Čo upravuje činnosť zamestnancov v oblasti kancelárskej práce? Čo znamená racionálne zorganizovať pracovisko a vybaviť ho v súlade s hygienickými normami? Aký je optimálny režim práce a odpočinku pre kancelárskych pracovníkov?
Kto sú „úradníci“ a aké dokumenty upravujú ich činnosť?
Ako často sa zamestnanec zamýšľa nad tým, prečo jeho pracovisko vyzerá takto a nie inak? Prečo je vybavený práve takýmto zariadením a nie iným? Organizácia pracoviska zamestnancov na prvý pohľad spravidla nemôže zamestnávateľom priniesť žiadne komplikácie. No predsa produktivita práce, zdravie, komunikačné schopnosti a mobilita pracovníkov zapojených do výkonu pracovných funkcií závisia od správnej organizácie pracovísk. Pozrime sa teda na všeobecné prístupy k organizácii práce na príklade pracovníkov vykonávajúcich kancelársku prácu.
V súčasnosti sa pre správnu organizáciu pracovísk používajú medziodvetvové časové normy pre pracovníkov vykonávajúcich kancelársku prácu ( Ďalej- Časové normy), vypracované v súlade s nariadením kabinetu ministrov Ukrajiny „O schválení opatrení na implementáciu Koncepcie ďalšej reformy miezd na Ukrajine, schválenej dekrétom prezidenta Ukrajiny z 25. decembra 2000 č. 1375" zo dňa 23. apríla 2001 č. 152-r.
Časové sadzby sú určené na prídelovú prácu zamestnancov v oblasti kancelárskych prác, ako aj na určenie počtu zamestnancov, ktorí túto prácu zabezpečujú. Napríklad medzi zamestnancami, ktorí môžu byť považovaní za úradníkov, by sa malo rozlišovať ako:
- „Asistent asistenta“ (kód KP 4115);
- "Operátor kopírovacích a rozmnožovacích strojov" (KP kód 4112);
- "sekretár-pisár" (kód KP 4115);
- "Archivár" (kód KP 4141);
- "Referent" (kód KP 4144);
- "Organizátor kancelárskych prác (druhy ekonomických činností)" (kód KP 3435.2);
- "Dokumentoved" (KP kód 2432.1);
- "Organizátor kancelárskych prác (štátne agentúry)" (KP 3435.1);
- „Organizátor kancelárskych prác (právny systém)“ (kód KP 3435.3);
- "Referent" (KP kód 3436.1) atď.
Treba poznamenať, že časové normy je možné použiť aj v orgánoch štátnej moci, v podnikoch, v inštitúciách, organizáciách ( Ďalej- podnik) akejkoľvek formy vlastníctva a podriadenosti.
Časové sadzby pozostávajú zo všeobecnej časti, organizácie práce a normatívnej časti.
Organizácia práce obsahuje všeobecné organizačné a technické podmienky na výkon kancelárskej práce, vybavenie pracovísk pre zamestnancov kancelárie, príklady organizácie práce niektorých zamestnancov kancelárie.
Činnosti pracovníkov vykonávajúcich kancelársku prácu upravujú pracovné náplne vypracované v súlade s oddielom 1 „Povolania vedúcich, odborných, odborných a technických zamestnancov“ čísla 1 „Povolania pracovníkov, ktoré sú spoločné pre všetky druhy hospodárskej činnosti“ Príručka kvalifikačných charakteristík povolaní pracovníkov schválená nariadením Ministerstva práce a sociálnej politiky Ukrajiny , a Zoznam typických odborných a kvalifikačných charakteristík funkcií štátnych zamestnancov, schválený nariadením Národnej štátnej služby Ukrajiny.
Hlavnou náplňou práce pracovníkov úradu je práca s dokumentmi a inými informáciami pomocou organizačnej a výpočtovej techniky, spracovanie došlej a odoslanej korešpondencie, jej evidencia a doručovanie na miesto určenia, ukladanie, prenášanie do archívu a pod.
Plánovaná práca zahŕňa registráciu dokumentov, spracovanie informácií, analýzu, systematizáciu, akumuláciu a ukladanie.
Všeobecné organizačné a technické podmienky na výkon kancelárskej práce:
- racionálna organizácia pracovísk;
- včasné prijímanie informácií, rád, pokynov zamestnancami;
- dodržiavanie racionálneho režimu práce a odpočinku;
- zabezpečenie stanovených hygienických noriem.
V posledných rokoch je hlavným prostriedkom prípravy textových dokumentov osobný počítač (PC).
Požiadavky na pracovné podmienky
Hlavnými faktormi sú:
- plánovanie priestorov;
- osvetlenie priestorov a pracovísk;
- mikroklíma;
- farba priestorov;
- režim práce a odpočinku.
Pracoviská pre kancelárskych pracovníkov by mali byť pohodlné a vybavené v súlade s hygienickými normami: sú vybavené jedno- alebo dvojstĺpovými stolmi na pohodlné umiestnenie kancelárskeho vybavenia a pracovných predmetov na nich a v zásuvkách stola - uloženie príslušných dokumentov a písacích potrieb, zásobníky papiera, malá kancelárska technika a pod.
Vzdialenosť medzi očami zamestnanca a obrazovkou počítača by mala byť aspoň jeden a pol násobok uhlopriečky použitého monitora; Displej by mal byť 15 stupňov pod úrovňou očí a klávesnica približne 40 cm od vášho tela. Zápästia by mali byť na úrovni predlaktia. Obrazovka musí byť umiestnená tak, aby sa od nej neodrážal slnečný lúč a svetlo z lámp a neoslňovali pracovníka. V ideálnom prípade by úroveň jasu obrazovky mala zodpovedať jasu svetla v miestnosti, čo sa dá dosiahnuť nastavením monitora.
Blikanie obrazovky monitora je mimoriadne škodlivé pre oči. Minimálna obnovovacia frekvencia obrazovky by podľa ergonomických požiadaviek mala byť aspoň 75 Hz.
Kancelárske priestory by mali byť obdĺžnikové alebo štvorcové. Najracionálnejšia je obdĺžniková miestnosť s pomerom strán 1: 1,5 (ale nie viac ako 1: 2). Miestnosť musí byť najmenej 2,5 m široká a 3,25 m vysoká.
Osvetlenie pracoviska je mimoriadne dôležité. Ak má pracovisko lokalizované osvetlenie, odporúča sa použiť otočné, pohyblivé svietidlá. Jemné svetlo, ktoré neoslepuje vaše oči, by malo smerovať na plochu pracovnej plochy zľava. Je neprijateľné používať iba lokálne osvetlenie, pretože to vedie k nevyhnutnému prispôsobeniu zraku.
- v prípade žiarivkového osvetlenia - 300 luxov;
- v prípade žiarovkového osvetlenia - 150 lux.
Normálna úroveň saturácie svetla v priestoroch s odrazivosťou povrchov: podlaha - 25%, strop - 70%, nábytok a vybavenie - najmenej 35%. Ako ochrana pred priamym slnečným žiarením môže slúžiť slnečná clona, žalúzie, závesy.
Účinnosť osvetlenia v kancelárskych priestoroch sa zvyšuje v prípade racionálneho náteru stien a stropov. Farba miestnosti výrazne ovplyvňuje efektivitu práce. Najpriaznivejšie farby sú biela, zeleno-modrá, žltozelená, svetlozelená, béžová, svetlobéžová, svetložltá, svetlomodrá. Tieto farby majú nielen upokojujúci účinok na ľudský nervový systém, ale tiež výrazne zlepšujú osvetlenie miestností.
Pre lepšiu difúziu a odraz svetla sa odporúča strop natrieť na bielo, odráža až 90% svetelného toku. Steny by mali odrážať menej svetla a mali by byť o niečo tmavšie ako strop. Ak sú okná v miestnosti obrátené na slnečnú stranu, potom je lepšie maľovať steny v studených farbách: modrá, zelenkavá, šalát. Do miestností s oknami orientovanými na sever, severozápad, severovýchod sú vhodnejšie teplé farby: žltkastá, svetlooranžová, piesková.
Podlaha, bez ohľadu na materiál, z ktorého je vyrobená, by mala mať tmavšiu farbu ako steny.
Ľudské zdravie a výkonnosť závisia aj od faktorov prostredia, predovšetkým od udržiavania normálnej teploty a vlhkosti.
- teplota vzduchu: počas chladného obdobia roka (pod + 10 ° С) - teplota v miestnosti je v rozmedzí od 20 do 22 ° С; v teplom období (nad + 10 ° С) - 20-25 ° С;
- relatívna vlhkosť vzduchu - 30-60%;
- rýchlosť vzduchu: v chladnom období - nie viac ako 0,2 m / s; v teplom období - 0,2–0,5 m / s;
- atmosférický tlak - od 84 do 107 kPa (630 - 800 mm Hg);
- maximálny obsah prachu vo vzduchu v miestnostiach s veľkosťou časti nie väčšou ako 3 mikróny - 0,75 mg / cu. m.
Ekologizácia priestorov, ktorá je dekoratívnym prvkom interiéru, zlepšuje zloženie vzduchu, znižuje neuropsychickú a zrakovú únavu. Toto je obzvlášť dôležité pre duševnú prácu.
Pri projektovaní pracovísk účinkujúcich je potrebné zabezpečiť komplexné vybavenie týchto miest potrebným pracovným náradím. Vybavenie pracovísk účinkujúcich technickými prostriedkami sa spravidla zabezpečuje pri projektovaní administratívnych budov a ich rekonštrukciách.
Na zlepšenie výkonu a zníženie únavy sa odporúča zaviesť regulované prestávky na obnovenie výkonu.
Pre pracovníkov, ktorí zadávajú informácie do počítača, sa poskytuje prestávka 2 hodiny po začiatku práce a 1,5 – 2 hodiny po obedňajšej prestávke v trvaní 15 minút. každú alebo každú hodinu práce po dobu 10 minút.
Zásuvky stola by mali byť vybavené zariadeniami na pohodlné umiestnenie priečinkov. Je žiaduce, aby na každej poličke bola karta so zoznamom obsahu priečinkov.
Mala by existovať skriňa na uloženie špeciálnej, referenčnej literatúry a dokumentov.
Pracovníkom kancelárie sa poskytujú referenčné materiály, najmä pokyny na výkon kancelárskych prác, regulačné a metodické dokumenty, pravopisné a terminologické slovníky, zoznamy zamestnancov organizácie a jej štruktúrnych útvarov s telefónnymi číslami a adresami, abecedné zoznamy adresy a telefónne čísla zamestnancov súvisiacich s činnosťou organizácie, kartotéky a pod.
Režim práce a odpočinku pracovníkov zapojených do kancelárskej práce a podpory manažmentu je stanovený vo forme dennej rutiny, pričom sa zohľadňuje regulácia všetkých povinných prác a vykonávanie najťažších z nich ráno, keď majú pracovníci vysoká trvalá pracovná kapacita.
Pracovný čas
Prvá časť článku 50 je ustanovený bežný pracovný čas zamestnancov, ktorý nesmie presiahnuť 40 hodín týždenne.
Je potrebné poznamenať, že podniky, ktoré uzatvárajú kolektívnu zmluvu, môžu stanoviť kratší štandard dĺžky pracovného času, ako je uvedené v § 50 prvej časti Zákonníka práce. Pri stanovení menšieho štandardu dĺžky pracovného času treba mať na pamäti, že mzdy by sa potom mali vykonávať v plnej mzdovej tarife, plnej mzde.
V súlade s prvou časťou 51 Zákonníka práce sa skrátený pracovný čas ustanovuje:
1) pre zamestnancov vo veku od 16 do 18 rokov - 36 hodín týždenne, pre osoby od 15 do 16 rokov (študenti od 14 do 15 rokov, pracujúci počas prázdnin) - 24 hodín týždenne.
Dĺžka pracovného času študentov, ktorí počas akademického roka pracujú vo voľnom čase štúdia, nesmie presiahnuť polovicu maximálnej dĺžky pracovného času ustanoveného v prvom odseku tohto odseku pre osoby zodpovedajúceho veku;
2) pre zamestnancov pracujúcich so škodlivými pracovnými podmienkami - nie viac ako 36 hodín týždenne.
Zoznam odvetví, dielní, profesií a pozícií so škodlivými pracovnými podmienkami, v ktorých práca dáva právo na skrátený pracovný týždeň, bol schválený uznesením kabinetu ministrov Ukrajiny .
Legislatíva navyše stanovuje skrátený pracovný čas pre niektoré kategórie pracovníkov (učitelia, lekári atď.).
Skrátený pracovný čas si môžu zriadiť na vlastné prostriedky v podnikoch a organizáciách pre ženy s deťmi do 14 rokov alebo so zdravotne postihnutým dieťaťom.
Podľa článku 69 spoločnosť samostatne stanovuje kratší pracovný čas a ďalšie benefity pre svojich zamestnancov.
Pri výpočte zostatku pracovného času treba mať na pamäti, že podľa § 53 Zákonníka práce v predvečer sviatkov a dní pracovného pokoja (§ 73 Zákonníka práce) sa dĺžka práce zamestnancov, resp. okrem pracovníkov uvedených v § 51 Zákonníka práce sa skráti o jednu hodinu, a to tak na 5 dní, ako aj pri 6-dňovom pracovnom týždni a v predvečer víkendov, dĺžka práce pri 6-dňovom pracovnom týždni nesmie presiahnuť 5 hodín.
Podľa tretej časti § 67 Zákonníka práce, ak sviatok alebo deň pracovného pokoja (§ 73 Zákonníka práce) pripadne na deň pracovného voľna, deň pracovného pokoja sa presúva na nasledujúci deň po sviatku alebo dni pracovného pokoja. deň. Preto podľa harmonogramu 5-dňového pracovného týždňa s voľnými dňami v sobotu a nedeľu v roku 2014 by sa deň voľna v nedeľu 20. apríla mal presunúť na pondelok 21. apríla, deň voľna v sobotu 28. júna by sa mal presunúť na pondelok. 30. júna, voľný deň v nedeľu 24. augusta - pondelok 25. augusta.
Spravidla sa v záujme vytvorenia priaznivých podmienok na oslavy, ako aj racionálne využívanie pracovného času na základe príkazov Kabinetu ministrov Ukrajiny odporúča posunúť pracovné dni pre zamestnancov, ktorí majú 5-dňový pracovný týždeň s dva dni voľna v sobotu a nedeľu.
Vzhľadom na to, že tento príkaz má odporúčací charakter, o odklade pracovných dní rozhoduje zamestnávateľ samostatne, a to vydaním príkazu alebo iného administratívneho dokladu.
Rozhodnutím zamestnávateľa o posunutí pracovných dní sa mení rozvrh práce podniku a norma pracovného času v mesiacoch, v ktorých bol posun pracovných dní zavedený. Preto by sa všetky činnosti týkajúce sa poskytovania dovolenky, chodenia do práce mali vykonávať podľa pracovného plánu podniku zmeneného v súvislosti s odkladom pracovných dní.
Treba mať na pamäti, že ak sa pracovný deň predchádzajúci sviatku alebo dňu pracovného pokoja presunie na iný deň pracovného voľna, v záujme zachovania rovnováhy pracovného času v roku musí trvanie práce v tento prenesený pracovný deň zodpovedať na dĺžku pracovného dňa pred sviatkom, ako je ustanovené v § 53 Zákonníka práce.
Legislatíva nestanovuje jednotný štandard dĺžky pracovného času v roku. Táto norma sa môže líšiť v závislosti od toho, aký pracovný týždeň je v podniku stanovený (5 alebo 6 dní), aká je dĺžka dennej práce, keď sú stanovené dni voľna, a preto sa v podnikoch norma pracovného času za rok určuje nezávisle v dodržiavanie požiadaviek § 50-53, 67 a 73 Zákonníka práce.
Článok je poskytovaný nášmu portálu
redakcie
Súbor špeciálnych zariadení na vytváranie, spracovanie, ukladanie, prenos dokumentov sa súhrnne nazýva prostriedky organizačnej techniky - kancelárske vybavenie.
Technické vybavenie pracoviska
Kancelárske vybavenie používané na konkrétnom pracovisku sa zvyčajne nazýva malé kancelárske vybavenie. Podľa tejto klasifikácie medzi ne patria: osobné počítače, skenery, tlačiarne, kopírovacie zariadenia na individuálne použitie, telefón, telefax atď. V skutočnosti sa pod malým kancelárskym vybavením dnes rozumejú všetky „kancelárske drobnosti“ (ceruzky, perá, gumy, dierovače , zošívačky, lepidlo, sponky a pod.), ktoré využíva každý zamestnanec pri svojej každodennej práci.
Na vytváranie dokumentov sa teda v súčasnosti používajú dve technológie.
Po prvé, je možné vyplniť už zavedené formuláre dokumentov alebo napísať návrh dokumentu ručne. Na to musí mať každý zamestnanec písací nástroj: guľôčkové, kapilárne alebo atramentové pero akejkoľvek modifikácie.
Po druhé, príprava dokumentu priamo na počítači. Počítač, podobne ako telefón, môže byť osobný nielen z hľadiska terminológie, ale aj z hľadiska významu, to znamená, že môže mať len jedného „majiteľa“ alebo môže byť prostriedkom kolektívneho používania. Na prípravu textových, tabuľkových dokumentov je vhodný takmer každý moderný počítač štandardnej výbavy: zariadenia na čítanie diskiet a laserových diskov, klávesnica, manipulátor. Ako manipulátor možno použiť myš, trackball, dotykovú obrazovku, elektronický tablet.
Dôležitými charakteristikami výkonu počítača pri práci s dokumentmi sú veľkosť pamäte RAM a kapacita pevného disku, pretože nové verzie kancelárskych aplikácií (programov) sú čoraz náročnejšie na tieto ukazovatele a procesory s frekvenciou 100 MHz sú úspešne zvládnuť rozpoznávanie textu....
Na každom pracovisku by mala byť sada rôznych nosičov informácií: papier, hlavičkové papiere, diskety atď. Pracovisko potrebuje podnosy, prípadne aj stolové police na uloženie papiera, zásuvky stola by mali umožňovať krabice s disketami, sponky, perá, ceruzky, fixky a iné „maličkosti“. Vyžaduje sa zásuvka prispôsobená na ukladanie šanónov s papierovými dokumentmi, lepšie ako závesné uloženie, a zodpovedajúce špeciálne šanóny so zapínaním, "šanóny" na ukladanie dokumentov do nich atď.
Na organizáciu osobnej práce potrebujete stolové kalendáre, priečinky a zásobníky na vizitky, priečinky s dokumentmi, kontrolné karty, vreckové a stolové organizéry, kancelárske sponky na zošívanie rôzneho počtu listov, sponky, gombíky, zošívačku a zošívačku a iné drobné kancelárska technika. Značná časť kancelárskeho vybavenia však zamestnanci dlhodobo nepotrebujú, takže takéto kancelárske nástroje môžu byť zdieľané buď pre niekoľko pracovísk, alebo pre štrukturálnu jednotku vo všeobecnosti.
Ak máte v úmysle pracovať iba s počítačom, môže byť vybavená špeciálna pracovná stanica - "počítačový kútik".
Kancelárskym zariadením pre hromadné použitie môže byť nielen tlačiareň, kopírka, telefax, skartovačka, ale aj niektorý z počítačov, dodatočne vybavený skenerom, faxmodemovou kartou pre prístup na internet a ďalším príslušenstvom.
Pri kolektívnom používaní je vhodné mať zošívačky a dierovače, ktoré sa líšia produktivitou (hrúbka dierovaných listov, počet dierovaných otvorov).
Kolektívne použitie môže zahŕňať nástroje na opravu textu, zásoby papiera, prázdne formuláre, diskety a priečinky. Okrem kancelárskych stolov sú na individuálne a častejšie kolektívne použitie spravidla potrebné skrinky a regály na ukladanie referencií, návrhov materiálov a literatúry. Podľa uváženia vedenia môžu byť pracovné priestory vybavené stacionárnymi skriňami na otvorené alebo bezpečné uloženie súborov a všeobecných referenčných kníh.
Pracovisko špecialistu v službách predškolskej vzdelávacej inštitúcie, štrukturálnej jednotky spojenej so spracovaním veľkého množstva dokumentárnych informácií, by malo byť, a teda aj vybavené, kancelárskym vybavením.
Po prvé, ak je v štrukturálnej jednotke sekretárka alebo iný zamestnanec zodpovedný za prácu s dokumentmi, kolektívne používanie zariadení (tlačiarne, telefax, kopírka atď.) na ich produktívnejšie využitie, včasná výmena vymeniteľných tlačových kaziet, organizácia opráv by mala viesť tento zamestnanec. Prítomnosť špeciálneho zamestnanca pododdelenia umožňuje využívať telefónnu ústredňu s jedným výstupom mimo organizáciu.
Pracovisko servisného špecialistu predškolského vzdelávacieho zariadenia by malo byť vybavené manuálnymi, mechanickými alebo elektronickými systémami (skriňami, osobným počítačom) na evidenciu a monitorovanie dokumentov, ktoré prijímajú a vykonávajú zamestnanci oddelenia. Kompaktný písací stroj (elektrický alebo mechanický) môže byť užitočný aj na písanie formulárov s presným a jemným grafickým znázornením v prípade zlyhania počítačového vybavenia, napríklad v dôsledku napadnutia vírusom alebo špeciálneho utajenia pripravovaného dokumentu.
Organizácia pracoviska špecialistu predškolského vzdelávacieho zariadenia sa formuje na základe analýzy obsahu jeho činnosti, požiadaviek ergonómie, hygieny a psychofyziológie a je zameraná na navrhnutie optimálnej organizácie pracoviska. Približný zoznam kancelárskeho vybavenia a počítačových nástrojov používaných pri práci tajomníka:
malé kancelárske vybavenie, písacie potreby: perá, papier, ceruzky, gumy atď .;
prostriedky na tvorbu a výrobu textových dokumentov (počítač, diktafón, tlačiareň, skener, sklad - prenosný písací stroj);
prostriedky na spracovanie papierových dokumentov: lepiace a upevňovacie stroje, zariadenia na otváranie a rezanie obálok, adresovacie a pečiatkovacie zariadenia, stroj na ničenie dokumentov;
prostriedky na ukladanie a vyhľadávanie dokumentov: rôzne typy kartoték, skriniek a políc, trezor;
komunikačné prostriedky: telefón, rádiotelefón, rádio, ďalekopis, fax, sieťová karta pre lokálnu sieť, prevádzková dispečerská komunikácia, e-mail, modem;
kopírky a prístroje;
skartovač na rýchle zničenie dôverných informácií;
kancelársky nábytok a vybavenie.
Počítačové pracoviská a stoly zamestnancov, kancelárske zariadenia na kolektívne použitie sú umiestnené tak, aby sa minimalizovali ťažkosti pri vzájomnej komunikácii a používaní zariadení.
-
Tok dokumentov - pohyb Dokumenty v Organizácia od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po hlavu. Organizácia a technické zariadení pracovníkov Miesta pre práca S Dokumenty... Sada špeciálnych zariadení na vytváranie, spracovanie, ukladanie ... -
Organizácia a technické zariadení pracovníkov Miesta pre práca S Dokumenty.
Tok dokumentov - pohyb Dokumenty v Organizácia od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až do ukončenia plnenia alebo odoslania. -
Organizačné formy práca S Dokumenty... Každý Organizácia by mala vytvoriť špeciálnu službu: správa vecí, všeobecné oddelenie, oddelenie D.
Organizácia a technické zariadení pracovníkov Miesta pre práca S Dokumenty. -
pre práca
Organizácia a technické zariadení pracovníkov Miesta pre práca S Dokumenty. -
V roku 1720. boli schválené Všeobecné predpisy, ktoré sa stali základom pre práca všetkých vysokých škôl a systém de ... viac podrobností.“
Organizácia a technické zariadení pracovníkov Miesta pre práca S Dokumenty. -
V roku 1720. boli schválené Všeobecné predpisy, ktoré sa stali základom pre práca všetkých vysokých škôl a systém de ... viac podrobností.“
Organizácia a technické zariadení pracovníkov Miesta pre práca S Dokumenty. -
S Kzo = 1 je zabezpečená úzka špecializácia pracovník Miesta, a vytvárajú sa predpoklady pre rast produktivity práce prostredníctvom rozvoja pracovných zručností pracovníkov, príležitosti technické vybavovanie práce atď. -
Pridelenie krátkodobých výkonov operácií umožnilo zjednodušiť technologické zariadení a Organizácia výrobu, zlepšiť zručnosti pracovníkov zvýšiť produktivitu ich práce. -
...technické zariadení zo všetkých pracovníkov Miesta a vytvárať im podmienky práca
legislatívne dokumentáciu o ochrane práce ukladajú správe podnikov
V prípade úrazu alebo iného poškodenia zdravia Organizácia zodpovedný za ... -
Dizajn dokumentáciu vyvinuté v súlade s pôvodnými údajmi, technické podmienky
objednať Organizácia a uskutočnenie výberového konania na projekt práca určený
Odkaz dokumentáciučasť pracovné dokumentáciu nie sú súčasťou a možno ich preniesť...
Nájdené podobné stránky: 10
V práci riadiaceho aparátu má veľký význam organizácia pracovísk pre zamestnancov a vytváranie priaznivých pracovných podmienok.
Manažérska práca sa zvyčajne vyznačuje nízkou fyzickou aktivitou, monotónnosťou a dlhým pobytom v uzavretej miestnosti. To všetko spôsobuje rýchlu únavu a prirodzene ovplyvňuje výsledky pôrodu. Preto by sa pri organizovaní práce riadiaceho personálu, ktorý zahŕňa aj zamestnancov služby riadenia kancelárie, mala venovať veľká pozornosť usporiadaniu a usporiadaniu kancelárskych priestorov, udržiavaniu v nich vhodného osvetlenia, teplotných podmienok, eliminácii hluku, vybaveniu pracovísk v súlade s s vykonávanými funkciami, vytvorenie racionálneho pracovného režimu.
Pri výbere miestnosti pre duchovnú službu je potrebné mať na pamäti, že v súlade s platnými normami by plocha kancelárskych priestorov mala byť najmenej 4 m 2 na zamestnanca. Okrem toho sa počíta s možnosťou inštalácie a umiestnenia zariadení a predovšetkým osobných počítačov, skenerov, faxov, tlačiarní, ktoré sa dnes veľmi aktívne využívajú v oblasti manažmentu. Po určení zloženia a druhu technických prostriedkov a pomocných zariadení určených na umiestnenie sa preto berie do úvahy celková plocha potrebná na ich umiestnenie. Nahromadenie veľkého množstva automatizačných a mechanizačných zariadení v malej miestnosti, kde pracuje niekoľko ľudí, výrazne mení mikroklímu v miestnosti, pracovné podmienky a vedie k rýchlej únave. Výpočet plochy na zamestnanca pracujúceho pri displeji počítača preto vychádza z normy 6 m 2 na osobu. Pracovné miesta s monitormi by mali byť od seba vzdialené minimálne 1,5 m. Pri veľkom množstve technického vybavenia je vhodnejšie oddeliť viacero pracovných priestorov pomocou pohyblivých priečok alebo kancelárskeho nábytku. Miestnosť by mala byť vždy dobre vetraná alebo klimatizovaná. Zvýšené požiadavky na ventiláciu (rýchlosť výmeny vzduchu) kladú vysokorýchlostné kopírky a tlačiarne.
Rovnako dôležité je aj správne osvetlenie pracovísk. Nedostatok osvetlenia je často jednou z príčin únavy. Prirodzené svetlo sa považuje za najlepšie. Svetlo by malo dopadať zľava alebo spredu.
Umelé osvetlenie pracovísk môže byť všeobecné (lampy sú umiestnené na strope) alebo lokálne, kedy je na každom pracovisku stolová lampa. Z hľadiska úrovne a rovnomernosti osvetlenia by to malo byť dostatočné.
Ak sú k dispozícii počítače na elimináciu odleskov na obrazovke, všeobecné osvetľovacie telesá nie sú namontované na strope, ale v hornej časti stenových panelov.
Nemenej dôležitý je teplotný režim. Odporúča sa udržiavať izbovú teplotu 22-24 stupňov Celzia a vlhkosť 60-40%.
Administratívna služba je zvyčajne umiestnená vedľa recepcie manažéra a sekretárka-asistent sa nachádza na recepcii manažéra alebo firmy. Ak zoberieme do úvahy, že recepcia je vizitkou inštitúcie, podľa ktorej sa posudzuje kultúra práce ako celku, vytvára sa prvý dojem o firme (inštitúcii), potom sa ukáže dôležitosť pripisovaná jej vybaveniu.
Oddelenie kancelárskych prác je tiež jedným z najnavštevovanejších oddelení inštitúcie, preto je jeho interiéru venovaná osobitná pozornosť. Pracovisko zamestnanca, ktorý z povahy svojej činnosti najčastejšie prijíma návštevy, by sa malo nachádzať v blízkosti vstupu do areálu. Pri umiestňovaní miest zamestnancov pracujúcich v tej istej miestnosti sa zohľadňujú ich obchodné kontakty. Neustále pracujúce hlučné zariadenia je vhodné umiestniť do samostatnej miestnosti vybavenej zvukotesnými materiálmi. Pri umiestňovaní pracovísk sa berú do úvahy rozmery odporúčané pre uličky:
Šírka priechodu pre jednu osobu je 60 cm.
Pre dve osoby - 80 cm.
Pre tri osoby - 100 cm.
Medzi stolmi - 55 cm.
Medzi ohrievačmi a pracovným stolom - 55 cm.
Medzi stenou a stolom - 65 cm.
Nie je vhodné umiestňovať obrazovku oproti oknám a osoba pracujúca na displeji by mala sedieť čelom k oknám.
Pracovisko každého zamestnanca je vybavené s prihliadnutím na jeho funkčné povinnosti. Napríklad pracovisko tajomníka vedúceho alebo tajomníka spoločnosti pozostáva z troch zón: hlavnej, kde je umiestnený jeho pracovný stôl s prílohami a potrebným kancelárskym vybavením, priestoru obsluhy pre návštevníkov a pomocného priestoru, kde je sú umiestnené skrine, kopírka, fax a pod.
Výber nábytku je veľmi dôležitý. Rozmery nábytku by mali zodpovedať ploche miestnosti a nemali by zapĺňať miestnosť. Pri výbere nábytku sa berú do úvahy antropologické ukazovatele zamestnanca. Keďže pracovník v kancelárii musí veľa sedieť, výber pohodlnej stoličky alebo stoličky s nastaviteľnou výškou sedadla je veľmi dôležitý. Pohodlné sú napríklad stoličky a stoličky s vysokým operadlom s dvomi ohybmi: pre driekovú a hrudnú chrbticu.
Skrinky by mali poskytovať vertikálne uloženie priečinkov a rýchly prehľad o debnách a pracovné stoly by mali byť výškovo nastaviteľné v rozmedzí 680-760 mm. Zásuvky v stoloch by mali zodpovedať veľkosti dokumentov a priečinkov, ľahko sa vysúvať, aj keď sú veľmi zaťažené. Ku stolom sa často poskytujú prílohy. Dnes rôzne firmy vyrábajú veľké množstvo racionálnych súprav nábytku pre recepcie a kancelárske priestory.
Pre každé pracovisko by mala byť k dispozícii súprava najjednoduchšieho kancelárskeho vybavenia, napríklad viacvrstvové zásobníky na zhromažďovanie dokumentov, týždenný kalendár, stolný organizér s perami, ceruzkami a iným písacím strojom, poznámkový blok na poznámky, priečinky na aktuálne ukladanie dokumentov a pod.
Súbor technických prostriedkov zamestnanca úradu práce musí zodpovedať jeho funkčným povinnostiam, no dnes je takmer povinným pre každé pracovisko v kancelárii počítač a telefón (vrátnik alebo s prístupom do mestskej siete).
Ak existuje kancelária (skupina) strojom písaných prác, potom je vybavená osobnými počítačmi, hlasovými záznamníkmi, vysokorýchlostnou tlačiarňou, zošívačkami dokumentov, stojanmi a skrinkami na ukladanie prázdnych dokumentov, strojom na ničenie dokumentov atď. Sekcia pre kopírovacie a rozmnožovacie práce môže mať okrem kopírovacích zariadení aj viazanie a zošívanie, zoraďovanie, rezačky papiera atď.
Na primárne spracovanie prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov potrebujete zošívačku dokumentov, otvárač obálok, zalepovačku obálok, skladací a označovací stroj, laminátor, raziaci stroj atď.
Pri tradičnej evidencii dokumentov a kontrole vykonávania sú potrebné stolové kartotéky.
Regály, skrinky, kovové trezory slúžia na uloženie puzdier.
Výber kancelárskej techniky sa neustále rozširuje a prispôsobuje zavádzaniu automatizovaných technológií.
Správne vybavené pracovisko, krásny dizajn kancelárskych priestorov a zdravá mikroklíma vytvárajú dobrú pracovnú náladu a výrazne zvyšujú produktivitu práce.
Pojem pracovisko sekretárky Pracovisko je pracovný priestor zamestnanca, vybavený potrebným náradím na plnenie služobných povinností. Organizácia pracoviska sekretárky začína jeho vybavením nábytkom, špeciálnym vybavením, kancelárskymi potrebami.
Nevyhnutná súprava nábytku: písací stôl s posuvnou zásuvkou; zdvíhacie a otočné kreslo; pomocný stôl alebo stojany na kancelárske vybavenie; kartotéka; trezor na uloženie dôležitých dokumentov, formulárov, pečiatok a pečiatok; stolička pre návštevníkov.
Písacie potreby: písacie potreby; referenčné a abecedné zošity, denník, týždenník; priečinok alebo zásobník na aktuálne dokumenty a papier; dierovač, zošívačka; papierový nôž, nožnice; korekčná pasta ("mŕtvica"), lepidlo; magnetické zariadenie na ukladanie kancelárskych sponiek, gombíkov a iných malých kovov; Nástenné hodiny; zložky s nápisom „Na správu“, „Na podpis“, „Dokumenty v práci“ atď.
Technické: Medzi technické faktory pracovných podmienok tajomníka patrí vybavenie jeho pracoviska modernou kancelárskou technikou a využívanie najnovších informačných technológií v pracovnom procese. Pri organizácii pracoviska sekretárky by ste sa mali obávať aj špeciálneho nábytku a kancelárskych potrieb.
Hygienické: Hygienické faktory musia zabezpečiť bezpečnosť sily a zdravia, minimálnu únavu a pohodu zamestnanca pri práci. Medzi tieto faktory patrí osvetlenie pracoviska, optimálne teplotné a vlhkostné podmienky v miestnosti, premyslená farebná schéma v dizajne priestorov, pohodlný nábytok, ktorý spĺňa požiadavky ergonómie atď. ich blaho
Sociálne: Sociálne faktory vytvárajú u zamestnanca pocit pohodlia a sociálnej istoty. Ide napríklad o stravovanie zamestnancov, zdravotné poistenie, vstup do telocviční a telocviční, starosť manažmentu o letné dovolenky pre zamestnancov a ich deti atď.
Psychologické: Psychologické faktory sú determinované vzťahom zamestnancov v tíme, štýlom vedenia, teda psychologickou klímou organizácie. Spoločné sviatky, „dni zdravia“, športové dni, povzbudzovanie zamestnancov, ktorí sa ukázali v práci, gratulácie k sviatkom – to všetko sú indikátory dobrej psychickej klímy v tíme. Toto psychologické prostredie podporuje pracovnú náladu; zamestnanci si to vážia a vážia si svoje pracovisko.
Psychofyzické: Psychofyzické faktory by mali zohľadňovať výkyvy vo fyzickej kondícii pracovníka počas pracovného dňa. Zaťaženie by malo byť rozdelené podľa tejto podmienky. Napríklad v prvej hodine práce a bezprostredne po obedňajšej prestávke by ste nemali plánovať vrchol výrobnej činnosti, pretože telo je v tomto čase trochu uvoľnené a nie je pripravené na intenzívnu prácu. Ku koncu pracovného dňa nastáva všeobecná únava, preto na toto obdobie treba ponechať menej zodpovednú prácu, ktorá si nevyžaduje koncentráciu pozornosti a psychickú záťaž. Vrchol ľudskej výkonnosti pripadá na čas od 9 do 12 hodín a od 14 do 17 hodín. Hlavná výrobná záťaž by mala byť naplánovaná na tento čas.
Estetické: Estetické faktory prispievajú k dobrej nálade zamestnanca, formujú v ňom úctu k jeho práci a hrdosť na spoločnosť, zvyšujú prestíž práce. Nábytok, kvety, žalúzie. Moderný interiér, príjemná tichá hudba, farby v dizajne a mnohé ďalšie možno pripísať estetickým faktorom ovplyvňujúcim pracovné podmienky.
Ergonomické požiadavky: Názov nábytku Výška pracovníka Výška nábytku Kancelársky stôl Do 170 cm Nad 170 cm 72 cm 75 cm Stôl pre prácu na písacom stroji alebo klávesnici PC Do 170 cm Nad 170 cm 66 cm 68 cm Stolička, kreslo Do 170 cm Nad 170 cm 45 cm 47 cm
Ergonomické požiadavky Po získaní potrebných prvkov sekretárskeho pracoviska by ste mali premýšľať o racionálnom umiestnení tohto všetkého v miestnosti. Umiestnenie nábytku, vybavenia a príslušenstva by malo byť v súlade so zdravým rozumom: často používané predmety by mali byť na pracovisku, „po ruke“; usporiadanie predmetov na stole by malo zodpovedať pravidlu "pravej a ľavej ruky" (vpravo - čo sa berie alebo robí pravou rukou, vľavo - čo sa berie alebo robí ľavou rukou); každý predmet v miestnosti musí mať svoje miesto a oblasť neustáleho pohybu.
Počítačové pracovisko tajomníka Kancelársky tajomník, ktorého prácu práve ovládate, má spravidla pracovné miesto vybavené mnohými technickými zariadeniami. Ide o osobný počítač a rôzne prostriedky telefonickej komunikácie: telefón, faxmodem, multifunkčný telefón alebo miniautomatickú telefónnu ústredňu. Možno existuje hlasitý odposluch, kopírovacie zariadenie, tlačiareň, skener atď.
Sanitárne a hygienické požiadavky na kancelárskych pracovníkov Parametre Hodnoty Prirodzené a umelé osvetlenie 300 - 500 lux Hladina hluku Nie viac ako 65 dB Plocha na PC Nie menej ako 6 m 2 Objem na PC Nie menej ako 20 m3 , klimatizácia) Mikroklíma (optimálna parametre) Vlhkosť% t 0 vzduchu v zime t 0 vzduchu v lete Vzdialenosť od obrazovky monitora (počas prevádzky) 50 - 70 cm oko, psychická úľava
Prostriedky práce s dokumentmi Od momentu vytvorenia až po odpis a zničenie prechádzajú dokumenty dlhú cestu, menia formu prezentácie manažérskych informácií, médiá, umiestnenie a ďalšie parametre. V tomto prípade sa využívajú rôzne technické prostriedky, ktorými sú prostriedky na prácu s dokumentmi. Podľa účelu ich možno rozdeliť do skupín: prostriedky na prípravu a výrobu (tvorbu) dokumentov (písacie stroje, počítače, diktafóny); prostriedky na rozmnožovanie dokumentov (tlačiarne, kopírky, risografy); prostriedky na ukladanie dokumentov (priečinky, obálky, škatule).
Hneď ako bolo možné inštalovať počítač na pracovisku, užívateľ - ekonóm, manažér, akýkoľvek informačný pracovník - dostal možnosť využívať na plnenie svojich odborných funkcií tak jednotlivé informačné technológie, ako aj ich kombináciu, ako aj predmetové subsystémy. EIS.
Preto sa na úsvite prvých osobných počítačov začal osobný počítač vybavený profesionálne orientovanými nástrojmi a umiestnený priamo na pracovisku tzv. automatizovaná pracovná stanica (AWP). Jeho účelom bolo zautomatizovať rutinnú prácu informačného pracovníka.
Viacmiestne inštrumentálne komplexy s distribuovaným spracovaním dát, zabezpečujúce kolektívnu prácu používateľov (hlavne dizajnérov, vývojárov, programátorov), sa začali nazývať automatizované pracovné stanice. Na rozdiel od AWP je stanica systémom na kolektívne využitie dátových a softvérových produktov na vykonávanie jedného druhu profesionálnej činnosti.
AWP ako súčasť EIS mali vykonávať tieto zovšeobecňujúce funkcie: dokumentačné, kalkulačné, komunikačné, pomocné pri rozhodovaní.
Dokumentárny znamená, že počítač musí riešiť problémy systematizácie, archivácie, ukladania, vyhľadávania a správy dokumentov pri kancelárskej práci. V tomto prípade podliehajú spracovaniu všetky typy dokumentov: textové, číselné, grafické, zvukové, obrazové informácie. Automatizačné nástroje pre tento typ práce v súčasnosti poskytujú textové, grafické, tabuľkové procesory, systémy na správu databáz, hypertextové a multimediálne technológie, elektronické archivačné systémy, systémy na organizáciu a správu dokumentov, systémy na správu elektronických dokumentov.
Pre automatizáciu výpočtov boli vytvorené štandardné softvérové balíky PPP, ktoré implementujú základné rutinné operácie v činnosti akýchkoľvek informačných pracovníkov: účtovníkov, skladníkov, zamestnancov bánk, manažérov, štatistikov a pod. Tieto PPP skutočne realizovali všetky operácie strojového štádia technologického procesu spracovania dát v konkrétnej oblasti činnosti. S nástupom nových informačných technológií sa rozšíril rozsah automatizácie rutinných prác súvisiacich so spracovaním rôznych typov údajov, komunikácií a asistencie pri rozhodovaní. Objavili sa systémy, ktoré kombinujú mnohé informačné technológie so štandardnými výpočtami, nazývané „elektronická kancelária“ “.
Na automatizáciu komunikačných funkcií boli vyvinuté sieťové technológie. Email sa stal neoddeliteľnou súčasťou nielen elektronických úradov, ale je dokonca zakomponovaný do operačných systémov. Kombinácia DBMS so sieťovými technológiami viedla k distribuovanému spracovaniu údajov. Distribučná technológia prenikla do mnohých informačných technológií, vďaka čomu je možné distribuovať množstvo dostupných zdrojov prostredníctvom počítačovej siete.
Systémy na podporu rozhodovania zahŕňajú použitie softvérových balíkov, ktoré implementujú metódy simulácie, faktorovej a korelačnej analýzy a iné ekonomické, matematické a štatistické metódy. Smer by mal byť zvýraznený "Expertné systémy", ktoré sú navrhnuté tak, aby odpovedali na otázku „ako na to“. Expertný systém je súčasťou umela inteligencia. Zahŕňa vedomostnú základňu so súborom pravidiel a mechanizmu vyvodzovania a umožňuje na základe faktov poskytnutých používateľom rozpoznať situáciu, stanoviť diagnózu, sformulovať riešenie alebo dať odporúčanie na výber akcie.
Expertné systémy sú navrhnuté tak, aby znovu vytvorili skúsenosti, znalosti odborníkov na vysokej úrovni a využili tieto znalosti v procese riadenia. Sú vyvinuté s použitím matematického aparátu fuzzy logiky na prevádzku v úzkych oblastiach použitia, pretože ich použitie vyžaduje veľké počítačové zdroje na spracovanie a ukladanie znalostí. Konštrukcia expertných systémov je založená na znalostnej báze, ktorá je založená na modeloch reprezentácie znalostí. Vzhľadom na veľké finančné a časové náklady v ruskom ACE nie sú expertné systémy široko používané.
Na podporu rozhodovania možno použiť aj kognitívne počítačové systémy. Kvôli zložitosti implementácie a vysokej cene sa však takéto systémy príliš nevyužívajú.
Začal sa nazývať počítač vybavený najmodernejším IT, inštalovaným na pracovisku používateľa, umožňujúcim vykonávať odbornú prácu stolný počítač(stolný počítač).
Rozvoj komunikácií a sieťového IT umožňuje prostredníctvom podnikových informačných systémov automatizovať činnosť nielen jednotlivých špecialistov, služieb, ale celého podniku. Zároveň je implementovaná bezpapierová technológia. Prepojenie lokálnych sietí s globálnymi sieťami otvára možnosť prístupu k svetovým informačným zdrojom a dynamického budovania priemyselných väzieb novým spôsobom. Múry medzi funkčnými divíziami v rámci podniku sa rúcajú, hranice oddeľujúce dodávateľa od kupujúceho, dodávateľa od subdodávateľa miznú, dlhodobé zmluvné najímanie pracovnej sily. Dinosaurie podniky vymierajú, logika konkurencie-partnerstva núti firmy prejsť na krátkodobé formy spolupráce.
Berúc do úvahy narastajúcu konkurenciu na svetovom trhu, spoločnosti sa snažia byť pripravené vyrábať tovar a poskytovať služby kdekoľvek na svete, hneď ako to bude potrebné. Preto nadnárodné korporácie potrebujú kolektívny prístup k interným údajom prezentovaným v rôznych jazykoch a v rôznych menách.
Nadnárodné informačné systémy by mali poskytovať:
centralizovaný výpočet dane zohľadňujúci požiadavky daňovej legislatívy rôznych krajín;
konverzia mien v priebehu transakcií na základe centrálne stanovených kurzov a pravidiel;
viacjazyčné zobrazovacie formuláre, správy, výzvy a správy, ktorých typ je definovaný používateľom;
užívateľsky definovaný formát číselných údajov špecifický pre danú krajinu (napríklad počet desatinných miest v mene);
formát dátumu a času definovaný používateľom a špecifický pre jeho krajinu;
užívateľsky definovaný víkendový a prázdninový kalendár atď.
Napriek integrácii rôznych informačných technológií do elektronickej kancelárie táto nie je „bezpapierová“. V posledných rokoch bola kancelária doplnená o množstvo kancelárskej techniky: fax, telefón, ďalekopis, kopírka, skener, tlačiareň, čítačka čiarových kódov prepojená s počítačom. Pre každý z nich boli vyvinuté informačné technológie, ktoré fungujú samostatne. Takže tlačiareň vytlačí dokument a fax ho odošle. Preto vyvstala otázka, ako spojiť všetky tieto IT do jedného, aby bolo možné vykonávať väčšinu operácií.
Koncept ATWork vyvinutý spoločnosťou Microsoft ponúka špeciálny operačný systém, ktorý je jednotný pre všetky typy kancelárskych zariadení a vytvára inteligentné periférie. Operačný systém ATWork pracuje v reálnom čase a obsahuje sadu programov na obsluhu každého periférneho zariadenia v prostredí Windows. Môže "bežať samostatne a má súborový systém obsahujúci" úložisko objektov "kam sa údaje z aplikácií presúvajú bez predbežného spracovania, ako je formát Word. Operačný systém v skutočnosti nahradil ovládače zariadení. To mu umožnilo vykonávať e-maily a faxové funkcie.
Všimnite si, že používanie IT na pracovisku mení technológiu práce špecialistu v danej oblasti.
Na prácu s počítačom sa používajú dávkové, sieťové a dialógové technológie. Časť rutinnej práce informačného pracovníka, ktorá bola formalizovaná v čase zavedenia EIS, sa vykonáva automaticky, bez jeho zásahu. Ak softvér a hardvér počítača umožňujú implementáciu dávkového režimu, potom je možné túto časť práce vykonávať na pozadí. Keď je potrebný zásah používateľa, počítač vstúpi do dialógu, ktorý pokračuje, kým algoritmus nedosiahne formalizovanú časť riešenia problému. Na vedenie dialógu možno použiť dialógové a sieťové technológie. Sieťová technológia sa používa, keď je potrebné odoslať alebo prijať požiadavku, správu, údaje od vzdialeného používateľa, databázu. Správa môže v tomto prípade obsahovať ľubovoľné objekty reálneho sveta (zvukové, zvukové a obrazové informácie, text a pod.), na spracovanie ktorých sa využívajú hypertextové alebo multimediálne technológie. Uskutočňuje sa tak poloautomatický režim prevádzky, ktorý umožňuje vykonávať na počítači aj tie typy práce, ktoré je ťažké formalizovať.
Mení sa aj technológia práce informačného pracovníka po zavedení EIS, pretože rutinnú časť jeho práce, ktorá tvorí asi 75 % všetkých prác, vykonáva počítač. Menia sa formy osád, kontroly, dokumentárnych filmov. Činnosť informačného pracovníka nie je zameraná na evidenciu a evidenciu údajov, ale na analýzu informácií, prípravu optimálnych riešení, identifikáciu trendov v prebiehajúcich procesoch, riešenie vznikajúcich problémov, nápravu nepriaznivých situácií a automatickú formalizáciu poznatkov. Mení sa teda nielen náplň práce, ale aj požiadavky na kvalifikáciu a spôsobilosť špecialistu.
Zavedenie IT umožňuje zmeniť charakter práce informačného pracovníka, uvoľniť čas na kreatívny prístup k plneniu povinností, zvýšiť produktivitu a kvalitu práce, znížiť náročnosť práce, čo vedie k tzv. zníženie počtu zamestnancov, a tým aj zníženie nákladov na riadenie, zvýšenie efektívnosti manažérskej práce, zmeny v štruktúre riadiaceho aparátu a metód riadenia za účelom skvalitnenia výroby.