Avtal om elektronisk dokumenthantering av provtagning. Elektroniskt dokumentutbytesavtal. Mallar för elektroniska beställningar tillhandahålls av Special Depository till klienten som en del av ett paket med dokumentation och programvara som skickas till

organisation

teknik

Kontaktinformation

anmärkning

JSC "CenterInform"

Kontur Extern

Kontakta tel. 740-54-05 - Anslutningsavdelningen

CJSC “CERTIFICATE CENTER”

PP "Komita-rapport"

Kontakta tel.

LLC "Företag" Tensor

SBiS ++ Elektronisk rapportering

Kontakta tel.

LLC "ARGOS"

www.argos-nalog.ru

EDS "Argos - Skattebetalare"

Kontakta tel.

LLC Takskom

Sprinter PC

Kontakta tel.

CJSC Kaluga Astral

www.astralnalog.ru

PC "Astral Report"

Kontakta tel.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Consulting CIS LLC

PC "sfär"

Kontakta tel.

LLC "Certifieringscenter GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

PC "Taxnet-Referent"

Kontakta tel.

8-800-50-50-50-2 (samtal är gratis)

LLC "Rus-Telecom"

www.rus-telecom.ru

"Courier"

Kontakta tel. representativa kontor i St Petersburg

De flesta företags interna dokumentflöde har länge automatiserats, med vilka medel och hur djupt - det är en annan fråga, men det är inte längre nödvändigt att bevisa fördelarna med att arbeta med elektroniska dokument. Idag är affärer intresserade av "papperslös" interaktion på företagens nivå, och det viktigaste i denna fråga är att komma överens med motparten om ett nytt utbytesförfarande.

I denna process är det viktigt att ta två steg mot:

1. Att förmedla information om elektroniskt utbyte till motparter.
2. Ge juridisk betydelse för elektroniskt utbyte.

Informera. Ah, motparter!

Först och främst är det nödvändigt att informera partner om möjligheten att överföra dokument elektroniskt via EDI-tjänsten.

Massarbete

Naturligtvis kommer ingen att tvinga partner till ett nytt format utan arbete. I det första steget, som regel, initierar övergången till elektroniskt utbyte en massmeddelanden av inbjudningsbrev att starta utbytet, publicera motsvarande pressmeddelanden på webbplatsen. Men alla detaljer diskuteras redan under möten med ansikte mot ansikte eller telefonsamtal.

Ett exempel på nyheter om övergången till elektronisk dokumenthantering

Individuell inbjudan

EDI-operatören själv kan hjälpa till att bjuda in motparter, särskilt om det är en strategiskt viktig partner. Vid behov hålls affärsmöten med presentationer, individuella förbättringar, integration och tekniska lösningar diskuteras.

Organisationskonsolidering, eller var kan man ladda ner ett provavtal om elektroniskt dokumentutbyte?

Nästa steg är att säkerställa organisatorisk ordning för elektroniskt dokumentutbyte. Även om denna åtgärd inte är nödvändig alls är en tydlig förståelse av processerna och orienteringen i termer inte överflödig. Vanligtvis ingår företag ett avtal eller ett elektroniskt dokumentutbytesavtal eller lägger till en ytterligare klausul till ett befintligt avtal.

Det krävs inte att förbereda ett nytt dokument oberoende, det räcker för att begära en mall för ett avtal eller ett avtal från din EDI-operatör. Oftast är standarddokument redan publicerade på deras webbplatser, vilket görs med Synerdocs, du behöver bara ladda ner och ange dina data.

Exempel på en elektronisk utbytesklausul

Elektronisk dokumenthantering (EDO) är ett snabbt sätt att utbyta information baserad på användningen av elektroniska dokument med virtuella signaturer. Han har länge vunnit erkännande i de utvecklade länderna i världen som ett effektivt verktyg för att bedriva verksamhet.

hjärta

Elektronisk dokumenthantering mellan organisationer är en uppsättning processer för skapande, bearbetning, sändning, överföring, mottagning, lagring, användning och förstörelse av dokument. Alla dessa processer utförs efter kontroll av integriteten och bekräftat faktumet för mottagande av dokument.

Reglerna för genomförande av dokumentflöde mellan juridiska personer genomförs enligt parternas överenskommelse. Information utbyts med telekommunikationsmedel och dokument lagras på elektroniska medier. Lagringsperioden för redovisningsinformation bör inte överskrida den som fastställts på lagstiftningsnivå.

Organisationer kan emellertid utbyta formella och informella dokument med underskrifter från deltagarna. Inom entreprenörsverksamheten kan dessa vara: fakturor, avtal, fakturor, beställningar, anmälningar, ombud etc. Information kan överföras i form av text-, tabell- och grafikfiler.

Syftet med införandet av EDI

En förutsättning för implementering av EDI kan vara:

• minskning av rutinarbete;
• minskning av förlust av dokument;
• "Transparent" arbete med dokument;
• förbättra verkställande disciplin - tillhandahålla dokument inom den angivna tidsramen etc.

Bland de kvantitativa målen kan vi skilja på följande:

• Minska tiden för bearbetning av ett dokument med 10 gånger.
• Halvering av kontoret kostar hälften.

Elektronisk dokumenthantering mellan organisationer: hur det fungerar

I enlighet med nationell lagstiftning bedrivs elektronisk dokumenthantering mellan organisationer enligt överenskommelse mellan två parter. För att utbyta data är det nödvändigt att alla deltagare är anslutna till en operatørs utrustning. Därefter måste användaren skicka en begäran om att läggas till i listan över entreprenörer. Efter att ha bekräftat begäran kan deltagare i systemet utbyta data.

EDI-modulen måste utföra sådana funktioner:

• Bjud in motparter att dela data.
• Skapa en adressbok.
• Integrera med redovisningsprogramvara, till exempel 1C.
• Signera och kryptera dokumentation.
• Att strukturera korrespondens.
• Spåra e-poststatus.

Elektronisk dokumenthantering mellan organisationer utförs med certifikat. Anslutning till servern och autentisering sker via ett personligt digitalt certifikat. EDS utfärdas till varje användare av systemet, lagras på en elektronisk token och skyddas av en PIN-kod. Användaren måste ange ditt användarnamn, lösenord för ditt personliga konto. Först därefter får han tillgång till sina handlingar.

Varje anställd i organisationen som är ansluten till systemet kan initiera utbytesprocessen. Innan ett dokument skickas till en motpart måste det undertecknas i EDS. Denna operation utförs med Cryptopro-programmet. Dokumentet skickas via EDI. Motpartens anställd får ett meddelande om mottagandet av ett nytt dokument. Om han accepterar det, sätter han också en EDS. Om du behöver göra ändringar i dokumentet skapas en ny elektronisk version. När redigeringen är klar måste du spara alla ändringar med hjälp av EDS. Sedan skickas dokumentet med ändringen till motparten. Vid behov utförs elektroniskt godkännande av information.

Om du behöver göra ändringar igen, upprepas hela proceduren igen. Om det inte finns några klagomål om den nya versionen respekteras dokumentet. Resultatet är ett exempel undertecknat av två digitala signaturer. Alla versioner av dokumentet lagras på servern och är tillgängliga för visning. När den giltiga statusen har tilldelats provet kommer det inte att vara möjligt att ändra dokumentet. Upprörda kontrakt tilldelas statusen "Avbruten". Så här utförs elektroniskt arbetsflöde mellan organisationer.

utrustning

Vad behövs för elektroniskt arbetsflöde mellan organisationer? Först måste du välja en telekomoperatör och installera speciell programvara för utbyte av information. För det andra är det nödvändigt att ingå ett "avtal om utbyte av elektroniska dokument" med varje motpart som organisationen avser att utföra elektronisk korrespondens med.

Det är också nödvändigt att installera en EDI-server där alla dokument kommer att lagras. Det kan vara både klientutrustning och molnlagring. Tillgång till systemdata från utsidan sker via en applikation som är installerad på utrustningen för organisationens anställda. Datorerna interagerar med servern via HTTP med ytterligare kryptering av SSL 128. Dokument kan endast nås via applikationsgränssnittet och efter verifiering.

EDI-projekt

Ett processautomationsprojekt kan pågå från flera månader till flera år. Termen beror direkt på antalet processer som behöver automatiseras, organisationens resurs- och ekonomiska kapacitet. En kort beskrivning av genomförandet av EDI är följande:

• Skapande av en arbetsgrupp.
• Utformning av mål, tidsfrister och projektbudget.
• Undersökning av befintliga processer.
• Utveckla uppdrag.
• Fördelningen av EDI-systemet.
• Underteckna ett avtal om införande av en EDMS.
• Godkännande av arbetsplanen.
• Fyllning av systemkataloger.
• Personalutbildning.
• Genomför preliminära tester.
• Offentliggörandet av beställningen om genomförandet av EDMS.
• Slutförande av programvara och arbetsföreskrifter.
• Lansering av ett pilotprojekt.
• Fullskalig övergång till EDI.

Fel vid implementering av EDI

I processen måste särskild uppmärksamhet ägnas åt processer där lagen kräver tillgång till papper. Du kan inte kopiera ett pappersdokument elektroniskt. Detta bromsar arbetsprocessen avsevärt och orsakar en negativ inställning till automatiseringsprocessen som helhet. Ingen betalar extra för dubbelarbete.

I genomförandeprocessen måste du utveckla nya förordningar för att arbeta med dokument, utbilda personal och först därefter engagera dig i fullständigt genomförande. Detta kan endast uppnås om du förmedlar medarbetarna fördelarna med att använda ny teknik.

Ett annat populärt misstag är en dålig studie av kraven för EDMS. Om användare måste arbeta i ett icke-anpassat system är EDI-processen annorlunda än vad som accepteras i organisationen.

Elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer: fördelar och nackdelar

fördelar:

• Minska kostnaden för att skicka originaldokument per post.
• Spara lagringsutrymme för dokumentation. Allt lagras elektroniskt.
• Användarvänlighet. Skicka ett dokument sker från en arbetsplats. En snabb sökning i ett dokument utförs efter status (skickat, mottaget, mottaget, etc.).
• Omedelbar leverans. All information skickas till mottagaren inom några sekunder.
• Dokumentet kan inte gå förlorat förrän det lagras i systemet.

nackdelar:

• För att använda utrustningen måste du köpa en licens, vilket kostar mycket pengar.
• Oftast kan data bara utbytas mellan deltagare i samma system.
• Elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer i 1C eller med hjälp av annan programvara skiljer sig från det tidigare använda schemat. Med introduktionen av en ny algoritm kommer alla anställda att ha frågor om att utföra arbete.
• Teknisk utrustning. Innan EDI införs måste organisationer köpa utrustning och förbereda anställda på att hantera det nya systemet.
• EDI utförs med en elektronisk digital signatur vars giltighet är 1 år. Det är nödvändigt att spåra och snabbt förnya certifikat. Det är också nödvändigt att kontrollera giltighetstiden för motpartscertifikat för att undvika skatteproblem.

Laglig reglering

Vilka regler reglerar elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer? I Rysslands lagstiftning ingår federal lag nr 63 ”Om elektroniska signaturer”, reglerna för inlämnande av handlingar till den federala skattetjänsten anges i ordernummer MMV-7-2 / 168 från finansministeriet. EDI mellan organisationer utförs på grundval av order från finansministeriet nr 50n. Reglerna för utbyte av primära redovisningsdokument i elektronisk form anges i ordningen för Federal Tax Service No. MMV-7-6 / 36 @. Alla EDI-operatörer i aktivitetsprocessen bör styras av order från Federal Tax Service No. MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Elektronisk dokumenthantering mellan VLSI-organisationer ger kunderna följande fördelar:

• Dokument kan skickas till alla organisationer som är registrerade i Ryssland. Om motparten inte är medlem i VLSI-systemet kommer företagets anställd helt enkelt att kontakta organisationens representant och skicka inbjudningar att delta i systemet via e-post. Omedelbart efter bekräftelse av begäran kommer informationsutbytet mellan deltagarna att ske utan mellanhänder.
• Du behöver inte installera programvara på en dator. Det räcker med den aktuella versionen av webbläsaren och åtkomst till Internet.
• Du behöver inte ett speciellt program för att arbeta med data. Om rapporten ursprungligen är utarbetad i programvara från tredje part, till exempel 1C, kan du konfigurera dataintegration med VLSI-systemet.
• Dokumentets standardformulär är inte installerad. Du kan skicka text, tabellfiler, bilder etc.

SKB "Kontur"

En av de första programvaruutvecklarna i Ryssland är också involverad i leveransen av utrustning, genom vilken elektronisk dokumenthantering mellan organisationer genomförs. Kontur utvecklade Diadoc-systemet med hjälp av vilka elektroniska dokument utbyts. En funktion i systemet är att tillgång till data kan erhållas utomlands. Speciellt för detta ändamål har företaget utvecklat tullar för roaming. Om du vill att mono ska få åtkomst till data via API: n.

Vad behövs?

För att ansluta EDI måste organisationer köpa:

• licensierad programvara;
• server;
• uppgraderingsutrustning;
• att utbilda personal;
• ställa in och integrera EDMS för att arbeta med interna applikationer.

Behöver du sådana investeringar för att ansluta elektroniskt dokumentflöde mellan organisationen? Att inkludera kostnaderna för konsultationer med teknisk support, uppdateringar av EDMS och programvara är det andra investeringssteget. Dessa kostnader måste betalas varje månad.

slutsats

Pappersarbetsflöde ersätts av elektroniskt. Det minskar inte bara organisationens kostnader för att genomföra processer, utan ökar också effektiviteten i verksamheten som helhet. För att EDI ska fungera framgångsrikt är det nödvändigt att tydligt ange målen för systemimplementeringen och korrekt konfigurera utrustningen.

Elektronisk dokumenthantering mellan organisationer - hur fungerar det? Vilka dokument kan utbytas elektroniskt, hur man upprättar ett avtal med en motpart för att upprätta elektronisk interaktion och vad ska föreskrivas i förordningarna? Detta kommer att diskuteras i vårt material.

En viktig del av all elektronisk dokumenthantering är ett elektroniskt dokument. För att ge ett dokument skapat i elektronisk form lagligt betydande kraft till båda sidor av elektronisk dokumenthantering är det nödvändigt att förse det med tre viktiga egenskaper. Det elektroniska dokumentet måste:

• Ha önskad information.
• Anpassa till det godkända formatet.
• Kontrollera med den ansvariga personens signatur.

Om du och din motpart organiserade bildandet av elektroniska dokument i de etablerade formaten hos dina företag, är det tekniskt nödvändigt att garantera din elektroniska interaktion med honom. Hur gör jag det?

För att två separata system ska ömsesidigt och effektivt utbyta dokument måste du registrera alla nyanser i arbetsflödet i en särskild reglering.

Först måste du ta reda på vilka elektroniska dokument som ska undertecknas med en enkel elektronisk signatur, och vilka - förbättrade. Lagligt tillåtna typer av elektroniska signaturer anges i figuren.

Dokument med varierande grad av betydelse och sekretess kan delta i elektronisk dokumenthantering med motparter. Till exempel ställs de strängaste kraven på elektroniska fakturor: de måste undertecknas exklusivt av UKEP och skickas via EDI-operatören (order från Rysslands finansministerium daterad 10.11.2015 nr 174n). Och för företagets interna dokument är UKEP: s tillämpning inte obligatorisk. Därför beslutar företaget själv vilken signatur detta eller det interna dokumentet ska undertecknas.

I bestämmelserna om elektronisk dokumenthantering är det nödvändigt att fastställa förfarandet för att underteckna elektroniska dokument och beskriva cirkeln med ansvariga personer som har rätt att underteckna dem.

När du har löst alla lagstiftningsfrågor med motparter måste du välja den EDI-operatör genom vilken du kommer att utbyta elektroniska dokument och ingå ett avtal med honom. Dessutom kommer det att vara nödvändigt att lösa andra problem:

• Organisera ett elektroniskt arkiv med mottagna och skickade elektroniska dokument.
• Att göra tillägg till redovisningsprincipen angående övergången till elektronisk dokumenthantering.
• Ge ansvariga personer elektroniska signaturer.
• Lös andra organisatoriska och tekniska problem som krävs för att systemet ska fungera effektivt.

  Utbyte av dokument i form av skannade bilder: hur och när det är möjligt

Elektroniskt utbyte mellan dokument från motparter i form av skanningsbilder har praktiserats i företag under lång tid - sedan tillkomsten av olika Internet-posttjänster. För att göra detta behöver du inga specialprogram eller anslutningar till EDO-operatörer. Den enkla användningen av denna metod för utbyte av dokument har emellertid ett antal väsentliga nackdelar:

• Oförmåga att garantera informationssäkerhet.
• Betydande tid och arbetskostnader för att översätta ett pappersdokument till en elektronisk skanningsbild.
• Behovet av efterföljande utskrift av dokumentet.
• Oförmåga att snabbt utbyta överenskomna dokument.
• Andra brister (brist på förmåga att spåra dokumentet, förseningar i samordning efter hierarki i företaget, etc.).

Detta leder till en minskning av räckvidden för denna metod för utbyte av dokument i elektronisk form mellan organisationer. Skanna-bildutbyte används huvudsakligen för de typer av dokument som inte är juridiskt betydelsefulla för företaget. Och de skickas elektroniskt till motparten bara för att påskynda interaktion (uppfyllande av villkoren för kontrakt eller lösa aktuella affärsproblem). Samtidigt skickas pappersoriginalen per post eller med kurir.

  När du behöver en ansökan för anslutning till elektronisk dokumenthantering

Ibland måste ett företag utarbeta ett särskilt ansökningsblankett för anslutning till elektronisk dokumenthantering och ett antal andra dokument för extern interaktion med intresserade parter. De flesta företag står inför behovet av att fylla i ett sådant uttalande när de skickar elektroniska rapporter till FIU.

I detta fall kommer deltagarna i elektronisk dokumenthantering inte att vara affärspartner utan ett företag och en off-budgetfond. Ansökan kan inte skrivas i någon form - dess färdiga mall kan hittas på PFR-webbplatsen. Den bör innehålla följande data:

• Detaljer om företaget som ingår elektronisk interaktion med fonden.
• Information om telekomoperatören och det kryptografiska informationsskyddsverktyget som används.

Men en enda ansökan om elektronisk interaktion med fonden räcker inte. Det är också nödvändigt:

1. Innan du slutför ansökan väljer du ett ackrediterat certifieringscenter som tillhandahåller tekniska nyanser för att ansluta arbetsflödet för TCS, följt av ingående av ett avtal med det för tillhandahållande av tjänster för överföring av elektroniska dokument.
2. Efter att ha lämnat in ansökan och kontrollerat den av fondspecialisterna, ingå ett avtal med PRF om anslutning till elektronisk dokumenthantering. Formuläret kan laddas ner från fondens webbplats.

Elektroniskt informationsutbyte av företag med FIU tillåter, utan att besöka fonden, tillhandahålla personlig redovisningsinformation, snabbt identifiera och korrigera fel i rapporteringen och lösa ett antal andra uppgifter.

För mer information om elektroniska interaktioner med FIU: er, se detta material.

Företaget bestämmer själv hur man byter till elektronisk dokumenthantering med motparter. Men i alla fall är detta en förhandlingsprocess. Förslaget att byta till elektronisk dokumenthantering kan beslutas muntligt, i form av en skriftlig inbjudan från en av affärspartnerna eller genom att underteckna ett specialavtal.

För att erbjuda en motpart skriftligen för att upprätta elektronisk dokumenthantering kan du skicka ett brev till hans adress. Distribution av sådana brev hjälper företaget med ett stort dokumentflöde att bjuda in nya och befintliga partners till elektronisk interaktion.

I texten till brevet i en kortfattad form måste du informera motparten:

• Om den lagstiftningsfasta möjligheten för elektronisk dokumenthantering.
• Dess fördelar.
• Dokumentformer som ska utbytas elektroniskt.
• Stegen som krävs för att byta till detta system.

Nedan presenteras ett exempel på övergången till elektronisk dokumenthantering (utdrag).

Utan att ändra texten i brevet och endast ersätta motparternas detaljer kan du snabbt informera dem om din önskan att organisera ett ömsesidigt elektroniskt utbyte av dokument.

  Avtal om utbyte av elektroniska dokument mellan juridiska personer

Motparter kan specificera nyanser av papperslös interaktion i ett separat avtal om elektronisk dokumenthantering. Hur gör jag det?

Lagstiftningen fastställer inte särskilda krav för formen och innehållet i avtalet om elektronisk dokumenthantering mellan juridiska personer. Därför bestäms dess sammansättning och innehåll av dess deltagare. I det här fallet är det nödvändigt att följa den stil och struktur som är gemensam för sådana dokument (det är nödvändigt att beskriva ämnet för avtalet, giltighet, parternas uppgifter och andra frågor).

Figuren nedan visar de viktigaste (möjliga) avsnitten i ett sådant avtal.

För att upprätta elektronisk interaktion är det nödvändigt att samordna sina nyanser. Detta kan göras muntligt, skicka ett brev och / eller underteckna ett separat avtal. Det kommer också att vara nödvändigt att lösa ett antal relaterade problem (att föreskriva förfarandet för elektroniskt dokumentutbyte, upprätta ansvariga personer, förse dem med en elektronisk signatur, etc.).