Pravidlá prípravy pokladničných dokladov. Postup prípravy pokladničných dokladov. Požadovaná dokumentácia a jej vyplnenie

Účtovníctvo je dokumentárne. Premietnutie obchodných transakcií na účty sa vykonáva len na základe dokumentácie. Dokument je písomný dôkaz o obchodnej alebo finančnej transakcii a o práve ju uskutočniť. Kvalita účtovníctva závisí od presnosti a včasnosti vyhotovenia dokladov. Význam dokumentov pri vykonávaní podnikateľskej činnosti je pomerne veľký, pretože dokumenty slúžia na predbežnú a následnú kontrolu bezpečnosti majetku, zákonnosti a účelnosti obchodných operácií.

Dokumentácia ako spôsob dokladovania obchodných transakcií a zdôvodňovania účtovných zápisov je jedným z prvkov účtovnej metódy. S dokumentáciou úzko súvisia ďalšie prvky účtovnej metódy, ako sú účty a inventarizácia.

Základom pre zohľadnenie obchodných transakcií v účtovnom systéme môžu byť iba správne vykonané dokumenty, pretože na ich základe sa stanovuje zákonnosť a účelnosť transakcií. Dokumenty sú dôležité pri audite finančných a ekonomických činností, pri auditoch, pri posudzovaní trestných a občianskoprávnych vecí v procese vyšetrovania, vyšetrovania a súdneho konania, pri nadobúdaní právnej sily dôkazov.

Klasifikácia účtovných dokladov je uvedená v tabuľke 2.

Tabuľka 2- Klasifikácia účtovných dokladov

Klasifikácia	Typy dokumentov	Názov dokumentov
Podľa účelu	administratívne	Príkazy, pokyny, splnomocnenia, platobné rozkazy
	Ospravedlňujúce	Faktúry, úkony, účtenky
	Účtovná evidencia	Účtovné výkazy, výpočtové výkazy, výkazy rozdelenia a zoskupenia
	Kombinované	Predbežná správa, vyúčtovanie miezd a pod.
Poradie zostavovania	Primárny	Pracovné výkazy, peňažné príjmy a výdavky, požiadavky atď.
		Správa pokladne, správa skladu a pod.
	Hotovosť	Príjmové a výdajové pokladničné príkazy, šeky atď.
	Materiál	Faktúry, akceptačné certifikáty atď.
	Vypočítané	Platobné šeky, zálohové správy, žiadosti o platbu a platobné príkazy atď.
Spôsob odrážania obchodných transakcií. miesto zostavenia;		Faktúry, objednávky, hotovostné objednávky atď.
	Kumulatívne	Limitné karty, časové výkazy atď.
Miesto kompilácie;	Domáce	Prehľady komodít, výkazy miezd, došlé a odoslané hotovostné príkazy
		Bankové výpisy, nákladné listy, faktúry atď.

Celý proces zostavovania, kontroly, spracovania, zoskupovania a premietnutia dokumentov do príslušných registrov prebieha podľa konkrétneho plánu. Na zabezpečenie správnosti a včasnosti spracovania dokladov všetkých transakcií je potrebné stanoviť poradie pohybu dokladov. Cesta dokumentov od ich vydania až po presun do archívu sa nazýva tok dokumentov.

Hotovostné transakcie sú v podniku najpočetnejšie a najbežnejšie. Ich účtovanie je sprevádzané vypracovaním množstva dokladov, ktoré sú uvedené v prílohe č. 8 tejto práce.

Pokladničné poukážky sú dokumenty, ktoré potvrdzujú zákonnosť prijatia peňazí do pokladne podniku a ich vynaloženia na určený účel. Pokladničné doklady môžu byť vystavené v papierovej alebo elektronickej forme. V elektronickej podobe sú vytlačené na papieri.

Hotovosť sa prijíma do pokladne podľa pokladničného dokladu (tlačivo č. KO-1), podpísaného hlavnou účtovníčkou. Účtovníčka vyplní pokladničný doklad (PKO) a pokladničný doklad k nemu v jednom vyhotovení. V prvom riadku sa napíše názov organizácie ďalej v poradí na predpísané miesta:

poradové číslo objednávky (číslovanie PKO sa vykonáva v poradí od prvého januára do konca roka);

dátum prijatia finančných prostriedkov;

V stĺpci „Zodpovedajúci účet, podúčet“ je uvedený účet pripísaný v transakcii, t.j. účtovné zápisy sa evidujú;

V prípade potreby sa zadá kód analytického účtovníctva a kód zamýšľaného účelu prijatých prostriedkov;

Nižšie v riadku „Prijaté od“ je uvedené celé meno fyzickej osoby alebo názov právnickej osoby.

V riadku „Základňa“ sa uvádza zdroj hotovosti prijatej na pokladni, t.j. odráža sa obsah finančnej a ekonomickej transakcie. To môže byť:

1. vklad do základného imania;

2. príjmy z predaja služieb, výrobkov, tovarov;

3. pôžička od fyzickej osoby;

4. zostatok nevyužitých účtovných prostriedkov;

5. sponzorský poplatok;

6. hotovosť z banky,

7. splácanie úverov, manká, krádeže atď.;

V riadku „Príloha“ sú uvedené primárne dokumenty dokumentujúce obchodnú transakciu:

1. pracovný poriadok;

2. faktúra;

3. faktúra;

4. úverová zmluva;

5.výpis z rozhodnutia schôdze zakladateľov;

6. osvedčenie o účtovníctve s výpočtom;

7. klientsky list;

8. príkaz konateľa;

9. bankový šek;

10. osobné vyhlásenie zamestnanca a pod.

Pokladník prijíma hotovosť do pokladne. Pri prijímaní PQS skontroluje:

Prítomnosť podpisu hlavného účtovníka alebo účtovníka a v prípade ich neprítomnosti podpis manažéra, ktorý musí zodpovedať dostupným vzorkám;

Korešpondencia sumy hotovosti v číslach a slovách;

dostupnosť podporných dokumentov pre PQS;

Súlad medzi sumou uvedenou v PQS a sumou skutočne prijatej hotovosti.

Ak niektorá z týchto požiadaviek nie je splnená, pokladník vráti doklady účtovnému oddeleniu na riadne spracovanie.

Ak sú všetky doklady skontrolované a nie sú žiadne pripomienky, pokladník podpíše PKO, potvrdenie o jeho prijatí a opečiatkuje pečiatku o hotovostnej transakcii. Vkladateľ dostane potvrdenie do PKO.

Hotovosť sa prijíma tak, že vkladateľ hotovosti môže sledovať činnosť pokladníka.

Ak vložená suma nezodpovedá sume v PKO, pokladník buď ponúkne jej zvýšenie, ak je nedostatok, alebo prebytok vráti.

Ak vkladateľ odmietne chýbajúcu sumu uhradiť, pokladník mu zloženú sumu vráti, prečiarkne PKO a vráti ju vedúcemu alebo hlavnej účtovníčke na preevidovanie sumy.

Hotovostné príkazy sa prijímajú až v deň ich vystavenia. Keď príde hotovosť z banky do pokladne, vystaví sa aj pokladničný doklad. Doručovateľom je hlavný účtovník, ktorému pokladník vydá potvrdenie. Potvrdenie je priložené k výpisu z účtu.

Došlé a samostatne odchádzajúce hotovostné príkazy sú číslované v chronologickom poradí, od začiatku do konca roka. Na základe týchto objednávok a dokladov k nim pripojených pokladník vykonáva zápisy do pokladničnej knihy.

V nových pravidlách účinných od 1.1.2012. nič sa nehovorí o vedení denníka evidencie PKO a RKO, ako tomu bolo predtým.

Hotovosť sa vydáva priamo príjemcovi, ktorý môže byť uvedený v nasledujúcich platobných dokladoch:

V pokladničnom doklade;

Vo výplatnej páske;

Na výplatnej páske

na základe cestovného pasu (alebo iného identifikačného dokladu) alebo splnomocnenia s cestovným pasom.

Po prijatí odchádzajúceho hotovostného príkazu v ňom pokladník skontroluje všetky rovnaké vyplnené stĺpce rovnakým spôsobom ako pri prijímaní došlej hotovostnej objednávky, ako aj korešpondenciu údajov z pasu príjemcu s jeho celým menom. v pokladničnom doklade.

Pri vydávaní hotovosti prostredníctvom splnomocnenia pokladník skontroluje:

Súlad s celým menom príjemcu v pokladničnom doklade a celé meno príjemcu uvedené v splnomocnení;

Súlad s celým menom príjemcu uvedeného v splnomocnení a údaje o jeho pase alebo inom identifikačnom doklade.

V platobnom alebo pokladničnom výpise pokladník pred podpisom príkazcu napíše „v splnomocnení“.

V takýchto prípadoch sa splnomocnenie prikladá k pokladničnému dokladu, výplatnej páske alebo výplatnej páske.

Ak je splnomocnenie vydané na niekoľko platieb, potom sa v tomto prípade vyhotovujú a overujú jeho kópie predpísaným spôsobom. Overená kópia sa prikladá k výdavkovým dokladom, originál splnomocnenia si ponechá pokladník a prikladá sa k výdavkovým dokladom k poslednému výdaju hotovosti.

Pri prijímaní peňazí na základe príkazu na príjem v hotovosti príjemca uvedie prijatú sumu v rubľoch slovami, v kopejkách v číslach a podpíše ju. Pokladník pod dohľadom príjemcu spočíta peniaze a vydá mu hotovosť vo výške uvedenej v pokladni.

Príjemca je povinný skontrolovať sumu prepočítaním bez opustenia pokladne.

Po vydaní hotovosti podľa pokladnice ju pokladník podpíše.

Vydanie peňazí zamestnancovi na výdavky spojené s výkonom činností sa formalizuje platobným príkazom na výdavky v súlade s jeho písomnou žiadosťou, ktorá je vyhotovená v akejkoľvek forme a obsahuje:

Vlastný nápis od manažéra o výške hotovosti a období, na ktoré sa vydáva;

podpis a dátum manažéra;

Po uplynutí obdobia, na ktoré boli peniaze vydané, je zodpovedná osoba povinná vyhotoviť zálohovú správu s priloženými dokladmi a predložiť ju učtárni.

Od 1.1.2012 bola zavedená potreba vypĺňania žiadosti o vydanie peňazí na účet.

Predtým museli zodpovedné osoby predložiť učtárni zálohovú správu a vykonať záverečnú platbu za nevyčerpané sumy najneskôr do troch pracovných dní po uplynutí lehoty, na ktorú boli vydané, alebo odo dňa návratu z pracovnej cesty. , ak vedúci podniku neustanovil iné lehoty.

Konateľ tiež stanoví lehotu, počas ktorej musí byť zálohový výkaz skontrolovaný, schválený a na ňom vykonaná záverečná platba.

Zálohovú správu kontroluje hlavný účtovník alebo účtovník, v ich neprítomnosti vedúci. Zálohovú správu schvaľuje vedúci.

Peniaze na účet sa vydávajú znova, ako predtým, ak je predchádzajúci dlh zo započítateľných čiastok úplne splatený.

Výplaty miezd a iné platby sa uskutočňujú na základe miezd alebo miezd. Obdobie vydávania peňazí na tieto potreby určuje manažér a je uvedené v platobných dokladoch. Od 1. januára 2012. lehota na výplatu mzdy a iných platieb nesmie byť dlhšia ako päť pracovných dní odo dňa prijatia hotovosti z banky.

Predtým bola lehota na vydanie peňazí na mzdy a iné platby stanovená na maximálne 3 dni.

Vedúci pokladníčka alebo pokladníčka vydá sumu uvedenú vo výplatnom páske pokladníkom alebo povereným osobám na výplatu mzdy podľa pokladničných služieb za obdobie uvedené vo výplatnom páske.

Príjemca podpíše výplatnú pásku alebo výplatnú pásku vedľa svojho mena. Potom pokladník prepočíta sumu, ktorá sa má vydať, aby zamestnanec mohol sledovať svoje kroky a dá ju zamestnancovi.

Príjemca skontroluje vydanú sumu. Ak suma nezodpovedá sume uvedenej na platobných dokladoch, reklamácie v tejto súvislosti pokladník neakceptuje, pokiaľ zamestnanec neprepočíta sumu pod dohľadom pokladníka.

V posledný deň vystavenia miezd a iných platieb na výplatnej páske alebo výplatnej páske pokladník:

Umiestňuje pečiatku alebo ručne napíše „uložené“ vedľa mien zamestnancov, ktorým peniaze neboli vydané;

Počíta a zaznamená na konci výpisu v poslednom riadku množstvo skutočne vydaných a uložených peňazí, ktoré sa majú uložiť do banky;

Zosúladí uvedené sumy s celkovou sumou vo výkaze;

Vytvára register vložených súm v akejkoľvek forme.

Register uložených súm musí obsahovať:

Názov právnickej osoby alebo celé meno. IP;

Dátum registrácie registra uložených súm;

Obdobie vzniku uloženého dlhu;

Číslo výpisu o platbe (zúčtovaní a platbe);

Celé meno zamestnanca, ktorý peniaze nedostal;

Suma nesplatenej hotovosti;

Celková suma podľa registra uložených súm;

Podpis pokladníka s prepisom;

V prípade potreby ďalšie podrobnosti.

Registre uložených súm sú číslované od začiatku roka v chronologickom poradí. Po podpísaní registra pokladníkom pokladník svojim podpisom osvedčí výplatný alebo mzdový výkaz a odovzdá ho učtárni na odsúhlasenie a podpis.

Na skutočne zaplatené sumy podľa mzdového listu alebo výplatnej pásky sa vystavuje výdavkový pokladničný doklad, ktorého číslo a dátum je uvedený vo výplatnom páske.

Ak register zostavuje manažér, potom všetky vyššie uvedené úkony vykonáva sám.

Osobám, ktoré nie sú zapísané v podnikových zoznamoch, sa vydávajú peniaze z registračnej pokladnice len pomocou pokladničných dokladov. Peniaze z registračnej pokladnice je možné vydať len osobe uvedenej v pokladničnom doklade.

Akékoľvek opravy v hotovostných príkazoch nie sú povolené. Ak sa v pokladničnom príkaze zistí chyba, vystaví sa znova. Realizovaný peňažný príkaz je označený pečiatkou „Zaplatené“, je podpísaný pokladníkom a zaevidovaný v pokladničnej knihe.

Došlé a odoslané pokladničné doklady, denník na evidenciu došlých a odoslaných hotovostných príkazov a pokladničnú knihu možno viesť manuálne alebo automaticky.

Porovnaním celkových obratov na ťarchu a v prospech účtu 50 Hotovosť sa na konci mesiaca zobrazí stav hotovosti na konci mesiaca, ktorý sa porovná so stavom v pokladničnej knihe. Diagram toku dokladov pre hotovostné transakcie je uvedený na obrázku 1.

Obrázok 1. Diagram toku dokumentov pre hotovostné transakcie

Prvá kapitola sa zaoberá nasledujúcimi problémami:

Pojem hotovostných transakcií, ciele a ciele účtovníctva;

Legislatívna a regulačná úprava hotovostného účtovníctva;

Dokumentácia hotovostných transakcií.

Vedenie záznamov o hotovostných transakciách o pohybe hotovosti a ich dokumentácia v spoločnosti Ross-El LLC je v súlade s regulačnými dokumentmi upravujúcimi túto problematiku v Ruskej federácii.

Pokladničné doklady sú doklady, ktoré sa vyhotovujú v súvislosti s pohybom finančných prostriedkov právnickej osoby alebo fyzického podnikateľa. Ich formuláre schvaľuje Štátny výbor pre štatistiku. Pozrime sa ďalej, aké hotovostné doklady môžu podniky používať.

opčné listy

Pôsobia ako primárne pokladničné doklady. Objednávky môžu byť prichádzajúce alebo odchádzajúce. Prvé sa uplatňujú pri prijatí hotovosti. Vypisuje ho v jednom vyhotovení účtovníčka a podpisuje Ch. účtovníka alebo na to povereného úradníka. V prípade neprítomnosti zodpovedných zamestnancov môže primárne pokladničné doklady potvrdiť vedúci právnickej osoby alebo samotný podnikateľ. Potvrdenie o účtenke musí byť podpísané oprávnenými osobami (účtovníčka a pokladník) a potvrdené pečiatkou (pečaťou). Okrem toho sa zapisuje do príslušného denníka. Potvrdenie je poskytnuté subjektu, ktorý vložil peniaze. Samotný príjmový príkaz zostáva v pokladni. Spotrebný papier sa vyplní pri vydávaní hotovosti. Treba povedať, že pokladničné doklady sa vystavujú, ak podnik využíva tradičné metódy spracovania informácií aj výpočtovú techniku. Výdajkový príkaz sa podobne ako príjmový príkaz vydáva v 1 kópii. Musí byť tiež potvrdený oprávnenými osobami a zaregistrovaný v príslušnom vestníku.

Plnenie

Ako pripraviť vyššie uvedené pokladničné doklady? Plnenie sa vykonáva takto:

1. V riadku "Základňa" je tzv
2. V stĺpci „Vrátane“ sa zadáva suma DPH. Je to zapísané v číslach. Ak služby, tovary alebo práce nie sú predmetom dane, riadok označuje „bez DPH“.
3. V riadku „Príloha“ by mali byť uvedené sprievodné a iné dokumenty s uvedením ich dátumov a čísel.
4. V stĺpci „Úver, kód útvaru“ sa uvádza zodpovedajúce označenie štrukturálneho útvaru, ktorému sú prostriedky pridelené.

Registrácia

Pokladničné doklady sa musia evidovať v osobitnom denníku. Zaznamenáva tak prichádzajúce/odchádzajúce objednávky, ako aj papiere, ktoré ich nahrádzajú. K tým druhým patria napríklad mzdy, žiadosti o vystavenie peňažných prostriedkov, faktúry a iné. Malo by sa vziať do úvahy, že príkazy na výdavky, ktoré sa vystavujú na výplatných páskach na mzdy a iné im ekvivalentné sumy, sa musia zaevidovať po vystavení platieb.

Pokladničná kniha

Slúži na evidenciu výdaja a prijatia hotovosti. Kniha je číslovaná, čipkovaná a certifikovaná pečaťou, ktorá je umiestnená na poslednej strane. Vyhotovuje sa tu aj záznam s uvedením počtu listov. Posledná strana by mala obsahovať podpisy. účtovník a konateľ spoločnosti. Každý list knihy je rozdelený na 2 rovnaké časti. Jedna (s vodorovným pravítkom) by mala byť vyplnená ako prvá kópia, druhá - ako druhá kópia. Ten je nakreslený na zadnej a prednej strane pomocou uhlíkového papiera. Obidve kópie sú očíslované rovnakým číslom. Prvé zostávajú v knihe a druhé sú odtrhnuté. Tie slúžia ako ohlasovacie pokladničné doklady. Zrušia sa až po ukončení všetkých operácií aktuálneho dňa. Záznamy začínajú na prednej strane prvej kópie za stĺpcom „Zostatok na začiatku dňa“. Pred naplnením musí byť list zložený pozdĺž línie roztrhnutia. Odrezaná časť sa umiestni pod tú, ktorá zostáva v knihe. Ak chcete zadať informácie po „Prenose“, odtrhávacia strana sa prekryje na prednú stranu druhej kópie. Záznamy pokračujú pozdĺž vodorovnej čiary na zadnej strane súvislej časti.

Dodatočné dokumenty

Hotovostné transakcie je možné zaznamenávať pomocou rôznych papierov. Jedným z nich je napríklad predbežná správa. Používa sa na účtovanie finančných prostriedkov, ktoré sú vydávané zodpovedným osobám na administratívne a obchodné výdavky. Ako sa takéto dokumenty vypracúvajú? Hotovostné operácie tohto typu eviduje priamo zodpovedná osoba, ako aj účtovník. Predbežné správy sa pripravujú na papieri alebo na počítači. Registrácia hotovostných dokladov sa vykonáva prísne v súlade s pravidlami. Každý formulár musí byť vyplnený v jednej kópii. Zodpovedná osoba na jeho zadnej strane uvedie zoznam dokladov, ktoré potvrdzujú vynaložené výdavky. Patria sem napríklad cestovný list, faktúry a pod. Tu sa v predmete uvádza výška výdavkov. Papiere, ktoré sú priložené k správe, musia byť očíslované v poradí, v akom sú uvedené. Kontrolu pokladničných dokladov vykonávajú účtovníci. Zamestnanci kontrolujú najmä zamýšľané použitie finančných prostriedkov, úplnosť poskytnutých podkladov, správnosť ich vyplnenia a výpočet súm. Na zadnej strane sú uvedené náklady, ktoré sú akceptované na účtovanie a účty, na ktorých sú zaznamenané ako debet.

Dôležité nuansy

Údaje, ktoré sa týkajú cudzej meny (strana 1a na prednej strane a stĺpce 6 a 8 na zadnej strane), musia byť vyplnené iba vtedy, ak zodpovedná osoba dostane prostriedky nie v rubľoch. Po vykonaní kontroly musí zálohovú správu schváliť vedúci podniku alebo ním poverená osoba. Až potom sa prijme do účtovníctva. Ak preddavok nebol vyčerpaný v plnej výške, zúčtovateľ vráti zostatok späť do pokladne. Zároveň sa vyplní príjmový príkaz. V súlade s informáciami v schválenej správe sa finančné prostriedky odpisujú.

Výplatné pásky

Registrácia pokladničných dokladov sa vykonáva počas výpočtov a výplaty miezd zamestnancom podniku. Účtovná jednotka vyhotoví príslušný výkaz v 1 kópii. Časové rozlíšenie miezd sa vykonáva podľa informácií uvedených v primárnej dokumentácii na účtovanie skutočne odpracovaného času, výkonu atď. Riadky „Časové rozlíšenie“ uvádzajú sumy podľa druhov platieb zo mzdy. Uvádzajú sa sem aj ostatné príjmy (materiálne a sociálne výhody) poskytované zamestnancovi, vyplácané zo zisku podniku a podliehajúce zahrnovaniu do základu dane. Zároveň sa vypočítajú zrážky zo mzdy a určí sa suma, ktorá sa má zamestnancovi vyplatiť. Celková suma na vyplatenie zamestnancom je uvedená na titulnej strane výpisu. Vedúci podniku musí podpísať splnomocnenie na výplatu miezd. V prípade jeho neprítomnosti tento doklad vydáva poverený zamestnanec. Na konci výkazu sa uvádzajú sumy zložených a vyplatených miezd. Po uplynutí lehoty stanovenej na výplatu peňažných prostriedkov zamestnancom sa k menám zamestnancov, ktorí peniaze nedostali, v stĺpci 23 umiestni poznámka „Vložené“. Na základe vydanej sumy sa zostavuje výdavkový príkaz. Jeho číslo a dátum vyplnenia je potrebné uviesť vo výplatnej páske na poslednom liste.

Správa o pomoci

Tento doklad obsahuje stavy pokladničných pultov a tržby za zmenu (pracovný deň). Správa o certifikáte sa vypĺňa v 1 kópii denne. Pokladník ho musí podpísať a odovzdať hlavnému úradníkovi (vedúcemu podniku). Zároveň sa vyplní príjmový príkaz. V malých firmách sa peniaze odovzdávajú priamo zberateľom. Pri prevode hotovosti sa vypĺňajú príslušné bankové pokladničné doklady. Tržby za zmenu (pracovný deň) sa stanovujú podľa ukazovateľov súčtových počítadiel na začiatku a na konci dňa. V tomto prípade sa odpočítajú sumy vrátené zákazníkom na nevyužité šeky. Zistené tržby potvrdzujú vedúci oddelení. Vedúci podniku tiež podpisuje prijatie finančných prostriedkov v správe. Certifikát slúži ako základ pre zostavenie súhrnu „Informácie o stave meračov KKM a výnosoch spoločnosti“.

Denník operátora

Tento doklad je potrebný na zaúčtovanie peňažných tokov a príjmov za každú registračnú pokladňu podniku. Denník zároveň slúži ako kontrolná a evidenčná správa odpočtov meračov. Tento dokument je priviazaný, očíslovaný a zapečatený podpismi. účtovník, vedúci spoločnosti a denník je tiež certifikovaný pečiatkou podniku. Všetky záznamy vykonáva operátor každý deň. Postup prípravy pokladničných dokladov neumožňuje mazanie ani blotovanie v denníku. Všetky vykonané opravy musia byť schválené a potvrdené podpismi oprávnených osôb. Ak sa hodnoty zhodujú, zapíšu sa do denníka aktuálnej zmeny na začiatku práce. Tieto údaje musia byť osvedčené podpismi správcu povinnosti a pokladníka. Riadok 15 uvádza sumy zapísané na šekoch vrátených klientmi. Informácie na to sú prevzaté z príslušného zákona. V tom istom stĺpci uveďte počet nulových kontrol vytlačených počas zmeny. Operátor na konci pracovného dňa vygeneruje záverečnú správu za zmenu a spolu s ňou odovzdá prijatú tržbu. Zároveň je vystavený príjmový príkaz. Po odčítaní odpočtov sa skontroluje skutočné množstvo príjmov a vykoná sa zodpovedajúci záznam do denníka. Potvrdzuje to podpismi konateľ (správca povinnosti), vedúci pokladník a operátor. Ak sa zistia nezrovnalosti medzi sumami uvedenými na kontrolnej páske a objemom tržieb, identifikuje sa dôvod výsledného rozdielu. Zistené prebytky alebo manká sa zaznamenávajú do príslušných riadkov denníka.

Údaje o stave pokladničných počítadiel a tržbách

Slúžia na generovanie súhrnného výkazu za aktuálnu zmenu. Tieto údaje slúžia ako príloha k certifikátu prevádzkovateľa, ktorý sa zostavuje denne. Informácie o indikáciách a príjmoch sa generujú v jednej kópii. Spolu s výdavkovými a príjmovými príkazmi, certifikátmi a správami od prevádzkovateľa sa prenášajú do účtovného oddelenia podniku až do ďalšej zmeny. Vzor pokladničných dokladov podľa stavu meračov na začiatku a na konci pracovného dňa pre každú pokladnicu obsahuje výpočet tržieb. V tomto prípade je okrem iného naznačené jeho rozdelenie medzi oddelenia. Ten musí byť potvrdený podpismi konateľov. Na konci vyplnenej tabuľky sa zobrazia výsledky na základe stavov pokladníc všetkých pokladníc a tržby spoločnosti sa zrátajú aj s rozdelením financií podľa oddelení. V súlade so zákonmi sa uvádza celková suma peňazí, ktorá bola vydaná klientom za šeky, ktoré vrátili. O túto sumu klesajú celkové tržby spoločnosti. Informácie musí podpísať vedúci pokladník a vedúci podniku.

Pri vyhotovovaní pokladničných dokladov musíte dodržať postup stanovený zákonmi a inými predpismi. Okrem toho existuje niekoľko pomerne jednoduchých pravidiel, ktorých dodržiavanie vám umožní vyhnúť sa nepresnostiam pri vypĺňaní dokumentov:

Ďalšie pravidlá

Uchovávanie pokladničných dokladov sa v súlade s platnou legislatívou vykonáva 5 rokov. Počítanie tohto obdobia sa začína 1. januára roku, ktorý nasleduje po období ukončenia kancelárskych prác. Toto pravidlo sa považuje za všeobecné. Pre výkazy miezd je stanovený osobitný postup. Ak zamestnanci nemajú osobné účty, tieto doklady sa uchovávajú v podniku 75 rokov. Po uplynutí tejto doby môže byť všetka dokumentácia presunutá do archívu alebo zničená, ak v súvislosti s ňou neexistujú žiadne právne spory, nezhody alebo spory. Pri práci s papierom musíte dodržiavať nasledujúce pravidlá:

1. Formovanie dokumentov do zošívania by sa malo vykonávať na každý deň najneskôr nasledujúci pracovný deň alebo prvý deň voľna.
2. Pred odovzdaním papierov do archívu je potrebné vykonať ich inventarizáciu.
3. Kontrolu vykonáva buď pokladník, alebo priamy manažér podniku.
4. V procese vytvárania stehu sa papiere zhromažďujú vo vzostupnom poradí podľa čísel účtov (najskôr debetom, potom kreditom).

Za bezpečnosť pokladničných dokladov je zodpovedný vedúci podniku. V prípade nedodržania vyššie uvedených pravidiel môže byť porušovateľ potrestaný správnym trestom vo forme peňažnej pokuty. Výška pokuty je stanovená v súlade s právnymi predpismi.

Záver

Vedenie pokladničnej dokumentácie sa považuje za pomerne zodpovednú prácu. K vypĺňaniu papierov je potrebné pristupovať so všetkou zodpovednosťou. Pokladničné doklady sa používajú na sumarizáciu rôznych údajov, výkazníctvo a účtovníctvo. V tejto súvislosti môžu chyby urobené v počiatočných fázach zaznamenávania transakcií viesť k vážnym deformáciám v konečných dokumentoch. Zamestnanec, ktorý je ustanovený do funkcie zodpovedného za spracovanie pokladničných dokladov, musí mať príslušné znalosti a skúsenosti. Treba mať na pamäti, že všetky papiere, ktoré prevádzkovateľ vyplní, sú kontrolované vyššími úradníkmi a schvaľované vedúcim spoločnosti. Osobitná pozornosť sa musí venovať registrácii dokumentov. Zápisy do časopisov a kníh sa musia vykonávať v predpísaných lehotách v súlade s pravidlami. Keďže sa pri príprave správ používajú hotovostné doklady, všetky opravy v nich sa vykonávajú striktne v určitom poradí. V prípade nedodržania stanovených pravidiel strácajú papiere platnosť a informácie v nich firma nemôže použiť v ďalšej riadiacej práci.

Dokumentácia hotovostných transakcií - jej postup je prísne regulovaný a nesie zodpovednosť za porušenie hotovostnej disciplíny. O tom, ako prebieha údržba registračnej pokladnice, aké doklady sú potrebné a ako sa vyhotovujú, ako aj o najnovších zmenách v postupe pri vedení registračnej pokladnice si povieme v tomto článku.

Dokumentácia a postup pri vykonávaní hotovostných transakcií

Od 6. 1. 2014 sa vykonávanie hotovostných transakcií riadi pokynom Bank of Russia „O postupe pri vykonávaní hotovostných transakcií“ zo dňa 3. 11. 2014 č. 3210-U (ďalej len pokyn č. 3210- U). Schválené predtým existujúce nariadenie o postupe pri vykonávaní hotovostných transakcií. Bankou Ruska dňa 12. októbra 2011 č. 373-P, od tohto dátumu sa stala neplatnou.

Smernicou č. 3210-U neboli vykonané žiadne zásadné zmeny v procese dokladovania hotovostných transakcií. Hlavné inovácie ovplyvnili:

1. Nastavenie limitu hotovostného zostatku:

• Samostatní podnikatelia a organizácie - malé podniky ( písali sme o tom v materiáli “Malé podnikatelia majú právo ponechať si v pokladni akúkoľvek hotovosť” );
• podniky stanovujúce limit dostali právo nezávisle si zvoliť vzorec na jeho výpočet: na základe skutočných hotovostných výdavkov alebo objemu príjmov.

1. Niektoré úľavy pre individuálnych podnikateľov a malé podniky. Napríklad tieto účtovné jednotky teraz nemusia viesť pokladničnú knihu v dňoch, keď sa neuskutočňovali žiadne hotovostné platby. Okrem toho jednotliví podnikatelia, ktorí v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie o daniach a poplatkoch vedú záznamy o príjmoch alebo príjmoch a výdavkoch a (alebo) iných predmetoch zdaňovania alebo fyzických ukazovateľov charakterizujúcich určitý druh obchodnej činnosti, nesmú vyhotovovať pokladničné doklady a pokladničnú knihu.
2. Postup prípravy pokladničných dokladov. Bolo povolené ich vydávanie (voliteľné):

• na papier vyplnený ručne;
• na počítači s následnou tlačou na papier;
• v elektronickej forme s výhradou ochrany pred neoprávneným prístupom, skreslením a stratou informácií; v tomto prípade sa dokumenty podpisujú elektronickým podpisom.

Najnovšie inovácie v hotovostných transakciách

Nasledujúce a v súčasnosti posledné veľké zmeny v postupe vykonávania hotovostných transakcií boli zavedené smernicou Bank of Russia č. 4416-U zo dňa 19. júna 2017 a nadobudli účinnosť 19. augusta 2017:

• Pokladník môže na konci dňa vystaviť všeobecný došlý a (alebo) výstupný pokladničný príkaz na celú sumu, ktorá je potvrdená fiškálnymi dokladmi (šeky a online pokladne BSO).
• Podpisy na pokladničných dokladoch sa overujú len vtedy, ak je doklad vyhotovený na papieri.
• Ak je platobný príkaz vystavený v elektronickej podobe, príjemca peňazí naň môže dať svoj elektronický podpis.
• Ak je pokladničný doklad vystavený v elektronickej podobe, môže pokladník zaslať doklad na požiadanie vkladateľa na jeho email.
• Pokladničnú knihu môže viesť nielen pokladník, ale aj iný poverený zamestnanec.

Viacerými zmenami prešiel aj postup vydávania peňazí na účet. Prečítajte si o tom.

Hotovostné transakcie: čo zahŕňajú

Peňažné transakcie zahŕňajú (odsek 2 pokynu č. 3210-U):

• prijímanie hotovosti vrátane jej prepočtu (príjmové transakcie);
• vydávanie hotovosti (nákladové transakcie).

Príjmové transakcie môžu byť: príjem peňažných výnosov, príjem peňazí z bankového účtu, vrátenie nespotrebovaných účtovných súm a pod. Výdavkové transakcie zahŕňajú výplatu miezd, výdaj zúčtovacích a cestovných súm, dodanie peňazí do banky atď.

Všetky prichádzajúce a odchádzajúce transakcie musia byť zdokumentované, výnimku tvoria jednotliví podnikatelia, ktorí vedú evidenciu príjmov, príjmov a výdavkov alebo fyzických ukazovateľov podľa zvoleného daňového systému.

Aké doklady sa používajú na dokladovanie hotovostných transakcií?

Na dokladovanie hotovostných transakcií sú určené:

• kniha účtovníctva peňažných prostriedkov prijatých a vydaných pokladníkom.

Jednotné formy týchto dokumentov boli schválené vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie zo dňa 18.8.1998 č.88.

Informácie o spôsobe účtovania prostriedkov, ak máte online registračnú pokladnicu, nájdete v nasledujúcich materiáloch:

• "Ako sledovať peniaze pri používaní online pokladnice?" ;
• "Potrebujem pokladničnú knihu na vedenie online pokladnice?" ;

Všeobecné pravidlá prípravy dokladov pre hotovostné transakcie

Hotovostné transakcie vykonáva pokladník alebo iný zamestnanec, ktorému vedúci organizácie alebo podnikateľ určí povinnosti pokladníka. Pokladník sa musí podpisom oboznámiť so svojimi oficiálnymi právami a povinnosťami. Ak má organizácia alebo individuálny podnikateľ niekoľko pokladníkov, vymenuje sa hlavný pokladník. V prípade potreby môže vedúci organizácie alebo samostatný podnikateľ vykonávať aj hotovostné transakcie.

POZNÁMKA! Pokladník je finančne zodpovedná osoba, s ktorou sa podpisuje príslušná zmluva. Jeho príklad si môžete stiahnuť z odkazu.

Všetky pokladničné doklady vrátane pokladničnej knihy je možné vyhotoviť v papierovej alebo elektronickej podobe. Dokumenty na papieri sa vyhotovujú ručne alebo na počítači a podpisujú oprávnené osoby. Elektronické dokumenty sa vyhotovujú pomocou technických prostriedkov, ktoré zabezpečujú ich ochranu pred neoprávneným prístupom, skreslením a stratou informácií. Sú podpísané elektronickým podpisom v súlade s požiadavkami zákona „o elektronickom podpise“ zo dňa 4. 6. 2011 č. 63-FZ.

Pokladničné doklady podpisuje hlavný účtovník alebo účtovník (v ich neprítomnosti vedúci), ako aj pokladník. Ak je dokument elektronický, potom je podpísaný elektronickým podpisom (EDS). Ministerstvo financií sa domnieva, že pri vyhotovovaní prvotných účtovných dokladov je možné použiť jednoduchý elektronický podpis (list zo 17. júla 2017 č. 03-03-06/1/45323). Pokladník je opatrený pečiatkou (pečiatkou) s údajmi potvrdzujúcimi hotovostnú transakciu, ako aj vzormi podpisov osôb oprávnených podpisovať pokladničné doklady. Pokladník je povinný porovnávať podpisy so vzormi len vtedy, ak dokument nie je vyhotovený v elektronickej podobe s elektronickým podpisom. V prípade vykonávania hotovostných operácií a vyhotovovania pokladničných dokladov konateľom sa podpisové vzory osôb oprávnených podpisovať pokladničné doklady nevyhotovujú.

Ak existuje vedúci pokladník, transakcie na prevod hotovosti medzi vedúcim pokladníkom a pokladníkmi počas pracovného dňa premietne vedúci pokladník do knihy účtovania prijatej a vydanej hotovosti.

Dokumentácia hotovostných príjmových transakcií

Príjem hotovosti na pokladni je formalizovaný pokladničným dokladom (formulár podľa OKUD 0310001).

Po prevzatí PKO pokladník:

• Kontroly na podpis hlavného účtovníka, účtovníka alebo manažéra – iba ak ide o listinný dokument.
• Kontroluje súlad sumy hotovosti zadanej v číslach so sumou hotovosti zadanej slovami, ako aj prítomnosť podporných dokumentov.
• Prijme peniaze, prepočíta ich a skontroluje sumu uvedenú v objednávke so skutočne prijatou sumou.
• Podpíše PKO a opatrí pečaťou (pečiatkou) vydanou vkladateľovi. Ak je PKO elektronický, tak pokladník na žiadosť vkladateľa pošle potvrdenie na jeho email.

Ak sumy nekorešpondujú, a vkladateľ odmietne doplniť chýbajúcu sumu, pokladník prečiarkne PKO a prevedie ho hlavnému účtovníkovi, účtovníkovi alebo vedúcemu na preevidovanie na skutočnú výšku vloženej hotovosti. Ak je účtenka vystavená elektronicky, pokladník urobí poznámku o potrebe preevidovania PKO.

V prípade kapitalizácie tržieb prijatých pomocou registračnej pokladnice je možné účtenku vystaviť jednorazovo na celkovú sumu na základe kontrolnej pásky alebo striktných ohlasovacích formulárov online registračnej pokladnice.

Výdajové pokladničné doklady

Spotrebné doklady pre registračnú pokladnicu sú:

• výdavkový pokladničný príkaz (tlačivo podľa OKUD 0310002);

• mzdový list - tlačivo podľa OKUD 0301009 ( pozri „Vzor vyplnenia mzdového výkazu T 49“ );
• mzdový list - tlačivo podľa OKUD 0301011 ( pozri „Formulár mzdového listu T 53 (formulár na stiahnutie)“ ).

Po prijatí uvedených dokumentov pokladník:

• Kontroluje prítomnosť podpisu hlavného účtovníka, účtovníka alebo vedúceho, s výnimkou elektronických registračných pokladníc.
• Kontroluje dostupnosť podporných dokumentov.
• Identifikuje príjemcu pasom, iným identifikačným dokladom, splnomocnením.
• Pripraví a prepočíta peniaze, vydá ich priamo príjemcovi uvedenému v hotovostnom zúčtovaní, výpisoch alebo splnomocnení, získa jeho podpis a sám podpíše príkaz. Ak je hotovostné zúčtovanie elektronické, príjemca prostriedkov pripojí svoj elektronický podpis.

Na vydanie zúčtovateľných súm je potrebná písomná žiadosť zodpovednej osoby alebo príkaz konateľa. Zvolený postup je stanovený v Nariadeniach o vyrovnaní so zodpovednými osobami.

Vzor žiadosti o vydanie peňazí si môžete stiahnuť z nasledujúceho odkazu.

Ak sa mzda vypláca podľa výkazov, na skutočne vyplatené sumy sa zostaví zúčtovací účet a nevyplatené sumy sa zložia.

Ak sú peniaze vydávané prostredníctvom splnomocnenca, pokladník musí skontrolovať:

• korešpondencia priezviska, krstného mena, patronyma príjemcu, uvedeného v RKO, s priezviskom, krstným menom, patronymom príkazcu, uvedeným v plnej moci;
• súlad priezviska, mena, rodného priezviska oprávnenej osoby uvedených v splnomocnení a RKO, údajov dokladu totožnosti, údajov dokladu totožnosti predloženého oprávnenou osobou.

V zúčtovacom a výplatnom alebo mzdovom výkaze pred podpisom osoby poverenej preberaním hotovosti pokladník vyznačí „V splnomocnení“. Samotné splnomocnenie je prílohou RKO alebo výpisov.

Ak sa splnomocnenie vydáva na niekoľko platieb alebo na prijímanie peňazí od rôznych organizácií alebo individuálnych podnikateľov, vyhotovujú sa overené kópie. Originál si ponechá pokladník a pri poslednej výplate peňazí sa pripojí k inkasnému príkazu alebo výpisu.

Pokladničná kniha

Všetky pohyby na pokladni sa premietajú do pokladničnej knihy (formulár podľa OKUD 0310004).

Zápisy do knihy robí pokladník alebo iná poverená osoba za každé PKO alebo RKO.

Pokladník na konci pracovného dňa skontroluje údaje v pokladničnej knihe s údajmi pokladničných dokladov, zobrazí výšku zostatku hotovosti a podpíše. Potom sú záznamy v pokladničnej knihe overené s údajmi v pokladničných dokladoch hlavným účtovníkom, účtovníkom alebo vedúcim a podpísané.

Ak sa počas pracovného dňa nevykonali žiadne hotovostné operácie, v pokladničnej knihe sa nevykonávajú žiadne zápisy. Samostatné oddelenia poskytujú právnickej osobe kópiu listu pokladničnej knihy ňou ustanoveným spôsobom. Vedenie pokladničnej knihy kontroluje hlavný účtovník, v jeho neprítomnosti vedúci.

Výsledky

Dokumentácia hotovostných transakcií prešla množstvom zmien súvisiacich so zavedením online registračných pokladníc a rozšírením elektronickej správy dokladov. Okrem toho sa úradníci rozhodli trochu zjednodušiť postup vydávania finančných prostriedkov na účet.

Pokladničné doklady

Postup pri vykonávaní hotovostných transakcií v Ruskej federácii je stanovený Inštrukciami Ruskej banky zo dňa 11. marca 2014 č. 3210-U. Podľa tohto dokumentu sú hotovostné transakcie formalizované došlými hotovostnými príkazmi (PKO) a odoslanými hotovostnými príkazmi (RKO). Pre každé PKO a každé RKO sa vykonávajú zápisy do pokladničnej knihy. Tento postup bude pokračovať aj po prechode na nové pokladničné systémy s funkciou prenosu údajov správcom dane.

Jednotné formy pokladničných dokladov sú uvedené v Rezolúcii Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 18. augusta 1998 č. 88, ktorá zostáva v platnosti aj v súčasnosti a mala by sa uplatňovať aj v budúcnosti - po prechode na online pokladne.

Vedenie pokladničnej knihy

Každá organizácia, bez ohľadu na daňový systém, je povinná viesť pokladničnú knihu (tlačivo č. KO-4), ak prijíma alebo vydáva hotovosť (odseky 1, 4, 4.6 Postupu na vykonávanie hotovostných operácií). Ani každodenné doručovanie výnosov do banky, a to aj prostredníctvom inkasa, vás neoslobodzuje od vedenia pokladničnej knihy.

Ak samostatná divízia organizácie prijíma alebo vydáva hotovosť, je povinná viesť aj pokladničnú knihu. V tomto prípade prítomnosť alebo neprítomnosť bežného účtu v samostatnej divízii nehrá žiadnu úlohu (list Bank of Russia zo 4. mája 2012 č. 29-1-1-6/3255).

Samostatná divízia (SU) v lehote stanovenej vedúcim organizácie prechádza na vedúcu divíziu:

• alebo trhacie kópie listov pokladničnej knihy - pri ručnom vypĺňaní pokladnice OP;
• alebo druhé kópie listov pokladničnej knihy vytlačené na papieri - ak je pokladničná kniha OP vyplnená na počítači.

V materskej organizácii sa ukazovatele pokladnice OP nezapisujú do pokladnice organizácie. Hárky pokladničnej knihy OP sa účtujú samostatne najmenej raz ročne.

Limit hotovostného zostatku v pokladni

Zostatok hotovosti v pokladnici na konci dňa by nemal prekročiť limit stanovený organizáciou (bod 2 Postupu pri vykonávaní hotovostných transakcií). Toto pravidlo sa nevzťahuje na individuálnych podnikateľov a malé podnikateľské organizácie, ktoré môžu mať v pokladnici ľubovoľnú hotovosť.

Vzorce na výpočet limitu hotovostného zostatku na pokladni sú uvedené v Prílohe k pokynom Bank of Russia č. 3210-U.

Vydávanie a doručovanie drobných mincí

Súčasné predpisy upravujúce používanie registračných pokladníc neustanovujú prítomnosť zostatku peňažných prostriedkov (zmenených mincí a bankoviek) v pokladničnej zásuvke ani na začiatku pracovného dňa, ani na konci pracovného dňa. Preto pokladník pred začiatkom pracovnej zmeny dá pokladníkovi-operátorovi drobné. Za týmto účelom pokladník vypíše pokladnicu na sumu výmeny, v ktorej v riadku „Vydanie“ uvedie celé meno pokladníka a v riadku „Základňa“ napíše „Na výmenu“.

Ak sú v obchodnej organizácii vedúci a bežní pokladníci, potom vedúci pokladník dáva menovú mincu pokladníkom. Sumu menovej mince uvedenú v pokladni eviduje vedúci pokladník v pokladničnej knihe (tlačivo KO-4) a v knihe účtovania peňažných prostriedkov prijatých a vydaných pokladníkom (tlačivo KO-5). Tento postup je stanovený v bode 4.5 Postupu pri vykonávaní hotovostných transakcií a bude naďalej platiť pri používaní online registračnej pokladnice.

Na vydanie mennej mince teda ako doteraz v prípade neprítomnosti vedúcej pokladne stačí výdavkový pokladničný poukaz a v prítomnosti vedúcej pokladne je potrebné okrem evidencie pokladníc viesť aj knihu v r. forma KO-5.

Fiškálne dokumenty namiesto štandardizovaných formulárov pre CCP

Jednotné formuláre pre vybavenie pokladníc

Na zaznamenávanie hotovostných vyrovnaní s obyvateľstvom pri vykonávaní obchodných operácií pomocou pokladničných systémov organizácie používali jednotné formy primárnej účtovnej dokumentácie KM-1-KM-9, schválené uznesením Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 25. decembra 1998 č. 132:

• KM-1 „Zákon o prevode stavov sumačných počítadiel na nuly a evidencii kontrolných počítadiel pokladníc“;
• KM-2 „Zákon o odčítaní kontrolných a sčítacích pokladníc pri odovzdávaní (odosielaní) registračnej pokladnice na opravu a pri jej vrátení organizácii“;
• KM-3 „Zákon o vrátení peňažných prostriedkov kupujúcim (klientom) za nespotrebované peňažné príjmy“;
• KM-4 „Vestník pokladníka“;
• KM-5 „Denník evidencie odpočtov sumačných pokladničných a kontrolných pultov registračných pokladníc pracujúcich bez pokladníka“;
• KM-6 „Osvedčenie-správa pokladníka“;
• KM-7 „Informácie o stavoch meračov KKM a príjmoch organizácie“ atď.

Keďže toto uznesenie nie je normatívnym právnym aktom prijatým v súlade so zákonom č. 54-FZ, teraz podľa úradníkov nepodlieha povinnej aplikácii (list Ministerstva financií Ruskej federácie z 12. mája 2017 č. 03-01-15/28914, zo dňa 4. apríla 2017 č. 03-01-15/19821, zo dňa 25.01.2017 č.03-01-15/3482, zo dňa 16.09.2016 č.03- 01-15/54413).

Organizácie, ktoré používajú nové online registračné pokladnice, preto nemusia vydávať pokladničné potvrdenia (tlačivo KM-6) a viesť pre každú pokladnicu denník pokladníka (tlačivo KM-4) (list MF SR č. Ruskej federácie zo dňa 12. mája 2017 č. 03-01-15/28914).

V súvislosti s nadobudnutím účinnosti nového vydania 54-FZ Banka Ruska plánuje vykonať zmeny v smernici č. 3210-U. Najmä v novom vydaní bodov 5.2 a 6.6 Pravidiel vykonávania pokladničných operácií bude ustanovené, že prichádzajúce hotovostné príkazy (PKO) a vyšlé príkazy v hotovosti (RKO) sa musia vydávať na základe fiškálnych dokladov (od r. návrh ku dňu 03.01.2017).

Fiškálne dokumenty

Fiškálne dokumenty sú fiškálne údaje (informácie o výpočtoch), ktoré sú prezentované v zavedených formátoch na papieri alebo elektronicky (článok 1.1 zákona č. 54-FZ).

Fiškálne dokumenty zahŕňajú (článok 4 článku 4.1 zákona č. 54-FZ):

• registračná správa;
• správa o zmenách parametrov registrácie;
• správa o otvorení zmeny;
• pokladničný doklad (prísny oznamovací formulár);
• opravný pokladničný doklad (prísny formulár hlásenia opráv);
• správa o uzávierke zmeny;
• správa o uzavretí fiškálnej jednotky;
• správa o aktuálnom stave sídiel;
• potvrdenie operátora.

Formáty fiškálnych dokumentov, ktoré sú povinné na použitie, ako aj ďalšie podrobnosti o fiškálnych dokumentoch sú schválené nariadením Federálnej daňovej služby Ruskej federácie zo dňa 21. marca 2017 č. ММВ-7-20/229@.

Trvanie zmeny

V súlade so zákonnými požiadavkami je práca s fiškálnym zariadením rozdelená do pokladničných zmien. Pred začiatkom zúčtovania pomocou pokladničných systémov sa vygeneruje hlásenie o otvorení zmeny a po ukončení zúčtovania hlásenie o uzavretí zmeny. V tomto prípade nie je možné vygenerovať pokladničný šek neskôr ako 24 hodín od momentu vygenerovania správy o otvorení zmeny (odsek 2, článok 4.3 zákona č. 54-FZ).

To znamená, že zmena pri práci v online pokladnici nemôže trvať viac ako 24 hodín. Táto požiadavka na trvanie zmeny sa vysvetľuje schopnosťami fiškálneho pohonu. V prípade, že zmena presiahne 24 hodín, fiškálny znak dokladu sa nevygeneruje na pokladničnom doklade (paragraf 9, ods. 1, § 4.1 zákona č. 54-FZ).

Zmena na pokladni môže byť otvorená jeden deň a zatvorená nasledujúci deň v celkovom trvaní najviac 24 hodín. Zákon č. 54-FZ neobsahuje žiadne ďalšie obmedzenia týkajúce sa trvania zmeny, ako aj požiadavky na uzatvorenie zmeny v presne stanovenom čase (list Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 5. mája 2017 č. 03-01-15/28066).

Správa o uzávierke zmeny

Pri uzávierke smeny na starých registračných pokladniciach sa vygeneroval Z-výkaz, ktorý bol podkladom pre zápis do tlačiva KM-4 („Denník pokladníka“) (príloha listu Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 10. júna 2011 č. AS-4-2/9303@, listy Federálnej daňovej služby Ruska pre Moskvu z 20. januára 2011 č. 17-15/4707, zo dňa 20. apríla 2011 č. 17-15/38757 ). Na základe Z-hlásenia bol vyhotovený certifikát-zápis pokladníka (KM-6) a údaje boli zapísané do denníka pokladníka (KM-4).

Keďže pri používaní nových registračných pokladníc nie je potrebné udržiavať tlačivá KM-4 a KM-6, na konci zmeny sa vygeneruje hlásenie o uzávierke zmeny, na základe ktorého sa vyhotoví PKO a zápis sa vykoná v pokladničnej knihe.

Údaje o sumách prijatých pokladnicou za zmenu sú uvedené v hlásení o uzavretí zmeny: ukazovateľ „Celková suma v šekoch (TSR) v hotovosti“ v atribúte „Príjem“ počítadlá transakcií Premenná „Počítadlá súčtu posunu“.

Upozorňujeme, že na základe jedného hlásenia o uzavretí smeny možno vygenerovať niekoľko PKO v závislosti od typu transakcie a záznamov, ktoré sa vykonajú v účtovníctve pri zaúčtovaní hotovosti do pokladne organizácie:

• plná platba za predaj tovaru, prác, služieb (Debet 50, Kredit 90-1);
• čiastočná platba za predaj tovaru, prác, služieb (Debet 50, Kredit 62-1);
• preddavok na budúci predaj tovaru, prác, služieb (Debet 50, Kredit 62-2).

Dokumentácia vrátenia tovaru

Vrátenie tovaru v deň nákupu

Pri vrátení finančných prostriedkov kupujúcemu v deň nákupu je povinná registračná pokladňa (list Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 12. mája 2017 č. 03-01-15/28914). Finančné prostriedky sa kupujúcemu vydávajú z pokladničnej zásuvky pokladne na základe pokladničného dokladu vystaveného pri kúpe tovaru.

Pri výdaji hotovosti musí kupujúci spustiť pokladničný blok s atribútom platby „VRÁTENIE potvrdenky“. Nie je potrebné vydávať potvrdenie o vrátení finančných prostriedkov kupujúcim (KM-3).

Spätná kontrola registračnej pokladnice sa prostredníctvom prevádzkovateľa fiškálnych údajov prenáša na daňové úrady rovnakým spôsobom ako všetky ostatné kontroly registračnej pokladnice (list Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 4. apríla 2017 č. 03- 01-15/19821).

Údaje o vrátených sumách sú premietnuté do hlásenia o uzavretí zmeny: ukazovateľ „Celková suma v šekoch (TSR) v hotovosti“ v atribúte „Počítadlá transakcií „Vrátenie príjmov“ atribútu „Počítadlá zmeny“ súčty“.

Pri zaúčtovaní peňažných súm prijatých do pokladne za smenu je potrebné premietnuť do PKO rozdiel medzi príjmovou sumou a sumou vratky. Inými slovami, tržby z predaja tovarov, prác a služieb v PKO sú zohľadnené mínus vrátené sumy.

Vrátenie tovaru nie v deň nákupu

Správne spracovať vrátenie peňazí za tovar vrátený v iný deň ako v deň nákupu dnes nevedia ani špecialisti z Ministerstva financií Ruskej federácie. Úradníci preto odporúčajú v tejto veci kontaktovať Banku Ruska (listy Ministerstva financií Ruskej federácie z 12. mája 2017 č. 03-01-15/28914, zo dňa 1. marca 2017 č. 03-01-15 /11622). V žiadnom zo svojich listov úradníci neuviedli, že na vrátenie peňazí sa musí spracovať potvrdenie o vrátení tovaru, bez ohľadu na dátum vrátenia tovaru.

Keďže do dnešného dňa nebol schválený žiadny nový postup spracovania vrátenia tovaru, podľa nášho názoru by mali byť vrátené peniaze za tovar vrátený v iný deň ako v deň nákupu vrátené rovnakým spôsobom.

Krok 1. Na základe žiadosti kupujúceho o vrátenie tovaru je potrebné vystaviť pokladničný blok, do ktorého sa kupujúci podpíše a vydať kupujúcemu peniaze z hlavnej pokladne (nie z pokladne). pokladničná zásuvka).

Krok 2. Na základe hotovostného zúčtovania by sa mal vykonať zápis do pokladničnej knihy.

V deň vrátenia peňazí za vrátený tovar z hlavnej pokladne tak pokladník vystaví PKO na plnú výšku tržieb prijatej pokladníkom a PKO na sumu vrátených peňazí kupujúcemu. .

Pri vrátení už uskutočnenej zálohy by podľa nášho názoru mali organizácie viesť pokladničný doklad bez ohľadu na dátum jej úhrady. Finančné prostriedky by sa mali vrátiť z pokladničnej zásuvky registračnej pokladnice.

Nový postup pri používaní CCT a OFD

Oksana Kurbangaleeva, riaditeľka spoločnosti Successful Business Consulting LLC

Aby ste pochopili pojem „pokladničná disciplína“, musíte najprv pochopiť rozdiel medzi pojmami „pokladňa“ a „pokladňa“:

Pokladňa (KKM, KKT) je zariadenie potrebné na prijímanie prostriedky od vašich klientov. Takýchto zariadení môže byť ľubovoľný počet a každé z nich musí mať svoje vlastné ohlasovacie dokumenty.

Podniková pokladňa (prevádzková pokladňa) je zbierka všetky hotovostné transakcie(príjem, skladovanie, rozvoz). Pokladnica prijíma prijaté tržby, a to aj z registračnej pokladnice. Všetky hotovostné výdavky súvisiace s činnosťou podniku sa realizujú z pokladne a peniaze sa odovzdávajú zberateľom na ďalší prevod do banky. Pokladňa môže byť samostatná miestnosť, trezor na izbe, alebo aj zásuvka v písacom stole.

Takže všetky hotovostné transakcie musia byť sprevádzané vyhotovením pokladničných dokladov, čo sa zvyčajne myslí dodržiavaním pokladničnej disciplíny.

Peňažná disciplína– ide o súbor pravidiel, ktoré je potrebné dodržiavať pri vykonávaní operácií súvisiacich s príjmom, výdajom a skladovaním hotovosti (hotovostné operácie).

Základné pravidlá peňažnej disciplíny sú:

Kto musí vyhovieť

Potreba udržiavať hotovostnú disciplínu nezávisí od prítomnosti registračnej pokladnice alebo zvoleného daňového systému.

Ako sa vypočíta limit hotovostného zostatku?

Postup výpočtu limitu hotovostného zostatku je uvedený v prílohe Smernice Ruskej banky zo dňa 11. marca 2014 č. 3210-U.

Podľa nej možno v roku 2019 limit hotovostného zostatku vypočítať jedným z dvoch spôsobov:

Možnosť 1. Výpočet na základe objemu hotovostných príjmov na pokladni

L = V/P x N c

L

V– objem peňažných príjmov za predaný tovar, vykonanú prácu, poskytnuté služby za zúčtovacie obdobie v rubľoch (novo založení jednotliví podnikatelia a organizácie uvádzajú očakávaný objem príjmov).

P– výpočtové obdobie, za ktoré sa berie do úvahy objem peňažných príjmov (pri jeho určovaní môžete brať do úvahy ľubovoľné časové obdobie, napr. mesiac, v ktorom sa vyskytli špičkové objemy peňažných príjmov). Fakturačné obdobie musí byť nie viac ako 92 pracovných dní

Nc– časové obdobie medzi dňom prijatia hotovosti a dňom vloženia peňazí do banky. Táto lehota by nemala presiahnuť 7 pracovných dní av prípade neprítomnosti banky v lokalite - 14 pracovných dní. Napríklad, ak sa peniaze ukladajú v banke raz za 3 pracovné dni, tak N c = 3. Pri určovaní N c možno prihliadať na lokalitu, organizačnú štruktúru, špecifiká činnosti (sezónnosť, pracovný čas a pod.).

Príklad výpočtu. LLC "Spoločnosť" sa zaoberá maloobchodom. Vedenie organizácie rozhodlo o stanovení limitu hotovostného zostatku na rok 2019, pričom zúčtovacím obdobím bol december 2018. V decembri spoločnosť pracovala 21 dní a získala hotovostné výnosy vo výške 357 000 rubľov. Zároveň pokladníčka organizácie raz za 2 dni odovzdávala výťažok banke. Limit hotovostného zostatku sa v tomto prípade bude rovnať: 34 000 rubľov.(357 000 RUB / 21 dní x 2 dni).

Možnosť 2. Výpočet na základe objemu hotovosti vydanej z registračnej pokladnice

Túto metódu zvyčajne používajú jednotliví podnikatelia a organizácie, ktoré v rámci svojej činnosti nedostávajú hotovosť, ale pravidelne vyberajú peniaze z banky (napríklad na vyrovnanie so svojimi dodávateľmi).

V tomto prípade platí vzorec:

L = R/P x Nn

L– limit hotovostného zostatku v rubľoch;

R– objem hotovosti vydanej za zúčtovacie obdobie v rubľoch (s výnimkou súm určených na výplatu miezd, štipendií a iných prevodov zamestnancom). Novovytvorení individuálni podnikatelia a organizácie uvádzajú očakávaný objem hotovostných výplat;

P– zúčtovacie obdobie, za ktoré sa berie do úvahy objem hotovostných výberov (pri jeho určovaní si môžete vziať ľubovoľné časové obdobie, napr. mesiac, v ktorom boli najväčšie objemy hotovostných výberov). Fakturačné obdobie musí byť nie viac ako 92 pracovných dní a jeho minimálna hodnota môže byť ľubovoľná.

Nn– časový úsek medzi dňami prijatia peňazí z banky (s výnimkou súm určených na výplatu miezd, štipendií a iných platieb zamestnancom). Táto lehota by nemala presiahnuť 7 pracovných dní av prípade neprítomnosti banky v lokalite - 14 pracovných dní. Ak sa napríklad peniaze vyberajú z banky raz za 3 pracovné dni, potom N n = 3.

Príklad výpočtu. LLC "Spoločnosť" sa zaoberá maloobchodom. Spoločnosť neprijíma hotovostné výnosy, kupujúci platia prostredníctvom banky. Spoločnosť však z času na čas vyberie hotovosť z banky, aby zaplatila dodávateľom. Vedenie organizácie rozhodlo o stanovení limitu hotovostného zostatku na rok 2019, pričom zúčtovacím obdobím bol december 2018.

V decembri spoločnosť pracovala 21 dní a od banky dostala hotovosť vo výške 455 700 rubľov. Pokladník organizácie zároveň dostával hotovosť z banky raz za 4 dni. Z pokladne sa platy nevydávali. Limit zostatku sa v tomto prípade bude rovnať: 86 800 RUB(455 700 RUB / 21 dní x 4 dni).

Príkaz na nastavenie hotovostného limitu

Po vypočítaní limitu hotovostného zostatku pre pokladnicu musíte vystaviť interný príkaz na schválenie výšky limitu. V objednávke môžete uviesť dobu platnosti limitu, napríklad 2019 (vzor objednávky).

Zákon nestanovuje povinnosť každoročne prestavovať limit, takže ak v objednávke nie je uvedená doba platnosti, môžu sa stanovené ukazovatele uplatňovať tak v roku 2019, ako aj ďalej, kým nevystavíte novú objednávku.

Zjednodušený postup

Od 1. júna 2014 - individuálni podnikatelia a malé podniky (počet zamestnancov nie viac ako 100 ľudí a príjmy nie viac ako 800 miliónov rubľov ročne) viac netreba nastavovať limit zostatok hotovosti na pokladni.

Pre zrušenie hotovostného limitu je potrebné vydať špeciálny príkaz. Musí vychádzať zo Smernice Ruskej banky zo dňa 11. marca 2014 č. 3210-U a musí obsahovať nasledujúce znenie: „Uchovávajte hotovosť v pokladni bez nastavenia limitu na zostatok v pokladnici“(vzor objednávky).

Vydávanie hotovosti zodpovedným osobám

Zodpovedné peniaze sú peniaze, ktoré sa poskytujú zodpovedným osobám (zamestnancom) na služobné cesty, výdavky na reprezentáciu a obchodné potreby.

Peniaze je možné vydať na účet len ​​na zákl výpisy od zamestnanca. V ňom musí uviesť: sumu peňazí, účel ich prijatia a obdobie, na ktoré sa berie. Žiadosť je napísaná v akejkoľvek forme a musí byť podpísaná konateľom (IP).

Ak zamestnanec minul svoje osobné peniaze, musí to kompenzovať, v tomto prípade sa tiež napíše vyhlásenie, ale s iným znením (vzory výkazov).

Poznámka: Je žiaduce, aby príkaz obsahoval riadok: „Zamestnanec nemá dlh na predtým vydaných zálohách“(keďže zo zákona nie je možné vystaviť peniaze na účet zamestnancom, ktorí nenahlásili predchádzajúce zálohy).

Počas 3 pracovné dni po skončení obdobia, na ktoré boli peňažné prostriedky vydané (alebo odo dňa návratu do práce), musí zamestnanec predložiť účtovníkovi (konateľovi) správa o výdajoch s priložením dokladov potvrdzujúcich uskutočnené výdavky (účtenky KKM, tržby a pod.).

V opačnom prípade sa finančné prostriedky vydané zamestnancovi nedajú započítať do výdavkov a daň sa môže primerane znížiť. Okrem toho, ak neexistujú žiadne podporné dokumenty, budete musieť z vydanej sumy zraziť daň z príjmu fyzických osôb a zaplatiť poistné.

Obmedzenie platieb v hotovosti

Ďalším dôležitým pravidlom hotovostnej disciplíny je dodržiavanie obmedzení hotovostných platieb medzi podnikateľskými subjektmi (individuálnymi podnikateľmi a organizáciami) v rámci jednej zmluvyčiastka nie viac ako 100 tisíc rubľov.