumentais.
  • Kiti trūkumai (nesugebėjimas sekti dokumento, delsimas suderinti įmonės hierarchiją ir pan.).

Dėl to sumažėja šio elektroninių dokumentų mainų metodo taikymo tarp organizacijų apimtis. Keitimasis nuskaitytais atvaizdais dažniausiai naudojamas tiems dokumentų tipams, kurie įmonei nėra teisiškai reikšmingi. Jie siunčiami elektroniniu būdu kitai sandorio šaliai tik paspartinti sąveiką (sutarčių sąlygų įvykdymą ar esamų verslo problemų sprendimą). Tuo pačiu metu popierinis originalas siunčiamas paštu arba per kurjerį.

  Kai jums reikia prisijungimo prie elektroninio dokumentų valdymo programos

Kartais, siekdami išorės sąveikos su suinteresuotosiomis šalimis, įmonė turi parengti specialią prisijungimo prie elektroninių dokumentų valdymo paraiškos formą ir daugybę kitų dokumentų. Daugelio bendrovių teikiant elektronines ataskaitas FŽP reikia užpildyti tokį pareiškimą.

Šiuo atveju elektroninio dokumentų tvarkymo dalyviai bus ne verslo partneriai, o įmonė ir nebiudžetinis fondas. Paraiška negali būti parašyta jokia forma - jos parengtą šabloną galite rasti FŽP svetainėje. Jame turėtų būti šie duomenys:

  • Informacija apie bendrovę, kuri pradeda elektroninę sąveiką su fondu.
  • Informacija apie ryšio operatorių ir naudojamą kriptografinės informacijos apsaugos priemonę.

Tačiau neužtenka vienos paraiškos elektroninei sąveikai su fondu. Taip pat būtina:

  1. Prieš užpildydami paraišką, pasirinkite akredituotą sertifikavimo centrą, kuris pateikia techninius dokumentų srauto prijungimo pagal TCS niuansus, vėliau sudarydamas su juo sutartį dėl paslaugų teikimo elektroninių dokumentų perdavimui.
  2. Pateikę paraišką ir patikrinę ją fondo specialistų, sudarykite sutartį su PRF dėl prisijungimo prie elektroninio dokumentų tvarkymo. Formą galima atsisiųsti fondo tinklalapyje.

Elektroninis įmonių keitimasis informacija su FŽP leidžia nelankydamas fondo pateikti suasmenintą apskaitos informaciją, laiku nustatyti ir ištaisyti ataskaitų teikimo klaidas ir išspręsti daugybę kitų užduočių.

Norėdami gauti daugiau informacijos apie elektroninę sąveiką su FŽP, skaitykite šioje medžiagoje.

Pati įmonė nustato, kaip pereiti prie elektroninio dokumentų valdymo su kitomis šalimis. Bet kokiu atveju tai yra derybų procesas. Siūlymas pereiti prie elektroninio dokumentų tvarkymo gali būti priimamas žodžiu, pateikiant raštišką vieno iš verslo partnerių kvietimą arba pasirašant specialų susitarimą.

Norėdami raštu pasiūlyti kitai sandorio šaliai sukurti elektroninį dokumentų valdymą, galite nusiųsti laišką jo adresu. Tokių laiškų platinimas padeda įmonei, turinčiai didelį dokumentų srautą, pasikviesti naujus ir esamus partnerius į elektroninę sąveiką.

Laiško tekste glaustai turite pranešti kitai šaliai:

  • Dėl įstatymiškai nustatytos elektroninio dokumentų valdymo galimybės.
  • Jo nauda.
  • Dokumentų, kuriais keičiamasi elektroniniu būdu, formos.
  • Veiksmai, reikalingi perjungti į šią sistemą.

Žemiau pateiktas perėjimo prie elektroninio dokumentų tvarkymo laiško pavyzdys (ištrauka).

Nekeisdami laiško teksto ir nepakeisdami tik kitų sandorių šalių informacijos, galite greitai pranešti jiems apie savo norą organizuoti abipusį elektroninį dokumentų mainus.

  Susitarimas dėl apsikeitimo elektroniniais dokumentais tarp juridinių asmenų

Sandorio šalys gali nurodyti elektroninės sąveikos niuansus atskirame susitarime dėl elektroninio dokumentų tvarkymo. Kaip atsiginti?

Teisės aktai nenustato specialių juridinių asmenų susitarimo dėl elektroninių dokumentų tvarkymo formos ir turinio reikalavimų. Todėl jos sudėtį ir turinį lemia dalyviai. Kartu būtina laikytis tokiems dokumentams būdingo stiliaus ir struktūros (būtina apibūdinti susitarimo dalyką, galiojimo laiką, šalių išsamią informaciją ir kitus klausimus).

Žemiau pateiktas paveikslas parodo pagrindinius (galimus) tokio susitarimo skyrius.

Norint užmegzti elektroninę sąveiką, būtina suderinti jos niuansus. Tai galima padaryti žodžiu, išsiųsti laišką ir (arba) pasirašyti atskirą susitarimą. Taip pat reikės išspręsti nemažai susijusių klausimų (nustatyti elektroninio dokumentų keitimosi tvarką, nustatyti atsakingus asmenis, pateikti jiems elektroninį parašą ir kt.).