Ce reglementează activitățile angajaților de birou? Ce înseamnă „organizarea rațională a locului de muncă și echiparea acestuia în conformitate cu standardele de igienă”? Care este modul optim de lucru și odihnă de stabilit pentru lucrătorii de birou?
Cine sunt „grefierii” și ce acte le reglementează activitatea?
Cât de des se gândește un angajat de ce locul lui de muncă arată așa și nu altul? De ce este echipat cu astfel de echipamente și nu altfel? De regulă, organizarea locului de muncă al angajaților, la prima vedere, nu poate implica nicio complicație pentru angajatori. Dar, până la urmă, productivitatea muncii, sănătatea, sociabilitatea și mobilitatea lucrătorilor implicați în îndeplinirea funcțiilor de muncă depind de organizarea corespunzătoare a locurilor de muncă. Deci, să luăm în considerare abordările generale ale organizării muncii pe exemplul lucrătorilor care efectuează muncă de birou.
În prezent, pentru organizarea corectă a locurilor de muncă, ar trebui să se utilizeze Standardele de timp intersectoriale pentru lucrătorii care efectuează muncă de birou ( Mai departe- Standarde de timp), elaborate în conformitate cu ordinul Cabinetului de Miniștri al Ucrainei „Cu privire la aprobarea măsurilor de implementare a Conceptului pentru reformarea ulterioară a salariilor în Ucraina, aprobat prin Decretul președintelui Ucrainei din 25 decembrie 2000 nr. 1375 " din 23 aprilie 2001 Nr. 152-r.
Standardele de timp sunt menite să standardizeze munca angajaților în domeniul muncii de birou, precum și să determine numărul de angajați care prestează această muncă. De exemplu, dintre lucrătorii care pot fi considerați funcționari, ar trebui să se evidențieze, cum ar fi:
- „Referent asistent” (cod KP 4115);
- „Operator de copiatoare și duplicat” (cod KP 4112);
- „Secretar-dactilograf” (cod KP 4115);
- „Archivarius” (cod KP 4141);
- „Cleric grefier” (cod KP 4144);
- „Organizator de muncă de birou (tipuri de activitate economică)” (cod KP 3435.2);
- „Documentolog” (cod KP 2432.1);
- „Organizator de muncă de birou (instituții de stat)” (KP 3435.1);
- „Organizator de muncă de birou (sistem judiciar)” (cod KP 3435.3);
- „Referent” (cod KP 3436.1), etc.
De menționat că Standardele de timp pot fi utilizate și în organele executive de stat, întreprinderi, instituții, organizații ( Mai departe- întreprindere) de orice formă de proprietate și subordonare.
Standardele de timp constau dintr-o parte generală, organizarea muncii și o parte normativă.
Organizarea muncii conține condiții organizatorice și tehnice generale pentru efectuarea muncii de birou, dotarea locurilor de muncă ale lucrătorilor de birou, exemple de organizare a muncii unor lucrători din sfera muncii de birou.
Activitățile salariaților care desfășoară activități de birou sunt reglementate prin fișe de post elaborate în conformitate cu Secțiunea 1 „Profesiile de manageri, profesioniști, specialiști și angajați tehnici” din Nr. 1 „Profesiile salariaților care sunt comune tuturor tipurilor de activitate economică” din Directorul caracteristicilor de calificare ale profesiilor angajaților, aprobat prin ordin al Ministerului Muncii și Politicii Sociale al Ucrainei , și Directorul caracteristicilor profesionale și de calificare tipice ale posturilor de funcționari publici, aprobat prin ordin al Serviciului Public Național al Ucrainei.
Sarcina principală a lucrătorilor de birou este să lucreze cu documente și alte informații folosind tehnologia organizațională și informatică, procesarea corespondenței de intrare și de ieșire, înregistrarea și livrarea acesteia la destinație, stocarea, transferul în arhivă etc.
Lucrările programate includ înregistrarea documentelor, prelucrarea informațiilor, analiza acestora, sistematizarea, acumularea și stocarea.
Condiții generale organizatorice și tehnice pentru efectuarea muncii de birou:
- organizarea rațională a locurilor de muncă;
- primirea la timp de către angajați a informațiilor, consultărilor, instrucțiunilor;
- respectarea unui mod rațional de muncă și odihnă;
- asigurarea standardelor sanitare stabilite.
În ultimii ani, principalul mijloc de pregătire a documentelor text este un computer personal (PC).
Cerințe privind condițiile de muncă
Factori principali:
- planificarea spațiului;
- iluminatul spațiilor și locurilor de muncă;
- microclimat;
- culoarea camerei;
- modul de muncă și odihnă.
Locurile de muncă ale lucrătorilor de birou ar trebui să fie confortabile și echipate în conformitate cu standardele de igienă: acestea sunt echipate cu mese cu unul sau două piedestale pentru amplasarea convenabilă a echipamentelor de birou și a obiectelor de lucru pe ele, iar în sertarele meselor - depozitarea materialelor relevante. documente și articole de papetărie, tăvi de hârtie, echipamente de birou mici etc.
Distanța dintre ochii angajatului și ecranul PC-ului trebuie să fie de cel puțin o lungime și jumătate din diagonala monitorului utilizat; display-ul trebuie plasat la 15 grade sub nivelul ochilor, iar tastatura ar trebui să fie la aproximativ 40 cm de corp. Încheieturile trebuie să se afle la același nivel cu antebrațul. Ecranul de afișare trebuie să fie amplasat astfel încât raza de soare și lumina lămpilor să nu se reflecte din el și să nu orbeze lucrătorul. În mod ideal, nivelul de luminozitate al ecranului ar trebui să se potrivească cu luminozitatea luminii din cameră, care poate fi atins prin reglarea monitorului.
Clipirea ecranului monitorului are un efect extrem de negativ asupra ochilor. Rata minimă de reîmprospătare a ecranului, conform cerințelor ergonomice, ar trebui să fie de cel puțin 75 Hz.
Spațiul de birou ar trebui să fie dreptunghiular sau pătrat. Cea mai rațională este o cameră dreptunghiulară cu un raport de aspect de 1:1,5 (dar nu mai mult de 1:2). Lățimea camerei trebuie să fie de cel puțin 2,5 m, iar înălțimea - 3,25 m.
De o importanță deosebită este iluminarea locului de muncă. Dacă locul de muncă are iluminat local, se recomandă utilizarea lămpilor rotative, mobile. Lumina moale care nu orbește ochii ar trebui să ajungă pe suprafața desktopului din stânga. Este inacceptabil să folosiți doar iluminarea locală, deoarece aceasta duce la o adaptare inevitabilă a vederii.
- în cazul iluminatului fluorescent - 300 lux;
- în cazul iluminatului cu lămpi incandescente - 150 lux.
Nivelul normal de saturație a spațiilor cu lumină la coeficienții de reflexie ale suprafețelor: podea - 25%, tavan - 70%, mobilier și echipamente - cel puțin 35%. Protecția de lumina directă a soarelui poate servi ca parasolar, jaluzele, perdele.
Eficiența iluminatului în spațiile de birouri crește în cazul vopsirii raționale a pereților și tavanelor. Culoarea camerei afectează semnificativ eficiența muncii. Cele mai favorabile culori sunt alb, verde-albastru, galben-verde, verde deschis, bej, bej deschis, galben deschis, albastru deschis. Aceste culori nu numai că au un efect calmant asupra sistemului nervos uman, ci și îmbunătățesc semnificativ iluminarea în încăperi.
Pentru o mai bună dispersie și reflectare a luminii, se recomandă vopsirea tavanului în alb, reflectând până la 90% din fluxul luminos. Pereții ar trebui să reflecte mai puțină lumină și să fie puțin mai întunecați decât tavanul. Dacă ferestrele din cameră sunt orientate spre partea însorită, atunci este mai bine să pictați pereții în culori reci: albastru, verzui, salată. Pentru camerele cu ferestre orientate spre nord, nord-vest, nord-est sunt mai potrivite culorile calde: gălbui, portocaliu deschis, nisip.
Pardoseala, indiferent de materialul din care este confectionata, ar trebui sa aiba o culoare mai inchisa decat peretii.
Sănătatea și performanța umană depind și de factorii de mediu, în primul rând de menținerea temperaturii și umidității normale.
- temperatura aerului: în perioada rece a anului (sub +10 °С) - temperatura în cameră este cuprinsă între 20 și 22 °С; în perioada caldă a anului (peste +10 °С) - 20–25 °С;
- umiditatea relativă a aerului - 30-60%;
- viteza aerului: în sezonul rece - nu mai mult de 0,2 m / s; în perioada caldă a anului - 0,2–0,5 m/s;
- presiunea atmosferică - de la 84 la 107 kPa (630–800 mm Hg);
- conținutul maxim de praf al aerului în încăperi cu o dimensiune a particulelor de cel mult 3 microni - 0,75 mg / cu. m.
Ecologizarea spațiilor, care este un element decorativ al interiorului, îmbunătățește compoziția aerului, reduce oboseala mentală și vizuală. Acest lucru este deosebit de important pentru condițiile de muncă mentală.
La proiectarea locurilor de muncă ale artiștilor interpreți, este necesar să se prevadă dotarea complexă a acestor locuri cu mijloacele de muncă necesare. Echiparea locurilor de muncă ale artiștilor executanți cu mijloace tehnice, de regulă, este prevăzută în timpul proiectării clădirilor administrative și reconstrucției acestora.
Pentru a îmbunătăți performanța și a reduce oboseala, se recomandă stabilirea pauzelor reglementate care să restabilească performanța.
Pentru lucrătorii care introduc informații într-un computer, se acordă o pauză la 2 ore după începerea lucrului și 1,5–2 ore după o pauză de masă de 15 minute. la fiecare oră de lucru timp de 10 minute.
Sertarele de birou ar trebui să fie echipate cu dispozitive pentru amplasarea comodă a dosarelor. Este de dorit ca fiecare raft să aibă un card care listează conținutul folderelor.
Ar trebui să existe un dulap pentru depozitarea literaturii și documentelor speciale, de referință.
Angajații de birou au la dispoziție materiale de referință, în special instrucțiuni pentru desfășurarea muncii de birou, documente normative și metodologice, dicționare ortografice și terminologice, liste cu angajații organizației și diviziile sale structurale cu numere de telefon și adrese, cărți alfabetice de adrese și numere de telefon. a angajaților asociati cu activitățile organizației, dulapuri etc.
Regimul muncii și odihnei lucrătorilor care desfășoară activități de birou și management se stabilește sub forma unei rutine zilnice, ținând cont de reglementarea tuturor muncii obligatorii și de implementarea celor mai dificile dintre ele dimineața, când lucrătorii au un capacitate mare de lucru stabilă.
Ore de lucru
Prima parte a articolului 50 este prevăzută durata normală a timpului de muncă a salariaților, care nu poate depăși 40 de ore pe săptămână.
De menționat că întreprinderile, care încheie un contract colectiv, pot stabili o normă de timp de lucru mai mică decât cea indicată în prima parte a articolului 50 din Codul muncii. Atunci când se stabilește o normă mai scăzută a programului de lucru, trebuie avut în vedere că remunerația ar trebui apoi efectuată la tariful integral, salariul integral.
În conformitate cu prima parte a articolului 51 din Codul muncii, programul de lucru redus se stabilește:
1) pentru angajații cu vârsta cuprinsă între 16 și 18 ani - 36 de ore pe săptămână, pentru persoanele cu vârsta între 15 și 16 ani (studenți cu vârsta între 14 și 15 ani care lucrează în vacanță) - 24 de ore pe săptămână.
Durata timpului de muncă al studenților care lucrează în timpul anului universitar în timpul liber nu poate depăși jumătate din durata maximă a timpului de muncă prevăzută la primul paragraf al prezentului alineat pentru persoanele de vârsta corespunzătoare;
2) pentru lucrătorii angajați în muncă cu condiții de muncă dăunătoare - cel mult 36 de ore pe săptămână.
Lista industriilor, atelierelor, profesiilor și posturilor cu condiții de muncă dăunătoare, muncă în care dă dreptul la o săptămână de muncă redusă, aprobată prin Rezoluția Cabinetului de Miniștri al Ucrainei .
În plus, legislația stabilește un program de lucru redus pentru anumite categorii de lucrători (profesori, medici etc.).
Programul redus de muncă poate fi stabilit pe cheltuială proprie în întreprinderi și organizații pentru femeile cu copii sub 14 ani sau cu un copil cu handicap.
Articolul 69 întreprinderea stabilește în mod independent un program de lucru mai scurt și alte beneficii pentru angajații săi.
La calcularea soldului timpului de lucru, trebuie avut în vedere faptul că, potrivit articolului 53 din Codul muncii, în ajunul sărbătorilor și zilelor nelucrătoare (articolul 73 din Codul muncii), durata de muncă a salariaților, cu excepția salariaților prevăzuți la art. 51 din Codul muncii, se reduce cu o oră, atât cu o săptămână de lucru de 5 zile, cât și cu o săptămână de lucru de 6 zile, iar în ajunul zilelor libere, durata muncii cu o săptămână de 6- zi de lucru pe săptămână nu poate depăși 5 ore.
Conform celei de-a treia părți a articolului 67 din Codul muncii, dacă o zi liberă sau o zi nelucrătoare (articolul 73 din Codul muncii) coincide cu o zi liberă, ziua liberă se transferă în ziua următoare după sărbătoare sau nelucrătoare. zi de lucru. Prin urmare, conform programului unei săptămâni de lucru de 5 zile cu zile libere sâmbătă și duminică în 2014, ziua liberă de duminică 20 aprilie ar trebui mutată la luni 21 aprilie, ziua liberă de sâmbătă 28 iunie ar trebui mutată la luni 30 iunie, zi liberă duminică 24 august - luni 25 august.
De regulă, pentru a crea condiții favorabile pentru sărbătoare, precum și pentru utilizarea rațională a timpului de lucru, ordinele Cabinetului de Miniștri al Ucrainei recomandă amânarea zilelor lucrătoare pentru angajații care au o săptămână de lucru de 5 zile cu doua zile libere sambata si duminica.
Datorită faptului că ordinul specificat este de natură consultativă, decizia de amânare a zilelor lucrătoare se ia de către angajator în mod independent prin emiterea unui ordin sau alt document administrativ.
Decizia luată de angajator de a amâna zilele lucrătoare modifică programul de lucru al întreprinderii și norma de program de lucru în lunile în care se introduce amânarea zilelor lucrătoare. Prin urmare, toate acțiunile privind acordarea vacanțelor, mersul la muncă ar trebui să fie efectuate conform programului întreprinderii modificat în legătură cu amânarea zilelor lucrătoare.
Totodată, trebuie avut în vedere faptul că în cazul transferului zilei lucrătoare premergătoare zilei de sărbătoare sau nelucrătoare într-o altă zi liberă, pentru a menține echilibrul programului de lucru pe an, durata de muncă în această zi de muncă amânată trebuie să corespundă duratei zilei de lucru prevacant, astfel cum este prevăzut la art. 53 Codul muncii.
Legislația nu stabilește un standard unic pentru durata orelor de lucru pe an. Această normă poate fi diferită în funcție de săptămâna de lucru stabilită la întreprindere (5 sau 6 zile), care este durata muncii zilnice, când sunt stabilite sărbătorile și, prin urmare, la întreprinderi se determină norma orelor de lucru pe an. independent cu respectarea cerințelor articolelor 50-53, 67 și 73 din Codul muncii.
Articol furnizat portalului nostru
redactorii revistei
Un set de dispozitive speciale pentru crearea, procesarea, stocarea, transferul documentelor este denumit în mod colectiv echipament organizațional - echipament de birou.
Echipamentul tehnic al locului de munca
Echipamentele de birou utilizate la un anumit loc de muncă sunt denumite în mod obișnuit echipamente de birou mici. Cu o astfel de clasificare, acestea includ: computere personale, scanere, imprimante, copiatoare de uz individual, telefon, telefax etc. În realitate, echipamentele de birou mici se referă în prezent la toate „trivia de birou” (creioane, pixuri, radiere, perforatoare , capsatoare, lipici, agrafe etc.), care este folosit de fiecare angajat pentru munca de zi cu zi.
Deci, în prezent sunt utilizate două tehnologii pentru a crea documente.
În primul rând, este posibil să completați formulare de documente deja stabilite sau să scrieți manual o schiță de document. Pentru a face acest lucru, fiecare angajat trebuie să aibă un instrument de scris: un pix cu bilă, capilar sau cu cerneală de orice modificare.
În al doilea rând, întocmirea unui document direct pe un computer. Un computer, precum un telefon, poate fi personal nu numai din punct de vedere al terminologiei, ci și al sensului, adică poate avea un singur „proprietar” sau poate fi un mijloc de utilizare colectivă. Aproape orice computer modern cu echipament standard este potrivit pentru pregătirea documentelor de text, foi de calcul: dispozitive pentru citirea dischetelor și discuri laser, o tastatură, un manipulator. Un mouse, trackball, ecran tactil, tabletă electronică pot fi folosite ca manipulator.
Caracteristicile importante ale performanței computerului atunci când lucrați cu documente sunt cantitatea de memorie RAM și capacitatea hard disk-ului, deoarece noile versiuni de aplicații de birou (programe) devin din ce în ce mai solicitante tocmai cu privire la acești indicatori, iar procesoarele de 100 MHz fac față cu succes textului. recunoaștere .
Fiecare loc de muncă ar trebui să aibă un set de suporturi diferite: hârtie, formulare, dischete etc. Locul de muncă are nevoie de tăvi și chiar de rafturi de birou pentru depozitarea hârtiei, sertarele de birou ar trebui să vă permită să depozitați cutii cu dischete, agrafe, pixuri, creioane, markere și alte lucruri mici. Este necesară o cutie adaptată pentru depozitarea dosarelor cu documente de hârtie, mai bună decât depozitarea suspendată, și mape speciale adecvate cu sistem de prindere, „fișiere” pentru depozitarea documentelor în ele etc.
Pentru a organiza munca personală, aveți nevoie de calendare de birou, mape și tăvi pentru cărți de vizită, foldere cu documente, carduri de control, organizatoare de buzunar și de birou, agrafe pentru fixarea unui număr diferit de coli, agrafe, butoane, un capsator și un anti- capsator și alte echipamente de birou mici. Dar o parte semnificativă a echipamentelor de birou nu este necesară de către angajați pentru o lungă perioadă de timp, astfel încât astfel de facilități de birou pot fi comune sau pentru mai multe locuri de muncă sau în ansamblu pentru o unitate structurală.
Dacă ar trebui să funcționeze numai cu un computer, poate fi echipat un loc de muncă special - un „colț de computer”.
Mijloacele de echipament de birou de uz colectiv pot fi nu numai o imprimantă, copiator, telefax, tocator, ci și unul dintre calculatoare, echipat cu scanner, card fax-modem pentru acces la Internet și alte accesorii.
În utilizare colectivă, este indicat să aveți capsatoare și perforatoare care diferă ca performanță (grosimea foilor perforate, numărul de găuri perforate).
În utilizarea colectivă, pot exista instrumente de corectare a textului, o sursă de hârtie, formulare goale, dischete și foldere. În plus față de mesele de birou, de regulă, sunt necesare dulapuri și rafturi pentru depozitarea referințelor, materiale de proiectare și literatură pentru utilizare individuală și mai des colectivă. La discreția conducerii, sălile de lucru pot fi echipate cu dulapuri staționare pentru depozitarea deschisă sau în siguranță a dosarelor și a cărților de referință pentru uz general.
Locul de muncă al unui specialist în serviciul unei instituții de învățământ preșcolar, o unitate structurală asociată cu prelucrarea unei game largi de informații documentare, trebuie să fie și în mod corespunzător echipat cu echipamente de birou.
În primul rând, dacă există o secretară sau alt angajat responsabil cu lucrul cu documentele în unitatea structurală, echipamentele pentru uz colectiv (imprimante, telefax, copiator etc.) pentru utilizarea mai productivă a acestuia, înlocuirea la timp a cartuşelor de imprimare înlocuibile și organizarea reparaţiilor ar trebui să fie sub controlul acestui ofiţer. Prezența unui angajat special al unității face posibilă utilizarea unui central telefonic cu o linie de ieșire în afara organizației.
Locul de muncă al unui specialist în serviciul instituției de învățământ preșcolar ar trebui să fie dotat cu sisteme manuale, mecanice sau electronice (cutii de fișe, calculator personal) pentru fixarea și controlul documentelor primite de angajații unității și aflate în executarea acestora. De asemenea, poate fi utilă folosirea unei mașini de scris compacte (electrice sau mecanice) pentru completarea dactilografică a formularelor cu gravare precisă și fină, în cazul în care echipamentul informatic se defectează, de exemplu, din cauza unui atac de virus sau a secretului deosebit al documentului în curs de pregătire.
Organizarea locului de muncă a unui specialist în serviciul instituției de învățământ preșcolar se formează pe baza unei analize a conținutului activităților sale, a cerințelor de ergonomie, igienă și psihofiziologie și are ca scop proiectarea organizării optime a locului de muncă. O listă aproximativă a echipamentelor de birou și a instrumentelor informatice utilizate în munca unui secretar:
mici echipamente de birou, ustensile de scris: pixuri, hârtie, creioane, radiere etc.;
mijloace de compilare și producere a documentelor text (calculator, înregistrator de voce, imprimantă, scaner, în stoc - o mașină de scris portabilă);
mijloace de prelucrare a documentelor pe hârtie: mașini de lipit și fixat, echipamente de deschidere și tăiere a plicurilor, echipamente de adresare și ștanțare, mașină de distrugere documente;
mijloace de depozitare și căutare a documentelor: dulapuri de diferite tipuri, dulapuri și rafturi, un seif;
mijloace de comunicare: telefon, radiotelefon, radio, teletip, fax, placă de rețea pentru o rețea locală, mijloc de comunicare operațională de dispecerat, e-mail, modem;
copiatoare și dispozitive;
shredder pentru distrugerea prompta a informatiilor confidentiale;
mobilier și echipamente de birou.
Posturile de calcul și birourile angajaților, echipamentele de birou pentru uz colectiv sunt amplasate astfel încât să se minimizeze dificultățile de comunicare între ele și utilizarea echipamentelor.
-
Fluxul documentelor - mișcare documente v organizatii din momentul creării sau primirii lor până la cap. Organizare și tehnic echipamente muncitorii locuri pentru muncă Cu documente. Un set de dispozitive speciale pentru crearea, procesarea, stocarea... -
Organizare și tehnic echipamente muncitorii locuri pentru muncă Cu documente.
Fluxul documentelor - mișcare documente v organizatii din momentul creării sau primirii acestora până la finalizarea executării sau expedierii. -
Forme organizatorice muncă Cu documente. Fiecare organizare ar trebui să creeze un serviciu special: management de caz, departament general, departament D.
Organizare și tehnic echipamente muncitorii locuri pentru muncă Cu documente. -
pentru muncă
Organizare și tehnic echipamente muncitorii locuri pentru muncă Cu documente. -
În 1720 a aprobat Regulamentul General, care a devenit baza pentru muncă a tuturor colegiilor, iar sistemul de... mai mult ».
Organizare și tehnic echipamente muncitorii locuri pentru muncă Cu documente. -
În 1720 a aprobat Regulamentul General, care a devenit baza pentru muncă a tuturor colegiilor, iar sistemul de... mai mult ».
Organizare și tehnic echipamente muncitorii locuri pentru muncă Cu documente. -
Cu Kzo =1 specializare restrânsă este oferită lucru locuri, iar premisele sunt create pentru creșterea productivității muncii prin dezvoltarea competențelor de muncă muncitorii, oportunități tehnic echipamente munca etc. -
Alocarea operațiunilor pe termen scurt a făcut posibilă simplificarea tehnologică echipamenteși organizatii producție, îmbunătățirea abilităților muncitorii pentru a le spori productivitatea. -
...tehnic echipamente toate muncitorii locuriși să creeze condiții pentru ei muncă
Legislativ documentație privind protecţia muncii obligă administraţia întreprinderilor
În caz de vătămare sau alte daune aduse sănătății organizare responsabil pentru... -
Proiecta documentație, elaborat în conformitate cu datele inițiale, tehnic conditii
Ordin organizatii și licitație pentru proiectare muncă determinat
Referinţă documentație parte lucru documentație nu este inclus si poate fi transferat...
Pagini similare găsite: 10
De mare importanță în activitatea aparatului administrativ este organizarea locurilor de muncă pentru angajați și crearea unor condiții de muncă favorabile.
Munca managerială este de obicei caracterizată prin activitate fizică scăzută, monotonie și ședere prelungită în casă. Toate acestea provoacă oboseală rapidă și afectează în mod natural rezultatele muncii. Prin urmare, atunci când se organizează munca personalului de conducere, care include angajații de birou, trebuie acordată o mare atenție amenajării și amenajării spațiilor de birou, menținând condițiile de iluminare și temperatură în acestea care respectă standardele, eliminarea zgomotului, echiparea locurilor de muncă în conformitate cu funcţiile îndeplinite, stabilirea unui regim raţional de muncă.
La alegerea unei camere pentru munca de birou, trebuie avut in vedere ca, in conformitate cu reglementarile in vigoare, norma pentru spatii de birouri trebuie sa fie de minim 4 m 2 per angajat. În plus, se ține cont de posibilitatea instalării și localizării echipamentelor și, mai ales, a calculatoarelor personale, scanerelor, faxurilor, imprimantelor, care sunt foarte activ utilizate astăzi în domeniul managementului. Prin urmare, după ce s-au determinat compoziția și tipul mijloacelor tehnice și echipamentelor auxiliare destinate amplasării, se ia în considerare suprafața totală necesară pentru amplasarea acestora. Acumularea într-o încăpere mică în care lucrează mai multe persoane, un număr mare de instrumente de automatizare și mecanizare modifică semnificativ microclimatul din cameră, condițiile de lucru și duce la oboseală rapidă. Așadar, calculul suprafeței per angajat care lucrează la un display de computer se realizează din norma de 6 m 2 de persoană. Locurile de lucru cu monitoare ar trebui să fie situate la o distanță de cel puțin 1,5 m unul de celălalt.Cu un număr mare de echipamente tehnice, este mai convenabil să separați mai multe zone de lucru folosind pereți despărțitori sau mobilier de birou. Camera trebuie să fie întotdeauna bine ventilată sau aer condiționat. Cerințele sporite pentru ventilație (rata de schimb a aerului) sunt impuse de copiatoarele și imprimantele de mare viteză.
La fel de importantă este iluminarea corectă a locurilor de muncă. Lipsa luminii este adesea una dintre cauzele oboselii. Iluminatul natural este cel mai bun. Lumina ar trebui să cadă în stânga sau în față.
Iluminarea artificială a locurilor de muncă poate fi generală (lămpile sunt amplasate pe tavan) sau locală, atunci când fiecare loc de muncă are o lampă de masă. Ar trebui să fie suficient în ceea ce privește nivelul și uniformitatea iluminării.
Dacă sunt disponibile computere pentru a elimina strălucirea pe ecran, corpurile de iluminat generale nu sunt montate pe tavan, ci în partea de sus a panourilor de perete.
Nu mai puțin important este regimul de temperatură. In interior se recomanda mentinerea unei temperaturi de 22-24 grade Celsius, si a umiditatii de 60-40%.
Serviciul de birou se află de obicei lângă recepția șefului, iar secretarul asistent se află în recepția șefului sau a companiei. Dacă ținem cont de faptul că recepția este cartea de vizită a instituției, în funcție de care se evaluează cultura muncii în ansamblu, se creează prima impresie a companiei (instituției), atunci devine clară importanța acordată echipamentului acesteia.
Serviciul clerical este, de asemenea, unul dintre cele mai vizitate departamente ale instituției, astfel încât și interiorului său i se acordă o atenție sporită. Locul de muncă al unui angajat care, prin natura activității sale, primește cel mai adesea vizitatori, ar trebui să fie situat lângă intrarea în sediu. La plasarea locurilor pentru angajații care lucrează în aceeași cameră, sunt luate în considerare contactele lor de afaceri. Dispozitivele zgomotoase care funcționează constant ar trebui să fie amplasate, de preferință, într-o cameră separată, echipată cu materiale de izolare fonică. La amplasarea locurilor de muncă se iau în considerare dimensiunile recomandate pentru culoar:
Lățimea pasajului pentru o persoană este de 60 cm.
Pentru două persoane - 80 cm.
Pentru trei persoane - 100 cm.
Între mese - 55 cm.
Între încălzitoare și masa de lucru - 55 cm.
Între perete și masă - 65 cm.
Nu este de dorit să plasați ecranul de afișare în fața ferestrelor, iar persoana care lucrează la afișaj ar trebui să stea cu fața la ferestre.
Locul de muncă al fiecărui angajat este echipat ținând cont de atribuțiile sale funcționale. De exemplu, locul de muncă al secretarului unui manager sau al secretarului unei companii este format din trei zone: cea principală, unde se află biroul său cu accesorii și echipamentele de birou necesare, zona de serviciu pentru vizitatori și zona auxiliară, unde dulapuri, un copiator, se află un fax etc.
De mare importanță este alegerea mobilierului. Dimensiunile mobilierului ar trebui să corespundă suprafeței camerei și nu ar trebui să aglomereze camera. Atunci când alegeți mobilier, țineți cont de indicatorii antropologici ai angajatului. Deoarece angajatul de birou trebuie să stea mult, este foarte important să alegeți un scaun sau scaun confortabil cu înălțimea scaunului reglabil. De exemplu, un fotoliu și scaune cu spătar înalt cu două îndoituri sunt confortabile: pentru coloana lombară și toracică.
Dulapurile ar trebui să ofere depozitarea verticală a dosarelor și o privire de ansamblu rapidă a carcasei, iar mesele de lucru ar trebui să fie reglabile în înălțime între 680-760 mm. Sertarele din birouri ar trebui să aibă dimensiunea potrivită pentru documente și foldere și să alunece cu ușurință chiar dacă sunt încărcate greu. Mesele sunt adesea prevăzute cu console. Astăzi, diverse companii produc un număr mare de seturi raționale de mobilier pentru spațiul de recepție și birou.
Pentru fiecare loc de muncă, ar trebui furnizat un set de echipamente de birou simple, de exemplu, tăvi cu mai multe niveluri pentru colectarea documentelor, un calendar săptămânal, un organizator de birou cu pixuri, creioane și alte articole de papetărie, un blocnotes pentru note, foldere pentru stocarea documentelor curente. , etc.
Setul de mijloace tehnice ale unui angajat de birou ar trebui să corespundă îndatoririlor sale funcționale, dar astăzi aproape obligatoriu pentru fiecare loc de muncă din serviciul de birou este un computer și un telefon (comunicare internă sau cu acces la rețeaua orașului).
Dacă există un birou (grup) de lucrări dactilografiate, atunci acesta este echipat cu computere personale, înregistratoare de voce, o imprimantă de mare viteză, capsatoare de documente, rafturi și dulapuri pentru depozitarea formularelor de documente, o mașină pentru distrugerea documentelor etc. Secția de lucrări de copiere și multiplicare, pe lângă echipamentele de copiere, poate avea mașini de legătorie, colazionare, decupat hârtie etc.
Pentru procesarea primară a documentelor de intrare și de ieșire, aveți nevoie de un capsator de documente, un deschizător de plicuri, un dispozitiv de sigilat plicuri, mașini de pliat și marcat, un laminator, un ștanțator etc.
Cu înregistrarea tradițională a documentelor și controlul execuției, sunt necesare dulapuri de fișiere de birou.
Rafturile, dulapurile, seifurile metalice sunt folosite pentru depozitarea carcasei.
Alegerea echipamentelor de birou este în continuă expansiune și se adaptează la introducerea tehnologiilor automatizate.
Locul de muncă echipat corespunzător, designul frumos al spațiului de birou, microclimatul sănătos creează o bună dispoziție de lucru și măresc semnificativ productivitatea muncii.
Prezentarea locului de munca al secretarului Locul de munca este zona de lucru a angajatului dotata cu mijloacele necesare indeplinirii atributiilor oficiale. Organizarea locului de muncă al secretarei începe cu dotarea acestuia cu mobilier, echipamente speciale, papetărie.
Un set de mobilier obligatoriu: o masă de papetărie cu dulap glisant; scaun rotativ; masă sau suporturi auxiliare pentru echipamente de birou; dulap de dosar; un seif pentru depozitarea documentelor importante, formularelor, ștampilelor și sigiliilor; scaun vizitator.
Papetarie: instrument de scris; caiete de referinta si alfabetice, jurnal, saptamanal; mapă sau tavă pentru documente curente și hârtie; perforator, capsator; cuțit de hârtie, foarfece; pastă corectivă („accident vascular cerebral”), lipici; dispozitiv magnetic pentru depozitarea agrafelor de hârtie, nasturii și a altor fleacuri metalice; Ceas de perete; dosare cu inscripțiile „La raport”, „Pentru semnare”, „Documente în curs”, etc.
Tehnici: Factorii tehnici ai condițiilor de muncă ale secretarului includ dotarea locului de muncă cu echipamente moderne de birou și utilizarea celor mai noi tehnologii informaționale în procesul de lucru. Atunci când organizați locul de muncă al secretarei, ar trebui să aveți grijă și de mobilier și papetărie speciale
Igienic: Factorii igienici trebuie să asigure securitatea forței și sănătății, oboseala minimă și sănătatea bună a angajatului în procesul de muncă. Acești factori includ iluminarea locului de muncă, condițiile optime de temperatură și umiditate din cameră, schema de culori atentă în designul spațiilor, mobilier confortabil care îndeplinește cerințele de ergonomie etc. O cameră prăfuită, înghesuită, care nu a fost reparat pentru o lungă perioadă de timp creează un sentiment de disconfort celor care lucrează în el care nu contribuie la bunăstarea lor
Social: Factorii sociali creează un sentiment de confort și securitate socială pentru angajat. Acestea includ mese pentru angajați, asigurări de sănătate, acces la sport și săli de sport, îngrijirea administrației pentru vacanțele de vară ale angajaților și copiilor acestora etc.
Psihologic: Factorii psihologici sunt determinați de relația angajaților din echipă, stilul de conducere, adică climatul psihologic al organizației. Sărbătorile comune, „zilele sănătății”, zilele sportive, încurajarea angajaților care s-au arătat în muncă, felicitări de sărbători - toate acestea sunt indicatori ai unui climat psihologic bun în echipă. Un astfel de mediu psihologic contribuie la starea de spirit de lucru; angajații îl apreciază și își prețuiesc locul de muncă.
Psihofizic: Factorii psihofizici ar trebui să țină cont de fluctuațiile stării fizice a lucrătorului în timpul zilei de lucru. Sarcina trebuie distribuită în funcție de această stare. De exemplu, în prima oră de lucru și imediat după pauza de prânz, nu ar trebui să planificați un vârf în activitatea de producție, deoarece corpul în acest moment este oarecum relaxat și nu este pregătit pentru muncă intensivă. Până la sfârșitul zilei de lucru, apare oboseala generală, prin urmare, pentru această perioadă, ar trebui lăsată o muncă mai puțin responsabilă, care nu necesită concentrare și stres mental. Performanța umană de vârf scade în timp de la 9 la 12 ore și de la 14 la 17 ore. În acest moment, sarcina principală de producție ar trebui planificată.
Estetic: Factorii estetici contribuie la buna dispoziție a angajatului, formează în el respectul pentru munca sa și mândria față de întreprindere, sporesc prestigiul muncii. Mobila, flori, jaluzele. interiorul modern, muzica placuta linistita, culorile in design si multe altele pot fi atribuite unor factori estetici care afecteaza conditiile de munca.
Cerințe ergonomice: Denumirea mobilierului Înălțimea lucrătorului Înălțimea mobilierului Masă de papetărie Până la 170 cm Peste 170 cm 72 cm 75 cm Masă pentru lucru la mașina de scris sau la tastatura PC Până la 170 cm Peste 170 cm 66 cm 68 cm Scaun, fotoliu Până la 170 cm Peste 170 cm 45 cm 47 cm
Cerințe ergonomice După ce ați dobândit elementele obligatorii ale unui loc de muncă de secretariat, ar trebui să vă gândiți la plasarea rațională a tuturor acestora în cameră. Amplasarea mobilierului, echipamentelor și accesoriilor trebuie să fie în conformitate cu bunul simț: obiectele utilizate frecvent trebuie să fie în zona de lucru, „la îndemână”; aranjarea obiectelor pe masă trebuie să respecte regula „mâna dreaptă și stângă” (în dreapta - ce se ia sau se face cu mâna dreaptă, în stânga - ce se ia sau se face cu mâna stângă); fiecare obiect din cameră trebuie să aibă propriul loc și o zonă de mișcare permanentă.
Postul de lucru computerizat al secretarei Secretara de birou pe care o înveți în prezent are un loc de muncă care este de obicei echipat cu o varietate de dispozitive tehnice. Acesta este un computer personal și diverse mijloace de comunicare telefonică: un telefon, un modem fax, un telefon multifuncțional sau un mini-PBX. Poate exista un difuzor, un duplicator, o imprimantă, un scaner etc.
Cerințe sanitare și igienice pentru lucrătorii de birou, aer condiționat) Microclimat (parametri optimi) Umiditate % t 0 aer iarna t 0 aer vara Distanța față de ecranul monitorului (în timpul funcționării) 50 - 70 cm Timp de lucru continuu pentru PC Nu mai mult de 2 ore, pauze obligatorii Măsuri speciale Exerciții complexe pentru mușchii corpului și ochiului, ușurare psihologică
Mijloace de lucru cu documentele Documentele de la momentul creării până la dezafectare și distrugere parcurg un drum lung, schimbând forma de prezentare a informațiilor de management, media, locația și alți parametri. În acest caz, se folosesc diverse mijloace tehnice, care sunt mijloace de lucru cu documente. După scopul lor, acestea pot fi împărțite în grupe: mijloace de pregătire și producere (creare) documente (mașini de scris, calculatoare, înregistratoare vocale); mijloace de reproducere a documentelor (imprimante, copiatoare, risografie); mijloace de stocare a documentelor (mape, plicuri, cutii).
De îndată ce a devenit posibilă instalarea unui computer la locul de muncă, utilizatorul - un economist, manager, orice lucrător al informației a avut ocazia să folosească atât tehnologiile informaționale individuale pentru a-și îndeplini funcțiile profesionale, cât și combinarea lor, precum și subsistemele subiectului de EIS.
Prin urmare, un computer personal, dotat cu instrumente orientate profesional și amplasat direct la locul de muncă, în zorii primelor calculatoare personale a început să se numească stație de lucru automatizată (AWP). Scopul său a fost de a automatiza efectuarea muncii de rutină de către un lucrător al informației.
Complexele de instrumente multi-site cu procesare distribuită a datelor, care asigură munca colectivă a utilizatorilor (în principal designeri, dezvoltatori, programatori), au început să fie numite stații de lucru automatizate. Spre deosebire de stația de lucru, stația este un sistem de utilizare colectivă a datelor și a produselor software pentru desfășurarea unui tip de activitate profesională.
AWS, ca parte a EIS, a fost destinat să îndeplinească următoarele funcții generale: documentare, calcule, comunicare, asistență în luarea deciziilor.
Documentar înseamnă că computerul trebuie să rezolve problemele de sistematizare, arhivare, stocare, căutare și gestionare a documentelor în munca de birou. În acest caz, toate tipurile de documente sunt supuse procesării - informații text, numerice, grafice, audio, video. Instrumentele de automatizare pentru acest tip de lucru sunt furnizate în prezent de procesoare de text, grafică, foi de calcul, sisteme de gestionare a bazelor de date, tehnologii hipertext și multimedia, sisteme de arhivare electronică, sisteme de organizare și gestionare a documentelor și sisteme electronice de gestionare a documentelor.
Pentru automatizarea calculelor, au fost create pachete de aplicații software standard pentru PPP, care implementează principalele operațiuni de rutină în activitățile oricăror lucrători de informații: contabili, depozitari, lucrători bancar, manageri, statisticieni etc. Aceste PPP au implementat efectiv toate operațiunile etapei în mașină a procesului tehnologic de prelucrare a datelor într-un anumit domeniu de activitate. Odată cu apariția noilor tehnologii informaționale, cercul de automatizare a muncii de rutină legată de prelucrarea diverselor date, comunicații și asistență în luarea deciziilor s-a extins. Au apărut sisteme care combină multe tehnologii informaționale cu calcule standard, numite „birou electronic”.
Tehnologiile de rețea au fost dezvoltate pentru a automatiza funcțiile de comunicare. E-mailul a devenit parte integrantă nu numai a birourilor electronice, dar este chiar inclusă în sistemele de operare. Combinația DBMS cu tehnologiile de rețea a dat naștere procesării distribuite a datelor. Tehnologia de distribuție a pătruns în multe tehnologii informaționale, permițând distribuirea multor resurse disponibile printr-o rețea de calculatoare.
Sistemele de sprijinire a deciziilor presupun utilizarea de pachete software care implementează metode de simulare, analiză factorială și de corelație și alte metode economice, matematice și statistice. Direcția ar trebui să fie dată "sistem expert" care sunt concepute pentru a răspunde la întrebarea „cum se face asta”. Sistemul expert face parte inteligență artificială. Include o bază de cunoștințe cu un set de reguli și un motor de inferență și permite, pe baza faptelor furnizate de utilizator, să recunoască situația, să facă un diagnostic, să formuleze o decizie sau să facă o recomandare pentru alegerea unei acțiuni.
Sistemele experte sunt concepute pentru a recrea experiența, cunoștințele profesioniștilor de nivel înalt și pentru a utiliza aceste cunoștințe în procesul de management. Ele sunt dezvoltate folosind aparatul matematic al logicii fuzzy pentru operarea în zone înguste de aplicare, deoarece utilizarea lor necesită resurse computerizate mari pentru procesarea și stocarea cunoștințelor. În centrul construcției sistemelor expert se află baza de cunoștințe, care se bazează pe modele de reprezentare a cunoștințelor. Datorită costurilor financiare și de timp mari în ACE-urile rusești, sistemele expert nu sunt utilizate pe scară largă.
Sistemele informatice cognitive pot fi, de asemenea, folosite pentru a sprijini luarea deciziilor. Cu toate acestea, din cauza complexității implementării și a costului ridicat, astfel de sisteme sunt rareori utilizate.
Un computer echipat cu cel mai recent IT, instalat la locul de muncă al utilizatorului, permițându-i acestuia să desfășoare activități profesionale, a început să fie numit calculator desktop(desktop).
Dezvoltarea comunicațiilor și a IT-ului de rețea vă permite să automatizați activitățile nu numai ale specialiștilor individuali, ale serviciilor, ci ale întregii întreprinderi prin intermediul sistemelor de informații corporative. În același timp, este implementată tehnologia fără hârtie. Conectarea rețelelor locale la rețelele globale deschide posibilitatea de a accesa resursele informaționale mondiale și de a construi dinamic relații industriale într-un mod nou. Pereții dintre diviziunile funcționale din cadrul întreprinderii sunt distruși, granițele care separă furnizorul de cumpărător, antreprenorul de subcontractant și angajarea pe termen lung a forței de muncă în baza contractului dispar. Întreprinderile de dinozauri sunt pe cale de dispariție, logica concurenței-parteneriat obligă firmele să treacă la forme de cooperare pe termen scurt.
Ținând cont de creșterea concurenței pe piața globală, companiile se străduiesc să fie pregătite să producă bunuri și să furnizeze servicii oriunde în lume, de îndată ce este nevoie. Prin urmare, corporațiile multinaționale au nevoie de acces colectiv la datele interne prezentate în diferite limbi și în diferite valute.
Sistemele informaționale transnaționale ar trebui să ofere:
calculul centralizat al impozitelor, ținând cont de cerințele legislației fiscale din diferite țări;
conversia valutară în timpul tranzacțiilor pe baza ratelor și regulilor stabilite la nivel central;
formulare de ecran multilingve, rapoarte, solicitări și mesaje, a căror formă este determinată de utilizator;
format de date numerice definit de utilizator și specific unei țări date (de exemplu, numărul de zecimale dintr-o monedă);
format de dată și oră definit de utilizator și specific țării sale;
calendarul weekendurilor și sărbătorilor, definit de utilizator etc.
În ciuda integrării diverselor tehnologii informaționale în biroul electronic, acesta din urmă nu este „fără hârtie”. În ultimii ani, biroul a fost completat cu o serie de echipamente de birou: fax, telefon, telex, copiator, scanner, imprimantă, cititor de coduri de bare conectat la un computer. Pentru fiecare dintre ele au fost dezvoltate tehnologii informaționale care funcționează independent. Deci, imprimanta imprimă documentul, iar faxul îl transmite. Prin urmare, a apărut problema de a combina toate aceste IT-uri într-unul singur pentru a efectua majoritatea operațiunilor.
Conceptul ATWork, dezvoltat de Microsoft, oferă un sistem de operare special care este comun tuturor tipurilor de echipamente de birou și creează periferice inteligente. Sistemul de operare ATWork funcționează în timp real și conține un set de programe pentru deservirea fiecărui dispozitiv periferic într-un mediu Windows. Poate „rula pe cont propriu” și are un sistem de fișiere care conține „stocare obiect” în care datele din aplicații sunt mutate fără preprocesare, cum ar fi în format Word. De fapt, sistemul de operare a înlocuit driverele de dispozitiv. Acest lucru i-a permis să efectueze e -functii de posta si fax.
Rețineți că utilizarea IT la locul de muncă schimbă tehnologia de lucru a unui specialist în domeniu.
Tehnologiile de pachete, de rețea și de dialog sunt folosite pentru a lucra cu un computer. O parte din munca de rutină a lucrătorului informațional, care a fost oficializată la momentul introducerii EIS, se realizează automat, fără intervenția acestuia. Dacă software-ul și hardware-ul computerului vă permit să implementați modul lot, atunci această parte a lucrării poate fi efectuată în fundal. Când este necesară intervenția utilizatorului, computerul intră într-un dialog care continuă până când algoritmul ajunge la partea oficială a soluției problemei. Pentru a conduce un dialog, puteți utiliza tehnologiile de dialog și de rețea. Tehnologia de rețea este utilizată dacă este necesară trimiterea sau primirea unei cereri, mesaj, date de la un utilizator la distanță, bază de date. În acest caz, mesajul poate conține orice obiecte din lumea reală (sunet, informații audio și video, text etc.), pentru procesarea cărora se folosesc tehnologii hipertext sau multimedia. Astfel, se realizează un mod de funcționare semi-automat, care face posibilă efectuarea pe computer chiar și a acelor tipuri de lucrări greu de oficializat.
Tehnologia de lucru a unui lucrător în informații după introducerea EIS se schimbă, de asemenea, deoarece partea de rutină a muncii sale, care reprezintă aproximativ 75% din toată munca, este efectuată de un computer. Formele de calcul, control și documentare se schimbă. Activitatea unui informator are ca scop nu înregistrarea și înregistrarea datelor, ci analizarea informațiilor, pregătirea soluțiilor optime, identificarea tendințelor proceselor în desfășurare, rezolvarea problemelor care apar, corectarea situațiilor adverse și autoformalizarea cunoștințelor. Astfel, nu numai conținutul lucrării se modifică, ci și cerințele pentru calificarea și competența unui specialist.
Introducerea IT face posibilă schimbarea naturii muncii unui lucrător informațional, eliberarea timpului pentru o abordare creativă a îndeplinirii sarcinilor, creșterea productivității și calității muncii, reducerea intensității muncii, ceea ce duce la o scăderea numărului de personal, și deci la o reducere a costurilor de management, o creștere a eficienței muncii manageriale, modificarea structurii aparatului administrativ și a metodelor de management în vederea îmbunătățirii producției.