Contabilitatea este documentară. Reflectarea tranzacțiilor comerciale asupra conturilor se realizează numai pe baza documentației. Un document este dovada scrisă a unei tranzacții comerciale sau financiare și a dreptului de a o efectua. Calitatea contabilității depinde de acuratețea și promptitudinea pregătirii documentelor. Importanța documentelor în desfășurarea activităților de afaceri este destul de mare, deoarece documentele servesc pentru controlul preliminar și ulterior asupra siguranței proprietății, legalității și oportunității operațiunilor comerciale.
Documentarea ca modalitate de documentare a tranzacțiilor comerciale și de justificare a înregistrărilor contabile este unul dintre elementele metodei contabile. Strâns legate de documentație sunt și alte elemente ale metodei contabile, precum conturile și inventarul.
Baza pentru reflectarea tranzacțiilor comerciale în sistemul contabil poate fi doar documente executate corect, deoarece pe baza acestora se stabilește legalitatea și oportunitatea tranzacțiilor. Documentele sunt importante în cursul auditului activităților financiare și economice, în timpul auditurilor, în examinarea cauzelor penale și civile în procesul de cercetare, cercetare și judecată, dobândind forță juridică a probei.
Clasificarea documentelor contabile este prezentată în Tabelul 2.
Masa 2- Clasificarea documentelor contabile
|
Clasificare |
Tipuri de documente |
Denumirea documentelor |
|
După scop |
Administrativ |
Ordine, instrucțiuni, împuterniciri, ordine de plată |
|
Exculpator |
Facturi, acte, chitanțe |
|
|
Inregistrarea contabila |
Situații contabile, situații de calcul, situații de distribuție și grupare |
|
|
Combinate |
Raport de avans, extras de salarii etc. |
|
|
Ordinea de compilare |
Primar |
Fișe de pontaj, încasări și cheltuieli în numerar, cerințe etc. |
|
Raport de casierie, raport de depozit etc. |
||
|
Bani gheata |
Încasări și cheltuieli comenzi de numerar, cecuri etc. |
|
|
Material |
Facturi, certificate de acceptare etc. |
|
|
Calculat |
Cecuri de plată, rapoarte în avans, cereri de plată și ordine de plată etc. |
|
|
Metoda de reflectare a tranzacțiilor comerciale. locul de compilare; |
Facturi, comenzi, comenzi de numerar etc. |
|
|
Cumulativ |
Cărți de limită, foi de pontaj etc. |
|
|
Locul de compilare; |
Intern |
Rapoarte de mărfuri, extrase de plată, comenzi de numerar de intrare și de ieșire |
|
Extrase bancare, borderouri, facturi etc. |
Întregul proces de compilare, verificare, prelucrare, grupare și reflectare a documentelor în registrele corespunzătoare se desfășoară conform unui plan specific. Pentru a asigura corectitudinea și promptitudinea procesării documentelor a tuturor tranzacțiilor, este necesar să se stabilească ordinea de mișcare a documentelor. Calea documentelor din momentul emiterii și până la transferul în arhivă se numește flux de documente.
Tranzacțiile cu numerar sunt cele mai numeroase și mai frecvente în întreprindere. Contabilitatea acestora este însoțită de întocmirea unui număr de documente, care sunt prezentate în Anexa nr. 8 la această lucrare.
Ordinele de numerar sunt documente care atestă legalitatea primirii banilor la casa unei întreprinderi și a cheltuielilor acesteia în scopul propus. Documentele de numerar pot fi emise fie pe suport de hârtie, fie în format electronic. În formă electronică, acestea sunt tipărite pe hârtie.
Numerarul este acceptat în casa de marcat conform unui ordin de primire de numerar (formular nr. KO-1), semnat de contabilul șef. Contabilul completează chitanța de numerar (PKO) și chitanța pentru aceasta într-un singur exemplar. În primul rând, numele organizației este scris mai departe în ordine, în locurile prescrise:
Numărul de ordine al comenzii (numerotarea PKO se realizează în ordine, începând de la 1 ianuarie până la sfârșitul anului);
Data primirii fondurilor;
În coloana „Cont corespunzător, subcont” este indicat contul creditat în tranzacție, adică. se înregistrează înregistrările contabile;
Dacă este necesar, se introduc un cod pentru contabilitatea analitică și un cod pentru scopul destinat fondurilor primite;
Mai jos în rândul „Acceptat de la” este indicat numele complet al persoanei fizice sau numele persoanei juridice.
Linia „Base” indică sursa numerarului primit la casierie, adică se reflectă conţinutul tranzacţiei financiare şi economice. Ar putea fi:
1. aport la capitalul autorizat;
2. venituri din vânzarea de servicii, produse, bunuri;
3. împrumut de la o persoană fizică;
4. soldul fondurilor contabile neutilizate;
5. taxa de sponsorizare;
6. numerar de la bancă,
7. rambursarea creditelor, lipsuri, furturi etc.;
În rândul „Anexă” sunt indicate documentele primare care documentează tranzacția comercială:
1. ordin de lucru;
2. factura;
3. factura;
4. contract de comodat;
5.extras din hotărârea adunării fondatorilor;
6. certificat contabil cu calcul;
7. scrisoare client;
8. ordinul managerului;
9. cec bancar;
10. declarația personală a salariatului etc.
Casiera acceptă numerar în casa de marcat. Când primește PQS, el verifică:
Prezența semnăturii contabilului șef sau contabilului, iar în lipsa acestora, semnăturii managerului, care trebuie să corespundă mostrelor disponibile;
Corespondența sumei de numerar în numere și cuvinte;
Disponibilitatea documentelor justificative pentru PQS;
Corespondența dintre suma specificată în PQS și suma de numerar primită efectiv.
În cazul în care una dintre aceste cerințe nu este îndeplinită, casieria returnează documentele departamentului de contabilitate pentru o prelucrare corespunzătoare.
Dacă toate documentele au fost verificate și nu există comentarii, casieria semnează PKO, chitanța pentru acesta și pune o ștampilă care confirmă tranzacția în numerar. Deponentului i se dă o chitanță PKO.
Numerarul este acceptat în așa fel încât deponentul de numerar să poată observa acțiunile casierului.
În cazul în care suma depusă nu corespunde cu suma din PKO, casieria fie se oferă să o majoreze dacă există lipsă, fie returnează surplusul.
Dacă deponentul refuză să plătească suma lipsă, casierul îi returnează suma depusă, taie PKO și o returnează managerului sau contabilului șef pentru reînregistrarea sumei.
Comenzile în numerar sunt acceptate numai în ziua în care sunt emise. Când numerarul ajunge la casierie de la bancă, se întocmește și un ordin de primire de numerar. Livrătorul este contabilul-șef, căruia casierul îi dă chitanța. Chitanța este atașată extrasului bancar.
Ordinele de numerar primite și ieșite separat sunt numerotate în ordine cronologică, de la începutul până la sfârșitul anului. Pe baza acestor comenzi și a documentelor anexate acestora, casieria face înscrieri în cartea de casă.
În noile Regulamente, în vigoare de la 01/01/12. nu se menționează nimic despre menținerea unui jurnal de înregistrare a PKO și RKO, așa cum a fost cazul anterior.
Numerarul se eliberează direct către destinatar, care poate fi indicat în următoarele documente de plată:
În ordinul de primire în numerar;
În statul de plată;
Pe statul de plată
pe baza unui pașaport (sau alt document de identificare) sau a unei procuri cu pașaport.
După ce a primit o comandă de numerar de ieșire, casierul verifică aceleași coloane completate în acesta în același mod ca atunci când primește o comandă de numerar de intrare, precum și corespondența datelor pașaportului destinatarului cu numele său și numele complet. în ordinul de primire în numerar.
Atunci când emite numerar prin procură, casierul verifică:
Respectarea numelui complet destinatarul în ordinul de primire în numerar și numele complet al destinatarului specificat în împuternicire;
Respectarea numelui complet destinatarul specificat în împuternicire și detaliile pașaportului sau alt document de identificare al acestuia.
În extrasul de plată sau de casă, casierul scrie „prin procură” înainte de semnătura principalului.
În astfel de cazuri, împuternicirea se anexează la ordinul de primire de numerar, fișa de plată sau fișa de plată.
Dacă împuternicirea este emisă pentru mai multe plăți, atunci în acest caz copiile acesteia sunt făcute și certificate în modul prescris. La documentele de cheltuială se anexează o copie legalizată, împuternicirea în original se păstrează de casier și se anexează la documentele de cheltuială pentru ultima eliberare de numerar.
Atunci când primește bani în cadrul unui ordin de primire în numerar, destinatarul indică suma primită în ruble în cuvinte, în copeici în cifre și o semnează. Casierul numără banii sub supravegherea destinatarului și îi dă numerar în suma specificată în casa de marcat.
Destinatarul este obligat să verifice suma recalculând-o fără a părăsi casa de marcat.
După ce se eliberează numerar conform casei de marcat, casieria îl semnează.
Emiterea de bani către un angajat pentru cheltuielile asociate cu desfășurarea activităților se formalizează printr-un ordin de numerar de cheltuieli în conformitate cu cererea sa scrisă, care este întocmită sub orice formă și conține:
O inscripție de la manager în propria sa mână despre suma de numerar și perioada pentru care este emis;
Semnătura și data managerului;
La sfârșitul perioadei pentru care s-au eliberat banii, persoana responsabilă este obligată să întocmească un proces-verbal prealabil cu documente justificative anexate și să îl depună la compartimentul contabilitate.
Necesitatea completarii unei cereri de emisiune de bani in cont a fost introdusa din 01.01.12.
Anterior, persoanele responsabile trebuiau să depună un raport în avans la departamentul de contabilitate și să efectueze o plată finală pentru sumele necheltuite în cel mult trei zile lucrătoare de la expirarea perioadei pentru care au fost eliberate sau din ziua întoarcerii dintr-o călătorie de afaceri. , dacă nu au fost stabilite alte termene de către conducătorul întreprinderii.
Managerul stabilește și perioada în care raportul de avans trebuie verificat, aprobat, iar plata finală trebuie efectuată pe acesta.
Raportul de avans este verificat de către contabilul-șef sau contabilul, iar în lipsa acestora, de către manager. Raportul prealabil este aprobat de manager.
Numerar în cont se emite din nou, ca și până acum, dacă datoria anterioară pe sume contabile este rambursată integral.
Plățile salariilor și alte plăți se efectuează pe bază de salariu sau de salariu. Perioada de emitere a banilor pentru aceste nevoi este determinată de administrator și indicată în documentele de plată. Din 01/01/12. perioada de plată a salariilor și a altor plăți nu poate fi mai mare de cinci zile lucrătoare de la data primirii numerarului de la bancă.
Anterior, perioada de eliberare a banilor pentru salarii și alte plăți era stabilită la cel mult 3 zile.
Casierul superior sau casierul eliberează suma indicată în statul de plată către casierii sau persoane împuternicite pentru plata salariilor, conform serviciilor de casă de marcat pe perioada specificată în statul de plată.
Destinatarul semnează borderoul de plată sau borderoul de plată lângă numele său. Apoi casierul recalculează suma de eliberat pentru ca angajatul să-și poată observa acțiunile și o dă salariatului.
Destinatarul verifică suma emisă. În cazul în care suma nu corespunde cu cea indicată în documentele de plată, cererile în acest sens nu vor fi acceptate de casier decât dacă salariatul recalculează suma sub supravegherea casieriei.
În ultima zi de eliberare a salariilor și a altor plăți în statul de plată sau statul de plată, casieria:
Plasează o ștampilă sau scrie manual „depus” lângă numele angajaților cărora nu li s-au eliberat bani;
Numărează și înregistrează la sfârșitul extrasului în rândul final suma de bani efectiv emisă și banii depuși pentru a fi depusi la bancă;
Reconciliază sumele indicate cu suma totală din extras;
Creează un registru al sumelor depuse sub orice formă.
Registrul sumelor depuse trebuie să conțină:
Numele persoanei juridice sau numele complet. IP;
Data înregistrării registrului sumelor depuse;
Perioada de apariție a creanței depuse;
Numărul extrasului de plată (decontare și plată);
Numele complet al angajatului care nu a primit banii;
Suma de numerar restante;
Suma totală conform registrului sumelor depuse;
Semnătura casieriei cu transcriere;
Detalii suplimentare dacă este necesar.
Registrele sumelor depuse sunt numerotate de la începutul anului în ordine cronologică. După semnarea registrului de către casier, casierul certifică cu semnătura sa extrasul de plată sau statul de plată și le depune la compartimentul contabilitate pentru reconciliere și semnătură.
Pentru sumele efectiv plătite conform statul de plată sau fișa de plată se emite un ordin de numerar de cheltuială, al cărui număr și data sunt indicate în statul de plată.
Dacă registrul este întocmit de manager, atunci toate acțiunile de mai sus sunt efectuate de el însuși.
Persoanele care nu se află pe listele întreprinderii primesc bani de la casa de marcat numai folosind chitanțe de numerar. Banii din casa de marcat pot fi eliberati doar persoanei indicate in ordinul de primire de numerar.
Orice corecții în comenzile în numerar nu sunt permise. Dacă se găsește o eroare în ordinul de numerar, acesta este emis din nou. Ordinul de numerar executat este ștampilat „Plătit”, este semnat de casier și înregistrat în cartea de casă.
Documentele de numerar de intrare și de ieșire, un jurnal pentru înregistrarea comenzilor de numerar de intrare și de ieșire și un registru de numerar pot fi păstrate manual sau automat.
La sfârșitul lunii, prin compararea totalurilor cifrei de afaceri din debitul și creditul contului 50 „Cash”, este afișat soldul de casă la sfârșitul lunii, care este comparat cu soldul din registrul de casă. Diagrama fluxului documentelor pentru tranzacțiile cu numerar este prezentată în Figura 1.
Poza 1. Diagrama fluxului documentelor pentru tranzacțiile cu numerar
Primul capitol abordează următoarele probleme:
Conceptul de tranzacții cu numerar, scopuri și obiective ale contabilității;
Reglementarea legislativă și de reglementare a contabilității de casă;
Documentarea tranzacțiilor cu numerar.
Păstrarea evidențelor tranzacțiilor cu numerar privind mișcarea numerarului și documentația acestora la Ross-El LLC respectă documentele de reglementare care reglementează această problemă în Federația Rusă.
Documentele de numerar sunt documente care sunt întocmite în legătură cu mișcarea fondurilor unei persoane juridice sau ale unui antreprenor individual. Formularele acestora sunt aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică. În continuare, să luăm în considerare ce documente de numerar pot folosi întreprinderile.
Mandate
Acţionează ca documente de numerar primare. Comenzile pot fi primite sau ieșite. Primele sunt aplicate la primirea numerarului. Este scrisă într-un singur exemplar de un angajat contabil și semnat de Ch. un contabil sau un funcționar autorizat în acest sens. În absența angajaților responsabili, șeful persoanei juridice sau antreprenorul individual însuși poate viza documentele primare de numerar. Chitanța pentru comanda de primire trebuie să fie semnată de persoane autorizate (contabil și casier) și certificată cu ștampilă (sigiliu). În plus, este înregistrat în jurnalul corespunzător. Chitanța este oferită subiectului care a depus banii. Ordinul de primire în sine rămâne în casa de marcat. Hârtia consumabilă se completează la eliberarea numerarului. Trebuie spus că documentele de numerar se întocmesc dacă întreprinderea folosește atât metodele tradiționale de prelucrare a informațiilor, cât și tehnologia informatică. Un ordin de cheltuieli, ca și un ordin de primire, este emis în 1 exemplar. De asemenea, trebuie să fie vizat de persoane autorizate și înregistrat în jurnalul corespunzător.
Umplere
Cum se intocmesc documentele de numerar indicate mai sus? Umplerea se efectuează după cum urmează:
- În linia „Base” se numește
- În coloana „Inclusiv” se introduce valoarea TVA-ului. Este scris cu cifre. Dacă serviciile, bunurile sau lucrările nu sunt supuse impozitului, atunci rândul indică „fără TVA”.
- Rândul „Atașament” trebuie să enumere documentele însoțitoare și alte documente, indicând datele și numerele acestora.
- În coloana „Împrumut, cod departament” se înscrie denumirea corespunzătoare a departamentului structural căruia îi sunt alocate fondurile.
Înregistrare
Documentele de numerar trebuie înregistrate într-un jurnal special. Înregistrează atât comenzile de intrare/ieșire, cât și documentele care le înlocuiesc. Acestea din urmă, de exemplu, includ state de plată, cereri pentru emiterea de fonduri, facturi și altele. Trebuie avut în vedere faptul că bonurile de cheltuieli, care se eliberează pe extrase de plată pentru salarii și alte sume echivalente cu acestea, trebuie înregistrate după emiterea plăților.
Cartea de numerar
Este folosit pentru a înregistra emiterea și primirea de numerar. Cartea este numerotată, dantelă și certificată cu un sigiliu, care este plasat pe ultima pagină. Aici se face și o înregistrare indicând numărul de foi. Ultima pagină trebuie să poarte semnături. contabil și director de companie. Fiecare foaie a cărții este împărțită în 2 părți egale. Unul (cu o riglă orizontală) trebuie completat ca prima copie, celălalt - ca a doua copie. Acesta din urmă este desenat pe spate și față cu hârtie carbon. Ambele exemplare sunt numerotate cu același număr. Primele rămân în carte, iar cele doua sunt rupte. Acestea din urmă acționează ca documente de raportare de numerar. Acestea nu se desprind până la sfârșitul tuturor operațiunilor pentru ziua curentă. Înregistrările încep pe fața primului exemplar, după coloana „Sold la începutul zilei”. Înainte de umplere, foaia trebuie pliată de-a lungul liniei de rupere. Partea tăiată este plasată sub cea care rămâne în carte. Pentru a introduce informații după „Transfer”, partea de rupere este suprapusă pe fața celui de-al doilea exemplar. Intrările continuă de-a lungul liniei orizontale de pe reversul părții continue.
Documente aditionale
Tranzacțiile în numerar pot fi înregistrate folosind diferite documente. Unul dintre ele, de exemplu, este un raport prealabil. Este folosit pentru a contabiliza fondurile care sunt emise persoanelor responsabile pentru cheltuieli administrative și de afaceri. Cum se intocmesc astfel de documente? Tranzacțiile cu numerar de acest tip sunt înregistrate direct de persoana responsabilă, precum și de un angajat contabil. Rapoartele în avans sunt întocmite pe hârtie sau pe computer. Înregistrarea documentelor de numerar se efectuează strict în conformitate cu regulile. Fiecare formular trebuie completat într-un singur exemplar. Pe reversul acestuia, persoana responsabilă indică o listă de lucrări care confirmă cheltuielile efectuate. Acestea includ, de exemplu, un certificat de călătorie, facturi etc. Aici subiectul indică suma cheltuielilor. Lucrările care sunt anexate raportului trebuie să fie numerotate în ordinea în care sunt enumerate. Verificarea documentelor de numerar este efectuată de angajații contabili. Angajații, în special, verifică utilizarea intenționată a fondurilor, caracterul complet al documentelor justificative furnizate, corectitudinea completării acestora și calculul sumelor. Reversul indică costurile care sunt acceptate pentru contabilitate și conturile în care sunt înregistrate ca debit.
Nuanțe importante
Detaliile care se referă la valută (pagina 1a pe față și coloanele 6 și 8 pe spate) trebuie completate numai dacă persoana responsabilă primește fonduri care nu sunt în ruble. După inspecție, raportul în avans trebuie aprobat de către conducătorul întreprinderii sau persoana împuternicită a acestuia. Abia dupa aceasta este acceptata in contabilitate. Dacă avansul nu a fost utilizat în totalitate, persoana responsabilă returnează soldul înapoi la casierie. În același timp, se completează o comandă de primire. În conformitate cu informațiile din raportul aprobat, fondurile sunt anulate.
Fișe de plată
Înregistrarea documentelor de numerar se efectuează în timpul calculelor și plății salariilor către angajații întreprinderii. Compartimentul contabilitate întocmește declarația corespunzătoare în 1 exemplar. Acumularea salariilor se efectuează conform informațiilor prezente în documentația primară pentru contabilizarea timpului efectiv lucrat, producției etc. Rândurile „Acumulat” indică sumele în conformitate cu tipurile de plăți din statul de plată. Aici se înscriu și alte venituri (beneficii materiale și sociale) oferite salariatului, rambursate din profitul întreprinderii și supuse includerii în baza de impozitare. Totodată, se calculează deducerile din salariu și se stabilește suma care trebuie plătită salariatului. Suma totală care trebuie plătită angajaților este indicată pe pagina de titlu a declarației. Șeful întreprinderii trebuie să semneze autorizația de plată a salariilor. În cazul lipsei acestuia, acest document este eliberat de un angajat autorizat. La finalul extrasului se trec sumele salariilor depuse si platite. După expirarea perioadei stabilite pentru plata fondurilor către angajați, în coloana 23 se plasează în coloana 23 nota „Depus” în dreptul numelor salariaților care nu au primit banii. Pe baza sumei emise se întocmește un ordin de cheltuieli. Numărul și data finalizării acestuia trebuie să fie indicate în fișa de plată de pe ultima foaie.
Raport de ajutor
Acest document conține citirile contoarelor casei de marcat și veniturile pe schimb (zi lucrătoare). Raportul de certificat se completează în 1 exemplar zilnic. Casierul-operator trebuie să o semneze și să o predea funcționarului șef (șeful întreprinderii). În același timp, se completează o comandă de primire. În companiile mici, banii sunt predați direct colecționarilor. La transferul de numerar, se completează documentele de numerar bancare relevante. Venitul pe tură (zi lucrătoare) se stabilește în conformitate cu indicatorii contoarelor de însumare la începutul și la sfârșitul zilei. În acest caz, sumele returnate clienților pe cecurile neutilizate sunt deduse. Venitul stabilit este confirmat de șefii de departamente. Șeful întreprinderii semnează și pentru primirea fondurilor în raport. Raportul-certificat servește ca bază pentru compilarea rezumatului „Informații despre citirile contoarelor KKM și veniturile companiei”.
Jurnalul operatorului
Acest document este necesar pentru a contabiliza fluxul de numerar și încasările pentru fiecare casă de marcat a întreprinderii. Jurnalul acționează și ca un raport de control și înregistrare a citirilor contorului. Acest document este dantelat, numerotat și sigilat cu semnături. contabil, șef al companiei, iar Jurnalul este, de asemenea, certificat prin sigiliul întreprinderii. Toate înregistrările sunt făcute de către operator în fiecare zi. Procedura de întocmire a documentelor de numerar nu permite ștergeri sau șters în jurnal. Toate corecțiile efectuate trebuie să fie aprobate și certificate prin semnăturile persoanelor autorizate. Dacă citirile coincid, acestea sunt introduse în jurnalul pentru schimbul curent la începutul lucrului. Aceste date trebuie certificate prin semnăturile administratorului de serviciu și casierului. Rândul 15 indică sumele înscrise pe cecurile returnate de clienți. Informațiile pentru aceasta sunt preluate din actul relevant. În aceeași coloană indicați numărul de cecuri zero tipărite în timpul schimbului. La sfârșitul zilei de lucru, operatorul generează un raport final pentru tură și depune împreună cu acesta veniturile primite. Totodată, se întocmește un ordin de primire. După efectuarea citirilor contorului, se verifică suma reală a încasărilor și se face o înregistrare corespunzătoare în jurnal. Se confirmă prin semnăturile managerului (administratorului de serviciu), casierului superior și operatorului. Dacă se identifică discrepanțe între sumele indicate pe banda de control și volumul veniturilor, se identifică motivul diferenței rezultate. Surplusurile sau lipsurile detectate sunt înregistrate în rândurile corespunzătoare din jurnal.
Date despre citirile contorului casei de marcat și veniturile
Acestea sunt folosite pentru a genera un raport rezumat pentru schimbul curent. Aceste date acționează ca anexă la certificatul de operator, compilat zilnic. Informațiile despre indicații și venituri sunt generate într-un singur exemplar. Împreună cu comenzile de cheltuieli și de primire, certificatele și rapoartele de la operator, acestea sunt transferate departamentului de contabilitate al întreprinderii până la următoarea tură. Un eșantion de documente de numerar, în conformitate cu citirile contorului, la începutul și la sfârșitul zilei lucrătoare pentru fiecare casă de marcat include un calcul al veniturilor. În acest caz, printre altele, este indicată distribuția sa între departamente. Acestea din urmă trebuie confirmate prin semnăturile managerilor. La sfârșitul tabelului completat, rezultatele sunt afișate pe baza citirilor contorului tuturor caselor de marcat, iar veniturile companiei sunt, de asemenea, însumate cu distribuirea fondurilor pe departamente. În conformitate cu actele, se indică suma totală de bani care a fost emisă clienților pentru cecurile pe care le-au returnat. Venitul total al companiei scade cu această sumă. Informațiile trebuie semnate de casierul superior și șeful întreprinderii.
La pregătirea documentelor de numerar, trebuie să respectați procedura stabilită de legi și alte reglementări. În plus, există câteva reguli destul de simple, a căror respectare vă va permite să evitați inexactitățile atunci când completați documentele:
Reguli suplimentare
Pastrarea documentelor de numerar, in conformitate cu legislatia in vigoare, se realizeaza pe o perioada de 5 ani. Calculul acestei perioade începe la 1 ianuarie a anului care urmează perioadei de finalizare a lucrărilor de birou. Această regulă este considerată generală. A fost stabilită o procedură specială pentru extrasele de plată. Dacă angajații nu au conturi personale, aceste acte sunt păstrate la întreprindere timp de 75 de ani. La sfârșitul acestei perioade, toată documentația poate fi transferată în arhivă sau distrusă dacă nu există cazuri legale, neînțelegeri sau dispute cu privire la aceasta. Când lucrați cu documente, trebuie să respectați următoarele reguli:
- Formarea documentelor în cusătură trebuie efectuată pentru fiecare zi nu mai târziu de următoarea zi lucrătoare sau prima zi liberă.
- Înainte de a transfera lucrările în arhivă, trebuie făcut un inventar al acestora.
- Controlul este efectuat fie de un casier, fie de managerul imediat al întreprinderii.
- În procesul de creare a unei cusături, hârtiile sunt colectate în ordinea crescătoare a numerelor de cont (întâi prin debit, apoi prin credit).
Responsabilitatea pentru siguranța documentelor de numerar revine șefului întreprinderii. În cazul nerespectării regulilor de mai sus, contravenientul poate fi supus unei pedepse administrative sub forma unei pedepse bănești. Cuantumul amenzii se stabileste in conformitate cu legislatia.
Concluzie
Menținerea documentației de numerar este considerată o muncă destul de responsabilă. Este necesar să abordați completarea documentelor cu toată responsabilitatea. Documentele de numerar sunt utilizate pentru rezumarea diferitelor date, raportare și contabilitate. În acest sens, erorile făcute în fazele inițiale ale înregistrării tranzacțiilor pot duce la distorsiuni grave în lucrările finale. Un angajat care este numit în funcția de responsabil cu procesarea documentelor de numerar trebuie să aibă cunoștințele și experiența corespunzătoare. Trebuie amintit că toate documentele pe care le completează operatorul sunt revizuite de înalți funcționari și aprobate de șeful companiei. O atenție deosebită trebuie acordată înregistrării documentelor. Înscrierile în jurnale și cărți trebuie făcute în termenele stabilite, în conformitate cu regulile. Deoarece documentele de numerar sunt folosite la întocmirea rapoartelor, toate corecțiile din acestea sunt efectuate strict într-o anumită ordine. În cazul în care regulile stabilite nu sunt respectate, lucrările își pierd valabilitatea, iar informațiile din ele nu pot fi folosite de companie în lucrările de management ulterioare.
Documentarea tranzacțiilor cu numerar - procedura acesteia este strict reglementată, iar răspunderea este prevăzută pentru încălcarea disciplinei de numerar. Vom vorbi despre cum este întreținută casa de marcat, ce documente sunt necesare și cum sunt întocmite acestea, precum și cele mai recente modificări în procedura de întreținere a casei de marcat în acest articol.
Documentatia si procedura pentru efectuarea tranzactiilor cu numerar
Începând cu 06.01.2014, efectuarea tranzacțiilor cu numerar este reglementată de instrucțiunea Băncii Rusiei „Cu privire la procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar” din 03.11.2014 nr. 3210-U (denumită în continuare instrucțiunea nr. 3210-). U). A fost aprobat regulamentul existent anterior privind procedura de desfășurare a tranzacțiilor cu numerar. De către Banca Rusiei la 12 octombrie 2011 nr. 373-P, de la această dată a devenit nul.
Directiva nr. 3210-U nu a adus modificări fundamentale în procesul de documentare a tranzacțiilor cu numerar. Principalele inovații afectate:
- Stabilirea unei limite de sold de numerar:
- Antreprenori individuali și organizații - întreprinderi mici ( am scris despre asta în materialul „Întreprinderile mici au dreptul să păstreze orice sumă de numerar în casa de marcat” );
- întreprinderilor care stabilesc limita li s-a dat dreptul de a alege independent formula de calcul: pe baza cheltuielilor efective de numerar sau a volumului veniturilor.
- Câteva relaxări pentru antreprenorii individuali și întreprinderile mici. De exemplu, este posibil ca aceste entități să nu țină acum un registru de numerar în acele zile în care nu au existat plăți în numerar. În plus, întreprinzătorilor individuali care, în conformitate cu legislația Federației Ruse privind impozitele și taxele, țin evidența veniturilor sau veniturilor și cheltuielilor și (sau) alte obiecte de impozitare sau indicatori fizici care caracterizează un anumit tip de activitate comercială, nu au voie. să întocmească documente de casă și un carnet de casă.
- Procedura de intocmire a documentelor de numerar. Au fost permise eliberarea acestora (opțional):
- pe hârtie completată manual;
- pe computer urmată de imprimare pe hârtie;
- în formă electronică, sub rezerva protecției împotriva accesului neautorizat, denaturare și pierdere de informații; în acest caz, documentele sunt semnate cu semnătură electronică.
Cele mai recente inovații în tranzacțiile cu numerar
Următoarele, și în prezent ultimele modificări majore în procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar, au fost introduse prin Directiva Băncii Rusiei nr. 4416-U din 19 iunie 2017 și au intrat în vigoare la 19 august 2017:
- Casiera are voie să întocmească un ordin de numerar general de intrare și (sau) de ieșire la sfârșitul zilei pentru întreaga sumă, care este confirmat prin documente fiscale (cecuri și case de marcat online BSO).
- Semnăturile de pe documentele de numerar se verifică numai dacă documentul este întocmit pe hârtie.
- Dacă un ordin de numerar de cheltuială este întocmit în formă electronică, atunci destinatarul banilor își poate pune semnătura electronică pe acesta.
- Dacă ordinul de primire de numerar este emis în formă electronică, atunci casierul poate trimite chitanța la solicitarea deponentului pe adresa sa de e-mail.
- Nu doar casieria, ci și un alt angajat autorizat poate ține un registru de casă.
Procedura de emitere a banilor în cont a suferit și o serie de modificări. Citiți despre asta.
Tranzacții cu numerar: ce includ
Tranzacțiile cu numerar includ (clauza 2 a instrucțiunii nr. 3210-U):
- acceptarea numerarului, inclusiv recalcularea acestuia (tranzacții cu chitanță);
- emiterea de numerar (tranzacții de cheltuieli).
Tranzacțiile de încasări pot fi: primirea veniturilor în numerar, primirea de bani dintr-un cont bancar, returnarea sumelor contabile neutilizate etc. Tranzacțiile de cheltuieli includ plata salariilor, eliberarea sumelor responsabile și de călătorie, livrarea banilor la bancă etc.
Toate tranzacțiile de intrare și de ieșire trebuie să fie documentate, se face excepție pentru antreprenorii individuali care țin evidența veniturilor, veniturilor și cheltuielilor sau indicatorilor fizici în conformitate cu sistemul de impozitare ales.
Ce documente sunt folosite pentru a documenta tranzacțiile cu numerar?
Următoarele sunt destinate documentării tranzacțiilor cu numerar:
- cartea de contabilitate a fondurilor acceptate si emise de casier.
Formele unificate ale acestor documente au fost aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 nr. 88.
Pentru informații despre cum să contabilizați fondurile dacă aveți o casă de marcat online, citiți următoarele materiale:
- „Cum să țin evidența banilor când folosești o casă de marcat online?” ;
- „Am nevoie de o carte de casă pentru a menține o casă de marcat online?” ;
Reguli generale pentru intocmirea documentelor pentru tranzactiile cu numerar
Tranzacțiile cu numerar sunt efectuate de un casier sau alt angajat, căruia șeful organizației sau antreprenor îi atribuie atribuțiile de casier. Casierul trebuie să se familiarizeze cu drepturile și responsabilitățile sale oficiale prin semnătură. Dacă o organizație sau un antreprenor individual are mai multe casiere, este numit un casier senior. Dacă este necesar, șeful organizației sau antreprenorul individual poate efectua și tranzacții în numerar.
NOTĂ! Casierul este persoana responsabilă financiar cu care se semnează acordul corespunzător. Puteți descărca exemplul lui de pe link.
Toate documentele de numerar, inclusiv carnetul de casă, pot fi întocmite pe hârtie sau în format electronic. Documentele pe hârtie se întocmesc manual sau pe calculator și se semnează de către persoane autorizate. Documentele electronice sunt întocmite folosind mijloace tehnice care să asigure protecția acestora împotriva accesului neautorizat, denaturare și pierdere de informații. Acestea sunt semnate cu semnături electronice în conformitate cu cerințele Legii „Cu privire la semnătura electronică” din 04/06/2011 nr. 63-FZ.
Documentele de numerar sunt semnate de contabilul-șef sau de contabil (în lipsa acestora, de manager), precum și de casier. Dacă documentul este electronic, atunci este semnat cu o semnătură electronică (EDS). Ministerul Finanțelor consideră că la întocmirea documentelor contabile primare se poate folosi o simplă semnătură electronică (scrisoarea din 17 iulie 2017 Nr. 03-03-06/1/45323). Casiera este prevăzută cu un sigiliu (ștampilă) care conține detaliile care confirmă tranzacția în numerar, precum și mostre de semnături ale persoanelor autorizate să semneze documente de numerar. Casiera este obligată să compare semnăturile cu mostre numai dacă documentul nu este întocmit în formă electronică cu semnătură electronică. În cazul efectuării tranzacțiilor cu numerar și al întocmirii documentelor de numerar de către manager, nu se întocmesc mostre de semnături ale persoanelor autorizate să semneze documente de numerar.
Dacă există un casier superior, tranzacțiile pentru transferul de numerar între casierul superior și casierii în timpul zilei de lucru sunt reflectate de casierul superior în cartea de contabilitate a numerarului primit și eliberat.
Documentarea tranzacțiilor cu încasări în numerar
Primirea numerarului la casierie se formalizează printr-un ordin de primire numerar (formular conform OKUD 0310001).
La primirea PKO, casieria:
- Verifică semnătura contabilului șef, contabilului sau managerului - numai dacă este un document pe hârtie.
- Verifică corespondența sumei de numerar introduse în cifre cu suma de numerar introdusă în cuvinte, precum și prezența documentelor justificative.
- Primește bani, îi numără și verifică suma specificată în comandă cu suma efectiv acceptată.
- Semnează PKO și aplică un sigiliu (ștampilă) pe chitanța eliberată deponentului. Dacă PKO este electronic, atunci casierul trimite o chitanță la cererea deponentului pe adresa sa de e-mail.
Dacă sumele nu corespund, iar deponentul refuză să adauge suma lipsă, casierul taie PKO și îl transferă contabilului șef, contabilului sau managerului pentru reînregistrare pentru suma efectivă de numerar depusă. În cazul în care chitanța este emisă electronic, casieria face o notă despre necesitatea reînregistrării PKO.
În cazul valorificării veniturilor primite cu ajutorul unei case de marcat, chitanța poate fi emisă o singură dată pentru suma totală pe baza benzii de control sau a formularelor stricte de raportare ale casei de marcat online.
Documente de numerar pentru cheltuieli
Documentele consumabile pentru casa de marcat sunt:
- comanda numerar de cheltuieli (formular conform OKUD 0310002);
- salarizare - formular conform OKUD 0301009 ( vezi „Eșantion de completare a extrasului de plată T 49” );
- salarizare - formular conform OKUD 0301011 ( vezi „Fișa de salariu formularul T 53 (descărcare formular)” ).
La primirea documentelor specificate, casieria:
- Verifică prezența semnăturii contabilului șef, contabilului sau managerului, cu excepția caselor de marcat electronice.
- Verifică disponibilitatea documentelor justificative.
- Identifică destinatarul prin pașaport, alt document de identificare, procură.
- Pregătește și recalculează banii, îi eliberează direct destinatarului indicat în decontarea în numerar, declarații sau procură, obține semnătura acestuia din urmă și semnează el însuși ordinul. Dacă decontarea în numerar este electronică, atunci destinatarul fondurilor își pune semnătura electronică.
Pentru a emite sume contabile, este necesară o cerere scrisă din partea persoanei responsabile sau un ordin de la manager. Procedura aleasă este stabilită în Regulamentul privind decontările cu persoanele responsabile.
Puteți descărca un exemplu de aplicație pentru emiterea de bani de la următorul link.
În cazul în care salariile sunt plătite conform declarațiilor, se întocmește un cont de decontare pentru sumele efectiv plătite, iar sumele neachitate sunt depuse.
Dacă banii sunt emiși prin procură, casieria trebuie să verifice:
- corespondența numelui, prenumelui, patronimicului destinatarului, indicat în RKO, cu numele, prenumelui, patronimicului mandantului, indicat în împuternicire;
- conformitatea prenumelui, numelui, patronimului persoanei împuternicite indicate în împuternicire și RKO, a datelor actului de identitate, a datelor actului de identitate prezentat de persoana împuternicită.
În extrasul de decontare și plată sau de salarizare, înainte de semnătura persoanei încredințate cu primirea numerarului, casierul pune marca „Prin procură”. Procura în sine este atașată la RKO sau declarații.
Dacă se eliberează o împuternicire pentru mai multe plăți sau pentru primirea de bani de la diferite organizații sau întreprinzători individuali, se fac copii certificate ale acesteia. Originalul este păstrat de casierie și este atașat ordinului de debitare sau extrasului la ultima plată de bani.
Cartea de numerar
Toate mișcările de la casa de marcat sunt reflectate în registrul de casă (formular conform OKUD 0310004).
Înregistrările în carte se fac de către casier sau altă persoană autorizată pentru fiecare PKO sau RKO.
La sfârșitul zilei de lucru, casieria verifică datele cuprinse în registrul de casă cu datele documentelor de casă, afișează suma soldului de casă și aplică o semnătură. Apoi, înscrierile din registrul de casă sunt verificate cu datele din documente de casă de către contabilul-șef, contabil sau manager și semnate.
Dacă nu s-au efectuat tranzacții cu numerar în timpul zilei lucrătoare, nu se fac înregistrări în registrul de casă. Diviziile separate furnizează persoanei juridice o copie a fișei de casă în modul stabilit de aceasta. Contabilul-șef controlează menținerea registrului de casă; în lipsa acestuia, managerul.
Rezultate
Documentarea tranzacțiilor cu numerar a suferit o serie de modificări legate de introducerea caselor de marcat online și răspândirea gestionării electronice a documentelor. În plus, oficialii au decis să simplifice oarecum procedura de eliberare a fondurilor în cont.
Documente de numerar
Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar în Federația Rusă este stabilită prin Instrucțiunile Băncii Rusiei din 11 martie 2014 nr. 3210-U. Potrivit acestui document, tranzacțiile cu numerar sunt formalizate prin ordine de intrare în numerar (PKO) și ordine de numerar de ieșire (RKO). Pentru fiecare PKO și fiecare RKO, înregistrările se fac în registrul de numerar. Această procedură va continua și după trecerea la noi sisteme de case de marcat cu funcția de transmitere a datelor către organele fiscale.
Formele unificate de documente de numerar sunt date în Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 nr. 88, care continuă să fie în vigoare în prezent și ar trebui aplicată în viitor - după trecerea la online. case de marcat.
Menținerea unui registru de numerar
Orice organizație, indiferent de sistemul de impozitare, este obligată să țină un registru de numerar (formular nr. KO-4) dacă primește sau cheltuiește numerar (clauzele 1, 4, 4.6 din Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar). Nici măcar livrarea zilnică a încasărilor către bancă, inclusiv prin colectori, nu vă scutește de a ține o carte de numerar.
Dacă o divizie separată a unei organizații primește sau cheltuiește numerar, este, de asemenea, obligată să țină un registru de numerar. În acest caz, prezența sau absența unui cont curent la o divizie separată nu joacă niciun rol (scrisoarea Băncii Rusiei din 4 mai 2012 nr. 29-1-1-6/3255).
Secția separată (SU), în perioada stabilită de șeful organizației, se transferă la secția șef:
- sau copii detașate ale foilor registrului de casă - când registrul de casă OP este completat manual;
- sau al doilea exemplar al foilor de registru de numerar tipărite pe hârtie - dacă registrul de numerar al PO este completat pe computer.
În organizația-mamă, indicatorii registrului de casă al PO nu sunt introduși în registrul de casă al organizației. Foile registrului de numerar al PO se înregistrează separat cel puțin o dată pe an.
Limita soldului de numerar în casa de marcat
Soldul de numerar din casa de marcat la sfârșitul zilei nu trebuie să depășească limita stabilită de organizație (clauza 2 din Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar). Această regulă nu se aplică antreprenorilor individuali și organizațiilor micilor afaceri care pot păstra orice sumă de numerar în casa de marcat.
Formulele pentru calcularea limitei soldului de numerar la casieria sunt prezentate în Anexa la Instrucțiunile Băncii Rusiei nr. 3210-U.
Emiterea și livrarea de monede mici
Reglementările actuale care reglementează utilizarea caselor de marcat nu prevăd prezența unui sold de fonduri (monede de schimb și bancnote) în sertarul de numerar al casei de marcat nici la începutul zilei de lucru, nici la sfârșitul zilei de lucru. Prin urmare, înainte de începerea turei de lucru, casierul îi dă casierului-operator niște bani de schimb. Pentru a face acest lucru, casierul scrie o casă de marcat pentru suma de schimb, în care în rândul „Problemă” indică numele complet al casierului-operator, iar în rândul „Bază” scrie „Pentru schimb”.
Dacă într-o organizație comercială există casierii seniori și obișnuiți, atunci casierul senior dă moneda de schimb casieri-operatori. Suma monedei de schimb indicată în casa de marcat se înregistrează de către casierul superior în registrul de casă (formular KO-4) și în registrul de contabilitate a fondurilor primite și emise de casier (formular KO-5). Această procedură este stabilită în clauza 4.5 din Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar și va continua să se aplice la utilizarea casei de marcat online.
Astfel, ca și până acum, în lipsa unui casier senior, un ordin de numerar de cheltuială este suficient pentru a emite o monedă de schimb, iar în prezența unui casier senior, este necesar, pe lângă înregistrarea caselor de marcat, să țină o carte în forma KO-5.
Documente fiscale în loc de formulare standardizate pentru CCP
Formulare unificate pentru echipamentele de marcat
Pentru a înregistra decontările de numerar cu populația atunci când efectuează operațiuni comerciale folosind sisteme de casă de marcat, organizațiile au folosit forme unificate de documentație contabilă primară KM-1-KM-9, aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 25 decembrie 1998. nr. 132:
- KM-1 „Act privind transferarea la zero a citirilor contoarelor de însumare a banilor și înregistrarea contoarelor de control ale caselor de marcat”;
- KM-2 „Acționați cu privire la luarea citirilor de control și însumarea contoarelor de numerar la predarea (trimiterea) casa de marcat pentru reparație și la returnarea acestuia la organizație”;
- KM-3 „Acționează cu privire la returnarea fondurilor către cumpărători (clienți) pentru încasările de numerar neutilizate”;
- KM-4 „Jurnalul casierului-operator”;
- KM-5 „Jurnal de înregistrare a citirilor de însumare a numerarului și contoare de control ale caselor de marcat care funcționează fără casier-operator”;
- KM-6 „Adeverință-raport de casier-operator”;
- KM-7 „Informații despre citirile contorului KKM și veniturile organizației”, etc.
Deoarece această rezoluție nu este un act juridic normativ adoptat în conformitate cu Legea nr. 54-FZ, acum, potrivit oficialilor, nu este supusă aplicării obligatorii (scrisoare a Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 12 mai 2017 nr. 03-01-15/28914, din 4 aprilie 2017 Nr.03-01-15/19821, din 25.01.2017 Nr.03-01-15/3482, din data de 16.09.2016 Nr.03- 01-15/54413).
În consecință, organizațiile care utilizează case de marcat online noi nu sunt obligate să elibereze certificate de casier-operator (formular KM-6) și să țină un jurnal de casier-operator (formular KM-4) pentru fiecare casă de marcat (scrisoare a Ministerului Finanțelor din Federația Rusă din 12 mai 2017 Nr. 03-01-15/28914).
În legătură cu intrarea în vigoare a noii ediții a 54-FZ, Banca Rusiei intenționează să facă modificări Directivei nr. 3210-U. În special, în noua ediție a clauzelor 5.2 și 6.6 din Regulile de desfășurare a operațiunilor cu numerar, se va stabili că ordinele de numerar de intrare (PKO) și ordinele de numerar de ieșire (RKO) trebuie emise pe baza documentelor fiscale (începând cu proiectul din 03.01.2017).
Documente fiscale
Documentele fiscale sunt date fiscale (informații privind calculele), care sunt prezentate în formate stabilite pe hârtie sau electronic (art. 1.1 din Legea nr. 54-FZ).
Documentele fiscale includ (clauza 4 al articolului 4.1 din Legea nr. 54-FZ):
- raport de înregistrare;
- raportarea modificărilor parametrilor de înregistrare;
- raport de deschidere ture;
- chitanță de numerar (formular strict de raportare);
- chitanță de numerar de corecție (formular de raportare strictă a corecției);
- raport de închidere a schimburilor;
- raport privind închiderea impulsului fiscal;
- raport privind starea actuală a așezărilor;
- confirmarea operatorului.
Formatele documentelor fiscale care sunt obligatorii pentru utilizare, precum și detaliile suplimentare ale documentelor fiscale, sunt aprobate prin Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Federației Ruse din 21 martie 2017 nr. ММВ-7-20/229@.
Durata schimbului
În conformitate cu cerințele legale, munca cu echipament fiscal este împărțită în ture de casă. Înainte de începerea decontărilor cu ajutorul sistemelor de casă, se generează un raport privind deschiderea unui schimb, iar la finalizarea decontărilor se generează un raport privind închiderea unui schimb. În acest caz, un cec de casă de marcat nu poate fi generat mai târziu de 24 de ore din momentul în care este generat raportul de deschidere a unui schimb (clauza 2, art. 4.3 din Legea nr. 54-FZ).
Adică, o tură atunci când lucrezi la o casă de marcat online nu poate dura mai mult de 24 de ore. Această cerință pentru durata schimbului este explicată de capacitățile impulsului fiscal. În cazul în care tura depășește 24 de ore, pe chitanța de casă nu se generează semnul fiscal al documentului (alin. 9, alin. 1, art. 4.1 din Legea nr. 54-FZ).
O tură la o casă de marcat poate fi deschisă într-o zi și închisă a doua zi cu o durată totală de cel mult 24 de ore. Legea nr. 54-FZ nu conține alte restricții cu privire la durata schimbului, precum și cerințe pentru închiderea schimbului la ora exactă specificată (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 5 mai 2017 nr. 03-01-15/28066).
Raport de închidere a schimburilor
La închiderea unei ture pe casele de marcat vechi, a fost generat un raport Z, care a stat la baza înregistrării în formularul KM-4 („Jurnalul casierului-operator”) (anexat la scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 10 iunie 2011 Nr. AS-4-2/9303@, scrisori ale Serviciului Federal de Taxe al Rusiei pentru Moscova din 20 ianuarie 2011 Nr. 17-15/4707, din 20 aprilie 2011 Nr. 17- 15/38757). Pe baza raportului-Z s-a întocmit un certificat-raport al casierului-operator (KM-6) iar datele au fost introduse în jurnalul casierului-operator (KM-4).
Întrucât la utilizarea caselor de marcat noi nu este necesară menținerea formularelor KM-4 și KM-6, la sfârșitul schimbului se generează un raport privind închiderea schimbului, pe baza căruia se întocmește un PKO și un înscrierea se face în cartea de casă.
Datele privind sumele de numerar primite de casa de marcat pentru o tură sunt date în raportul privind închiderea turei: indicatorul „Suma totală în cecuri (TSR) în numerar” în contoarele de tranzacții „Chistare” atributul Variabila „Shift totals counters”.
Vă rugăm să rețineți că, pe baza unui raport privind închiderea unei ture, pot fi generate mai multe PKO, în funcție de tipul tranzacției și de înregistrările care vor fi făcute în contabilitate atunci când numerarul este înregistrat la casieria organizației:
- plata integrala pentru vanzarea de bunuri, lucrari, servicii (Debit 50, Credit 90-1);
- plata parțială pentru vânzarea de bunuri, lucrări, servicii (Debit 50, Credit 62-1);
- plata anticipată pentru vânzările viitoare de bunuri, lucrări, servicii (Debit 50, Credit 62-2).
Documentarea retururilor
Returnarea mărfurilor în ziua achiziției
La returnarea fondurilor către cumpărător în ziua achiziției, casa de marcat este obligatorie (scrisoare a Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 12 mai 2017 nr. 03-01-15/28914). Fondurile sunt eliberate cumpărătorului din sertarul de numerar al casei de marcat pe baza unei chitanțe eliberate la cumpărarea mărfurilor.
La emiterea numerarului, cumpărătorul trebuie să ruleze o chitanță de casă care să indice atributul de plată „RETURNAREA CHITANȚEI”. Nu este necesară eliberarea unui certificat de returnare a fondurilor către cumpărători (KM-3).
Cecul de returnare al casei de marcat este transferat autorităților fiscale prin intermediul operatorului de date fiscale, în același mod ca toate celelalte verificări ale casei de marcat (scrisoare a Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 4 aprilie 2017 nr. 03-). 01-15/19821).
Datele privind sumele returnate sunt reflectate în raportul privind închiderea turei: indicatorul „Suma totală în cecuri (TSR) în numerar” în „Contoare de tranzacții „Returul chitanțelor”” atributul atributului „Contoare de tură”. totaluri”.
Când se înregistrează sume de numerar primite la casa de marcat pentru o tură, diferența dintre suma chitanței și suma returnată a chitanței trebuie să se reflecte în PKO. Cu alte cuvinte, veniturile din vânzarea de bunuri, lucrări și servicii în PKO sunt reflectate minus sumele returnate.
Returnarea mărfurilor nu în ziua achiziției
Astăzi, chiar și specialiștii din Ministerul de Finanțe al Federației Ruse nu știu cum să proceseze corect o rambursare pentru bunurile returnate la o altă dată decât ziua achiziției. Prin urmare, oficialii recomandă contactarea Băncii Rusiei în această problemă (scrisori de la Ministerul de Finanțe al Federației Ruse din 12 mai 2017 nr. 03-01-15/28914, din 1 martie 2017 nr. 03-01-15 /11622). În niciuna dintre scrisorile lor, oficialii nu spuneau că bonul de retur trebuie procesat pentru orice rambursare, indiferent de data returnării mărfii.
Deoarece până în prezent nu a fost aprobată o nouă procedură de procesare a returului de bunuri, în opinia noastră, rambursările pentru bunurile returnate la o altă dată decât ziua achiziției ar trebui returnate în același mod.
Pasul 1. Pe baza cererii cumpărătorului de returnare a mărfurilor, este necesară eliberarea unei chitanțe de casă, în care cumpărătorul își va pune semnătura, și să-i dea cumpărătorului bani de la casa de marcat principală (și nu de la casa de marcat). sertar de bani).
Pasul 2. Pe baza decontării în numerar, ar trebui să se facă o înregistrare în cartea de casă.
Astfel, în ziua în care banii pentru bunurile returnate au fost returnați de la casa de marcat principală, casieria emite un PKO pentru suma totală a veniturilor primite de casier-operator și un PKO pentru suma de bani returnată cumpărătorului. .
Atunci când returnează o plată anticipată efectuată anterior, în opinia noastră, organizațiile ar trebui să ruleze o chitanță de casă, indiferent de data plății acesteia. Fondurile trebuie returnate din sertarul de numerar al casei de marcat.
Nouă procedură pentru utilizarea CCT și OFD
Oksana Kurbangaleeva, director al companiei Successful Business Consulting LLC
Pentru a înțelege conceptul de „disciplină de numerar”, mai întâi trebuie să înțelegeți diferența dintre termenii „Casă de marcat” și „Casă”:
Casa de marcat (KKM, KKT) este un dispozitiv necesar pentru primind fonduri de la clienții dvs. Pot exista orice număr de astfel de dispozitive și fiecare dintre ele trebuie să aibă propriile documente de raportare.
Casă pentru întreprinderi (casă operațională) este o colecție toate tranzacțiile în numerar(recepție, depozitare, livrare). Casa de marcat primeste venituri primite, inclusiv din casa de marcat. Toate cheltuielile de numerar legate de activitățile întreprinderii sunt efectuate de la casierie și banii sunt predați colectorilor pentru a fi transferați în continuare la bancă. Casa de marcat poate fi o cameră separată, un seif în cameră sau chiar un sertar în birou.
Așadar, toate tranzacțiile cu numerar trebuie să fie însoțite de executarea documentelor de numerar, ceea ce se înțelege de obicei prin respectarea disciplinei de numerar.
Disciplina de numerar este un set de reguli care trebuie respectate la efectuarea operațiunilor legate de primirea, emiterea și stocarea numerarului (tranzacții cu numerar).
Regulile de bază ale disciplinei de numerar sunt:
Cine trebuie să se conformeze
Necesitatea menținerii disciplinei de numerar nu depinde de prezența unei case de marcat sau de sistemul de impozitare ales.
Cum se calculează limita soldului de numerar?
Procedura de calcul a limitei soldului de numerar este prezentată în anexa la Directiva Băncii Rusiei din 11 martie 2014 Nr. 3210-U.
Potrivit acestuia, în 2019 limita soldului de numerar poate fi calculată în unul din două moduri:
Opțiunea 1. Calcul pe baza volumului încasărilor de numerar la casierie
L = V / P x N c
L
V– volumul încasărilor în numerar pentru bunurile vândute, munca efectuată, serviciile prestate pentru perioada de facturare în ruble (întreprinzătorii și organizațiile individuali nou creați indică volumul așteptat al încasărilor).
P– perioada de calcul pentru care se ia în calcul volumul încasărilor de numerar (la determinarea acestuia, puteți lua orice perioadă de timp, de exemplu, luna în care au apărut volumele de vârf ale încasărilor de numerar). Perioada de facturare trebuie să fie nu mai mult de 92 de zile lucrătoare
Nc– perioada de timp dintre ziua primirii numerarului și ziua depunerii banilor la bancă. Această perioadă nu trebuie să depășească 7 zile lucrătoare, iar în lipsa unei bănci în localitate - 14 zile lucrătoare. De exemplu, dacă banii se depun la bancă o dată la 3 zile lucrătoare, atunci N c = 3. La determinarea N c se poate lua în considerare locația, structura organizatorică, specificul activității (sezonalitate, program de lucru etc.).
Exemplu de calcul. SRL „Compania” este angajată în comerțul cu amănuntul. Conducerea organizației a decis să stabilească o limită a soldului de numerar pentru 2019, luând decembrie 2018 ca perioadă de facturare. În decembrie, compania a lucrat timp de 21 de zile și a primit venituri în numerar în valoare de 357.000 de ruble. În același timp, casieria organizației a predat băncii încasările o dată la 2 zile. Limita soldului de numerar în acest caz va fi egală cu: 34.000 de ruble.(357.000 RUB / 21 zile x 2 zile).
Opțiunea 2. Calcul pe baza volumului de numerar eliberat din casa de marcat
Această metodă este utilizată de obicei de către antreprenorii individuali și organizațiile care nu primesc numerar în cursul activităților lor, dar retrag periodic bani de la bancă (de exemplu, pentru decontări cu furnizorii lor).
În acest caz, se aplică formula:
L = R / P x N n
L– limita soldului de numerar în ruble;
R– volumul de numerar emis pentru perioada de facturare în ruble (cu excepția sumelor destinate plății salariilor, burselor și altor transferuri către angajați). Antreprenorii și organizațiile individuali nou creați indică volumul așteptat al plăților de numerar;
P– perioada de facturare pentru care se ia în considerare volumul retragerilor de numerar (la determinarea acestuia, puteți lua orice perioadă de timp, de exemplu, luna în care au existat cele mai mari volume de retrageri de numerar). Perioada de facturare trebuie să fie nu mai mult de 92 de zile lucrătoare, iar valoarea sa minimă poate fi oricare.
Nn– perioada de timp dintre zilele de primire a banilor de la bancă (cu excepția sumelor destinate plății salariilor, burselor și altor plăți către angajați). Această perioadă nu trebuie să depășească 7 zile lucrătoare, iar în lipsa unei bănci în localitate - 14 zile lucrătoare. De exemplu, dacă banii sunt retrași de la o bancă o dată la 3 zile lucrătoare, atunci N n = 3.
Exemplu de calcul. SRL „Compania” este angajată în comerțul cu amănuntul. Compania nu acceptă venituri în numerar; cumpărătorii plătesc prin bancă. Cu toate acestea, din când în când compania retrage numerar de la bancă pentru a plăti furnizorii. Conducerea organizației a decis să stabilească o limită a soldului de numerar pentru 2019, luând decembrie 2018 ca perioadă de facturare.
În decembrie, compania a lucrat timp de 21 de zile și a primit numerar de la bancă în valoare de 455.700 de ruble. În același timp, casieria organizației primea numerar de la bancă o dată la 4 zile. Salariile nu au fost emise de la casa de marcat. Limita de sold în acest caz va fi egală cu: 86.800 RUB(455.700 RUB / 21 zile x 4 zile).
Comanda pentru stabilirea unei limite de numerar
După ce calculați limita soldului de numerar pentru casa de marcat, trebuie să emiteți un ordin intern de aprobare a sumei limită. În comandă, puteți indica perioada de valabilitate a limitei, de exemplu, 2019 (exemplu de comandă).
Legea nu prevede obligativitatea resetarii limitei in fiecare an, asa ca daca perioada de valabilitate nu este specificata in ordin, atunci indicatorii stabiliti se pot aplica atat in 2019, cat si in continuare pana la emiterea unei noi comenzi.
Procedura simplificata
Începând cu 1 iunie 2014 - antreprenori individuali și întreprinderi mici (numărul de angajați nu mai mult de 100 de persoane și venituri nu mai mult de 800 de milioane de ruble pe an) mai mult nu trebuie să setați o limită soldul de numerar la casierie.
Pentru a anula limita de numerar, este necesară emiterea unei comenzi speciale. Acesta trebuie să se bazeze pe Directiva Băncii Rusiei din 11 martie 2014 nr. 3210-U și trebuie să conțină următoarea formulare: „Păstrați numerarul în casa de marcat fără a stabili o limită pentru soldul din casa de marcat”(model de comandă).
Emiterea de numerar către persoane responsabile
Banii responsabili sunt banii care sunt dați persoanelor responsabile (angajaților) pentru călătorii de afaceri, cheltuieli de divertisment și nevoi de afaceri.
Banii pot fi emiși în cont doar pe bază declarațiile unui angajat. În ea, el trebuie să indice: suma de bani, scopul primirii acesteia și perioada pentru care sunt luate. Cererea este scrisă sub orice formă și trebuie semnată de manager (IP).
Dacă un angajat și-a cheltuit banii personali, atunci trebuie să-i compenseze; în acest caz, este scrisă și o declarație, dar cu o formulare diferită (eșantioane de declarații).
Notă: Este de dorit ca declarația să conțină linia: „Angajatul nu are datorii la avansuri emise anterior”(intrucat prin lege este imposibil sa emita bani in cont angajatilor care nu au raportat avansurile anterioare).
Pe parcursul 3 zile lucratoare după încheierea perioadei pentru care au fost emise fondurile (sau de la data revenirii la locul de muncă), angajatul trebuie să prezinte contabilului (managerului) raport de cheltuieli cu atașarea documentelor care confirmă cheltuielile efectuate (bone KKM, bonuri de vânzare etc.).
În caz contrar, fondurile eliberate angajatului nu pot fi considerate cheltuieli și impozitul poate fi redus în mod corespunzător. Mai mult, dacă nu există documente justificative, atunci va trebui să reține impozitul pe venitul personal și să plătești prime de asigurare din suma emisă.
Limitarea plăților în numerar
O altă regulă importantă a disciplinei numerarului este respectarea restricțiilor privind plățile în numerar între entitățile comerciale (antreprenori individuali și organizații) în cadrul unui singur contract Cantitate nu mai mult de 100 de mii de ruble.