Acord privind eșantionul de gestionare a documentelor electronice. Acord privind schimbul de documente electronice. Șabloane pentru instrucțiuni electronice sunt furnizate de către Depozitarul Special Clientului ca parte a unui pachet de documentație și software transferat către

Organizare

Tehnologie

Informații de contact

Notă

SA „CenterInform”

"Kontur-Extern"

Contact tel. 740-54-05 - Compartiment racordare

CJSC „CENTRUL DE CERTIFICAT”

PP „Comita-Raport”

Contact tel.

SRL „Compania „Tensor”

„Raportare electronică SBIS++”

Contact tel.

ARGOS SRL

www.argos-nalog.ru

EDS „Argos - Contribuabil”

Contact tel.

Taxkom SRL

PC „Sprinter”

Contact tel.

SA „Kaluga Astral”

www.astralnalog.ru

PC „Raportul Astral”

Contact tel.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Consulting CIS LLC

PC „Sphere”

Contact tel.

SRL „Centrul de certificare GAZINFORMSERVICE”

http://ca.gisca.ru

PC "Taxnet-Referent"

Contact tel.

8-800-50-50-50-2 (apel gratuit)

SRL „Rus-Telecom”

www.rus-telecom.ru

"Curier"

Contact tel. reprezentanțe din Sankt Petersburg

Fluxul de documente intern al majorității companiilor a fost mult timp automatizat; prin ce mijloace și cât de profund este o altă întrebare, dar nu mai este nevoie să dovedim avantajele lucrului cu documente electronice. Astăzi, afacerile sunt interesate de interacțiunea „fără hârtie” la nivel inter-corporat, iar cel mai important lucru în această chestiune este să convină cu contrapartea asupra unei noi proceduri de schimb.

În acest proces, este important să facem doi pași înainte:

1. Furnizați informații despre schimbul electronic contrapărților.
2. Acordați semnificație juridică schimbului electronic.

Informare. Hei, antreprenori!

În primul rând, este necesară informarea partenerilor cu privire la posibilitatea transmiterii documentelor electronic prin serviciul EDI.

Munca în masă

Desigur, nimeni nu va forța partenerii la un nou format de lucru fără explicații. În prima etapă, de regulă, inițiatorii tranziției la schimbul electronic trimit e-mailuri în masă de scrisori prin care îi invită să înceapă schimbul și publică comunicate de presă relevante pe site. Dar toate detaliile sunt deja discutate în timpul întâlnirilor personale sau convorbirilor telefonice.

Exemplu de știri despre trecerea la gestionarea electronică a documentelor

Invitație individuală

Operatorul EDF însuși poate ajuta la invitarea contrapărților, mai ales dacă vorbim despre un partener important din punct de vedere strategic. Dacă este necesar, se țin întâlniri de afaceri cu prezentări, se discută îmbunătățiri individuale, integrare și soluții tehnice.

Consolidare organizațională sau de unde să descărcați un exemplu de acord privind schimbul electronic de documente?

Următorul pas este asigurarea unei proceduri organizatorice pentru schimbul electronic de documente. Deși această măsură nu este deloc obligatorie, o înțelegere clară a proceselor și orientarea în termeni nu este de prisos. De regulă, companiile încheie un acord sau un acord pentru schimbul de documente electronice sau adaugă o clauză suplimentară la acordul existent.

Nu este nevoie să pregătiți singur un nou document; trebuie doar să solicitați un model de acord sau contract de la operatorul dumneavoastră EDF. Cel mai adesea, documentele standard sunt deja postate pe site-urile lor web, așa cum se întâmplă cu Synerdocs; trebuie doar să descărcați și să introduceți datele.

Exemplu de clauză de schimb electronic

Managementul electronic al documentelor (EDF) este cale rapidă schimbul de informații bazat pe utilizarea documentelor electronice cu semnături virtuale. A câștigat de multă vreme recunoașterea în țările dezvoltate ale lumii ca un instrument eficient pentru afaceri operaționale.

Esenta

Fluxul electronic de documente între organizații este un set de procese pentru crearea, procesarea, trimiterea, transferul, primirea, stocarea, utilizarea și distrugerea documentelor. Toate aceste procese sunt efectuate după verificarea integrității și confirmarea că documentele au fost primite.

Reguli pentru fluxul de documente între entitati legale efectuate cu acordul părților. Schimbul de informații se face prin telecomunicații, iar documentele sunt stocate pe medii electronice. Perioada de păstrare a informațiilor contabile nu trebuie să depășească cea stabilită de lege.

Organizațiile pot face schimb de documente formale și informale între ele cu semnăturile participanților. În câmp activitate antreprenorială acestea pot fi: facturi, acorduri, facturi, ordine, notificări, împuterniciri etc. Informațiile pot fi transmise sub formă de fișiere text, tabel și grafice.

Scopul implementării EDI

Condițiile preliminare pentru implementarea EDI pot fi:

• reducerea muncii de rutină;
• reducerea pierderii documentelor;
• lucru „transparent” cu documente;
• creșterea disciplinei de performanță - furnizarea de documente în intervalul de timp specificat etc.

Unele dintre obiectivele cantitative includ:

• Reducerea timpului de procesare a documentelor de 10 ori.
• Reduceți costurile de birou la jumătate.

Fluxul de documente electronice între organizații: cum funcționează

În conformitate cu legislația națională, fluxul de documente electronice între organizații se realizează prin acordul celor două părți. Pentru a face schimb de date, este necesar ca toți participanții să fie conectați la echipamentul unui operator. În continuare, utilizatorul trebuie să trimită o solicitare pentru a fi adăugat la lista contrapărților. După confirmarea cererii, participanții la sistem pot face schimb de date.

Modulul EDI va trebui să îndeplinească următoarele funcții:

• Invitați contrapărțile să facă schimb de date.
• Creați o agendă de adrese.
• Integrați cu software-ul de contabilitate, de exemplu, 1C.
• Semnează și criptează documentația.
• Corespondența structurală.
• Urmăriți stările de e-mail.

Fluxul electronic de documente între organizații se realizează cu ajutorul certificatelor. Conectarea la server și autentificarea se realizează printr-un certificat digital personal. O semnătură digitală electronică este emisă fiecărui utilizator al sistemului, stocată pe suportul electronic Token și protejată de un cod PIN. Utilizatorul trebuie să introducă numele și parola pentru contul personal. Abia după aceasta va avea acces la documentele sale.

Orice angajat al organizației conectat la sistem poate iniția procesul de schimb. Înainte de a trimite un document către o contraparte, acesta trebuie semnat cu o semnătură digitală electronică. Această operație se realizează folosind programul Cryptopro. Documentul este trimis prin EDF. Angajatul contrapartidei primeste o notificare despre primirea unui nou document. Dacă o acceptă, atunci pune și semnătură electronică. Dacă este necesar să se facă modificări documentului, se creează o nouă versiune electronică. La finalizarea editării, trebuie să salvați toate modificările folosind o semnătură digitală. Apoi documentul cu modificarea este trimis către contrapartidă. Dacă este necesar, se realizează coordonarea electronică a informațiilor.

Dacă este necesar să faceți din nou modificări, întreaga procedură se repetă din nou. Dacă pretinde versiune noua nu, atunci documentul este respectat. Eșantionul final este considerat a fi semnat cu două semnături digitale. Toate versiunile documentului sunt stocate pe server și sunt disponibile pentru vizualizare. Odată ce eșantionului i s-a atribuit statutul valid, nu vor fi posibile modificări documentului. Contractelor frustrate li se atribuie statutul „Anulat”. Acesta este modul în care se realizează fluxul de documente electronice între organizații.

Echipamente

Ce este necesar pentru fluxul de documente electronice între organizații? În primul rând, trebuie să selectați un operator de telecomunicații și să instalați un software special pentru schimbul de informații. În al doilea rând, cu fiecare contraparte cu care organizația intenționează să efectueze corespondență electronică, este necesar să se încheie un „Acord privind schimbul de documente electronice”.

De asemenea, este necesar să instalați un server EDF pe care vor fi stocate toate documentele. Acesta poate fi fie echipament client, fie stocare în cloud. Accesul la datele sistemului din exterior se realizează printr-o aplicație care este instalată pe echipamentele angajaților organizației. Interacțiunea computerelor cu serverul se realizează prin protocolul HTTP cu criptare suplimentară SSL 128. Accesul la documente se realizează numai prin interfața aplicației și după autentificare.

proiect EDI

Un proiect de automatizare a proceselor poate dura de la câteva luni la câțiva ani. Perioada depinde direct de numărul de procese care trebuie automatizate, de resursele și de capacitățile financiare ale organizației. O schemă scurtă pentru implementarea EDI este următoarea:

• Crearea unui grup de lucru.
• Formarea obiectivelor, termenelor limită și bugetului proiectului.
• Cercetarea proceselor existente.
• Dezvoltați sarcini.
• Proiectarea sistemului EDI.
• Semnarea unui acord pentru implementarea EDMS.
• Aprobarea regulamentului de munca.
• Completarea directoarelor de sistem.
• Instruire.
• Efectuarea testelor preliminare.
• Emiterea unui ordin privind implementarea EDS.
• Îmbunătățirea software-ului și a procedurilor de operare.
• Lansarea unui proiect pilot.
• Tranziție la scară completă la fluxul de documente electronice.

Erori în implementarea EDI

În timpul procesului, o atenție deosebită trebuie acordată proceselor în care hârtie este cerută de lege. Nu puteți duplica un document pe hârtie cu unul electronic. Acest lucru încetinește semnificativ procesul de lucru și provoacă o atitudine negativă față de procesul de automatizare în ansamblu. Nimeni nu plătește în plus pentru munca dublă.

În timpul procesului de implementare, este necesar să se elaboreze noi reglementări pentru lucrul cu documente, să instruiască personalul și abia apoi să se angajeze în implementarea completă. Acest lucru poate fi realizat numai dacă angajații sunt conștienți de beneficiile utilizării noilor tehnologii.

O altă greșeală populară este dezvoltarea slabă a cerințelor pentru EDMS. Dacă utilizatorii trebuie să lucreze într-un sistem neconfigurat, atunci procesul EDI diferă de ceea ce este acceptat în organizație.

Fluxul de documente electronice între organizații: argumente pro și contra

Avantaje:

• Reducerea costurilor de trimitere a documentelor originale prin poștă.
• Economisirea de spațiu pentru stocarea documentației. Totul este salvat electronic.
• Ușurință în utilizare. Documentul este trimis de la o singură stație de lucru. O căutare rapidă a unui document este efectuată în funcție de stare (trimis, primit, acceptat etc.).
• Livrare instantanee. Toate informațiile trimise ajung la destinatar în câteva secunde.
• Un document nu poate fi pierdut înainte de expirarea perioadei de stocare în sistem.

Defecte:

• Pentru a utiliza echipamentul, trebuie să achiziționați o licență, care costă mulți bani.
• Cel mai adesea, datele pot fi schimbate numai între participanții la același sistem.
• Fluxul de documente electronice între organizații în 1C sau care utilizează orice alt software diferă de schema utilizată anterior. Odată cu introducerea noului algoritm, toți angajații vor avea întrebări despre cum să-și desfășoare activitatea.
• Echipament tehnic. Înainte de a implementa EDI, o organizație trebuie să achiziționeze echipamente și să pregătească angajații pentru a gestiona noul sistem.
• EDF se realizează folosind o semnătură electronică, care este valabilă 1 an. Certificatele trebuie monitorizate și actualizate prompt. De asemenea, este necesar să se controleze perioadele de valabilitate ale certificatelor de contrapartidă pentru a evita problemele cu autoritățile fiscale.

Reglementare legală

Ce reguli Este reglementat fluxul de documente electronice între organizații? Legislația Federației Ruse include Legea federală nr. 63 „Cu privire la semnăturile electronice”, regulile de depunere a documentelor la Serviciul Fiscal Federal sunt prevăzute în Ordinul Ministerului Finanțelor nr. MMV-7-2/168. EDI între organizații se realizează în baza Ordinului nr. 50n al Ministerului Finanțelor. Regulile pentru schimbul documentelor contabile primare în formă electronică sunt prescrise în ordinul Serviciului Fiscal Federal nr. ММВ-7-6/36@. Toți operatorii EDF în curs de activitate trebuie să fie ghidați de ordinul Serviciului Federal de Taxe nr. ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

Fluxul electronic de documente între organizațiile SBIS oferă clienților următoarele avantaje:

• Puteți trimite documente oricărei organizații care este înregistrată în Federația Rusă. Dacă contrapartea nu este un participant la sistemul SBIS, atunci un angajat al companiei va contacta pur și simplu un reprezentant al organizației și va trimite invitații de a participa la sistem pe e-mailul său. Imediat după confirmarea cererii, schimbul de informații între participanți se va desfășura fără intermediari.
• Nu este nevoie să instalați software pe computer. Tot ce aveți nevoie este un browser actualizat și acces la Internet.
• Nu aveți nevoie de un program special pentru a lucra cu date. Dacă raportul este pregătit inițial în software terță parte, de exemplu, 1C, atunci puteți configura integrarea datelor cu sistemul SLSIS.
• Formatul standard al documentului nu a fost stabilit. Puteți trimite text, fișiere de foi de calcul, imagini etc.

SKB „Kontur”

Unul dintre primii dezvoltatori de software din Rusia este, de asemenea, angajat în furnizarea de echipamente cu ajutorul cărora se realizează fluxul de documente electronice între organizații. Kontur a dezvoltat sistemul Diadoc, care este folosit pentru schimbul de documente electronice. O caracteristică specială a sistemului este că accesul la date poate fi obținut în străinătate. Compania a dezvoltat tarife de roaming special pentru acest scop. Dacă doriți, puteți accesa datele prin intermediul API-ului.

De ce ai nevoie?

Pentru a conecta EDI, o organizație trebuie să achiziționeze:

• software licențiat;
• Server;
• actualizarea echipamentelor;
• personalul trenului;
• configurați și integrați EDMS pentru a lucra cu aplicații interne.

Asemenea investiții trebuie făcute pentru a conecta fluxul de documente electronice între organizație? Includerea consultărilor de asistență tehnică, EDMS și actualizări de software în cheltuieli este a doua etapă a investiției. Aceste costuri vor trebui plătite lunar.

Concluzie

Fluxul documentelor pe hârtie este înlocuit cu unul electronic. Nu numai că reduce costurile organizației pentru întreținerea proceselor, dar crește și eficiența afacerii în ansamblu. Pentru ca EDI să funcționeze cu succes, trebuie să formulați clar obiectivele implementării sistemului și să configurați corespunzător echipamentul.

Fluxul de documente electronice între organizații - cum funcționează? Ce documente pot fi schimbate electronic, cum se întocmește un acord cu o contraparte pentru a stabili interacțiunea electronică și ce ar trebui să fie incluse în reglementări? Acest lucru va fi discutat în materialul nostru.

Un element important al oricărei gestionări electronice a documentelor este un document electronic. Pentru a conferi unui document creat în formă electronică forță semnificativă din punct de vedere juridic, ambele părți ale fluxului de documente electronice trebuie să îi ofere 3 proprietăți importante. Documentul electronic trebuie:

• Aveți detaliile necesare.
• Respectați formatul aprobat.
• Certificat prin semnătura persoanei responsabile.

Dacă dumneavoastră și contrapartea dumneavoastră ați organizat generarea de documente electronice în formate stabilite la întreprinderile dumneavoastră, este necesar să vă asigurați din punct de vedere tehnic interacțiunea electronică cu acestea. Cum să o facă?

Pentru ca două sisteme separate să facă schimb reciproc și eficient de documente, este necesar să se specifice toate nuanțele fluxului de documente în reglementări speciale.

În primul rând, trebuie să vă dați seama ce documente electronice ar trebui să fie semnate cu o semnătură electronică simplă și care cu una consolidată. Tipurile de semnături electronice permise legal sunt prezentate în figură.

Documentele pot fi incluse în fluxul de documente electronice cu contrapărțile grade diferite semnificație și confidențialitate. De exemplu, cele mai stricte cerințe se aplică facturilor electronice: acestea trebuie să fie semnate exclusiv de UKEP și trimise printr-un operator EDI (Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 10 noiembrie 2015 nr. 174n). Iar pentru documentele interne ale companiei, utilizarea UKEP nu este obligatorie. Prin urmare, compania însăși decide ce semnătură va fi folosită pentru a semna acest sau acel document intern.

În reglementările privind gestiunea electronică a documentelor, este necesară stabilirea procedurii de semnare a documentelor electronice și conturarea cercului de persoane responsabile care au dreptul să le semneze.

După rezolvarea tuturor problemelor de reglementare cu contrapărțile, trebuie să selectați un operator EDF prin care veți face schimb de documente electronice și veți încheia un acord cu acestea. În plus, va trebui să rezolvați alte probleme:

• Organizați o arhivă electronică a documentelor electronice primite și trimise.
• Faceți completări la politica contabilă privind trecerea la gestionarea electronică a documentelor.
• Oferiți persoanelor responsabile semnături electronice.
• Rezolvați alte probleme organizatorice și tehnice necesare pentru munca eficienta sisteme.

Schimb de documente sub formă de imagini scanate: cum și când este posibil acest lucru

Schimbul electronic de documente între contrapărți sub forma imaginilor lor scanate este practicat în companii de mult timp - de la apariția diferitelor servicii poștale pe internet. Pentru a face acest lucru, nu aveți nevoie de programe speciale sau de conexiune la operatorii EDF. Cu toate acestea, ușurința utilizării acestei metode de schimb de documente are o serie de dezavantaje semnificative:

• Incapacitatea de a asigura securitatea garantată a informațiilor.
• Cheltuieli semnificative de timp și resurse de muncă pentru a converti un document de hârtie într-o imagine scanată electronic.
• Necesitatea tipăririi ulterioare a documentului.
• Incapacitatea de a schimba rapid documentele convenite.
• Alte dezavantaje (lipsa capacității de urmărire a documentului, întârzieri în aprobarea ierarhiei în companie etc.).

Acest lucru duce la o restrângere a domeniului de aplicare a acestei metode de schimb electronic de documente între organizații. Schimbul de imagini scanate este utilizat în principal pentru acele tipuri de documente care nu sunt semnificative din punct de vedere juridic pentru companie. Și sunt trimise electronic către contrapartidă doar pentru a accelera interacțiunea (îndeplinirea termenilor contractelor sau rezolvarea problemelor curente de afaceri). Totodată, originalul de hârtie este trimis prin poștă sau serviciu de curierat.

Când aveți nevoie de o aplicație pentru a vă conecta la gestionarea electronică a documentelor?

Uneori în scopul interacțiunii externe cu părțile interesate firma este obligată să se înregistreze formă specială cerere de conectare la managementul documentelor electronice și o serie de alte documente. Majoritatea companiilor se confruntă cu necesitatea de a completa o astfel de cerere atunci când depun rapoarte electronice către Fondul de Pensii.

În acest caz, participanții la fluxul de documente electronice nu vor fi parteneri de afaceri, ci compania și fondul extrabugetar. Cererea nu poate fi scrisă sub nicio formă - șablonul său gata făcut poate fi găsit pe site-ul Fondului de pensii. Ar trebui să conțină următoarele date:

• Detalii despre compania care intră în interacțiune electronică cu fondul.
• Informații despre operatorul de telecomunicații și instrumentul de protecție criptografică a informațiilor utilizat.

Dar o singură aplicație pentru interacțiunea electronică cu fondul nu este suficientă. De asemenea, este necesar:

1. Înainte de a completa cererea, alegeți un centru de certificare acreditat care oferă nuanțe tehnice de conectare a fluxului de documente prin TCS și apoi încheierea unui contract (acord) cu acesta pentru furnizarea de servicii de transfer de documente electronice.
2. După depunerea cererii și verificarea acesteia de către specialiștii fondului, încheie un acord cu PRF privind conectarea la gestionarea electronică a documentelor. Formularul poate fi descărcat de pe site-ul fundației.

Schimbul electronic de informații între companii și Fondul de pensii al Federației Ruse vă permite să furnizați informații contabile personalizate fără a vizita fondul, să identificați și să corectați în timp util erorile în raportare și să rezolvați o serie de alte probleme.

Pentru mai multe informații despre interacțiunea electronică cu Fondul de pensii al Rusiei, consultați acest material.

Compania însăși determină modul de trecere la gestionarea electronică a documentelor cu contrapărțile. Dar, în orice caz, acesta este un proces de negociere. Propunerea de trecere la gestionarea electronică a documentelor poate fi decisă oral, sub forma unei invitații scrise din partea unuia dintre partenerii de afaceri sau prin semnarea unui acord special.

Pentru a invita contrapartea în scris să stabilească gestionarea electronică a documentelor, îi puteți trimite o scrisoare. Trimiterea unor astfel de scrisori ajută o companie cu un flux mare de documente să invite parteneri noi și existenți la interacțiunea electronică.

În textul scrisorii, trebuie să informați contrapartea într-o formă concisă:

• Cu privire la posibilitatea legal stabilită de gestionare electronică a documentelor.
• Avantajele sale.
• Forme de documente care sunt planificate a fi schimbate electronic.
• Acțiuni necesare pentru a trece la acest sistem.

Un exemplu de scrisoare despre trecerea la gestionarea electronică a documentelor (extras) este prezentat mai jos.

Fără a modifica textul scrisorii și a înlocui doar detaliile contrapărților, le puteți informa rapid despre dorința dumneavoastră de a organiza un schimb electronic reciproc de documente.

Acord privind schimbul de documente electronice între persoane juridice

Contrapărțile pot specifica nuanțele interacțiunii fără hârtie într-un acord separat privind gestionarea documentelor electronice. Cum se compune?

Legislația nu stabilește cerințe speciale pentru forma și conținutul unui acord privind fluxul de documente electronice între persoane juridice. Prin urmare, compoziția și conținutul acestuia sunt determinate de participanții săi. În acest caz, este necesar să se respecte stilul și structura comune acestor documente (este necesar să se descrie subiectul acordului, perioada de valabilitate, detaliile părților și alte aspecte).

Figura de mai jos prezintă principalele (posibile) secțiuni ale unui astfel de acord.

Pentru a stabili interacțiunea electronică, este necesar să se convină asupra nuanțelor acesteia. Acest lucru se poate face verbal, prin trimiterea unei scrisori și/sau prin semnarea unui acord separat. De asemenea, va fi necesar să se rezolve o serie de probleme conexe (să prescrie procedura de schimb electronic de documente, să identifice persoanele responsabile, să le furnizeze o semnătură electronică etc.).