Elektronik belge yönetimi numune doldurma anlaşması. Elektronik Belge Değişimi Sözleşmesi. Elektronik sipariş şablonları, Müşteriye Özel Depo tarafından Müşteriye iletilen belge ve yazılım paketinin bir parçası olarak sağlanır.

organizasyon

teknoloji

İletişim bilgileri

düşünce

JSC "CenterInform"

Kontur Extern

İletişim tel. 740-54-05 - Bağlantı Bölümü

CJSC “SERTİFİKA MERKEZİ”

PP "Komita-Raporu"

İletişim tel.

LLC "Şirket" Tensör "

SBiS ++ Elektronik Raporlama

İletişim tel.

LLC "ARGOS"

www.argos-nalog.ru

EDS "Argos - Vergi Mükellefi"

İletişim tel.

LLC "Taxcom"

Sprinter PC

İletişim tel.

CJSC Kaluga Astral

www.astralnalog.ru

PC "Astral Raporu"

İletişim tel.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Danışmanlık CIS LLC

PC "Küre"

İletişim tel.

LLC "Sertifikasyon Merkezi GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

PC “Taxnet-Referent”

İletişim tel.

8-800-50-50-50-2 (çağrı ücretsiz)

LLC "Rus-Telekom"

www.rus-telecom.ru

"Kurye"

İletişim tel. Petersburg'daki temsilcilikler

Çoğu şirketin dahili belge akışı uzun zamandır, ne şekilde ve ne kadar derinden otomatikleştirildi - bu başka bir soru, ancak artık elektronik belgelerle çalışmanın avantajlarını kanıtlamak gerekli değil. Günümüzde işletme, şirketler arası düzeyde "kağıtsız" etkileşim ile ilgilenmektedir ve bu konudaki en önemli şey, karşı tarafla yeni bir değişim prosedürü üzerinde anlaşmaktır.

Bu süreçte, iki adım atmak önemlidir:

1. Karşı taraflara elektronik borsa hakkında bilgi vermek.
2. Elektronik alışverişe yasal önem verin.

Bilgilendirilmesi. Ah, karşı taraflar!

Her şeyden önce, ortakları EDI hizmeti aracılığıyla elektronik olarak aktarma olasılığı hakkında ortakları bilgilendirmek gerekir.

Toplu iş

Tabii ki, hiç kimse açıklama yapmadan ortakları yeni bir çalışma biçimine zorlayamaz. İlk aşamada, kural olarak, elektronik borsaya geçişi başlatanlar, borsaya başlamak için davet mektuplarının toplu olarak gönderilmesini, ilgili basın bültenlerini sitede yayınlamasını sağlar. Ancak tüm ayrıntılar yüz yüze görüşmelerde veya telefon görüşmelerinde zaten tartışılıyor.

Elektronik belge yönetimine geçiş ile ilgili haberlere bir örnek

Bireysel davet

EDI operatörünün kendisi, özellikle stratejik olarak önemli bir ortaksa, karşı tarafları davet etmede yardımcı olabilir. Gerekirse sunumlarla iş toplantıları yapılır, bireysel iyileştirmeler, entegrasyon ve teknik çözümler tartışılır.

Organizasyonel konsolidasyon veya elektronik belge değişimi ile ilgili örnek bir anlaşmanın nereden indirileceği

Bir sonraki adım elektronik belge değişiminin organizasyonel düzenini sağlamaktır. Bu önlem hiç gerekli olmasa da, süreçlerin ve yönelimin net bir şekilde anlaşılması gereksiz değildir. Tipik olarak, şirketler bir sözleşmeye veya elektronik belge değişim sözleşmesine girer veya mevcut bir sözleşmeye ek bir madde ekler.

Bağımsız olarak yeni bir belge hazırlamak gerekli değildir; EDI operatörünüzden bir anlaşma veya sözleşme için bir şablon istemek yeterlidir. Çoğu zaman, standart belgeler web sitelerinde zaten yayınlanmıştır, Synerdocs ile yapıldığı gibi, verilerinizi indirmeniz ve girmeniz yeterlidir.

Elektronik değişim öğesi örneği

Elektronik belge yönetimi (EDO), elektronik belgelerin sanal imzalarla kullanımına dayalı bilgi alışverişinin hızlı bir yoludur. Uzun zamandır dünyanın gelişmiş ülkelerinde işin operasyonel yürütülmesi için etkili bir araç olarak tanınmıştır.

kalp

Kuruluşlar arasında elektronik belge yönetimi, belgelerin oluşturulması, işlenmesi, gönderilmesi, aktarılması, alınması, saklanması, kullanılması ve imha edilmesi için bir dizi süreçtir. Tüm bu işlemler, bütünlük kontrol edildikten ve belgelerin alındığının teyit edilmesinden sonra gerçekleştirilir.

Tüzel kişiler arasında belge akışının uygulanmasına ilişkin kurallar, tarafların mutabakatı ile yürütülür. Bilgi telekomünikasyon araçlarıyla paylaşılır ve belgeler elektronik ortamda depolanır. Muhasebe bilgilerinin saklanma süresi, yasama düzeyinde belirlenen süreyi aşmamalıdır.

Kendi aralarındaki organizasyonlar, resmi ve gayri resmi belgeleri katılımcıların imzalarıyla paylaşabilirler. Girişimcilik faaliyeti alanında bunlar şunlar olabilir: faturalar, anlaşmalar, faturalar, siparişler, bildirimler, avukat mektupları, vb. Bilgiler metin, tablo ve grafik dosyaları şeklinde iletilebilir.

EDI tanıtımının amacı

EDI'nin uygulanması için bir ön koşul şunlar olabilir:

• rutin işlerin azaltılması;
• belge kaybında azalma;
• “Şeffaf” belgelerle çalışma;
• yürütme disiplininin iyileştirilmesi - belirtilen zaman dilimi içinde belge sağlanması vb.

Nicel hedefler arasında şunlar tanımlanabilir:

• Bir belgenin işlenme süresini 10 kat azaltmak.
• Ofis maliyetlerini yarıya indirmek.

Kuruluşlar arasında elektronik belge yönetimi: nasıl çalışır

İç hukuka uygun olarak, iki tarafın mutabakatı ile kuruluşlar arasında elektronik belge yönetimi yapılır. Veri alışverişi için tüm katılımcıların bir operatörün ekipmanına bağlı olması gerekir. Daha sonra, kullanıcının yükleniciler listesine eklenmesi için bir istek göndermesi gerekir. İsteği onayladıktan sonra, sistemdeki katılımcılar veri alışverişi yapabilir.

EDI modülünün bu işlevleri yerine getirmesi gerekir:

• Karşı tarafları veri paylaşmaya davet edin.
• Bir adres defteri oluşturun.
• Muhasebe yazılımı ile entegrasyon, örneğin, 1C.
• Belgeleri imzalayın ve şifreleyin.
• Yazışmaları yapılandırmak.
• E-posta durumlarını izleyin.

Kuruluşlar arasında elektronik belge yönetimi sertifikalar kullanılarak gerçekleştirilir. Sunucuya bağlantı ve kimlik doğrulama, kişisel bir dijital sertifika ile gerçekleştirilir. EDS, sistemdeki her kullanıcıya verilir, elektronik bir belirteçte saklanır ve bir PIN kodu ile korunur. Kullanıcı, kişisel hesabınız için kullanıcı adınızı ve şifrenizi girmelidir. Ancak bundan sonra belgelerine erişebilecek.

Sisteme bağlı herhangi bir kuruluş çalışanı değişim sürecini başlatabilir. Karşı tarafa belge göndermeden önce, belgenin EDS'de imzalanmış olması gerekir. Bu işlem Cryptopro programı kullanılarak gerçekleştirilir. Belge EDI yoluyla gönderilir. Karşı taraf çalışanı, yeni bir belgenin alındığına dair bir bildirim alır. Kabul ederse, aynı zamanda bir EDS koyar. Belgede değişiklik yapmanız gerekirse, yeni bir elektronik sürüm oluşturulur. Düzenlemeyi tamamladıktan sonra, EDS'nin yardımıyla tüm değişiklikleri kaydetmeniz gerekir. Daha sonra, değişikliği içeren belge karşı tarafa gönderilir. Gerekirse, bilgilerin elektronik onayı yapılır.

Tekrar değişiklik yapmanız gerekirse, tüm prosedür tekrarlanır. Yeni sürümle ilgili herhangi bir şikayet yoksa, belgeye saygı duyulur. Sonuç, iki dijital imza ile imzalanan bir örnektir. Belgenin tüm sürümleri sunucuda saklanır ve görüntülenebilir. Numuneye geçerli durum atandığında, belgede değişiklik yapmak mümkün olmayacaktır. Üzgün \u200b\u200bsözleşmelere “İptal edildi” durumu atanır. Kuruluşlar arasındaki elektronik iş akışı şu şekilde gerçekleştirilir.

ekipman

Kuruluşlar arasında elektronik iş akışı için neler gereklidir? İlk olarak, bir telekom operatörü seçmeniz ve bilgi alışverişi için özel bir yazılım yüklemeniz gerekir. İkinci olarak, kuruluşun elektronik yazışma yapmak istediği her karşı tarafla birlikte, "Elektronik belgelerin değişimi ile ilgili bir anlaşma" yapılması gerekmektedir.

Ayrıca, tüm belgelerin saklanacağı bir EDI sunucusu kurmak da gereklidir. Hem istemci ekipmanı hem de bulut depolama alanı olabilir. Sistem verilerine dışarıdan erişim, kurum çalışanlarının ekipmanına kurulan bir uygulama ile sağlanır. Bilgisayarlar sunucu ile HTTP üzerinden ek SSL 128 şifrelemesi ile etkileşime girer Dokümanlara yalnızca uygulama arabirimi ve kimlik doğrulamasından sonra erişilir.

EDI Projesi

Bir süreç otomasyon projesi birkaç aydan birkaç yıla kadar sürebilir. Terim doğrudan otomatikleştirilmesi gereken süreçlerin sayısına, kuruluşun kaynak ve finansal yeteneklerine bağlıdır. EDI uygulamasının kısa bir özeti aşağıdaki gibidir:

• Bir çalışma grubunun oluşturulması.
• Hedeflerin, son tarihlerin ve proje bütçesinin oluşturulması.
• Mevcut süreçlerin incelenmesi.
• Ödevler geliştirin.
• EDO sisteminin sonu.
• Bir ÇSYS'nin başlatılması için bir sözleşme imzalanması.
• Çalışma programının onaylanması.
• Doldurma sistemi dizinleri.
• Personel eğitimi.
• Ön testlerin yapılması.
• EDMS'nin uygulanmasına ilişkin emrin yayınlanması.
• Yazılım ve çalışma yönetmeliklerinin sonuçlandırılması.
• Pilot projenin başlatılması.
• EDI'ya tam ölçekli geçiş.

EDI uygulama hataları

Süreçte, yasanın kağıdın mevcudiyetini gerektirdiği süreçlere özellikle dikkat edilmelidir. Bir kağıt belgeyi elektronik olarak çoğaltamazsınız. Bu, çalışma sürecini önemli ölçüde yavaşlatır ve otomasyon sürecine bir bütün olarak olumsuz bir tutum kazandırır. Kimse çifte çalışma için fazladan ödeme yapmaz.

Uygulama sürecinde, belgelerle çalışmak, personel eğitmek ve ancak bundan sonra tam teşekküllü uygulamaya geçebilmek için yeni düzenlemeler geliştirmeniz gerekir. Bu ancak çalışanlara yeni teknolojiler kullanmanın faydalarını aktarırsanız elde edilebilir.

Bir başka popüler hata, EDMS için gereksinimlerin zayıf bir çalışmasıdır. Kullanıcıların özelleştirilmiş olmayan bir sistemde çalışması gerekiyorsa, EDI işlemi kuruluşta kabul edilenlerden farklıdır.

Kuruluşlar arasında elektronik belge akışı: artıları ve eksileri

avantajları:

• Orijinal belgelerin posta ile gönderilme maliyetinin düşürülmesi.
• Belgeler için depolama alanından tasarruf edin. Hepsi elektronik olarak saklanır.
• Kullanım kolaylığı. Belge gönderme bir işyerinden yapılır. Bir belgenin durumuna göre hızlı bir şekilde arama yapılır (gönderilen, alınan, alınan vb.).
• Anında teslimat. Tüm bilgiler muhatabınıza birkaç saniye içinde gönderilir.
• Doküman, sistemdeki saklama süresi dolmadan kaybolamaz.

dezavantajları:

• Ekipmanı kullanmak için çok paraya mal olan bir lisans satın almanız gerekir.
• Çoğu zaman, veriler yalnızca aynı sistemdeki katılımcılar arasında değiştirilebilir.
• 1C'deki kuruluşlar arasında veya başka bir yazılım yardımıyla elektronik belge akışı, daha önce kullanılan programdan farklıdır. Yeni bir algoritmanın getirilmesiyle, tüm çalışanların iş yürütme hakkında soruları olacaktır.
• Teknik ekipman. EDI'yi tanıtmadan önce kuruluşların ekipman satın almaları ve çalışanları yeni sistemi yönetmeye hazırlamaları gerekir.
• EDI, geçerliliği 1 yıl olan elektronik bir dijital imza kullanılarak gerçekleştirilir. Sertifikaları izlemeniz ve zamanında güncellemeniz gerekir. Vergi sorunlarından kaçınmak için karşı taraf sertifikalarının geçerlilik süresinin kontrol edilmesi de gereklidir.

Yasal düzenleme

Kuruluşlar arasındaki elektronik belge akışını hangi düzenlemeler yönetiyor? Rusya Federasyonu mevzuatı, 63 sayılı “Elektronik İmzalar Hakkında” Federal Yasa'yı içermektedir, Federal Vergi Servisi'ne belge gönderme kuralları Maliye Bakanlığı'nın MMV-7-2 / 168 sayılı Siparişinde belirtilmiştir. Organizasyonlar arasındaki EDI, 50n sayılı Maliye Bakanlığı'nın emriyle gerçekleştirilir. Birincil muhasebe belgelerinin elektronik biçimde değiştirilmesine ilişkin kurallar Federal Vergi Servisi No. MMV-7-6 / 36 @ sırasına göre düzenlenmiştir. Faaliyet sürecindeki tüm EDI operatörleri Federal Vergi Servisi No. MMV-7-6 / 253 @ tarafından yönlendirilmelidir.

"VLSI"

VLSI kuruluşları arasındaki elektronik belge yönetimi, müşterilere aşağıdaki avantajları sağlar:

• Belgeler, Rusya Federasyonu'na kayıtlı herhangi bir kuruluşa gönderilebilir. Karşı taraf VLSI sisteminin bir üyesi değilse, şirket çalışanı sadece kuruluşun temsilcisiyle iletişime geçecek ve sisteme katılmak için davetiyeleri e-posta ile gönderecektir. Talebi onayladıktan hemen sonra katılımcılar arasında bilgi alışverişi aracılar olmadan yapılacaktır.
• Bir bilgisayara yazılım yüklemenize gerek yoktur. Tarayıcının geçerli sürümüne ve İnternet'e erişime sahip olmak yeterlidir.
• Verilerle çalışmak için özel bir programa ihtiyacınız yoktur. Rapor başlangıçta üçüncü taraf yazılımlarda, örneğin 1C'de hazırlanmışsa, VLSI sistemiyle veri entegrasyonunu yapılandırabilirsiniz.
• Dokümanın standart formu kurulu değil. Metin, tablo dosyaları, resimler vb. Gönderebilirsiniz.

SKB "Kontur"

Rusya'daki ilk yazılım geliştiricilerinden biri, kuruluşlar arasında elektronik belge yönetiminin gerçekleştirildiği ekipman tedarikiyle de ilgilidir. Kontur, elektronik belgelerin paylaşıldığı Diadoc sistemini geliştirdi. Sistemin bir özelliği, verilere erişimin yurtdışında alınabilmesidir. Özellikle bu amaçla, şirket dolaşımda tarifeler geliştirmiştir. Mono'nun API üzerinden verilere erişmesini istiyorsanız.

Ne gerekiyor?

EDI'yi bağlamak için kuruluşların şunları satın alması gerekir:

• lisanslı yazılım;
• sunucu;
• donanım yükseltme;
• personel yetiştirmek;
• dahili uygulamalarla çalışmak için EDMS'yi kurmak ve entegre etmek.

Kuruluş arasında elektronik belge akışını bağlamak için bu tür yatırımlara mı ihtiyacınız var? Teknik destek danışmanlığı, EDMS ve yazılım güncellemelerine dahil olmak yatırımın ikinci aşamasıdır. Bu maliyetlerin aylık olarak ödenmesi gerekecektir.

Sonuç

Kağıt iş akışı elektronikle değiştiriliyor. Kuruluşun sadece süreç yürütme maliyetlerini azaltmakla kalmaz, aynı zamanda bir bütün olarak işletmenin verimliliğini de artırır. EDI'nın başarılı bir şekilde çalışması için, sistem uygulamasının hedeflerini açıkça belirtmek ve ekipmanı doğru bir şekilde yapılandırmak gerekir.

Kuruluşlar arasında elektronik belge yönetimi - nasıl çalışır? Hangi belgeler elektronik ortamda değiştirilebilir, elektronik etkileşim kurmak için bir karşı tarafla nasıl bir anlaşma yapılır ve düzenlemelerde ne yazılmalıdır? Bu materyalimizde tartışılacaktır.

Herhangi bir elektronik belge yönetiminin önemli bir unsuru elektronik bir belgedir. Elektronik ortamda oluşturulan bir belgeyi, elektronik belge yönetiminin her iki tarafına yasal olarak önemli bir güç vermek için, belgeye 3 önemli özellik sağlamak gerekir. Elektronik belge:

• Gerekli ayrıntılara sahip olun.
• Onaylanan formata uyun.
• Sorumlu kişinin imzasını doğrulayın.

Siz ve karşı taraf, elektronik belgelerin oluşumunu işletmelerinizde belirlenmiş formatlarda düzenlediyseniz, elektronik olarak onunla elektronik etkileşiminizi sağlamak gerekir. Nasıl yapılır?

2 ayrı sistemin karşılıklı ve verimli bir şekilde belge alışverişi yapabilmesi için, iş akışının tüm nüanslarını özel bir düzenlemeye kaydetmeniz gerekir.

Her şeyden önce, hangi elektronik belgelerin basit bir elektronik imzayla imzalanması gerektiğini ve hangilerinin geliştirildiğini bulmanız gerekir. Yasal olarak izin verilen elektronik imza türleri şekilde gösterilmiştir.

Değişen önem derecesine ve gizliliğe sahip belgeler, karşı taraflarla elektronik belge yönetimine katılabilir. Örneğin, en katı gereklilikler elektronik faturalara uygulanır: sadece UKEP tarafından imzalanmalı ve EDI operatörü (Rusya Maliye Bakanlığı'nın 10.11.2015 No. 174n tarihli) aracılığıyla gönderilmelidir. Ve şirketin dahili belgeleri için UKEP'in uygulanması zorunlu değildir. Bu nedenle, şirketin kendisi veya bu dahili belgenin hangi imzanın imzalanacağına kendisi karar verir.

Elektronik belge yönetimi ile ilgili yönetmeliklerde, elektronik belgelerin imzalanması için prosedürün oluşturulması ve bunları imzalama yetkisine sahip sorumlu kişilerin çemberinin ana hatlarının çizilmesi gerekmektedir.

Karşı taraflarla ilgili tüm yasal sorunları çözdükten sonra, elektronik doküman alışverişinde bulunacağınız ve onunla bir anlaşma yapacağınız EDI operatörünü seçmelisiniz. Ek olarak, diğer sorunları çözmek gerekecektir:

• Alınan ve gönderilen elektronik belgelerin elektronik arşivini düzenleyin.
• Elektronik belge yönetimine geçiş ile ilgili muhasebe politikasına katkıda bulunmak.
• Sorumlu kişilere elektronik imza verin.
• Sistemin etkin çalışması için gerekli diğer organizasyonel ve teknik sorunları çözün.

  Tarama görüntüleri şeklinde belge değişimi: nasıl ve ne zaman mümkün

Çeşitli internet posta hizmetlerinin ortaya çıkışından bu yana, belgelerde karşı tarafların tarama görüntüleri şeklinde belgeler arasında elektronik alışverişi uzun süredir uygulanmaktadır. Bunu yapmak için, EDO operatörlerine herhangi bir özel programa veya bağlantıya ihtiyacınız yoktur. Ancak, bu belge alışverişi yönteminin kullanım kolaylığının bir takım önemli dezavantajları vardır:

• Garantili bilgi güvenliğini sağlayamama.
• Bir basılı belgeyi elektronik tarama görüntüsüne çevirmek için önemli zaman ve işçilik maliyetleri.
• Belgenin daha sonra yazdırılması gereği.
• Kararlaştırılan belgeleri hızlı bir şekilde değiştirememe.
• Diğer eksiklikler (belgeyi takip edememe, şirkette hiyerarşi ile koordinasyondaki gecikmeler vb.).

Bu, kuruluşlar arasında elektronik ortamda belge alışverişi yönteminin kapsamının daralmasına yol açar. Tarama görüntü değişimi esas olarak şirket için yasal olarak önemli olmayan bu tür belgeler için kullanılır. Ve onlar sadece etkileşimi hızlandırmak (sözleşme şartlarının yerine getirilmesi veya mevcut iş sorunlarının çözülmesi) için karşı tarafa elektronik olarak gönderilir. Aynı zamanda, asıl kağıt posta veya kurye ile gönderilir.

  Elektronik belge yönetimine bağlanmak için bir uygulamaya ihtiyacınız olduğunda

Bazen, ilgili taraflarla dış etkileşim amacıyla, bir şirketin elektronik belge yönetimine ve diğer bazı belgelere bağlantı için özel bir başvuru formu hazırlaması gerekir. Çoğu şirket, FIU'ya elektronik rapor gönderirken böyle bir beyanda bulunma ihtiyacı ile karşı karşıyadır.

Bu durumda, elektronik belge yönetimine katılanlar iş ortakları değil, bir şirket ve bütçe dışı bir fon olacaktır. Uygulama herhangi bir biçimde yazılamaz - hazır şablonu PFR web sitesinde bulunabilir. Aşağıdaki verileri içermelidir:

• Fonla elektronik etkileşime giren şirketin detayları.
• Telekom operatörü ve kullanılan şifreleme bilgi koruma aracı hakkında bilgi.

Ancak fonla elektronik etkileşim için tek bir başvuru yeterli değildir. Ayrıca gereklidir:

1. Başvuruyu tamamlamadan önce, elektronik belgelerin aktarılması için hizmetlerin sağlanması için onunla bir anlaşma yapılmasını müteakip, TCS kapsamında bir belge akışını bağlamanın teknik nüanslarını sağlayan akredite bir sertifika merkezi seçin.
2. Başvuruyu gönderdikten ve fon uzmanları tarafından kontrol ettikten sonra, elektronik belge yönetimine bağlanma konusunda PRF ile bir anlaşma yapın. Form fonun web sitesinden indirilebilir.

Şirketlerin FIU ile elektronik bilgi alışverişi, fonu ziyaret etmeden kişisel muhasebe bilgileri göndermelerine, raporlamadaki hataları zamanında belirleyip düzeltmelerine ve bir dizi başka görevi çözmelerine olanak tanır.

FIU'larla elektronik etkileşimler hakkında daha fazla bilgi için bu malzemeye bakın.

Şirket, taraflarla elektronik belge yönetimine nasıl geçileceğini belirler. Ancak her durumda, bu bir müzakere sürecidir. Elektronik belge yönetimine geçme önerisi sözlü olarak, iş ortaklarından birinin yazılı daveti şeklinde veya özel bir sözleşme imzalanarak kararlaştırılabilir.

Elektronik belge yönetimi kurmak üzere yazılı olarak bir karşı taraf önermek için adresine bir mektup gönderebilirsiniz. Bu tür mektupların dağıtımı, büyük bir belge akışı olan şirketin yeni ve mevcut ortakları elektronik etkileşime davet etmesine yardımcı olur.

Kısa bir formdaki mektubun metninde, karşı tarafı bilgilendirmeniz gerekir:

• Elektronik belge yönetiminin yasal olarak sabit olasılığı üzerine.
• Faydaları.
• Elektronik ortamda değiştirilecek belge formları.
• Bu sisteme geçmek için gerekli adımlar.

Elektronik belge yönetimine (alıntı) geçişle ilgili örnek bir mektup aşağıda sunulmuştur.

Mektubun metnini değiştirmeden ve sadece karşı tarafların ayrıntılarını değiştirmeden, karşılıklı elektronik belge alışverişi organize etme isteğinizi hızlı bir şekilde bilgilendirebilirsiniz.

  Tüzel kişiler arasında elektronik belge alışverişi anlaşması

Karşı taraflar, kağıtsız etkileşimin nüanslarını elektronik belge yönetimi ile ilgili ayrı bir anlaşmayla belirtebilirler. Nasıl telafi edilir?

Mevzuat, tüzel kişiler arasında elektronik belge yönetimi ile ilgili sözleşmenin şekli ve içeriği için özel şartlar getirmemektedir. Bu nedenle, bileşimi ve içeriği katılımcıları tarafından belirlenir. Bu durumda, bu tür belgelerde ortak olan stil ve yapıyı gözlemlemek gerekir (anlaşmanın konusunu, geçerlilik süresini, tarafların ayrıntılarını ve diğer sorunları tanımlamak gerekir).

Aşağıdaki şekilde böyle bir anlaşmanın ana (olası) bölümleri gösterilmektedir.

Elektronik etkileşim kurmak için nüanslarını koordine etmek gerekir. Bu sözlü olarak yapılabilir, mektup gönderebilir ve / veya ayrı bir sözleşme imzalayabilir. Aynı zamanda bir dizi ilgili sorunun çözülmesi de gerekecektir (elektronik belge alışverişi için prosedürü reçete etmek, sorumlu kişiler kurmak, onlara elektronik imza sağlamak, vb.).