Acord privind completarea eșantionului electronic de gestionare a documentelor. Acordul de schimb de documente electronice. Modelele de comenzi electronice sunt furnizate de Depozitarul Special Clientului ca parte a unui pachet de documentație și software transmis

organizație

tehnologie

Informații de contact

remarcă

JSC "CenterInform"

Kontur Extern

Contact tel. 740-54-05 - Departamentul de conectare

„CERTIFICATUL CENTRUL” CJSC

PP "Komita-Raport"

Contact tel.

SRL "Compania" Tensor "

SBiS ++ Raportare electronică

Contact tel.

SRL "ARGOS"

www.argos-nalog.ru

EDS "Argos - Contribuabil"

Contact tel.

SRL "Taxcom"

Sprinter PC

Contact tel.

CJSC Kaluga Astral

www.astralnalog.ru

PC „Raport Astral”

Contact tel.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Consulting CIS LLC

PC „Sferă”

Contact tel.

SRL „Centrul de certificare GAZINFORMSERVICE”

http://ca.gisca.ru

PC „Taxnet-Referent”

Contact tel.

8-800-50-50-50-2 (apelul este gratuit)

LLC "Rus-Telecom"

www.rus-telecom.ru

„Curierul“

Contact tel. reprezentanțe în Sankt Petersburg

Fluxul intern de documente al majorității companiilor a fost automatizat de mult timp, prin ce mijloace și cât de profund - aceasta este o altă întrebare, cu toate acestea, nu mai este necesar să se dovedească avantajele lucrării cu documente electronice. Astăzi, întreprinderile sunt interesate de interacțiunea „fără hârtie” la nivel inter-corporativ, iar cel mai important lucru în această chestiune este să fie de acord cu contrapartida cu privire la o nouă procedură de schimb.

În acest proces, este important să faceți doi pași spre:

1. Pentru a transmite informații despre schimbul electronic către contrapartide.
2. Acordă importanță juridică schimbului electronic.

Informarea. Ah, contrapartide!

În primul rând, este necesar să informăm partenerii despre posibilitatea transferului documentelor electronic prin intermediul serviciului EDI.

Lucrări în masă

Desigur, nimeni nu va obliga partenerii la un nou format de muncă fără explicații. În prima etapă, de regulă, inițiatorii tranziției la schimbul electronic fac o trimitere în masă a scrisorilor de invitație pentru a începe schimbul, publică comunicatele de presă corespunzătoare pe site. Dar toate detaliile sunt deja discutate în timpul întâlnirilor față în față sau al conversațiilor telefonice.

Un exemplu de știri despre tranziția la gestionarea electronică a documentelor

Invitatie individuala

Operatorul EDI în sine poate ajuta la invitația de contrapartide, mai ales dacă este un partener important din punct de vedere strategic. Dacă este necesar, se organizează întâlniri de afaceri cu prezentări, se discută îmbunătățiri individuale, integrare și soluții tehnice.

Consolidare organizațională sau de unde să descărcați un acord de probă pentru schimbul de documente electronice?

Următorul pas este să asigurăm ordinea organizatorică a schimbului electronic de documente. Deși această măsură nu este deloc necesară, o înțelegere clară a proceselor și orientarea în termeni nu este de prisos. De obicei, companiile încheie un acord sau un acord de schimb de documente electronice sau adaugă o clauză suplimentară unui acord existent.

Nu este necesar să pregătiți un nou document în mod independent, este suficient să solicitați un șablon pentru un acord sau contract de la operatorul dvs. EDI. Cel mai adesea, documentele standard sunt deja postate pe site-urile lor web, așa cum se face cu Synerdocs, trebuie doar să descărcați și să introduceți datele.

Exemplu de articol de schimb electronic

Gestionarea electronică a documentelor (EDO) este o modalitate rapidă de schimb de informații bazată pe utilizarea documentelor electronice cu semnături virtuale. El a câștigat de multă vreme recunoașterea în țările dezvoltate ale lumii ca instrument eficient pentru desfășurarea activității operaționale.

inimă

Gestionarea electronică a documentelor între organizații este un set de procese pentru crearea, procesarea, trimiterea, transmiterea, primirea, stocarea, utilizarea și distrugerea documentelor. Toate aceste procese sunt efectuate după verificarea integrității și confirmarea faptului de primire a documentelor.

Normele de implementare a fluxului de documente între persoanele juridice se realizează prin acordul părților. Informațiile sunt schimbate prin mijloace de telecomunicații, iar documentele sunt stocate pe suporturi electronice. Perioada de stocare a informațiilor contabile nu trebuie să depășească cea stabilită la nivel legislativ.

Organizațiile între ele pot schimba documente formale și informale cu semnături ale participanților. În domeniul activității antreprenoriale, acestea pot fi: facturi, acorduri, facturi, comenzi, notificări, avize etc. Informațiile pot fi transmise sub formă de fișiere text, tabulare și grafice.

Scopul introducerii EDI

O condiție necesară pentru implementarea EDI poate fi:

• reducerea muncii de rutină;
• reducerea pierderii documentelor;
• Lucrare „transparentă” cu documente;
• îmbunătățirea disciplinei executive - furnizarea de documente în intervalul de timp specificat etc.

Printre obiectivele cantitative se numără următoarele:

• Reducerea timpului de procesare a unui document de 10 ori.
• Reducerea la jumătate a costurilor la birou.

Gestionarea electronică a documentelor între organizații: modul în care funcționează

În conformitate cu legislația internă, gestionarea electronică a documentelor între organizații se realizează prin acordul a două părți. Pentru a face schimb de date, este necesar ca toți participanții să fie conectați la echipamentul unui operator. În continuare, utilizatorul trebuie să trimită o solicitare pentru a fi adăugat la lista contractanților. După confirmarea cererii, participanții la sistem pot schimba date.

Modulul EDI va trebui să îndeplinească astfel de funcții:

• Invită contrapartidele să partajeze date.
• Creați o carte de adrese.
• Integrați cu software de contabilitate, de exemplu, 1C.
• Semnează și criptează documentația.
• Pentru structurarea corespondenței.
• Urmăriți stările de e-mail.

Gestionarea electronică a documentelor între organizații se realizează cu ajutorul certificatelor. Conectarea la server și autentificarea se realizează printr-un certificat digital personal. EDS este emis fiecărui utilizator al sistemului, stocat pe un jeton electronic și este protejat de un cod PIN. Utilizatorul trebuie să introduceți numele dvs. de utilizator, parola pentru contul personal. Abia după aceea, va avea acces la documentele sale.

Orice angajat al organizației conectat la sistem poate iniția procesul de schimb. Înainte de a trimite un document unei contrapartide, acesta trebuie semnat în EDS. Această operație este efectuată cu ajutorul programului Cryptopro. Documentul este trimis prin EDI. Angajatul omologului primește o notificare privind primirea unui nou document. Dacă îl acceptă, atunci pune și un EDS. Dacă trebuie să faceți modificări la document, se creează o nouă versiune electronică. După finalizarea editării, trebuie să salvați toate modificările cu ajutorul EDS. Apoi, documentul cu modificarea este trimis contrapartidei. Dacă este necesar, se realizează aprobarea electronică a informațiilor.

Dacă trebuie să faceți din nou modificări, întreaga procedură se repetă din nou. Dacă nu există reclamații cu privire la noua versiune, atunci documentul este respectat. Rezultatul este un eșantion semnat de două semnături digitale. Toate versiunile documentului sunt stocate pe server și sunt disponibile pentru vizualizare. După ce starea validă este atribuită eșantionului, nu va fi posibilă modificarea documentului. Contractelor suprapuse li se atribuie statutul de „Anulat”. Iată cum se realizează fluxul de lucru electronic între organizații.

echipament

Ce este necesar pentru fluxul de lucru electronic între organizații? În primul rând, trebuie să alegeți un operator de telecomunicații și să instalați un software special pentru schimbul de informații. În al doilea rând, cu fiecare omologă cu care organizația intenționează să efectueze corespondență electronică, este necesar să închei un „Acord privind schimbul de documente electronice”.

De asemenea, este necesar să instalați un server EDI pe care vor fi stocate toate documentele. Poate fi atât echipamentul clientului, cât și stocarea în cloud. Accesul la datele sistemului din exterior se face printr-o aplicație instalată pe echipamentul angajaților organizației. Calculatoarele interacționează cu serverul prin HTTP cu o criptare suplimentară SSL 128. Documentele sunt accesate numai prin interfața aplicației și după autentificare.

Proiect EDI

Un proiect de automatizare a proceselor poate dura de la câteva luni la câțiva ani. Termenul depinde direct de numărul de procese care trebuie automatizate, de resursele și de capacitățile financiare ale organizației. O scurtă descriere a implementării EDI este următoarea:

• Crearea unui grup de lucru.
• Formarea obiectivelor, a termenelor și a bugetului proiectului.
• Investigarea proceselor existente.
• Dezvoltați sarcini.
• Defalcarea sistemului EDI.
• Semnarea unui acord pentru introducerea unui EDMS.
• Aprobarea programului de lucru.
• Directoare de sistem de umplere.
• Pregătirea personalului.
• Efectuarea testelor preliminare.
• Publicarea comenzii privind implementarea EDMS.
• Finalizarea reglementărilor software și a muncii.
• Lansarea unui proiect pilot.
• Tranziție la scară completă la EDI.

Erori de implementare EDI

În cadrul procesului, trebuie acordată o atenție deosebită proceselor în care legea impune disponibilitatea hârtiei. Nu puteți copia un document pe hârtie electronic. Acest lucru încetinește semnificativ procesul de lucru și determină o atitudine negativă față de procesul de automatizare în ansamblu. Nimeni nu plătește în plus pentru munca dublă.

În procesul de implementare, trebuie să dezvoltați noi reglementări pentru a lucra cu documente, să instruiți personalul și abia după aceea să angajați în implementarea deplină. Acest lucru poate fi realizat numai dacă le oferiți angajaților beneficiile utilizării noilor tehnologii.

O altă greșeală populară este un studiu slab al cerințelor pentru EDMS. Dacă utilizatorii trebuie să lucreze într-un sistem ne-personalizat, atunci procesul EDI este diferit de ceea ce este acceptat în organizație.

Fluxul de documente electronice între organizații: pro și contra

avantaje:

• Reducerea costurilor de trimitere a documentelor originale prin poștă.
• Economisiți spațiu de stocare pentru documentare. Este stocat electronic.
• Ușor de utilizat. Trimiterea unui document se realizează de la un loc de muncă. O căutare rapidă a unui document este efectuată după statut (trimis, primit, primit etc.).
• Livrare instantanee. Toate informațiile trimise destinatarului în câteva secunde.
• Documentul nu poate fi pierdut până la expirarea stocării sale în sistem.

dezavantaje:

• Pentru a utiliza echipamentul trebuie să achiziționați o licență, care costă mulți bani.
• Cel mai adesea, datele pot fi schimbate doar între participanții din același sistem.
• Fluxul de documente electronice între organizații în 1C sau cu ajutorul oricărui alt software diferă de schema folosită anterior. Odată cu introducerea unui nou algoritm, toți angajații vor avea întrebări cu privire la conducerea muncii.
• Echipament tehnic. Înainte de a introduce EDI, organizațiile trebuie să achiziționeze echipamente și să pregătească angajații pentru gestionarea noului sistem.
• EDI se realizează folosind o semnătură digitală electronică, a cărei valabilitate este de 1 an. Trebuie să urmăriți și actualizați în timp util certificatele. De asemenea, este necesar să se controleze perioada de valabilitate a certificatelor de contrapartidă pentru a evita problemele fiscale.

Reglementarea legală

Ce reglementări reglementează fluxul electronic de documente între organizații? Legislația Federației Ruse include Legea Federală nr. 63 „Cu privire la semnăturile electronice”, regulile de transmitere a documentelor către Serviciul Fiscal Federal sunt specificate în Ordinul nr. MMV-7-2 / 168 al Ministerului Finanțelor. EDI între organizații se realizează pe baza ordinului Ministerului Finanțelor nr. 50n. Normele privind schimbul de documente contabile primare în format electronic sunt prezentate în ordinea Serviciului Fiscal Federal Nr. MMV-7-6 / 36 @. Toți operatorii EDI aflați în procesul de activitate ar trebui să fie ghidați de ordinul Serviciului Fiscal Federal Nr. MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Gestionarea electronică a documentelor între organizațiile VLSI oferă clienților următoarele avantaje:

• Documentele pot fi trimise oricărei organizații înregistrate în Federația Rusă. Dacă contrapartida nu este un membru al sistemului VLSI, atunci angajatul companiei va contacta pur și simplu reprezentantul organizației și va trimite invitații pentru a participa la sistem prin e-mail. Imediat după confirmarea cererii, schimbul de informații între participanți va fi efectuat fără intermediari.
• Nu este necesar să instalați software pe un computer. Este suficient să aveți versiunea curentă a browserului și accesul la Internet.
• Nu aveți nevoie de un program special pentru a lucra cu date. Dacă raportul este pregătit inițial în software-ul terț, de exemplu, 1C, atunci puteți configura integrarea datelor cu sistemul VLSI.
• Formularul standard al documentului nu este instalat. Puteți trimite text, fișiere tabulare, imagini etc.

SKB "Kontur"

Unul dintre primii dezvoltatori de software din Rusia este, de asemenea, implicat în furnizarea de echipamente, prin care se realizează gestionarea electronică a documentelor între organizații. Kontur a dezvoltat sistemul Diadoc, cu ajutorul căruia se schimbă documente electronice. O caracteristică a sistemului este că accesul la date poate fi obținut în străinătate. În special în acest scop, compania a dezvoltat tarife în roaming. Dacă doriți ca mono să acceseze date prin API.

Ce este nevoie?

Pentru a conecta EDI, organizațiile trebuie să cumpere:

• software licentiat;
• server;
• echipamente de upgrade;
• instruirea personalului;
• configurați și integrați EDMS pentru lucrul cu aplicații interne.

Aveți nevoie de astfel de investiții pentru a conecta fluxul electronic de documente între organizație? Includerea în costurile consultărilor de asistență tehnică, actualizări ale EDMS și software reprezintă a doua etapă a investițiilor. Aceste costuri vor trebui plătite lunar.

concluzie

Fluxul de lucru din hârtie este înlocuit cu cel electronic. Nu numai că reduce costurile organizației în desfășurarea proceselor, dar crește și eficiența activității în ansamblu. Pentru ca EDI să funcționeze cu succes, este necesar să se precizeze clar obiectivele implementării sistemului și să se configureze corect echipamentul.

Gestionarea electronică a documentelor între organizații - cum funcționează? Ce documente pot fi schimbate electronic, cum se întocmește un acord cu o contrapartidă pentru a stabili interacțiunea electronică și ce ar trebui prescrise în reglementări? Acest lucru va fi discutat în materialul nostru.

Un element important al oricărei gestiuni electronice a documentelor este un document electronic. Pentru a da un document creat în formă electronică o forță semnificativă din punct de vedere juridic celor două părți ale gestionării documentelor electronice, este necesar să-i oferim 3 proprietăți importante. Documentul electronic trebuie:

• Puneți detaliile necesare.
• Conform cu formatul aprobat.
• Verificați cu semnătura persoanei responsabile.

Dacă dumneavoastră și omologul dvs. ați organizat formarea de documente electronice în formatele stabilite la întreprinderile dvs., este necesar să vă asigurați tehnic interacțiunea dvs. electronică cu el. Cum se face?

Pentru ca 2 sisteme separate să poată schimba reciproc și eficient documente, trebuie să înregistrați toate nuanțele fluxului de lucru într-o reglementare specială.

În primul rând, trebuie să vă dați seama care documente electronice trebuie semnate cu o semnătură electronică simplă și care sunt îmbunătățite. Tipurile de semnături electronice permise legal sunt indicate în figură.

Documentele cu diferite grade de semnificație și confidențialitate pot participa la gestionarea electronică a documentelor cu contrapartide. De exemplu, cele mai stricte cerințe sunt impuse facturilor electronice: acestea trebuie semnate exclusiv de UKEP și trimise prin intermediul operatorului EDI (ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din data de 10.11.2015 nr. 174n). Iar pentru documentele interne ale companiei, aplicarea UKEP nu este obligatorie. Prin urmare, compania însăși decide ce semnătură este sau ce document intern va fi semnat.

În reglementările privind gestionarea electronică a documentelor, este necesar să se stabilească procedura de semnare a documentelor electronice și să se contureze cercul persoanelor responsabile care au dreptul să le semneze.

După soluționarea tuturor problemelor de reglementare cu contrapartide, trebuie să selectați operatorul EDI prin care veți schimba documente electronice și puteți încheia un acord cu acesta. În plus, va fi necesară rezolvarea altor probleme:

• Organizați o arhivă electronică a documentelor electronice primite și trimise.
• Adăugarea la politica contabilă privind trecerea la gestionarea electronică a documentelor.
• Furnizați semnături electronice persoanelor responsabile.
• Rezolvați alte probleme organizatorice și tehnice necesare funcționării efective a sistemului.

  Schimb de documente sub formă de imagini de scanare: cum și când este posibil

Schimbul electronic între documente de către contrapartide sub forma imaginilor lor de scanare a fost practicat în companii de mai mult timp - de la apariția diverselor servicii de poștă prin Internet. Pentru a face acest lucru, nu aveți nevoie de programe speciale sau conexiuni la operatorii EDO. Cu toate acestea, ușurința de utilizare a acestei metode de schimb de documente are o serie de dezavantaje semnificative:

• Incapacitatea de a asigura securitatea garantată a informațiilor.
• Costuri semnificative pentru timp și forță de muncă pentru traducerea unui document de hârtie într-o imagine de scanare electronică.
• Necesitatea tipăririi ulterioare a documentului.
• Incapacitatea de a schimba rapid documentele convenite.
• Alte deficiențe (lipsa capacității de a urmări documentul, întârzieri în coordonarea ierarhiei în companie etc.).

Acest lucru duce la reducerea domeniului de aplicare a acestei metode de schimb de documente în formă electronică între organizații. Schimbul de scanare-imagine este utilizat în principal pentru acele tipuri de documente care nu sunt semnificative din punct de vedere juridic pentru companie. Și sunt trimise electronic către contrapartidă numai pentru a accelera interacțiunea (îndeplinirea condițiilor contractelor sau soluționarea problemelor curente de afaceri) În același timp, originalul de hârtie este trimis prin poștă sau prin curier.

  Când aveți nevoie de o aplicație pentru conectare la gestionarea electronică a documentelor

Uneori, în scopul interacțiunii externe cu părțile interesate, o companie este obligată să întocmească un formular de cerere special pentru conectarea la gestionarea electronică a documentelor și o serie de alte documente. Majoritatea companiilor se confruntă cu necesitatea de a completa o astfel de declarație atunci când transmit rapoarte electronice către UIF.

În acest caz, participanții la gestionarea electronică a documentelor nu vor fi parteneri de afaceri, ci o companie și un fond extra-bugetar. Aplicația nu poate fi scrisă sub nicio formă - șablonul gata pregătit poate fi găsit pe site-ul web PFR. Acesta trebuie să conțină următoarele date:

• Detalii despre companie, care intră în interacțiune electronică cu fondul.
• Informații despre operatorul de telecomunicații și instrumentul de protecție a informațiilor criptografice utilizate.

Dar o singură cerere de interacțiune electronică cu fondul nu este suficientă. Este, de asemenea, necesar:

1. Înainte de completarea cererii, selectați un centru de certificare acreditat care furnizează nuanțele tehnice de conectare a fluxului de lucru pentru TCS, urmat de încheierea unui acord cu acesta pentru furnizarea de servicii de transfer electronic de documente.
2. După depunerea cererii și verificarea acesteia de către specialiștii fondului, încheiați un acord cu PRF privind conectarea la gestionarea electronică a documentelor. Formularul poate fi descărcat pe site-ul fondului.

Schimbul electronic de informații al companiilor cu FIU permite, fără a vizita fondul, să furnizeze informații contabile personalizate, să identifice și să corecteze în timp util erorile în raportare și să rezolve o serie de alte sarcini.

Pentru mai multe informații despre interacțiunile electronice cu FIU-uri, consultați acest material.

Compania însăși stabilește cum să treacă la gestionarea electronică a documentelor cu contrapartide. În orice caz, acesta este un proces de negociere. Propunerea de a trece la gestionarea electronică a documentelor poate fi decisă oral, sub forma unei invitații scrise a unuia dintre partenerii de afaceri sau prin semnarea unui acord special.

Pentru a oferi o contrapartidă în scris pentru a stabili gestionarea electronică a documentelor, puteți trimite o scrisoare la adresa sa. Distribuirea de astfel de scrisori ajută compania cu un flux mare de documente să invite partenerii noi și existenți la interacțiunea electronică.

În textul scrisorii într-o formă concisă, trebuie să informați contrapartida:

• Cu privire la posibilitatea stabilită legislativ de gestionare electronică a documentelor.
• Beneficiile sale.
• Forme de documente care vor fi schimbate electronic.
• Pașii necesari pentru a comuta la acest sistem.

Mai jos este prezentată o scrisoare de probă privind trecerea la gestionarea electronică a documentelor (extras).

Fără a schimba textul scrisorii și a înlocui doar detaliile contrapărților, le puteți informa rapid despre dorința dvs. de a organiza un schimb electronic reciproc de documente.

  Acord privind schimbul de documente electronice între persoane juridice

Contrapartidele pot specifica nuanțele interacțiunii fără hârtie într-un acord separat privind gestionarea electronică a documentelor. Cum să o alcătuiesc?

Legislația nu stabilește cerințe speciale pentru forma și conținutul acordului privind gestionarea electronică a documentelor între persoanele juridice. Prin urmare, compoziția și conținutul acesteia sunt determinate de participanții săi. În acest caz, este necesar să se respecte stilul și structura comune acestor documente (este necesar să se descrie subiectul acordului, perioada de valabilitate, detaliile părților și alte probleme).

Figura de mai jos arată principalele (posibile) secțiuni ale unui astfel de acord.

Pentru a stabili interacțiunea electronică, este necesar să-i coordonăm nuanțele. Acest lucru se poate face oral, trimiteți o scrisoare și / sau semnați un acord separat. De asemenea, va fi necesar să rezolvați o serie de probleme conexe (să prescrieți procedura de schimb electronic de documente, să stabiliți persoane responsabile, să le furnizați o semnătură electronică etc.).