Dohoda o vypĺňaní vzorky pre správu elektronických dokumentov. Dohoda o elektronickej výmene dokumentov. Šablóny elektronických pokynov poskytuje osobitný depozitár klientovi ako súčasť balíka dokumentácie a softvéru prenášaného do

organizácie

technológie

Kontaktné informácie

poznámka

JSC "CenterInform"

Kontur Extern

Kontaktujte tel. 740-54-05 - Oddelenie pripojenia

CJSC „CERTIFIKÁTOVÉ CENTRUM“

PP „Komita-Report“

Kontaktujte tel.

LLC "Spoločnosť" Tensor "

SBiS ++ elektronické vykazovanie

Kontaktujte tel.

LLC "ARGOS"

www.argos-nalog.ru

EDS „Argos - daňovník“

Kontaktujte tel.

LLC Takskom

Sprinter PC

Kontaktujte tel.

CJSC Kaluga Astral

www.astralnalog.ru

PC „Astral Report“

Kontaktujte tel.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Consulting CIS LLC

PC „Sphere“

Kontaktujte tel.

LLC "Certifikačné centrum GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

PC „Taxnet-Referent“

Kontaktujte tel.

8-800-50-50-50-2 (hovor je zadarmo)

LLC "Rus-Telecom"

www.rus-telecom.ru

"Courier"

Kontaktujte tel. zastúpenia v Petrohrade

Interný tok dokumentov vo väčšine spoločností je už dlho automatizovaný, čím a ako hlboko - to je ďalšia otázka, už však nie je potrebné preukazovať výhody práce s elektronickými dokumentmi. Podniky sa dnes zaujímajú o „bezpapierovú“ interakciu na medzipodnikovej úrovni a najdôležitejšou vecou v tejto veci je dohodnúť sa so zmluvnou stranou na novom výmennom postupe.

V tomto procese je dôležité podniknúť dva kroky:

1. Poskytovať informácie o elektronickej výmene protistranám.
2. Pripisovať elektronickej výmene právny význam.

Informovanie. Ah, protistrany!

V prvom rade je potrebné informovať partnerov o možnosti elektronického prenosu dokumentov prostredníctvom služby EDI.

Hromadná práca

Nikto samozrejme nebude nútiť partnerov k novému formátu práce bez vysvetlenia. Iniciátori prechodu na elektronickú výmenu spravidla v prvej fáze hromadne zasielajú pozývacie listy na začatie výmeny, uverejňujú na webe príslušné tlačové správy. O všetkých podrobnostiach sa však už diskutuje počas osobných stretnutí alebo telefonických rozhovorov.

Príklad správ o prechode na správu elektronických dokumentov

Individuálne pozvanie

Samotný operátor EDI môže pomôcť pri pozývaní protistrán, najmä ak je to strategicky dôležitý partner. V prípade potreby sa konajú obchodné rokovania s prezentáciami, diskutuje sa o jednotlivých vylepšeniach, integrácii a technických riešeniach.

Organizačná konsolidácia, alebo kde si môžete stiahnuť vzorovú dohodu o elektronickej výmene dokumentov?

Ďalším krokom je zabezpečenie organizačného poriadku výmeny elektronických dokumentov. Aj keď toto opatrenie nie je vôbec potrebné, jasné chápanie procesov a ich orientácia nie sú zbytočné. Spoločnosti spravidla uzatvárajú dohodu alebo dohodu o výmene elektronických dokumentov alebo k existujúcej dohode pridávajú ďalšiu doložku.

Nie je potrebné pripravovať nový dokument samostatne, stačí si od operátora EDI vyžiadať šablónu pre dohodu alebo zmluvu. Najčastejšie sú už štandardné dokumenty zverejňované na ich webových stránkach, rovnako ako v prípade Synerdocs, stačí si stiahnuť a vložiť svoje údaje.

Príklad položky elektronickej výmeny

Elektronická správa dokumentov (EDO) je rýchly spôsob výmeny informácií založený na použití elektronických dokumentov s virtuálnymi podpismi. Vo vyspelých krajinách sveta už dlho získal uznanie za efektívny nástroj pre operatívne vedenie podnikania.

srdcové

Elektronická správa dokumentov medzi organizáciami je súbor procesov na vytváranie, spracovanie, odosielanie, prenos, príjem, ukladanie, používanie a ničenie dokumentov. Všetky tieto procesy sa vykonávajú po kontrole integrity a potvrdení skutočnosti, že boli prijaté dokumenty.

Pravidlá vykonávania toku dokumentov medzi právnickými osobami sa vykonávajú dohodou strán. Informácie sa vymieňajú telekomunikačnými prostriedkami a dokumenty sa ukladajú na elektronické médiá. Obdobie uchovávania účtovných informácií by nemalo prekročiť obdobie stanovené na legislatívnej úrovni.

Organizácie si môžu medzi sebou vymieňať formálne a neformálne dokumenty s podpismi účastníkov. V oblasti podnikateľskej činnosti to môžu byť: faktúry, dohody, faktúry, objednávky, oznámenia, splnomocnenia atď. Informácie sa môžu prenášať vo forme textových, tabuľkových a grafických súborov.

Účel zavedenia EDI

Predpokladom implementácie EDI môže byť:

• zníženie rutinnej práce;
• zníženie straty dokumentov;
• „Transparentná“ práca s dokumentmi;
• zlepšenie výkonnej disciplíny - poskytovanie dokumentov v stanovenom časovom rámci atď.

Medzi kvantitatívne ciele patrí:

• Skrátenie času na spracovanie dokumentu 10-krát.
• Zníženie administratívnych nákladov na polovicu.

Elektronická správa dokumentov medzi organizáciami: ako to funguje

V súlade s vnútroštátnym právom sa elektronická správa dokumentov medzi organizáciami vykonáva na základe dohody dvoch strán. Na výmenu údajov je potrebné, aby všetci účastníci boli pripojení k zariadeniu jedného operátora. Ďalej musí užívateľ poslať žiadosť o pridanie do zoznamu dodávateľov. Po potvrdení žiadosti si účastníci systému môžu vymieňať údaje.

Modul EDI bude musieť vykonávať tieto funkcie:

• Pozvite protistrany na zdieľanie údajov.
• Vytvorte adresár.
• Integrujte sa s účtovným softvérom, napríklad 1C.
• Podpíšte a zašifrujte dokumentáciu.
• Štruktúra korešpondencie.
• Sledujte stav písmen.

Elektronická správa dokumentov medzi organizáciami sa vykonáva pomocou certifikátov. Pripojenie k serveru a autentifikácia sa vykonáva prostredníctvom osobného digitálneho certifikátu. EDS je vydávaný každému užívateľovi systému, uložený na elektronickom tokene a je chránený PIN kódom. Používateľ musí zadať vaše používateľské meno a heslo pre váš osobný účet. Až potom získa prístup k svojim dokumentom.

Výmenný proces môže začať každý zamestnanec organizácie pripojenej k systému. Pred odoslaním dokumentu zmluvnej strane musí byť podpísaný v EDS. Táto operácia sa vykonáva pomocou programu Cryptopro. Dokument sa odosiela prostredníctvom EDI. Zamestnanec protistrany dostane oznámenie o prijatí nového dokumentu. Ak to akceptuje, podá EDS. Ak potrebujete urobiť zmeny v dokumente, vytvorí sa nová elektronická verzia. Po dokončení úprav je potrebné uložiť všetky zmeny pomocou EDS. Potom sa dokument so zmenou odošle protistrane. V prípade potreby sa vykoná elektronické schválenie informácií.

Ak je potrebné vykonať zmeny znova, celý postup sa znova opakuje. Ak neexistujú žiadne sťažnosti týkajúce sa novej verzie, dokument sa rešpektuje. Konečným výsledkom je vzorka podpísaná dvoma digitálnymi podpismi. Všetky verzie dokumentu sú uložené na serveri a sú k dispozícii na prezeranie. Keď je vzorke pridelený platný stav, dokument nebude možné zmeniť. Zmluva na rozrušenie má status „Zrušené“. Tu je príklad, ako sa vykonáva elektronický pracovný tok medzi organizáciami.

zariadenie

Čo je potrebné pre elektronický pracovný tok medzi organizáciami? Najprv si musíte zvoliť telekomunikačného operátora a nainštalovať špeciálny softvér na výmenu informácií. Po druhé, s každou zmluvnou stranou, s ktorou organizácia zamýšľa vykonávať elektronickú korešpondenciu, je potrebné uzavrieť „dohodu o výmene elektronických dokumentov“.

Je tiež potrebné nainštalovať server EDI, na ktorom budú uložené všetky dokumenty. Môže ísť o klientske zariadenie alebo cloudové úložisko. Prístup k systémovým údajom zvonku je cez aplikáciu, ktorá je nainštalovaná na zariadeniach zamestnancov organizácie. Počítače interagujú so serverom prostredníctvom protokolu HTTP s ďalším šifrovaním SSL 128. K dokumentom sa pristupuje iba prostredníctvom aplikačného rozhrania a po overení.

Projekt EDI

Projekt automatizácie procesov môže trvať niekoľko mesiacov až niekoľko rokov. Termín priamo závisí od počtu procesov, ktoré je potrebné automatizovať, od zdrojov a finančných možností organizácie. Stručný prehľad implementácie EDI je nasledujúci:

• Vytvorenie pracovnej skupiny.
• Formovanie cieľov, termínov a rozpočtu projektu.
• Preskúmanie existujúcich procesov.
• Rozvíjajte úlohy.
• Členenie systému EDI.
• Podpísanie dohody o vykonávaní EDMS.
• Schválenie harmonogramu práce.
• Plnenie adresárov systému.
• Školenie zamestnancov.
• Vykonávanie predbežných testov.
• Uverejnenie nariadenia o implementácii EDMS.
• Finalizácia softvérových a pracovných predpisov.
• Začatie pilotného projektu.
• Úplný prechod na EDI.

Chyby implementácie EDI

Pri tomto postupe by sa mala osobitná pozornosť venovať procesom, v ktorých zákon vyžaduje dostupnosť papiera. Papierový dokument nemôžete duplikovať elektronicky. To výrazne spomaľuje pracovný proces a spôsobuje negatívny prístup k automatizačnému procesu ako celku. Nikto neplatí navyše za dvojitú prácu.

V procese implementácie musíte vypracovať nové nariadenia pre prácu s dokumentmi, vyškoliť personál a až potom sa zapojiť do plnohodnotnej implementácie. To sa dá dosiahnuť iba vtedy, ak zamestnancom oznámite výhody plynúce z používania nových technológií.

Ďalšou populárnou chybou je zlá štúdia požiadaviek na EDMS. Ak používatelia musia pracovať v systéme bez prispôsobenia, proces EDI sa líši od toho, čo je akceptované v organizácii.

Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami: klady a zápory

výhody:

• Znížte náklady na zasielanie originálnych dokumentov poštou.
• Ušetrite úložný priestor pre dokumentáciu. Všetko sa ukladá elektronicky.
• Jednoduché použitie. Posielanie dokumentu sa vykonáva z jedného pracoviska. Rýchle vyhľadávanie dokumentu sa vykonáva podľa stavu (odoslané, prijaté, prijaté atď.).
• Okamžité doručenie. Všetky informácie odoslané adresátovi do niekoľkých sekúnd.
• Dokument nie je možné stratiť, kým nevyprší jeho uloženie v systéme.

nevýhody:

• Ak chcete používať zariadenie, musíte si kúpiť licenciu, ktorá stojí veľa peňazí.
• Údaje sa najčastejšie vymieňajú iba medzi účastníkmi toho istého systému.
• Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami v 1C alebo pomocou iného softvéru sa líši od predtým používanej schémy. Zavedením nového algoritmu budú mať všetci zamestnanci otázky týkajúce sa vykonávania práce.
• Technické vybavenie. Pred zavedením EDI musia organizácie kúpiť vybavenie a pripraviť zamestnancov na správu nového systému.
• EDI sa vykonáva pomocou elektronického digitálneho podpisu, ktorého platnosť je 1 rok. Je potrebné sledovať a včas obnovovať osvedčenia. Je tiež potrebné kontrolovať dobu platnosti osvedčení protistrany, aby sa predišlo daňovým problémom.

Právna úprava

Aké predpisy upravujú tok elektronických dokumentov medzi organizáciami? Legislatíva Ruskej federácie obsahuje federálny zákon č. 63 „o elektronických podpisoch“, pravidlá pre predkladanie dokumentov federálnej daňovej službe sú uvedené v nariadení ministerstva financií č. MMV-7-2 / 168. EDI medzi organizáciami sa vykonáva na základe nariadenia ministerstva financií č. 50n. Pravidlá výmeny primárnych účtovných dokladov v elektronickej forme sú stanovené v nariadení Federálnej daňovej služby č. MMV-7-6 / 36 @. Všetci operátori EDI v procese činnosti by sa mali riadiť nariadením federálnej daňovej služby č. MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Elektronická správa dokumentov medzi organizáciami VLSI prináša zákazníkom tieto výhody:

• Dokumenty je možné zaslať akejkoľvek organizácii registrovanej v Ruskej federácii. Ak protistrana nie je členom systému VLSI, zamestnanec spoločnosti jednoducho kontaktuje zástupcu organizácie a pošle e-mailom pozvánky na účasť v systéme. Ihneď po potvrdení žiadosti sa výmena informácií medzi účastníkmi uskutoční bez sprostredkovateľov.
• Nemusíte inštalovať softvér do počítača. Stačí mať aktuálnu verziu prehliadača a prístup na internet.
• Na prácu s údajmi nie je potrebný špeciálny program. Ak je správa pôvodne pripravená v softvéri tretích strán, napríklad 1C, môžete nakonfigurovať integráciu údajov so systémom VLSI.
• Štandardný formulár dokumentu nie je nainštalovaný. Môžete odosielať text, tabuľkové súbory, obrázky atď.

SKB "Kontur"

Jeden z prvých vývojárov softvéru v Rusku sa tiež podieľa na dodávkach zariadení, prostredníctvom ktorých sa vykonáva elektronická správa dokumentov medzi organizáciami. Spoločnosť Kontur vyvinula systém Diadoc, pomocou ktorého sa vymieňajú elektronické dokumenty. Charakteristickým rysom systému je, že prístup k údajom je možné získať v zahraničí. Najmä na tento účel spoločnosť vyvinula tarify v roamingu. Ak chcete, aby mono sprístupnil údaje prostredníctvom rozhrania API.

Čo potrebujete?

Na pripojenie EDI musia organizácie kúpiť:

• licencovaný softvér;
• server;
• modernizačné vybavenie;
• školiť zamestnancov;
• nastaviť a integrovať EDMS pre prácu s internými aplikáciami.

Je takáto investícia potrebná na prepojenie toku elektronických dokumentov medzi organizáciou? Zahrnutie do nákladov na konzultácie o technickej podpore, aktualizácie EDMS a softvéru je druhou fázou investície. Tieto náklady sa budú musieť platiť mesačne.

záver

Pracovný tok papiera sa nahrádza elektronickým. Nielenže znižuje náklady organizácie na vykonávanie procesov, ale tiež zvyšuje efektívnosť podnikania ako celku. Aby EDI fungoval úspešne, je potrebné jasne uviesť ciele implementácie systému a správne nakonfigurovať zariadenie.

Elektronický pracovný tok medzi organizáciami - ako to funguje? Aké dokumenty si možno elektronicky vymieňať, ako uzavrieť dohodu s protistranou o vytvorení elektronickej interakcie a čo by malo byť predpísané v nariadeniach? O tom sa bude hovoriť v našom materiáli.

Dôležitým prvkom akejkoľvek elektronickej správy dokumentov je elektronický dokument. Aby bol dokument vytvorený v elektronickej podobe právne záväzný pre obe strany správy elektronických dokumentov, je potrebné poskytnúť mu 3 dôležité vlastnosti. Elektronický dokument musí:

• Majte požadované podrobnosti.
• Vyhovuje schválenému formátu.
• Overte to podpisom zodpovednej osoby.

Ak ste vy a vaša protistrana zorganizovali vo svojich podnikoch tvorbu elektronických dokumentov v stanovených formátoch, je potrebné technicky zabezpečiť vašu elektronickú interakciu s ním. Ako na to?

Aby si dva samostatné systémy mohli vzájomne a účinne vymieňať dokumenty, musíte zaregistrovať všetky nuansy pracovného postupu v osobitnom predpise.

Najprv musíte zistiť, ktoré elektronické dokumenty by sa mali podpísať jednoduchým elektronickým podpisom a ktoré vylepšené. Na obrázku sú uvedené zákonne povolené typy elektronických podpisov.

Na správe elektronických dokumentov s dodávateľmi sa môžu zúčastňovať dokumenty rôzneho stupňa závažnosti a dôvernosti. Napríklad, najprísnejšie požiadavky sú kladené na elektronické faktúry: musia byť podpísané výlučne UKEP a odoslané prostredníctvom operátora EDI (príkaz Ministerstva financií Ruska z 10.11.2015 č. 174n). Pokiaľ ide o interné dokumenty spoločnosti, uplatňovanie UKEP nie je povinné. Preto spoločnosť sama rozhodne, ktorý podpis tohto alebo vnútorného dokumentu sa podpíše.

V nariadeniach o správe elektronických dokumentov je potrebné ustanoviť postup na podpisovanie elektronických dokumentov a načrtnúť okruh zodpovedných osôb, ktoré sú oprávnené ich podpisovať.

Po vyriešení všetkých regulačných problémov s dodávateľmi si musíte vybrať operátora EDI, prostredníctvom ktorého si budete vymieňať elektronické dokumenty a uzavrieť s ním dohodu. Okrem toho bude potrebné vyriešiť ďalšie problémy:

• Usporiadajte elektronický archív prijatých a odoslaných elektronických dokumentov.
• Doplniť účtovné zásady týkajúce sa prechodu na správu elektronických dokumentov.
• Poskytnite zodpovedným osobám elektronické podpisy.
• Riešiť ďalšie organizačné a technické otázky potrebné na efektívnu prevádzku systému.

  Zdieľanie skenovaných dokumentov: ako a kedy je to možné

Elektronická výmena medzi dokumentmi protistrán vo forme ich skenovaných obrázkov sa v spoločnostiach vykonáva už dlho - od zavedenia rôznych internetových poštových služieb. Na to nepotrebujete žiadne špeciálne programy ani pripojenia k operátorom EDO. Ľahkosť použitia tohto spôsobu výmeny dokumentov má však niekoľko významných nedostatkov:

• Neschopnosť zabezpečiť zaručenú bezpečnosť informácií.
• Významné časové a mzdové náklady na preklad papierového dokumentu do obrázka elektronického skenovania.
• Potreba následnej tlače dokumentu.
• Neschopnosť rýchlo si vymieňať dohodnuté dokumenty.
• Ďalšie nedostatky (nedostatok schopnosti sledovať dokument, oneskorenia v koordinácii podľa hierarchie v spoločnosti atď.).

To vedie k zúženiu rozsahu tohto spôsobu výmeny dokumentov v elektronickej forme medzi organizáciami. Výmena skenovaných obrázkov sa používa hlavne pre tie typy dokumentov, ktoré nie sú pre spoločnosť právne významné. Elektronicky sa zasielajú zmluvnej strane iba na urýchlenie interakcie (splnenie zmluvných podmienok alebo riešenie súčasných obchodných problémov). Papierový originál sa zároveň zasiela poštou alebo kuriérom.

  Ak potrebujete aplikáciu na pripojenie k správe elektronických dokumentov

Niekedy sa na účely vonkajšej interakcie so zúčastnenými stranami vyžaduje, aby spoločnosť vypracovala osobitný formulár žiadosti o pripojenie k správe elektronických dokumentov a množstvo ďalších dokumentov. Väčšina spoločností čelí potrebe vyplniť takéto vyhlásenie pri predkladaní elektronických správ FIU.

V tomto prípade nebudú účastníkmi správy elektronických dokumentov obchodní partneri, ale spoločnosť a mimorozpočtový fond. Žiadosť nemôže byť napísaná v žiadnej podobe - jej hotovú šablónu je možné nájsť na webovej stránke FIU. Mal by obsahovať tieto údaje:

• Podrobnosti o spoločnosti, ktorá vstupuje do elektronickej interakcie s fondom.
• Informácie o prevádzkovateľovi komunikácie a použitom nástroji na ochranu kryptografických informácií.

Jediná žiadosť o elektronickú interakciu s fondom však nestačí. Je tiež nevyhnutné:

1. Pred vyplnením žiadosti si vyberte akreditované certifikačné stredisko, ktoré poskytuje technické nuansy na prepojenie toku dokumentov v rámci TKS s následným uzavretím dohody o poskytovaní služieb na prenos elektronických dokumentov.
2. Po predložení žiadosti a jej kontrole odborníkmi z fondu uzavrite s PRF dohodu o pripojení k správe elektronických dokumentov. Formulár si môžete stiahnuť na webovej stránke fondu.

Elektronická výmena informácií spoločností s FIU umožňuje, bez návštevy fondu, predkladať personalizované účtovné informácie, včasne identifikovať a opraviť chyby vo vykazovaní a vyriešiť celý rad ďalších úloh.

Viac informácií o elektronických interakciách s FIU nájdete v tomto materiáli.

Samotná spoločnosť určuje, ako s protistranami prejsť na správu elektronických dokumentov. V každom prípade je to rokovací proces. O návrhu na prechod na správu elektronických dokumentov možno rozhodnúť ústne, formou písomného pozvania od jedného z obchodných partnerov alebo podpísaním osobitnej dohody.

Ak chcete protistrane písomne \u200b\u200bponúknuť zriadenie správy elektronických dokumentov, môžete na jeho adresu poslať list. Distribúcia takýchto listov pomáha spoločnosti pri veľkom toku dokumentov pozvať nových a existujúcich partnerov na elektronickú interakciu.

V texte listu v stručnej podobe musíte informovať protistranu:

• K zákonne stanovenej možnosti správy elektronických dokumentov.
• Jeho výhody.
• Formy dokumentov, ktoré sa majú vymieňať elektronicky.
• Kroky potrebné na prepnutie do tohto systému.

Vzorový list prechodu na elektronickú správu dokumentov (výňatok) je uvedený nižšie.

Bez toho, aby ste zmenili text listu a nenahradili iba údaje o protistranách, môžete ich rýchlo informovať o vašom želaní zorganizovať vzájomnú elektronickú výmenu dokumentov.

  Dohoda o výmene elektronických dokumentov medzi právnickými osobami

Zmluvné strany môžu špecifikovať nuansy interakcie v papierovej podobe v samostatnej dohode o správe elektronických dokumentov. Ako na to?

Právne predpisy nestanovujú osobitné požiadavky na formu a obsah dohody o elektronickom spravovaní dokumentov medzi právnickými osobami. Jeho zloženie a obsah preto určujú jeho účastníci. Zároveň je potrebné dodržiavať spoločný štýl a štruktúru týchto dokumentov (je potrebné opísať predmet dohody, dobu platnosti, podrobnosti o stranách a ďalšie otázky).

Na nasledujúcom obrázku sú uvedené hlavné (možné) oddiely takejto dohody.

Na vytvorenie elektronickej interakcie je potrebné koordinovať jej nuansy. Môže sa to uskutočniť ústne, poslať list a / alebo podpísať osobitnú dohodu. Bude tiež potrebné vyriešiť niekoľko súvisiacich otázok (predpísať postup výmeny elektronických dokumentov, ustanoviť zodpovedné osoby, poskytnúť im elektronický podpis atď.).