Marrëveshje për plotësimin e mostrës për menaxhimin e dokumenteve elektronike. Marrëveshja për shkëmbimin e dokumenteve elektronike. Modelet e udhëzimeve elektronike janë siguruar nga Depozituesi Special i Klientit si pjesë e paketës së dokumentacionit dhe softuerit që i transmetohet

organizatë

teknologji

Informacioni i kontaktit

vërejtje

SHA "CenterInform"

Kontur Extern

Kontaktoni tel. 740-54-05 - Departamenti i Lidhjes

CJSC "QENDRA CERTIFIKUES"

PP "Komita-Report"

Kontaktoni tel.

Sh.PK "Ndërmarrja" Tensor "

Raportimi Elektronik SBiS ++

Kontaktoni tel.

Sh.pk "ARGOS"

www.argos-nalog.ru

EDS "Argos - Tatimpaguesi"

Kontaktoni tel.

LLC Takskom

Sprinter PC

Kontaktoni tel.

CJSC Kaluga Astral

www.astralnalog.ru

"Raporti Astral" i PC

Kontaktoni tel.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Consulting CIS LLC

PC "Sfera"

Kontaktoni tel.

LLC "Qendra e Certifikimit GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

PC "Taxnet-Referent"

Kontaktoni tel.

8-800-50-50-50-2 (thirrja është falas)

Sh.pk "Rus-Telecom"

www.rus-telecom.ru

"Courier"

Kontaktoni tel. zyra përfaqësuese në Shën Petersburg

Rrjedha e brendshme e dokumenteve të shumicës së kompanive ka qenë e automatizuar prej kohësh, me çfarë mjetesh dhe sa thellësisht - kjo është një pyetje tjetër, megjithatë, nuk është më e nevojshme të vërtetohen avantazhet e punës me dokumentet elektronike. Sot, biznesi është i interesuar për bashkëveprimin "pa letra" në nivelin ndër-korporativ, dhe gjëja më e rëndësishme në këtë çështje është të bien dakord me palën për një procedurë të re shkëmbimi.

Në këtë proces, është e rëndësishme të ndërmerrni dy hapa drejt:

1. Për të përcjellë informacione në lidhje me shkëmbimin elektronik tek palët.
2. Jepni rëndësi ligjore shkëmbimit elektronik.

Informimin. Ah, homologët!

Para së gjithash, është e nevojshme të informoni partnerët për mundësinë e transferimit të dokumenteve në mënyrë elektronike përmes shërbimit EDI.

Puna masive

Sigurisht, askush nuk do t'i detyrojë partnerët në një format të ri të punës pa shpjegime. Në fazën e parë, si rregull, iniciatorët e kalimit në shkëmbim elektronik bëjnë një postim masiv të letrave të ftesës për të filluar shkëmbimin, publikojnë njoftimet përkatëse për shtyp në sit. Por të gjitha detajet tashmë janë duke u diskutuar gjatë takimeve ballë për ballë ose bisedave telefonike.

Një shembull i lajmeve për kalimin në menaxhimin e dokumenteve elektronike

Ftesë individuale

Vetë operatori EDI mund të ndihmojë në ftimin e palëve, veçanërisht nëse është një partner strategjik i rëndësishëm. Nëse është e nevojshme, mbahen takime biznesi me prezantime, diskutohen përmirësimet individuale, integrimi dhe zgjidhjet teknike.

Konsolidimi organizativ, ose ku mund të shkarkoni një marrëveshje mostre për shkëmbimin e dokumenteve elektronike?

Hapi tjetër është të siguroni rendin organizativ të shkëmbimit të dokumenteve elektronike. Edhe pse kjo masë nuk është aspak e nevojshme, një kuptim i qartë i proceseve dhe orientimit në terma nuk janë të tepërt. Në mënyrë tipike, kompanitë lidhin një marrëveshje ose një marrëveshje elektronike të shkëmbimit të dokumenteve ose shtojnë një klauzolë shtesë për një marrëveshje ekzistuese.

Nuk kërkohet të përgatisni një dokument të ri në mënyrë të pavarur; mjafton të kërkoni një model për një marrëveshje ose kontratë nga operatori juaj EDI. Më shpesh, dokumentet standarde janë postuar tashmë në faqet e internetit të tyre, siç është bërë me Synerdocs, thjesht duhet të shkarkoni dhe të futni të dhënat tuaja.

Shembull i një artikulli shkëmbimi elektronik

Menaxhimi i dokumenteve elektronike (EDO) është një mënyrë e shpejtë për të shkëmbyer informacione bazuar në përdorimin e dokumenteve elektronike me nënshkrime virtuale. Ai ka fituar prej kohësh njohjen në vendet e zhvilluara të botës si një mjet efektiv për sjelljen operative të biznesit.

zemër

Menaxhimi i dokumenteve elektronike midis organizatave është një tërësi procesesh për krijimin, përpunimin, dërgimin, transmetimin, marrjen, ruajtjen, përdorimin dhe shkatërrimin e dokumenteve. Të gjitha këto procese kryhen pas kontrollit të integritetit dhe konfirmimit të faktit të marrjes së dokumenteve.

Rregullat për zbatimin e fluksit të dokumenteve ndërmjet personave juridikë kryhen me marrëveshje të palëve. Informacioni shkëmbehet me mjete telekomunikuese dhe dokumentet ruhen në media elektronike. Periudha e depozitimit për informacionin e kontabilitetit nuk duhet të kalojë atë të vendosur në nivelin legjislativ.

Organizatat ndërmjet tyre mund të shkëmbejnë dokumente zyrtare dhe joformale me nënshkrime të pjesëmarrësve. Në fushën e veprimtarisë sipërmarrëse mund të jenë: faturat, marrëveshjet, faturat, urdhrat, njoftimet, letrat e avokatit, etj. Informacioni mund të transmetohet në formën e skedarëve me tekst, tabelë dhe grafikë.

Qëllimi i prezantimit të EDI

Një parakusht për zbatimin e EDI mund të jetë:

• zvogëlimi i punës rutinore;
• ulje e humbjes së dokumenteve;
• Puna “transparente” me dokumente;
• përmirësimi i disiplinës ekzekutive - sigurimi i dokumenteve brenda afatit të caktuar, etj.

Ndër qëllimet sasiore janë këto:

• Reduktimi i kohës për përpunimin e një dokumenti për 10 herë.
• Përgjysmimi i kostove të zyrës.

Menaxhimi i dokumenteve elektronike midis organizatave: si funksionon

Në përputhje me ligjin e brendshëm, menaxhimi i dokumenteve elektronike ndërmjet organizatave bëhet me marrëveshje të dy palëve. Për shkëmbimin e të dhënave, është e nevojshme që të gjithë pjesëmarrësit të jenë të lidhur me pajisjet e një operatori. Tjetra, përdoruesi duhet të dërgojë një kërkesë për t'u shtuar në listën e kontraktuesve. Pas konfirmimit të kërkesës, pjesëmarrësit në sistem mund të shkëmbejnë të dhëna.

Moduli EDI do të duhet të kryejë funksione të tilla:

• Fto homologët të ndajnë të dhëna.
• Krijoni një libër adrese.
• Integroni me programin e kontabilitetit, për shembull, 1C.
• Shenjë dhe encrypt dokumentacionin.
• Për të strukturuar korrespondencën.
• Ndiqni statusin e letrave.

Menaxhimi i dokumenteve elektronike ndërmjet organizatave kryhet duke përdorur çertifikata. Lidhja me serverin dhe vërtetimi kryhet përmes një certifikate personale dixhitale. EDS u lëshohet secilit përdorues të sistemit, i ruajtur në një token elektronike dhe mbrohet nga një kod PIN. Përdoruesi duhet të shkruajë emrin tuaj të përdoruesit, fjalëkalimin për llogarinë tuaj personale. Vetëm pas kësaj ai do të ketë qasje në dokumentet e tij.

Employeedo punonjës i organizatës i lidhur me sistemin mund të fillojë procesin e shkëmbimit. Para dërgimit të një dokumenti në një palë tjetër, ai duhet të nënshkruhet në EDS. Ky operacion kryhet duke përdorur programin Cryptopro. Dokumenti dërgohet përmes EDI. Punonjësi i palës pranon një njoftim për marrjen e një dokumenti të ri. Nëse ai e pranon atë, atëherë ai gjithashtu vendos një EDS. Nëse keni nevojë të bëni ndryshime në dokument, krijohet një version i ri elektronik. Pas përfundimit të redaktimit, duhet të ruani të gjitha ndryshimet me ndihmën e EDS. Pastaj dokumenti me ndryshimin i dërgohet palës. Nëse është e nevojshme, bëhet aprovimi elektronik i informacionit.

Nëse është e nevojshme të bëhen përsëri ndryshime, e gjithë procedura përsëritet përsëri. Nëse nuk ka ankesa për versionin e ri, atëherë dokumenti respektohet. Rezultati përfundimtar është një mostër e nënshkruar nga dy nënshkrime dixhitale. Të gjitha versionet e dokumentit janë ruajtur në server dhe janë në dispozicion për shikim. Sapo të jetë caktuar një status i vlefshëm në mostër, nuk do të jetë e mundur të ndryshoni dokumentin. Kontratat e filluara u caktohet statusi i "Anuluar". Ja se si kryhet qarkullimi elektronik i punës ndërmjet organizatave.

pajisje

Isfarë është e nevojshme për rrjedhën elektronike të punës midis organizatave? Së pari, duhet të zgjidhni një operator telekomit dhe të instaloni një softuer special për shkëmbimin e informacionit. Së dyti, me secilën palë me të cilën organizata synon të kryejë korrespodencë elektronike, është e nevojshme të përmbyllet një "Marrëveshje për shkëmbimin e dokumenteve elektronike".

Shtë gjithashtu e nevojshme të instaloni një server EDI në të cilin do të ruhen të gjithë dokumentet. Kjo mund të jetë ose pajisje e klientit ose ruajtje në cloud. Qasja në të dhënat e sistemit nga jashtë bëhet përmes një aplikacioni që është i instaluar në pajisjet e punonjësve të organizatës. Kompjuterët bashkëveprojnë me serverin përmes HTTP me kriptimin shtesë SSL 128. Dokumentet arrihen vetëm përmes ndërfaqes së aplikacionit dhe pas vërtetimit.

Projekti EDI

Një projekt i automatizimit të procesit mund të zgjasë nga disa muaj deri në disa vjet. Termi varet drejtpërdrejt nga numri i proceseve që duhet të automatizohen, burimet dhe aftësitë financiare të organizatës. Një skicë e shkurtër e zbatimit të EDI është si vijon:

• Krijimi i një grupi pune.
• Formimi i qëllimeve, afateve dhe buxhetit të projektit.
• Hetimi i proceseve ekzistuese.
• Zhvilloni detyra.
• Prishja e sistemit EDI.
• Nënshkrimi i një marrëveshje për zbatimin e një EDMS.
• Miratimi i orarit të punës.
• Plotësimi i drejtorive të sistemit.
• Trajnimi i stafit.
• Kryerja e testeve paraprake.
• Publikimi i urdhrit për zbatimin e EDMS.
• Finalizimi i softuerëve dhe rregulloreve të punës.
• Nisja e një projekti pilot.
• Kalimi në shkallë të plotë në EDI.

Gabimet e zbatimit të EDI

Në këtë proces, vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet proceseve në të cilat ligji kërkon disponueshmërinë e letrës. Ju nuk mund të kopjoni një dokument letre në mënyrë elektronike. Kjo ngadalëson ndjeshëm procesin e punës dhe shkakton një qëndrim negativ ndaj procesit të automatizmit në tërësi. Askush nuk paguan ekstra për punë të dyfishtë.

Në procesin e zbatimit, ju duhet të hartoni rregullore të reja për të punuar me dokumente, stafin e trainimit dhe vetëm pasi të jeni përfshirë në zbatimin e plotë. Kjo mund të arrihet vetëm nëse u transmetoni punonjësve përfitimet e përdorimit të teknologjive të reja.

Një gabim tjetër popullor është një studim i dobët i kërkesave për EDMS. Nëse përdoruesit duhet të punojnë në një sistem jo të personalizuar, atëherë procesi EDI është i ndryshëm nga ai që pranohet në organizatë.

Rrjedha e dokumentit elektronik midis organizatave: pro dhe kundër

avantazhet:

• Ulja e kostos së dërgimit të dokumenteve origjinale me postë.
• Kurseni hapësirën e ruajtjes për dokumentacion. E gjitha ruhet në mënyrë elektronike.
• Lehtësia e përdorimit. Dërgimi i një dokumenti kryhet nga një vend pune. Një kontroll i shpejtë i një dokumenti kryhet sipas statusit (dërgohet, pranohet, pranohet, etj).
• Dorëzimi i menjëhershëm. Të gjitha informacionet që i janë dërguar adresuesit brenda disa sekondash.
• Dokumenti nuk mund të humbet deri në skadimin e ruajtjes së tij në sistem.

disavantazhet:

• Për të përdorur pajisjet që ju nevojiten për të blerë një licencë, e cila kushton shumë para.
• Më shpesh, të dhënat mund të shkëmbehen vetëm ndërmjet pjesëmarrësve në të njëjtin sistem.
• Rrjedha e dokumenteve elektronike midis organizatave në 1C ose me ndihmën e ndonjë programi tjetër ndryshon nga skema e përdorur më parë. Me prezantimin e një algoritmi të ri, të gjithë punonjësit do të kenë pyetje në lidhje me kryerjen e punës.
• Pajisje teknike. Para prezantimit të EDI, organizatat duhet të blejnë pajisje dhe të përgatisin punonjës për menaxhimin e sistemit të ri.
• EDI kryhet duke përdorur një nënshkrim dixhital elektronik, vlefshmëria e të cilit është 1 vit. Shtë e nevojshme të gjurmohen dhe rinovohen në kohë certifikatat. Shtë gjithashtu e nevojshme të kontrollohet periudha e vlefshmërisë së certifikatave të palëve në mënyrë që të shmangen problemet tatimore.

Rregullimi ligjor

Cilat rregullore rregullojnë rrjedhën e dokumenteve elektronike midis organizatave? Legjislacioni i Federatës Ruse përfshin Ligjin Federal Nr. 63 "Për Nënshkrimet Elektronike", rregullat për paraqitjen e dokumenteve në Shërbimin Federal të Taksave përcaktohen në mënyrë të Ministrisë së Financave Nr. MMV-7-2 / 168. EDI ndërmjet organizatave kryhet në bazë të urdhrit të Ministrisë së Financave Nr 50n. Rregullat për shkëmbimin e dokumenteve të kontabilitetit parësor në formë elektronike janë të përcaktuara në rendin e Shërbimit Federal të Taksave Nr. MMV-7-6 / 36 @. Të gjithë operatorët EDI në procesin e veprimtarisë duhet të udhëhiqen nga urdhri i Shërbimit Federal të Taksave Nr. MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Menaxhimi elektronik i dokumenteve midis organizatave VLSI u jep klientëve përfitimet e mëposhtme:

• Dokumentet mund të dërgohen tek çdo organizatë që është e regjistruar në Federatën Ruse. Nëse pala palë nuk është anëtare e sistemit VLSI, atëherë një punonjës i kompanisë thjesht do të kontaktojë përfaqësuesin e organizatës dhe do të dërgojë ftesa për të marrë pjesë në sistem me postë elektronike. Menjëherë pas konfirmimit të kërkesës, shkëmbimi i informacionit ndërmjet pjesëmarrësve do të bëhet pa ndërmjetës.
• Ju nuk keni nevojë të instaloni softuer në një kompjuter. Shtë e mjaftueshme që të keni versionin aktual të shfletuesit dhe qasje në internet.
• Për të punuar me të dhëna nuk ka nevojë për një program të veçantë. Nëse raporti është përgatitur fillimisht në softuer të palëve të treta, për shembull, 1C, atëherë mund të konfiguroni integrimin e të dhënave me sistemin VLSI.
• Forma standarde e dokumentit nuk është e instaluar. Mund të dërgoni tekst, skedarë tabelë, imazhe, etj.

SKB "Kontur"

Një nga zhvilluesit e parë të softuerëve në Rusi është gjithashtu i përfshirë në furnizimin e pajisjeve, përmes së cilës kryhet menaxhimi elektronik i dokumenteve midis organizatave. Kontur zhvilloi sistemin Diadoc, me ndihmën e të cilit shkëmbehen dokumentet elektronike. Një karakteristikë e sistemit është që qasja në të dhëna mund të merret ndërsa është jashtë vendit. Sidomos për këtë qëllim, kompania ka zhvilluar tarifa në roaming. Nëse dëshironi që mono të hyjë në të dhëna përmes API.

Cfare ju duhet?

Për të lidhur EDI, organizatat duhet të blejnë:

• softuer i licencuar;
• server;
• pajisje për modernizimin;
• për të trajnuar stafin;
• vendosni dhe integroni EDMS për të punuar me aplikacione të brendshme.

A është i nevojshëm një investim i tillë për të lidhur fluksin e dokumenteve elektronike midis organizatës? Përfshirja në kostot e konsultimeve për mbështetje teknike, azhurnimet e EDMS dhe softuerit është faza e dytë e investimit. Këto kosto do të paguhen çdo muaj.

përfundim

Rrjedha e punës në letër po zëvendësohet me elektronike. Kjo jo vetëm që zvogëlon kostot e organizatës për kryerjen e proceseve, por gjithashtu rrit efikasitetin e biznesit në tërësi. Që EDI të funksionojë me sukses, është e nevojshme të theksohen qartë qëllimet e zbatimit të sistemit dhe të konfiguroni saktë pajisjet.

Rrjedha e punës elektronike midis organizatave - si funksionon? Cilat dokumente mund të shkëmbehen në mënyrë elektronike, si të hartoni një marrëveshje me një palë për të krijuar ndërveprim elektronik, dhe çfarë duhet të përshkruhet në rregullore? Kjo do të diskutohet në materialin tonë.

Një element i rëndësishëm i çdo menaxhimi të dokumentit elektronik është një dokument elektronik. Për t'i dhënë një dokument të krijuar në formë elektronike forcë juridikisht të rëndësishme për të dy palët e menaxhimit të dokumentit elektronik, është e nevojshme t'i jepet asaj 3 prona të rëndësishme. Dokumenti elektronik duhet të:

• Kanë detajet e kërkuara.
• Konform formatit të miratuar.
• Verifikoni me nënshkrimin e personit përgjegjës.

Nëse ju dhe homologia juaj keni organizuar formimin e dokumenteve elektronike në formatet e krijuara në ndërmarrjet tuaja, është e nevojshme që teknikisht të siguroni ndërveprimin tuaj elektronik me të. Si ta bëjmë atë?

Në mënyrë që 2 sisteme të veçanta të shkëmbejnë dokumente reciproke dhe me efikasitet, duhet të regjistroni të gjitha nuancat e rrjedhës së punës në një rregullore të veçantë.

Para së gjithash, duhet të kuptoni se cilat dokumente elektronike duhet të nënshkruhen me një nënshkrim të thjeshtë elektronik, dhe cilat - përmirësohen. Llojet e lejuara me ligj të nënshkrimeve elektronike tregohen në figurë.

Dokumente me shkallë të ndryshme të rëndësisë dhe konfidencialitetit mund të marrin pjesë në menaxhimin e dokumenteve elektronike me kontraktorët. Për shembull, kërkesat më të rrepta u imponohen faturave elektronike: ato duhet të nënshkruhen ekskluzivisht nga UKEP dhe të dërgohen përmes operatorit EDI (urdhri i Ministrisë së Financave të Rusisë, datë 10.11.2015 Nr. 174n). Dhe për dokumentet e brendshme të kompanisë, aplikimi i UKEP nuk është i detyrueshëm. Prandaj, vetë kompania vendos se cilën nënshkrim do të nënshkruhet ky apo ai dokument i brendshëm.

Në rregulloret për menaxhimin e dokumenteve elektronike, është e nevojshme të vendosni procedurën për nënshkrimin e dokumenteve elektronike dhe të përshkruani rrethin e personave përgjegjës që kanë të drejtë t'i nënshkruajnë ato.

Pasi të keni zgjidhur të gjitha çështjet rregullatore me kontraktorët, duhet të zgjidhni operatorin EDI përmes të cilit do të shkëmbeni dokumente elektronike dhe të lidhni një marrëveshje me të. Përveç kësaj, do të jetë e nevojshme të zgjidhen probleme të tjera:

• Organizoni një arkiv elektronik të dokumenteve elektronike të pranuara dhe të dërguara.
• Për të bërë shtesa në politikën e kontabilitetit në lidhje me kalimin në menaxhimin e dokumenteve elektronike.
• Siguroni personat përgjegjës me nënshkrime elektronike.
• Zgjidhë çështje të tjera organizative dhe teknike të nevojshme për funksionimin efektiv të sistemit.

  Skanimi i shkëmbimit të dokumenteve: si dhe kur është e mundur

Shkëmbimi elektronik midis dokumenteve të palëve në formën e pamjeve të skanimit të tyre është praktikuar në kompani për një kohë të gjatë - që nga ardhja e një sërë shërbimesh të postës në Internet. Për ta bërë këtë, nuk keni nevojë për ndonjë program ose lidhje speciale me operatorët EDO. Sidoqoftë, lehtësia e përdorimit të kësaj metode të shkëmbimit të dokumenteve ka një numër të meta të rëndësishme:

• Pamundësia për të siguruar sigurinë e garantuar të informacionit.
• Kohë dhe shpenzime të konsiderueshme të punës për përkthimin e një dokumenti letre në një imazh elektronik të skanimit.
• Nevoja për shtypje të mëvonshme të dokumentit.
• Pamundësia për të shkëmbyer shpejt dokumentet e dakorduara.
• Mangësi të tjera (mungesa e aftësisë për të ndjekur dokumentin, vonesat në koordinim nga hierarkia në kompani, etj.).

Kjo çon në ngushtimin e fushëveprimit të kësaj metode të shkëmbimit të dokumenteve në formë elektronike midis organizatave. Shkëmbimi i figurave të skanimit përdoret kryesisht për ato lloj dokumentesh që nuk janë juridikisht të rëndësishme për kompaninë. Dhe ato dërgohen në mënyrë elektronike në palë për të përshpejtuar bashkëveprimin (përmbushja e kushteve të kontratave ose zgjidhja e problemeve aktuale të biznesit). Në të njëjtën kohë, origjinali i letrës dërgohet me postë ose me korrier.

  Kur keni nevojë për një aplikim për lidhje me menaxhimin e dokumentit elektronik

Ndonjëherë, për qëllim të bashkëveprimit të jashtëm me palët e interesuara, një kompani është e nevojshme të hartojë një formular të veçantë aplikimi për lidhje me menaxhimin e dokumenteve elektronike dhe një numër dokumentesh të tjera. Shumica e kompanive përballen me nevojën për të përfunduar një deklaratë të tillë kur paraqesin raporte elektronike në NJIF.

Në këtë rast, pjesëmarrësit në menaxhimin e dokumenteve elektronike nuk do të jenë partnerë të biznesit, por një kompani dhe një fond jopublik. Aplikimi nuk mund të shkruhet në asnjë formë - shablloni i tij i gatshëm mund të gjendet në faqen e internetit të FIU. Ai duhet të përmbajë të dhënat e mëposhtme:

• Detaje të kompanisë, e cila hyn në bashkëveprimin elektronik me fondin.
• Informacione në lidhje me operatorin e komunikimit dhe mjetin e përdorur për mbrojtjen e informacionit kriptografik.

Por një aplikim i vetëm për ndërveprim elektronik me fondin nuk është i mjaftueshëm. Shtë gjithashtu e nevojshme:

1. Para se të plotësoni aplikacionin, zgjidhni një qendër të akredituar të çertifikimit që siguron nuancat teknike të lidhjes së një rrjedhe dokumenti nën TCS me përfundimin vijues të një marrëveshje me të për ofrimin e shërbimeve për transferimin e dokumenteve elektronike.
2. Pas paraqitjes së aplikacionit dhe kontrollimit të tij nga specialistët e fondit, lidhni një marrëveshje me PRF për t'u lidhur me menaxhimin e dokumenteve elektronike. Formulari mund të shkarkohet në faqen e internetit të fondit.

Shkëmbimi i informacionit elektronik të kompanive me FIU lejon, pa vizituar fondin, të sigurojë informacione të personalizuara të kontabilitetit, të identifikojë me kohë dhe të saktë gabimet në raportim dhe të zgjidhë një numër detyrash të tjera.

Për më shumë informacion mbi ndërveprimet elektronike me NJIF, shihni këtë material.

Vetë kompania përcakton se si të kalohet në menaxhimin e dokumenteve elektronike me palët e tjera. Por në çdo rast, ky është një proces bisedimesh. Propozimi për të kaluar në menaxhimin e dokumenteve elektronike mund të vendoset me gojë, në formën e një ftese me shkrim nga një prej partnerëve të biznesit ose me nënshkrimin e një marrëveshje të veçantë.

Për t'i ofruar palës me shkrim që të krijojë menaxhimin elektronik të dokumenteve, mund t'i dërgoni një letër në adresën e tij. Shpërndarja e letrave të tilla ndihmon kompaninë me një fluks të madh dokumentesh për të ftuar partnerë të rinj dhe ekzistues në ndërveprimin elektronik.

Në tekstin e letrës në një formë të përmbledhur ju duhet të informoni palën:

• Mbi mundësinë e caktuar legjislative të administrimit të dokumenteve elektronike.
• Përfitimet e saj
• Format e dokumenteve që shkëmbehen në mënyrë elektronike.
• Hapat e nevojshëm për të kaluar në këtë sistem.

Një letër mostër e kalimit në menaxhimin e dokumentit elektronik (fragment) është paraqitur më poshtë.

Pa ndryshuar tekstin e letrës dhe duke zëvendësuar vetëm detajet e palëve, ju mund t'i informoni shpejt ato për dëshirën tuaj për të organizuar një shkëmbim të ndërsjellë elektronik të dokumenteve.

  Marrëveshje për shkëmbimin e dokumenteve elektronike ndërmjet personave juridikë

Partnerët mund të specifikojnë nuancat e bashkëveprimit pa letër në një marrëveshje të veçantë për menaxhimin e dokumenteve elektronike. Si ta krijoni atë?

Legjislacioni nuk përcakton kërkesa të veçanta për formën dhe përmbajtjen e marrëveshjes për menaxhimin e dokumenteve elektronike midis personave juridikë. Prandaj, përbërja dhe përmbajtja e tij përcaktohet nga pjesëmarrësit e saj. Në të njëjtën kohë, është e nevojshme të vëzhgoni stilin dhe strukturën e zakonshme për dokumente të tilla (është e nevojshme të përshkruani temën e marrëveshjes, periudhën e vlefshmërisë, detajet e palëve dhe çështje të tjera).

Figura më poshtë tregon pjesët kryesore (të mundshme) të një marrëveshje të tillë.

Për të krijuar ndërveprim elektronik, është e nevojshme të koordinoni nuancat e saj. Kjo mund të bëhet me gojë, të dërgoni një letër dhe / ose të nënshkroni një marrëveshje të veçantë. Do të jetë gjithashtu e nevojshme të zgjidhen një numër çështjesh të lidhura (të përshkruani procedurën për shkëmbimin e dokumenteve elektronike, të vendosni persona përgjegjës, t'u siguroni atyre një nënshkrim elektronik, etj.).