Πώς ρυθμίζονται οι δραστηριότητες των υπαλλήλων γραφείου; Τι σημαίνει να «οργανώνεις ορθολογικά τον χώρο εργασίας και να τον εξοπλίζεις σύμφωνα με τα πρότυπα υγιεινής»; Ποιο είναι το βέλτιστο πρόγραμμα εργασίας και ανάπαυσης για τους υπαλλήλους γραφείου;
Ποιοι είναι οι «υπάλληλοι» και ποια έγγραφα ρυθμίζουν τις δραστηριότητές τους;
Πόσο συχνά σκέφτεται ένας εργαζόμενος γιατί ο χώρος εργασίας του φαίνεται έτσι και όχι αλλιώς; Γιατί είναι εξοπλισμένο με τον συγκεκριμένο εξοπλισμό και όχι με άλλους; Κατά κανόνα, η οργάνωση του χώρου εργασίας των εργαζομένων, με την πρώτη ματιά, δεν μπορεί να οδηγήσει σε επιπλοκές για τους εργοδότες. Ωστόσο, η παραγωγικότητα, η υγεία, οι δεξιότητες επικοινωνίας και η κινητικότητα των εργαζομένων που συμμετέχουν στην εκτέλεση εργασιακών λειτουργιών εξαρτώνται από τη σωστή οργάνωση των χώρων εργασίας. Ας εξετάσουμε, λοιπόν, γενικές προσεγγίσεις για την οργάνωση της εργασίας χρησιμοποιώντας το παράδειγμα των εργαζομένων που εκτελούν εργασίες γραφείου.
Επί του παρόντος, για τη σωστή οργάνωση των χώρων εργασίας, είναι απαραίτητο να χρησιμοποιούνται διβιομηχανικά πρότυπα για το χρόνο των εργαζομένων που εκτελούν εργασίες γραφείου ( Περαιτέρω- Πρότυπα χρόνου), που αναπτύχθηκαν σύμφωνα με την εντολή του Υπουργικού Συμβουλίου της Ουκρανίας «Σχετικά με την έγκριση μέτρων για την εφαρμογή της ιδέας περαιτέρω μεταρρύθμισης των μισθών στην Ουκρανία, που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Προέδρου της Ουκρανίας της 25ης Δεκεμβρίου 2000 Νο 1375» με ημερομηνία 23 Απριλίου 2001 Αρ. 152-r.
Τα χρονικά πρότυπα αποσκοπούν στην τυποποίηση της εργασίας των εργαζομένων στον τομέα της εργασίας γραφείου, καθώς και στον καθορισμό του αριθμού των εργαζομένων που παρέχουν αυτήν την εργασία. Για παράδειγμα, μεταξύ των εργαζομένων που μπορούν να θεωρηθούν υπάλληλοι, πρέπει να διακρίνονται τα ακόλουθα:
- “Reference Assistant” (κωδικός KP 4115).
- «Διαχειριστής μηχανημάτων αντιγραφής και αντιγραφής» (κωδικός KP 4112).
- «Γραμματέας-δακτυλογράφος» (κωδικός ΚΠ 4115).
- «Archivarius» (κωδικός KP 4141).
- «Υπάλληλος» (κωδικός KP 4144).
- «Διοργανωτής εργασιών γραφείου (τύποι ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ)" (κωδικός ΚΠ 3435.2);
- «Ειδικός εγγράφων» (κωδικός KP 2432.1).
- «Διοργανωτής εργασιών γραφείου ( κυβερνητικές υπηρεσίες)" (ΚΠ 3435.1);
- «Διοργανωτής εργασιών γραφείου (σύστημα νομικών διαδικασιών)» (κωδικός ΚΠ 3435.3).
- «Αναφορά» (κωδικός KP 3436.1) κ.λπ.
Θα πρέπει να σημειωθεί ότι τα πρότυπα χρόνου μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν σε κρατικές εκτελεστικές αρχές, επιχειρήσεις, ιδρύματα, οργανισμούς ( Περαιτέρω- επιχείρηση) κάθε μορφής ιδιοκτησίας και υπαγωγής.
Τα χρονικά πρότυπα αποτελούνται από ένα γενικό μέρος, την οργάνωση εργασίας και ένα κανονιστικό μέρος.
Η οργάνωση της εργασίας περιέχει γενικούς οργανωτικούς και τεχνικούς όρους για την εκτέλεση εργασιών γραφείου, τον εξοπλισμό χώρων εργασίας για υπαλλήλους γραφείου και παραδείγματα οργάνωσης εργασίας για ορισμένους υπαλλήλους γραφείου.
Οι δραστηριότητες των υπαλλήλων που ασχολούνται με εργασίες γραφείου ρυθμίζονται περιγραφές εργασίας, που αναπτύχθηκε σύμφωνα με την ενότητα 1 «Επαγγέλματα διευθυντικών στελεχών, επαγγελματιών, ειδικών και τεχνικών υπαλλήλων» του Τεύχους 1 «Επαγγέλματα εργαζομένων που είναι κοινά σε όλους τους τύπους οικονομικών δραστηριοτήτων» του Καταλόγου χαρακτηριστικών προσόντων των επαγγελμάτων των εργαζομένων, εγκεκριμένο με εντολή του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικής Πολιτικής της Ουκρανίας , και τον κατάλογο τυπικών χαρακτηριστικών επαγγελματικών προσόντων των θέσεων δημοσίων υπαλλήλων, εγκεκριμένο με εντολή της Εθνικής Δημόσιας Υπηρεσίας της Ουκρανίας.
Το κύριο καθήκον των υπαλλήλων γραφείου είναι να εργάζονται με έγγραφα και άλλες πληροφορίες χρησιμοποιώντας οργανωτική και τεχνολογία υπολογιστών, την επεξεργασία εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, την εγγραφή και την παράδοσή της στον προορισμό της, την αποθήκευση, τη μεταφορά στο αρχείο κ.λπ.
Οι προγραμματισμένες εργασίες περιλαμβάνουν καταχώριση εγγράφων, επεξεργασία πληροφοριών, ανάλυσή τους, συστηματοποίηση, συσσώρευση και αποθήκευση.
Γενικές οργανωτικές και τεχνικές προϋποθέσεις για την εκτέλεση εργασιών γραφείου:
- ορθολογική οργάνωση των χώρων εργασίας·
- έγκαιρη λήψη πληροφοριών, διαβουλεύσεων και οδηγιών από τους υπαλλήλους·
- συμμόρφωση με ένα ορθολογικό καθεστώς εργασίας και ανάπαυσης ·
- εξασφάλιση καθιερωμένων υγειονομικών προτύπων.
ΣΕ τα τελευταία χρόνιαΤο κύριο μέσο προετοιμασίας εγγράφων κειμένου είναι ένας προσωπικός υπολογιστής (PC).
Απαιτήσεις για συνθήκες εργασίας
Κύριοι παράγοντες:
- χωροταξικό σχεδιασμό?
- φωτισμός χώρων και χώρων εργασίας.
- μικροκλίμα?
- χρώμα δωματίου?
- πρόγραμμα εργασίας και ανάπαυσης.
Οι χώροι εργασίας των υπαλλήλων γραφείου πρέπει να είναι άνετοι και εξοπλισμένοι σύμφωνα με τα πρότυπα υγιεινής: είναι εξοπλισμένοι με τραπέζια ενός ή δύο βάθρων για άνετη τοποθέτηση εξοπλισμού γραφείου και αντικειμένων εργασίας και στα συρτάρια των τραπεζιών - αποθήκευση σχετικών εγγράφων και γραφείου προμήθειες, δίσκοι χαρτιού, μικρός εξοπλισμός γραφείου κ.λπ.
Η απόσταση μεταξύ των ματιών του εργαζομένου και της οθόνης του υπολογιστή δεν πρέπει να είναι μικρότερη από το ενάμισι μήκος της διαγωνίου της χρησιμοποιούμενης οθόνης. Η οθόνη πρέπει να βρίσκεται 15 μοίρες κάτω από το επίπεδο των ματιών και το πληκτρολόγιο πρέπει να βρίσκεται σε απόσταση περίπου 40 cm από το σώμα. Οι καρποί σας πρέπει να είναι στο ίδιο επίπεδο με τον αντιβράχιο σας. Η οθόνη ενδείξεων πρέπει να είναι τοποθετημένη έτσι ώστε το φως του ήλιου και το φως της λάμπας να μην αντανακλούν από αυτήν και να μην τυφλώνουν τον εργαζόμενο. Στην ιδανική περίπτωση, το επίπεδο φωτεινότητας της οθόνης θα πρέπει να ταιριάζει με τη φωτεινότητα του φωτός στο δωμάτιο, κάτι που μπορεί να επιτευχθεί ρυθμίζοντας την οθόνη.
Οι οθόνες που αναβοσβήνουν έχουν εξαιρετικά αρνητική επίδραση στα μάτια. Ο ελάχιστος ρυθμός ανανέωσης οθόνης, σύμφωνα με τις εργονομικές απαιτήσεις, πρέπει να είναι τουλάχιστον 75 Hz.
Οι χώροι εξυπηρέτησης πρέπει να έχουν ορθογώνιο ή τετράγωνο σχήμα. Το πιο ορθολογικό είναι ένα ορθογώνιο δωμάτιο με λόγο διαστάσεων 1:1,5 (αλλά όχι περισσότερο από 1:2). Το πλάτος του δωματίου πρέπει να είναι τουλάχιστον 2,5 m και το ύψος - 3,25 m.
Ο φωτισμός του χώρου εργασίας έχει ιδιαίτερη σημασία. Εάν ο χώρος εργασίας έχει τοπικό φωτισμό, συνιστάται η χρήση περιστρεφόμενων, κινητών λαμπτήρων. Το απαλό φως που δεν θαμπώνει τα μάτια θα πρέπει να φτάνει στην επιφάνεια της επιφάνειας εργασίας στα αριστερά. Είναι απαράδεκτο να χρησιμοποιείται μόνο τοπικός φωτισμός, καθώς αυτό οδηγεί σε αναπόφευκτη προσαρμογή της όρασης.
- στην περίπτωση φωτισμού φθορισμού - 300 lux.
- σε περίπτωση φωτισμού με λαμπτήρες πυρακτώσεως - 150 lux.
Το κανονικό επίπεδο κορεσμού χώρου με φως σε συντελεστές ανάκλασης επιφανειών: δάπεδο - 25%, οροφή - 70%, έπιπλα και εξοπλισμός - τουλάχιστον 35%. Προστασία από το άμεσο ηλιακό φως μπορεί να παρέχεται με αλεξήλιο, περσίδες ή κουρτίνες.
Η απόδοση του φωτισμού στους χώρους γραφείων αυξάνεται στην περίπτωση της ορθολογικής βαφής τοίχων και οροφών. Το χρώμα του δωματίου επηρεάζει σημαντικά την αποδοτικότητα της εργασίας. Τα πιο ευνοϊκά χρώματα είναι το λευκό, το πράσινο-μπλε, το κιτρινοπράσινο, το ανοιχτό πράσινο, το μπεζ, το ανοιχτό μπεζ, το ανοιχτό κίτρινο, το γαλάζιο. Αυτά τα χρώματα δεν έχουν μόνο ηρεμιστικό αποτέλεσμα νευρικό σύστημαανθρώπους, αλλά και να βελτιώσει σημαντικά τον εσωτερικό φωτισμό.
Για καλύτερη διασπορά και αντανάκλαση του φωτός, συνιστάται η βαφή της οροφής άσπρο χρώμα, αντανακλά έως και το 90% της ροής φωτός. Οι τοίχοι πρέπει να αντανακλούν λιγότερο φως και να είναι ελαφρώς πιο σκούροι από την οροφή. Εάν τα παράθυρα στο δωμάτιο βλέπουν στην ηλιόλουστη πλευρά, τότε είναι καλύτερο να βάψετε τους τοίχους σε ψυχρά χρώματα: μπλε, πρασινωπό, ανοιχτό πράσινο. Για δωμάτια με παράθυρα προσανατολισμένα προς τα βόρεια, βορειοδυτικά, βορειοανατολικά, τα ζεστά χρώματα είναι πιο κατάλληλα: κιτρινωπό, ανοιχτό πορτοκαλί, άμμος.
Το δάπεδο, ανεξάρτητα από το υλικό από το οποίο είναι κατασκευασμένο, θα πρέπει να έχει πιο σκούρο χρώμα από τους τοίχους.
Η ανθρώπινη υγεία και η απόδοση εξαρτώνται επίσης από παράγοντες περιβάλλον, πρώτα απ 'όλα, από τη διατήρηση της κανονικής θερμοκρασίας και υγρασίας.
- θερμοκρασία αέρα: κατά την κρύα εποχή (κάτω από +10 °C) - η θερμοκρασία δωματίου κυμαίνεται από 20 έως 22 °C. στη ζεστή εποχή (πάνω από +10 °C) - 20–25 °C.
- σχετική υγρασία αέρα - 30–60%;
- ταχύτητα κίνησης του αέρα: στην κρύα εποχή - όχι περισσότερο από 0,2 m/s. στη ζεστή εποχή - 0,2–0,5 m/s.
- ατμοσφαιρική πίεση - από 84 έως 107 kPa (630–800 mm Hg).
- Η μέγιστη περιεκτικότητα σε σκόνη στον αέρα εσωτερικού χώρου με μέγεθος σωματιδίων που δεν υπερβαίνει τα 3 μικρά είναι 0,75 mg/cu. Μ.
Ο εξωραϊσμός των χώρων, που αποτελεί διακοσμητικό στοιχείο του εσωτερικού, βελτιώνει τη σύνθεση του αέρα, μειώνει τη νευροψυχική και οπτική κόπωση. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για ψυχικές συνθήκες εργασίας.
Κατά το σχεδιασμό χώρων εργασίας για καλλιτέχνες, είναι απαραίτητο να προβλεφθεί ο ολοκληρωμένος εξοπλισμός αυτών των χώρων με τα απαραίτητα μέσα εργασίας. Ο εξοπλισμός των χώρων εργασίας των καλλιτεχνών με τεχνικά μέσα προβλέπεται συνήθως κατά τον σχεδιασμό των διοικητικών κτιρίων και την ανακατασκευή τους.
Για να αυξήσετε την απόδοση και να μειώσετε την κόπωση, συνιστάται η καθιέρωση ρυθμιζόμενων διαλειμμάτων που αποκαθιστούν την απόδοση.
Για τους εργαζόμενους που εισάγουν πληροφορίες σε υπολογιστή, παρέχεται διάλειμμα 2 ώρες μετά την έναρξη της εργασίας και 1,5–2 ώρες μετά από ένα 15λεπτο μεσημεριανό διάλειμμα. κάθε ή κάθε ώρα λειτουργίας για 10 λεπτά.
Τα συρτάρια γραφείου πρέπει να είναι εξοπλισμένα με συσκευές για άνετη διάταξη φακέλων. Συνιστάται σε κάθε ράφι να υπάρχει μια κάρτα με τα περιεχόμενα των φακέλων.
Πρέπει να υπάρχει ντουλάπι για την αποθήκευση ειδικών, βιβλιογραφίας αναφοράς και εγγράφων.
Παρέχονται υπάλληλοι γραφείου υλικά αναφοράς, ειδικότερα, οδηγίες για τήρηση αρχείων, κανονιστικά και μεθοδολογικά έγγραφα, ορθογραφικά και ορολογικά λεξικά, λίστες εργαζομένων του οργανισμού και των δομικών του τμημάτων με αριθμούς τηλεφώνου και διευθύνσεις, αλφαβητικά βιβλία διευθύνσεων και αριθμούς τηλεφώνου εργαζομένων που σχετίζονται με τις δραστηριότητες του οργάνωση, ευρετήρια καρτών κ.λπ.
Το καθεστώς εργασίας και ανάπαυσης των εργαζομένων που ασχολούνται με εργασίες γραφείου και υποστήριξη διαχείρισης καθιερώνεται με τη μορφή καθημερινής ρουτίνας, λαμβάνοντας υπόψη τη ρύθμιση όλων των υποχρεωτικών εργασιών και την εφαρμογή των πιο δύσκολων από αυτές στο πρώτο μισό της ημέρας, όταν οι εργαζόμενοι έχουν υψηλή, σταθερή απόδοση.
Ωρες εργασίας
Μέρος πρώτο του άρθρου 50 προβλέπεται το κανονικό ωράριο εργασίας των εργαζομένων, το οποίο δεν μπορεί να υπερβαίνει τις 40 ώρες την εβδομάδα.
Ας σημειωθεί ότι οι επιχειρήσεις, κατά τη σύναψη συλλογικής σύμβασης, μπορούν να θεσπίσουν μικρότερο επίπεδο ωρών εργασίας από αυτό που ορίζεται στο πρώτο μέρος του άρθρου 50 του εργατικού κώδικα. Κατά τη θέσπιση χαμηλότερου προτύπου για τις ώρες εργασίας, θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ότι η αμοιβή πρέπει στη συνέχεια να γίνεται με το πλήρες τιμολόγιο, με πλήρη μισθό.
Σύμφωνα με το πρώτο μέρος του άρθρου 51 του Εργατικού Κώδικα, καθορίζεται μειωμένο ωράριο:
1) για εργαζόμενους ηλικίας 16 έως 18 ετών - 36 ώρες την εβδομάδα, για άτομα ηλικίας 15 έως 16 ετών (μαθητές ηλικίας 14 έως 15 ετών που εργάζονται κατά τη διάρκεια των διακοπών) - 24 ώρες την εβδομάδα.
Διάρκεια ωρών εργασίας για φοιτητές που εργάζονται κατά τη διάρκεια σχολική χρονιάστον ελεύθερο χρόνο από τη φοίτηση, δεν μπορεί να υπερβαίνει το ήμισυ των ανώτατων ωρών εργασίας που προβλέπονται στην παράγραφο 1 της παρούσας παραγράφου για άτομα της αντίστοιχης ηλικίας·
2) για εργαζόμενους που απασχολούνται σε εργασία με επικίνδυνες συνθήκες εργασίας - όχι περισσότερες από 36 ώρες την εβδομάδα.
Ο κατάλογος των βιομηχανιών, εργαστηρίων, επαγγελμάτων και θέσεων με επικίνδυνες συνθήκες εργασίας, εργασία στην οποία παρέχεται το δικαίωμα σε μειωμένη εργάσιμη εβδομάδα, εγκρίθηκε με ψήφισμα του Υπουργικού Συμβουλίου της Ουκρανίας .
Επιπλέον, η νομοθεσία θεσπίζει μειωμένο ωράριο εργασίας για ορισμένες κατηγορίες εργαζομένων (δάσκαλοι, γιατροί κ.λπ.).
Μειωμένες ώρες εργασίας μπορεί να καθοριστεί με ίδια κεφάλαιασε επιχειρήσεις και οργανισμούς για γυναίκες με παιδιά κάτω των 14 ετών ή παιδί με αναπηρία.
Σύμφωνα με το άρθρο 69 η επιχείρηση καθορίζει ανεξάρτητα μειωμένο ωράριο εργασίας και άλλες παροχές για τους υπαλλήλους της.
Κατά τον υπολογισμό του υπολοίπου του χρόνου εργασίας, θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ότι, σύμφωνα με το άρθρο 53 του Κώδικα Εργασίας, την παραμονή των αργιών και των μη εργάσιμων ημερών (άρθρο 73 του εργατικού κώδικα), η διάρκεια εργασίας των εργαζομένων , πλην των εργαζομένων που ορίζονται στο άρθρο 51 του Κώδικα Εργασίας, μειώνεται κατά μία ώρα, τόσο για 5ήμερη όσο και με 6ήμερη εβδομάδα εργασίας και παραμονές Σαββατοκύριακου η διάρκεια εργασίας με 6ήμερο. εργάσιμη εβδομάδα δεν μπορεί να υπερβαίνει τις 5 ώρες.
Σύμφωνα με το τρίτο μέρος του άρθρου 67 του Κώδικα Εργασίας, εάν μια αργία ή μη εργάσιμη ημέρα (άρθρο 73 εργατικού κώδικα) συμπίπτει με ημέρα άδειας, η ημέρα άδειας μεταφέρεται στην επόμενη ημέρα μετά την αργία ή μη εργάσιμη. ημέρα. Επομένως, σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα μιας εργάσιμης εβδομάδας 5 ημερών με ρεπό το Σάββατο και την Κυριακή του 2014, η ρεπό την Κυριακή 20 Απριλίου θα πρέπει να μεταφερθεί στη Δευτέρα 21 Απριλίου, η άδεια το Σάββατο 28 Ιουνίου θα πρέπει να είναι μετακόμισε για τη Δευτέρα 30 Ιουνίου και ρεπό την Κυριακή 24 Αυγούστου - τη Δευτέρα 25 Αυγούστου.
Κατά κανόνα, προκειμένου να δημιουργηθούν ευνοϊκές συνθήκες για εορτασμό, καθώς και ορθολογική χρήση του χρόνου εργασίας, οι διαταγές του Υπουργικού Συμβουλίου της Ουκρανίας συνιστούν την αναβολή εργάσιμων ημερών για τους εργαζόμενους που έχουν 5ήμερη εργάσιμη εβδομάδα με δύο ημέρες άδεια το Σάββατο και την Κυριακή.
Λόγω του γεγονότος ότι η παρούσα εντολή έχει συμβουλευτικό χαρακτήρα, η απόφαση για αναβολή εργάσιμων ημερών λαμβάνεται από τον εργοδότη ανεξάρτητα με την έκδοση διαταγής ή άλλου διοικητικού εγγράφου.
Η απόφαση που έλαβε ο εργοδότης για αναβολή εργάσιμων ημερών αλλάζει το πρόγραμμα εργασίας της επιχείρησης και το τυπικό ωράριο εργασίας στους μήνες κατά τους οποίους καθιερώνεται η μεταφορά εργάσιμων ημερών. Επομένως, όλες οι ενέργειες σχετικά με την παροχή αδειών και επιστροφής στην εργασία πρέπει να γίνονται σύμφωνα με το πρόγραμμα εργασίας της επιχείρησης, το οποίο έχει αλλάξει λόγω αναβολής των εργάσιμων ημερών.
Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι σε περίπτωση αναβολής της εργάσιμης ημέρας που προηγείται αργίας ή μη εργάσιμης ημέρας σε άλλη ημέρα άδειας, προκειμένου να διατηρηθεί το ισοζύγιο του χρόνου εργασίας για το έτος, η διάρκεια της εργασίας σε αυτήν μεταφέρεται Η εργάσιμη ημέρα πρέπει να αντιστοιχεί στη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας πριν από τις διακοπές, όπως προβλέπεται στο άρθρο 53 του Κώδικα Εργασίας.
Η νομοθεσία δεν θεσπίζει ενιαίο πρότυπο για τη διάρκεια των ωρών εργασίας ανά έτος. Αυτός ο κανόνας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το είδος της εργάσιμης εβδομάδας που καθορίζεται στην επιχείρηση (5 ή 6 ημερών), ποια είναι η διάρκεια της καθημερινής εργασίας, πότε καθορίζονται οι ημέρες άδειας και επομένως οι επιχειρήσεις καθορίζουν τον κανόνα των ωρών εργασίας ανά έτος ανεξάρτητα, σύμφωνα με τις απαιτήσεις των άρθρων 50–53, 67 και 73 του εργατικού κώδικα.
Άρθρο που παρέχεται στην πύλη μας
συντακτικό επιτελείο του περιοδικού
Ένα σύνολο ειδικών συσκευών για τη δημιουργία, την επεξεργασία, την αποθήκευση και τη μετάδοση εγγράφων ονομάζεται γενικά μέσα οργανωτικού εξοπλισμού - εξοπλισμός γραφείου.
Τεχνικός εξοπλισμός του χώρου εργασίας
Ο εξοπλισμός γραφείου που χρησιμοποιείται σε ένα συγκεκριμένο χώρο εργασίας ονομάζεται συνήθως μικρός εξοπλισμός γραφείου. Με αυτήν την ταξινόμηση, περιλαμβάνουν: προσωπικούς υπολογιστές, σαρωτές, εκτυπωτές, εξοπλισμό αντιγραφής για ατομική χρήση, τηλέφωνο, φαξ, κ.λπ. Στην πραγματικότητα, ο μικρός εξοπλισμός γραφείου σημαίνει επί του παρόντος όλα τα "μικροτεχνήματα γραφείου" (μολύβι, στυλό, γόμες, τρύπες, συρραπτικά , κόλλα, συνδετήρες κ.λπ.), που χρησιμοποιεί ο κάθε εργαζόμενος για την καθημερινή του εργασία.
Έτσι, δύο τεχνολογίες χρησιμοποιούνται επί του παρόντος για τη δημιουργία εγγράφων.
Πρώτον, είναι δυνατή η συμπλήρωση ήδη καθιερωμένες μορφέςέγγραφα ή σύνταξη ενός σχεδίου εγγράφου με το χέρι. Για να γίνει αυτό, κάθε εργαζόμενος πρέπει να έχει ένα εργαλείο γραφής: ένα μπαλάκι, ένα τριχοειδή ή στυλό μελάνης οποιασδήποτε τροποποίησης.
Δεύτερον, συντάσσοντας ένα έγγραφο απευθείας στον υπολογιστή. Ένας υπολογιστής, όπως ένα τηλέφωνο, μπορεί να είναι προσωπικός όχι μόνο στην ορολογία, αλλά και ως προς το νόημα, δηλαδή να έχει μόνο έναν «ιδιοκτήτη» ή να είναι ένα μέσο συλλογικής χρήσης. Σχεδόν κάθε τύπος εγγράφου είναι κατάλληλος για την προετοιμασία εγγράφων κειμένου και υπολογιστικών φύλλων. σύγχρονο υπολογιστήβασικός εξοπλισμός: συσκευές ανάγνωσης δισκέτας και δίσκων λέιζερ, πληκτρολόγιο, χειριστής. Ένα ποντίκι, trackball, οθόνη αφής ή ηλεκτρονικό tablet μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως χειριστής.
Σημαντικά χαρακτηριστικά της απόδοσης του υπολογιστή κατά την εργασία με έγγραφα είναι η αξία μνήμη τυχαίας προσπέλασηςκαι χωρητικότητα σκληρού δίσκου, καθώς οι νέες εκδόσεις εφαρμογών γραφείου (προγράμματα) γίνονται όλο και πιο απαιτητικές για αυτούς τους δείκτες και οι επεξεργαστές με συχνότητα 100 MHz μπορούν επίσης να αντιμετωπίσουν με επιτυχία την εργασία αναγνώρισης κειμένου.
Κάθε χώρος εργασίας θα πρέπει να έχει ένα σετ από διάφορα μέσα αποθήκευσης: χαρτί, φόρμες, δισκέτες κ.λπ. Ο χώρος εργασίας χρειάζεται δίσκους ή ακόμα και ράφια επιφάνειας εργασίας για την αποθήκευση χαρτιού, τα συρτάρια τραπεζιού θα πρέπει να σας επιτρέπουν να βάζετε κουτιά με δισκέτες, συνδετήρες, στυλό , κλπ μολύβια, μαρκαδόρους και άλλα μικροαντικείμενα. Απαιτείται ένα κουτί προσαρμοσμένο για την αποθήκευση φακέλων με χάρτινα έγγραφα, κατά προτίμηση κρεμαστή αποθήκευση, και αντίστοιχοι ειδικοί φάκελοι με σύστημα στερέωσης, «αρχεία» για την αποθήκευση εγγράφων σε αυτά κ.λπ.
Για να οργανώσετε την προσωπική σας εργασία, χρειάζεστε επιτραπέζια ημερολόγια, φακέλους και δίσκους για επαγγελματικές κάρτες, φακέλους εγγράφων, κάρτες ελέγχου, οργανώσεις τσέπης και επιτραπέζιου υπολογιστή, συνδετήρες για τη στερέωση διαφορετικών αριθμών φύλλων, συνδετήρες, κουμπιά, συρραπτικό και αντισυρραπτικό και άλλο μικρό εξοπλισμό γραφείου. Ωστόσο, ένα σημαντικό μέρος του εξοπλισμού γραφείου δεν χρειάζεται από τους υπαλλήλους για μεγάλο χρονικό διάστημα, επομένως αυτός ο εξοπλισμός γραφείου μπορεί κάλλιστα να είναι κοινόχρηστος είτε για πολλούς χώρους εργασίας είτε για μια δομική μονάδα στο σύνολό της.
Εάν σκοπεύετε να εργαστείτε μόνο με υπολογιστή, μπορεί να εξοπλιστεί ένας ειδικός χώρος εργασίας - μια "γωνία υπολογιστή".
Ο κοινόχρηστος εξοπλισμός γραφείου μπορεί να είναι όχι μόνο ένας εκτυπωτής, το φωτοαντιγραφικό, το φαξ, ο τεμαχιστής, αλλά και ένας από τους υπολογιστές εξοπλισμένους με σαρωτή, κάρτα φαξ-μόντεμ για πρόσβαση στο Διαδίκτυο και άλλα αξεσουάρ.
Για συλλογική χρήση, συνιστάται η χρήση συρραπτικών και διάτρητων οπών που διαφέρουν ως προς την απόδοση (πάχος των φύλλων που έχουν τρυπηθεί, αριθμός οπών διάτρησης).
Για συλλογική χρήση μπορεί να υπάρχουν εργαλεία διόρθωσης κειμένου, προμήθεια χαρτιού, κενές φόρμες, δισκέτες και φάκελοι. Εκτός από τα γραφεία, κατά κανόνα, χρειάζονται ντουλάπια και ράφια για αποθήκευση αναφοράς, πρόχειρα υλικά και βιβλιογραφία για ατομική και συχνότερα συλλογική χρήση. Κατά την κρίση της διοίκησης, οι χώροι εργασίας μπορεί να είναι εξοπλισμένοι με σταθερά ερμάρια για ανοιχτή ή ασφαλή αποθήκευση αρχείων και βιβλία αναφοράς για γενική χρήση.
Ο χώρος εργασίας ενός ειδικού στην υπηρεσία προσχολικής εκπαίδευσης, μια δομική μονάδα που σχετίζεται με την επεξεργασία μεγάλων ποσοτήτων πληροφοριών εγγράφων, πρέπει να είναι κατάλληλα εξοπλισμένος με εξοπλισμό γραφείου.
Πρώτον, εάν υπάρχει γραμματέας ή άλλος υπάλληλος υπεύθυνος για την εργασία με έγγραφα στη δομική μονάδα, εξοπλισμός για συλλογική χρήση (εκτυπωτές, φαξ, φωτοτυπικό, κ.λπ.) για πιο παραγωγική χρήση, έγκαιρη αντικατάσταση αντικαταστάσιμων κασετών εκτύπωσης και οργάνωση οι επισκευές θα πρέπει να είναι υπό τον έλεγχο αυτού του υπαλλήλου. Η παρουσία ειδικού υπαλλήλου του τμήματος καθιστά δυνατή τη χρήση τηλεφωνικού διακόπτη με μία γραμμή εξόδου εκτός του οργανισμού.
Ο χώρος εργασίας ενός ειδικού στο προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα πρέπει να είναι εξοπλισμένος με χειροκίνητα, μηχανικά ή ηλεκτρονικά συστήματα (κιβώτια αρχειοθέτησης, προσωπικός υπολογιστής) για την καταγραφή και παρακολούθηση εγγράφων που λαμβάνουν οι υπάλληλοι του τμήματος και βρίσκονται στην κατοχή τους. Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να έχετε μια συμπαγή γραφομηχανή (ηλεκτρική ή μηχανική) για τη γραφομηχανή συμπλήρωσης εντύπων με ακριβή και λεπτό γραφίτη, σε περίπτωση βλάβης εξοπλισμού υπολογιστή, για παράδειγμα, λόγω επίθεσης ιού ή της ειδικής μυστικότητας του εγγράφου που ετοιμάζεται .
Η οργάνωση του χώρου εργασίας ενός ειδικού υπηρεσιών προσχολικής εκπαίδευσης διαμορφώνεται με βάση την ανάλυση του περιεχομένου των δραστηριοτήτων του, τις απαιτήσεις εργονομίας, υγιεινής και ψυχοφυσιολογίας και στοχεύει στο σχεδιασμό της βέλτιστης οργάνωσης του χώρου εργασίας. Ένας κατά προσέγγιση κατάλογος εξοπλισμού γραφείου και εργαλείων υπολογιστή που χρησιμοποιούνται στην εργασία ενός γραμματέα:
μικρός εξοπλισμός γραφείου, υλικά γραφής: στυλό, χαρτί, μολύβια, γόμες κ.λπ.
μέσα για τη συλλογή και την παραγωγή εγγράφων κειμένου (υπολογιστής, συσκευή εγγραφής φωνής, εκτυπωτής, σαρωτής, φορητή γραφομηχανή σε απόθεμα).
Μέσα για την επεξεργασία χάρτινων εγγράφων: μηχανές κόλλησης και στερέωσης, εξοπλισμός ανοίγματος και κοπής φακέλων, εξοπλισμός διευθυνσιοδότησης και σφράγισης, μηχανή καταστροφής εγγράφων.
μέσα αποθήκευσης και ανάκτησης εγγράφων: αρχειοθήκες διάφοροι τύποι, ντουλάπια και ράφια, χρηματοκιβώτιο?
μέσα επικοινωνίας: τηλέφωνο, ραδιοτηλέφωνο, ραδιόφωνο, τηλετύπος, φαξ, κάρτα δικτύου για τοπικό δίκτυο, μέσα επιχειρησιακής επικοινωνίας αποστολής, ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ, μόντεμ;
φωτοαντιγραφικά μηχανήματα και μηχανήματα.
τεμαχιστής για την ταχεία καταστροφή εμπιστευτικών πληροφοριών.
έπιπλα και εξοπλισμός γραφείου.
Οι σταθμοί υπολογιστών και τα γραφεία των εργαζομένων, ο εξοπλισμός γραφείου για συλλογική χρήση τοποθετούνται με τέτοιο τρόπο ώστε να ελαχιστοποιούνται οι δυσκολίες μεταξύ τους επικοινωνίας και χρήσης του εξοπλισμού.
-
Ροή εγγράφων - κίνηση έγγραφα V οργανώσειςαπό τη στιγμή της δημιουργίας ή της παραλαβής τους μέχρι το κεφάλι. Οργάνωση Και τεχνικός εξοπλισμός εργάτες μέρη Για δουλειά Με έγγραφα. Ένα σύνολο ειδικών συσκευών για δημιουργία, επεξεργασία, αποθήκευση... -
Οργάνωση Και τεχνικός εξοπλισμός εργάτες μέρη Για δουλειά Με έγγραφα.
Ροή εγγράφων - κίνηση έγγραφα V οργανώσειςαπό τη στιγμή που δημιουργούνται ή λαμβάνονται μέχρι την ολοκλήρωση της εκτέλεσης ή της αποστολής. -
Οργανωτικές μορφές δουλειά Με έγγραφα. Καθε οργάνωσηθα πρέπει να δημιουργήσει μια ειδική υπηρεσία: διοίκηση επιχειρήσεων, γενικό τμήμα, τμήμα Δ.
Οργάνωση Και τεχνικός εξοπλισμός εργάτες μέρη Για δουλειά Με έγγραφα. -
Για δουλειά
Οργάνωση Και τεχνικός εξοπλισμός εργάτες μέρη Για δουλειά Με έγγραφα. -
Το 1720 Εγκρίθηκαν Γενικοί Κανονισμοί που αποτέλεσαν τη βάση Για δουλειάόλα τα boards, και το σύστημα de... περισσότερα ».
Οργάνωση Και τεχνικός εξοπλισμός εργάτες μέρη Για δουλειά Με έγγραφα. -
Το 1720 Εγκρίθηκαν Γενικοί Κανονισμοί που αποτέλεσαν τη βάση Για δουλειάόλα τα boards, και το σύστημα de... περισσότερα ».
Οργάνωση Και τεχνικός εξοπλισμός εργάτες μέρη Για δουλειά Με έγγραφα. -
Όταν Kzo =1, εξασφαλίζεται στενή εξειδίκευση εργάτης μέρηκαι δημιουργούνται οι προϋποθέσεις για την αύξηση της παραγωγικότητας της εργασίας μέσω της ανάπτυξης εργασιακών δεξιοτήτων εργάτες, ευκαιρίες τεχνικός εξοπλισμόςεργατικά κ.λπ. -
Η επιλογή των βραχυπρόθεσμων λειτουργιών κατέστησε δυνατή την απλούστευση της τεχνολογικής εξοπλισμόςΚαι οργανώσειςπαραγωγή, βελτίωση των δεξιοτήτων εργάτες, αυξάνουν την παραγωγικότητα της εργασίας τους. -
...τεχνικός εξοπλισμόςΟλοι εργάτες μέρηκαι να τους δημιουργήσουν συνθήκες δουλειά
Νομοθετικό τεκμηρίωσηγια την προστασία της εργασίας υποχρεώνουν τη διοίκηση των επιχειρήσεων
Σε περίπτωση τραυματισμού ή άλλης βλάβης στην υγεία οργάνωση, υπεύθυνος για... -
Σχέδιο τεκμηρίωση, που αναπτύχθηκε σύμφωνα με τα αρχικά δεδομένα, τεχνικόςσυνθήκες
Σειρά οργανώσεις Καιδιενέργεια διαγωνισμού για το έργο δουλειάπροσδιορίζεται
Αναφορά τεκμηρίωσημέρος εργαζόμενος τεκμηρίωσηδεν περιλαμβάνονται και μπορούν να μεταφερθούν...
Βρέθηκαν παρόμοιες σελίδες:10
Η οργάνωση των χώρων εργασίας των εργαζομένων και η δημιουργία ευνοϊκών συνθηκών εργασίας έχουν μεγάλη σημασία στο έργο του διοικητικού μηχανισμού.
Η διευθυντική εργασία χαρακτηρίζεται συνήθως από χαμηλή σωματική δραστηριότητα, μονοτονία και παρατεταμένη παραμονή σε εσωτερικούς χώρους. Όλα αυτά προκαλούν γρήγορη κόπωση και φυσικά επηρεάζουν τα αποτελέσματα της εργασίας. Επομένως, κατά την οργάνωση της εργασίας του διευθυντικού προσωπικού, το οποίο περιλαμβάνει υπαλλήλους γραφείου, μεγάλη προσοχήθα πρέπει να δοθεί στη διευθέτηση και τη διάταξη των χώρων γραφείων, τη διατήρηση των συνθηκών φωτισμού και θερμοκρασίας σε αυτούς που πληρούν τα πρότυπα, την εξάλειψη του θορύβου, τον εξοπλισμό των χώρων εργασίας σύμφωνα με τις λειτουργίες που εκτελούνται και τη θέσπιση ορθολογικού προγράμματος εργασίας.
Κατά την επιλογή χώρων για την υπηρεσία εργασίας γραφείου, είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη ότι, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς, η τυπική επιφάνεια γραφείων πρέπει να είναι τουλάχιστον 4 m2 ανά υπάλληλο. Επιπλέον, λαμβάνεται υπόψη η δυνατότητα εγκατάστασης και τοποθέτησης εξοπλισμού και κυρίως προσωπικών υπολογιστών, σαρωτών, φαξ, εκτυπωτών, που χρησιμοποιούνται πολύ ενεργά σήμερα στον τομέα της διαχείρισης. Επομένως, αφού προσδιοριστεί η σύνθεση και το είδος των τεχνικών μέσων και του βοηθητικού εξοπλισμού που προορίζονται για τοποθέτηση, λαμβάνεται υπόψη η συνολική επιφάνεια που απαιτείται για την τοποθέτησή τους. Η συσσώρευση μεγάλου αριθμού εξοπλισμού αυτοματισμού και μηχανοποίησης σε ένα μικρό δωμάτιο όπου εργάζονται πολλά άτομα αλλάζει σημαντικά το μικροκλίμα στο δωμάτιο, τις συνθήκες εργασίας και οδηγεί σε γρήγορη κόπωση. Επομένως, ο υπολογισμός της επιφάνειας ανά εργαζόμενο που εργάζεται σε οθόνη υπολογιστή βασίζεται στον κανόνα των 6 m2 ανά άτομο. Οι χώροι εργασίας με οθόνες θα πρέπει να βρίσκονται σε απόσταση τουλάχιστον 1,5 m μεταξύ τους. Εάν υπάρχει μεγάλος αριθμός τεχνικών μέσων, είναι πιο βολικό να χρησιμοποιείτε κινητά χωρίσματα ή έπιπλα γραφείουδιαχωρίστε πολλούς χώρους εργασίας. Το δωμάτιο πρέπει πάντα να αερίζεται καλά ή να είναι εξοπλισμένο με κλιματισμό. Οι συσκευές αντιγραφής και εκτύπωσης υψηλής ταχύτητας δημιουργούν αυξημένες απαιτήσεις για αερισμό (συναλλαγματική ισοτιμία αέρα).
Εξίσου σημαντικός είναι ο σωστός φωτισμός των χώρων εργασίας. Η έλλειψη φωτισμού είναι συχνά ένας από τους λόγους για την ταχεία κόπωση. Ο φυσικός φωτισμός θεωρείται ο καλύτερος. Το φως πρέπει να έρχεται από αριστερά ή μπροστά.
Ο τεχνητός φωτισμός των χώρων εργασίας μπορεί να είναι γενικός (φώτα που βρίσκονται στην οροφή) ή τοπικός, όταν κάθε χώρος εργασίας διαθέτει επιτραπέζιο φωτιστικό. Θα πρέπει να είναι επαρκής όσον αφορά το επίπεδο και την ομοιομορφία του φωτισμού.
Εάν υπάρχουν υπολογιστές, για την εξάλειψη της αντανάκλασης στην οθόνη, τα γενικά φωτιστικά δεν τοποθετούνται στην οροφή, αλλά στην κορυφή των πάνελ τοίχου.
Δεν είναι λιγότερο σημαντικό καθεστώς θερμοκρασίας. Συνιστάται η διατήρηση θερμοκρασίας στο δωμάτιο 22-24 βαθμών Κελσίου και υγρασίας 60-40%.
Η υπηρεσία διαχείρισης γραφείου βρίσκεται συνήθως δίπλα στον χώρο υποδοχής του διευθυντή και ο βοηθός γραμματέας βρίσκεται στον χώρο υποδοχής του διευθυντή ή της εταιρείας. Λαμβάνοντας υπόψη ότι ο χώρος υποδοχής είναι επαγγελματική κάρταθεσμός, με τον οποίο αξιολογείται η εργασιακή κουλτούρα στο σύνολό της, δημιουργείται η πρώτη εντύπωση για την εταιρεία (ίδρυμα) και στη συνέχεια γίνεται σαφής η σημασία που αποδίδεται στον εξοπλισμό της.
Η υπηρεσία διαχείρισης γραφείου είναι επίσης ένα από τα πιο επισκέψιμα τμήματα του ιδρύματος, επομένως το εσωτερικό του τυγχάνει επίσης αυξημένης προσοχής. Ο χώρος εργασίας ενός υπαλλήλου που, λόγω της γραμμής εργασίας του, δέχεται συχνότερα επισκέπτες, θα πρέπει να βρίσκεται κοντά στην είσοδο των εγκαταστάσεων. Κατά την τοποθέτηση θέσεων για υπαλλήλους που εργάζονται στον ίδιο χώρο, λαμβάνονται υπόψη οι επαγγελματικές τους επαφές. Συνιστάται η τοποθέτηση συσκευών που λειτουργούν συνεχώς με θόρυβο σε ξεχωριστό δωμάτιο εξοπλισμένο με ηχομονωτικά υλικά. Κατά την τοποθέτηση χώρων εργασίας, λαμβάνονται υπόψη οι συνιστώμενες διαστάσεις για τους διαδρόμους:
Το πλάτος της διόδου για ένα άτομο είναι 60 cm.
Για δύο άτομα - 80 cm.
Για τρεις άνθρωποι- 100 cm.
Μεταξύ τραπεζιών - 55 cm.
Μεταξύ συσκευών θέρμανσης και τραπεζιού εργασίας - 55 cm.
Μεταξύ του τοίχου και του τραπεζιού - 65 cm.
Δεν συνιστάται η τοποθέτηση της οθόνης απέναντι από τα παράθυρα και δεν είναι σκόπιμο το άτομο που εργάζεται στην οθόνη να κάθεται απέναντι από τα παράθυρα.
Ο χώρος εργασίας κάθε εργαζόμενου είναι εξοπλισμένος λαμβάνοντας υπόψη τις λειτουργικές του ευθύνες. Για παράδειγμα, ο χώρος εργασίας του γραμματέα ενός διευθυντή ή ενός γραμματέα εταιρείας αποτελείται από τρεις ζώνες: την κύρια, όπου βρίσκεται το γραφείο του με τις κονσόλες και τον απαραίτητο εξοπλισμό γραφείου, έναν χώρο εξυπηρέτησης επισκεπτών και έναν βοηθητικό χώρο όπου ντουλάπια, ένα μηχάνημα αντιγραφής, βρίσκονται συσκευή φαξ κ.λπ.
Η επιλογή των επίπλων έχει μεγάλη σημασία. Οι διαστάσεις των επίπλων πρέπει να αντιστοιχούν στην περιοχή του δωματίου και δεν πρέπει να γεμίζουν το δωμάτιο. Κατά την επιλογή επίπλων λαμβάνονται υπόψη οι ανθρωπολογικοί δείκτες του εργαζομένου. Δεδομένου ότι ο υπάλληλος γραφείου πρέπει να κάθεται πολύ, η επιλογή είναι πολύ σημαντική άνετη καρέκλαή καρέκλες με ρυθμιζόμενο ύψος καθίσματος. Για παράδειγμα, πολυθρόνες και καρέκλες με ψηλή πλάτη με δύο καμπύλες είναι άνετες: για την οσφυϊκή και θωρακική μοίρα της σπονδυλικής στήλης.
Τα ντουλάπια θα πρέπει να παρέχουν κάθετη αποθήκευση φακέλων και μια γρήγορη επισκόπηση των θηκών και τα τραπέζια εργασίας πρέπει να ρυθμίζονται σε ύψος εντός της περιοχής 680-760 mm. Τα συρτάρια στα γραφεία πρέπει να ταιριάζουν με το μέγεθος των εγγράφων και των φακέλων και να είναι εύκολο να τα βγάλετε, ακόμα κι αν είναι πολύ φορτωμένα. Οι πίνακες παρέχονται συχνά με συνημμένα. Σήμερα παράγουν διάφορες εταιρείες ένας μεγάλος αριθμός απόορθολογικά σετ επίπλων για χώρους υποδοχής και γραφείου.
Κάθε χώρος εργασίας πρέπει να έχει ένα σετ απλού εξοπλισμού γραφείου, για παράδειγμα, δίσκους πολλαπλών επιπέδων για τη συλλογή εγγράφων, ένα εβδομαδιαίο ημερολόγιο, έναν επιτραπέζιο οργανωτή με στυλό, μολύβια και άλλα είδη γραφείου, ένα σημειωματάριο για σημειώσεις, φακέλους για την τακτική αποθήκευση εγγράφων, και τα λοιπά.
Το σύνολο τεχνικού εξοπλισμού ενός υπαλλήλου της υπηρεσίας γραφείου πρέπει να αντιστοιχεί στις λειτουργικές του αρμοδιότητες, αλλά σήμερα ένας υπολογιστής και ένα τηλέφωνο (εσωτερική επικοινωνία ή με πρόσβαση στο δίκτυο της πόλης) είναι σχεδόν υποχρεωτικά για κάθε χώρο εργασίας στην υπηρεσία εργασίας γραφείου.
Εάν υπάρχει γραφείο (ομάδα) δακτυλογραφικών εργασιών, τότε είναι εξοπλισμένο με προσωπικούς υπολογιστές, συσκευές εγγραφής φωνής, εκτυπωτές υψηλής ταχύτητας, συρραπτικά εγγράφων, ράφια και ντουλάπια για την αποθήκευση εντύπων εγγράφων, μηχανή καταστροφής εγγράφων κ.λπ. Εκτός από τον εξοπλισμό αντιγραφής, η περιοχή αντιγραφής και εκτύπωσης μπορεί να διαθέτει μηχανήματα βιβλιοδεσίας, ταξινόμησης, κοπής χαρτιού κ.λπ.
Για την αρχική επεξεργασία εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων χρειάζεστε συρραπτικό εγγράφων, ανοιχτήρι φακέλων, σφραγιστικό φακέλων, μηχάνημα αναδίπλωσης και σήμανσης, πλαστικοποιητή, μηχανή σφράγισης κ.λπ.
Με τον παραδοσιακό έλεγχο καταχώρισης και εκτέλεσης εγγράφων, χρειάζονται ντουλάπια αρχειοθέτησης επιτραπέζιου υπολογιστή.
Ράφια, ντουλάπια και μεταλλικά χρηματοκιβώτια χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση αρχείων.
Η επιλογή του εξοπλισμού γραφείου διευρύνεται συνεχώς και προσαρμόζεται στην εισαγωγή αυτοματοποιημένων τεχνολογιών.
Ένας κατάλληλα εξοπλισμένος χώρος εργασίας Όμορφο σχέδιοοι χώροι γραφείου, το υγιές μικροκλίμα δημιουργούν καλή εργασιακή διάθεση και αυξάνουν σημαντικά την παραγωγικότητα της εργασίας.
Η ιδέα του χώρου εργασίας ενός γραμματέα Ο χώρος εργασίας είναι ένας τομέας της εργασιακής δραστηριότητας ενός υπαλλήλου, εξοπλισμένος με τα απαραίτητα μέσα για την εκτέλεση επαγγελματικές ευθύνες. Η οργάνωση του χώρου εργασίας ενός γραμματέα ξεκινά με τον εξοπλισμό του με έπιπλα, ειδικό εξοπλισμό και είδη γραφείου.
Υποχρεωτικό σετ επίπλων: γραφείο με συρόμενο ντουλάπι. καρέκλα με ανύψωση και περιστροφή. βοηθητικό τραπέζι ή βάσεις για εξοπλισμό γραφείου. ντουλάπι για την αποθήκευση τεκμηρίωσης. ασφαλές για την αποθήκευση σημαντικών εγγράφων, εντύπων, σφραγίδων και σφραγίδων. καρέκλα για τους επισκέπτες.
Χαρτικά: όργανο γραφής; τετράδια αναφοράς-αλφαβητικά, ημερολόγιο, εβδομαδιαία? φάκελος ή δίσκος για τρέχοντα έγγραφα και χαρτί. τρύπα, συρραπτικό? μαχαίρι χαρτιού, ψαλίδι? διόρθωση πάστα ("εγκεφαλικό επεισόδιο"), κόλλα. μαγνητική συσκευή για την αποθήκευση συνδετήρων, κουμπιών και άλλων μικρών μεταλλικών αντικειμένων. Ρολόι τοίχου; φακέλους με τις επιγραφές "Για την αναφορά", "Για υπογραφή", "Έγγραφα σε εξέλιξη" κ.λπ.
Τεχνικά: Οι τεχνικοί παράγοντες των συνθηκών εργασίας του γραμματέα περιλαμβάνουν τον εξοπλισμό του χώρου εργασίας του με σύγχρονο εξοπλισμό γραφείου και τη χρήση των πιο πρόσφατων τεχνολογιών πληροφοριών στη διαδικασία εργασίας. Όταν οργανώνετε το χώρο εργασίας ενός γραμματέα, θα πρέπει επίσης να ανησυχείτε για ειδικά έπιπλα και είδη γραφείου.
Υγιεινή: Οι παράγοντες υγιεινής πρέπει να διασφαλίζουν τη διατήρηση της δύναμης και της υγείας, την ελάχιστη κόπωση και την καλή υγεία του εργαζομένου κατά τη διάρκεια της εργασιακής διαδικασίας. Αυτοί οι παράγοντες περιλαμβάνουν φωτισμό του χώρου εργασίας, βέλτιστες συνθήκες θερμοκρασίας και υγρασίας στο δωμάτιο, στοχαστικό χρωματικό σχέδιοστο σχεδιασμό των χώρων, άνετα έπιπλα που πληρούν τις εργονομικές απαιτήσεις κ.λπ. Ένα σκονισμένο, στενό δωμάτιο που δεν έχει ανακαινιστεί για μεγάλο χρονικό διάστημα δημιουργεί ένα αίσθημα δυσφορίας σε όσους εργάζονται σε αυτό, το οποίο δεν συμβάλλει στην ευημερία τους
Κοινωνικός: Κοινωνικοί παράγοντεςδημιουργούν ένα αίσθημα άνεσης και κοινωνικής ασφάλειας στον εργαζόμενο. Αυτά περιλαμβάνουν τρόφιμα για τους εργαζόμενους, ιατρική ασφάλιση, πρόσβαση στον αθλητισμό και Γυμναστήριο, ανησυχία της διοίκησης για καλοκαιρινές διακοπέςεργαζόμενοι και τα παιδιά τους κ.λπ.
Ψυχολογικοί: Οι ψυχολογικοί παράγοντες καθορίζονται από τις σχέσεις των εργαζομένων στην ομάδα, το στυλ ηγεσίας, δηλαδή το ψυχολογικό κλίμα του οργανισμού. Κοινές διακοπές, «ημέρες υγείας», αθλητικοί αγώνες, ενθάρρυνση εργαζομένων που έχουν αποδείξει τον εαυτό τους στη δουλειά τους, συγχαρητήρια για τις διακοπές - όλα αυτά είναι δείκτες ενός καλού ψυχολογικού κλίματος στην ομάδα. Ένα τέτοιο ψυχολογικό περιβάλλον συμβάλλει στο εργασιακό πνεύμα. οι εργαζόμενοι την εκτιμούν και εκτιμούν τον χώρο εργασίας τους.
Ψυχοφυσικοί: Οι ψυχοφυσικοί παράγοντες πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τις διακυμάνσεις στη φυσική κατάσταση του εργαζομένου κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Το φορτίο πρέπει να κατανέμεται σύμφωνα με αυτή την προϋπόθεση. Για παράδειγμα, την πρώτη ώρα της εργασίας και αμέσως μετά το μεσημεριανό διάλειμμα, δεν πρέπει να προγραμματίζετε μια αιχμή της παραγωγικής δραστηριότητας, καθώς το σώμα αυτή την ώρα είναι κάπως χαλαρό και δεν είναι έτοιμο για έντονη εργασία. Μέχρι το τέλος της εργάσιμης ημέρας, εμφανίζεται γενική κόπωση, επομένως για αυτήν την περίοδο θα πρέπει να αφήσετε λιγότερο υπεύθυνη εργασία που δεν απαιτεί συγκέντρωση και ψυχικό στρες. Η μέγιστη ανθρώπινη απόδοση εμφανίζεται από 9 έως 12 ώρες και από 14 έως 17 ώρες. Το κύριο φορτίο παραγωγής θα πρέπει να προγραμματιστεί για αυτό το διάστημα.
Αισθητικός: Οι αισθητικοί παράγοντες συμβάλλουν στην καλή διάθεση του εργαζομένου, διαμορφώνουν σε αυτόν σεβασμό για τη δουλειά του και υπερηφάνεια για την επιχείρηση και αυξάνουν το κύρος της εργασίας. Έπιπλα, λουλούδια, περσίδες. μοντέρνο εσωτερικό, η ευχάριστη ήσυχη μουσική, τα χρώματα στο σχέδιο και πολλά άλλα μπορούν να αποδοθούν σε αισθητικούς παράγοντες που επηρεάζουν τις συνθήκες εργασίας.
Εργονομικές απαιτήσεις: Ονομασία επίπλου Ύψος εργάτη Ύψος επίπλου Τραπέζι χαρτικής Έως 170 cm Πάνω από 170 cm 72 cm 75 cm Τραπέζι για εργασία σε γραφομηχανή ή πληκτρολόγιο υπολογιστή Έως 170 cm Πάνω από 170 cm 66 cm 68 cm Καρέκλα, πολυθρόνα Έως 170 cm Above 170 cm 45 cm 47 cm
Εργονομικές απαιτήσεις Έχοντας αποκτήσει τα υποχρεωτικά στοιχεία ενός χώρου εργασίας γραμματείας, θα πρέπει να σκεφτείτε την ορθολογική τοποθέτηση όλων αυτών στο δωμάτιο. Η τοποθέτηση των επίπλων, του εξοπλισμού και των εξαρτημάτων πρέπει να είναι σύμφωνα με την κοινή λογική: τα αντικείμενα που χρησιμοποιούνται συχνά πρέπει να βρίσκονται σε χώρο εργασίας, "στο χέρι"; η διάταξη των αντικειμένων στο τραπέζι πρέπει να αντιστοιχεί στον κανόνα των «δεξιών και αριστερών χεριών» (στα δεξιά - τι τραβιέται ή γίνεται με το δεξί χέρι, στα αριστερά - τι τραβιέται ή γίνεται με το αριστερό χέρι). Κάθε αντικείμενο στο δωμάτιο πρέπει να έχει τη δική του θέση και μια σταθερή περιοχή κίνησης.
Μηχανογραφημένος σταθμός εργασίας γραμματέα Η γραμματέας γραφείου του οποίου την εργασία κατέχετε αυτήν τη στιγμή έχει έναν χώρο εργασίας, κατά κανόνα, εξοπλισμένο με μια ποικιλία τεχνικών συσκευών. Αυτό περιλαμβάνει έναν προσωπικό υπολογιστή και διάφορα μέσα τηλεφωνικής επικοινωνίας: τηλέφωνο, μόντεμ φαξ, πολυλειτουργικό τηλέφωνο ή μίνι PBX. Ίσως υπάρχουν συστήματα δημοσίων διευθύνσεων, εξοπλισμός αναπαραγωγής, εκτυπωτής, σαρωτής κ.λπ.
Υγειονομικές και υγειονομικές απαιτήσεις για εργαζόμενους γραφείου ΠαράμετροιΤιμές Φυσικός και τεχνητός φωτισμός 300 – 500 lux Επίπεδο θορύβου Όχι μεγαλύτερη από 65 dB Περιοχή ανά Η/Υ Όχι μικρότερη από 6 m 2 Ένταση ανά υπολογιστή Όχι λιγότερο από 20 m 3 Ανυψωτικές και περιστρεφόμενες καρέκλες με ρυθμιζόμενο ύψος και κλίση πλάτης Εναλλαγή αέρα Κανονικό (αερισμός, εξαερισμός, κλιματισμός) Μικροκλίμα (βέλτιστες παράμετροι) Υγρασία % t 0 αέρας το χειμώνα t 0 αέρας το καλοκαίρι Απόσταση από την οθόνη της οθόνης (κατά τη διάρκεια της εργασίας) 50 – 70 cm Συνεχής χρόνος εργασίας σε το PC Όχι περισσότερο από 2 ώρες, υποχρεωτικά διαλείμματα Ειδικά μέτρα Σύνθετες ασκήσεις για τους μύες του σώματος και τα μάτια, ψυχολογική ανακούφιση
Εργαλεία για εργασία με έγγραφα Τα έγγραφα περνούν από ένα μακρύ ταξίδι από τη στιγμή της δημιουργίας έως τη διαγραφή και την καταστροφή, αλλάζοντας τη μορφή παρουσίασης των πληροφοριών διαχείρισης, των μέσων, της τοποθεσίας και άλλων παραμέτρων. Σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποιούνται διάφορα τεχνικά μέσα, τα οποία είναι εργαλεία για την εργασία με έγγραφα. Ανάλογα με το σκοπό τους, μπορούν να χωριστούν σε ομάδες: μέσα προετοιμασίας και παραγωγής (δημιουργία) εγγράφων (γραφομηχανές, υπολογιστές, συσκευές εγγραφής φωνής). μέσα αναπαραγωγής εγγράφων (εκτυπωτές, φωτοαντιγραφικά μηχανήματα, ριζογράφοι). μέσα αποθήκευσης εγγράφων (φάκελοι, φάκελοι, κουτιά).
Μόλις κατέστη δυνατή η εγκατάσταση ενός υπολογιστή σε έναν χώρο εργασίας, ο χρήστης -οικονομολόγος, διευθυντής ή οποιοσδήποτε εργαζόμενος στην πληροφόρηση- είχε την ευκαιρία να χρησιμοποιήσει τόσο μεμονωμένες τεχνολογίες πληροφοριών για την εκτέλεση των επαγγελματικών τους λειτουργιών, όσο και τον συνδυασμό τους, όπως καθώς και τα θεματικά υποσυστήματα του ΜΠΕ.
Ως εκ τούτου, στην αυγή των πρώτων προσωπικών υπολογιστών, ένας προσωπικός υπολογιστής εξοπλισμένος με επαγγελματικά προσανατολισμένα εργαλεία και που βρίσκεται απευθείας στο χώρο εργασίας άρχισε να ονομάζεται αυτοματοποιημένος σταθμός εργασίας (AWS). Σκοπός του ήταν να αυτοματοποιήσει την εκτέλεση εργασιών ρουτίνας από έναν εργαζόμενο στην πληροφόρηση.
Συγκροτήματα οργάνων πολλαπλών τοποθεσιών με κατανεμημένη επεξεργασία δεδομένων, διασφαλίζοντας τη συλλογική εργασία των χρηστών (κυρίως σχεδιαστές, προγραμματιστές, προγραμματιστές), άρχισαν να ονομάζονται αυτοματοποιημένους σταθμούς εργασίας. Σε αντίθεση με έναν αυτοματοποιημένο χώρο εργασίας, ένας σταθμός είναι ένα σύστημα για τη συλλογική χρήση δεδομένων και προϊόντων λογισμικού για την εκτέλεση ενός τύπου επαγγελματικής δραστηριότητας.
Ο σταθμός εργασίας, ως μέρος του ηλεκτρονικού συστήματος πληροφοριών, προοριζόταν να εκτελεί τις ακόλουθες γενικές λειτουργίες: τεκμηρίωση, υπολογισμοί, επικοινωνία, βοήθεια στη λήψη αποφάσεων.
Έγγραφο σημαίνει ότι οι υπολογιστές πρέπει να επιλύουν τα προβλήματα συστηματοποίησης, αρχειοθέτησης, αποθήκευσης, αναζήτησης και διαχείρισης εγγράφων σε εργασίες γραφείου. Σε αυτήν την περίπτωση, όλα τα είδη εγγράφων υπόκεινται σε επεξεργασία: πληροφορίες κειμένου, αριθμητικών, γραφικών, ήχου, βίντεο. Εργαλεία αυτοματισμού για αυτόν τον τύπο εργασίας παρέχονται επί του παρόντος από κείμενο, γραφικά, επεξεργαστές υπολογιστικών φύλλων, συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων, τεχνολογίες υπερκειμένου και πολυμέσων, συστήματα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης, συστήματα οργάνωσης και διαχείρισης εγγράφων και συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.
Για την αυτοματοποίηση των υπολογισμών, δημιουργήθηκαν τυποποιημένα πακέτα λογισμικού εφαρμογών PPP που εφαρμόζουν βασικές λειτουργίες ρουτίνας στις δραστηριότητες οποιουδήποτε εργαζόμενου στην πληροφόρηση: λογιστές, αποθηκάριοι, τραπεζικοί υπάλληλοι, διευθυντές, στατιστικολόγοι κ.λπ. Αυτές οι ΣΔΙΤ πραγματοποίησαν ουσιαστικά όλες τις λειτουργίες του ενδομηχανικού σταδίου της τεχνολογικής διαδικασίας επεξεργασίας δεδομένων σε ένα συγκεκριμένο πεδίο δραστηριότητας. Με την έλευση των νέων τεχνολογιών της πληροφορίας, το φάσμα της αυτοματοποίησης των εργασιών ρουτίνας που σχετίζονται με την επεξεργασία διαφόρων τύπων δεδομένων, τις επικοινωνίες και τη βοήθεια στη λήψη αποφάσεων έχει διευρυνθεί. Έχουν προκύψει συστήματα που συνδυάζουν πολλές τεχνολογίες πληροφοριών με τυπικούς υπολογισμούς, που ονομάζονται «ηλεκτρονικό γραφείο».
Οι τεχνολογίες δικτύου έχουν αναπτυχθεί για την αυτοματοποίηση των λειτουργιών επικοινωνίας. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει γίνει αναπόσπαστο μέρος όχι μόνο των ηλεκτρονικών γραφείων, αλλά περιλαμβάνεται ακόμη και στα λειτουργικά συστήματα. Ο συνδυασμός του DBMS με τις τεχνολογίες δικτύου οδήγησε στην κατανεμημένη επεξεργασία δεδομένων. Η τεχνολογία διανομής έχει διεισδύσει σε πολλές τεχνολογίες πληροφοριών, επιτρέποντας τη διανομή πολλών πόρων που διατίθενται μέσω ενός δικτύου υπολογιστών.
Τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων περιλαμβάνουν τη χρήση πακέτων λογισμικού που εφαρμόζουν μεθόδους μοντελοποίησης προσομοίωσης, ανάλυση παραγόντων και συσχέτισης και άλλα οικονομικά, μαθηματικά και Στατιστικές μέθοδοι. Η κατεύθυνση πρέπει να τονιστεί «ειδικά συστήματα» που έχουν σχεδιαστεί για να απαντήσουν στην ερώτηση «πώς να το κάνουμε». Το έμπειρο σύστημα είναι μέρος τεχνητή νοημοσύνη. Περιλαμβάνει μια βάση γνώσεων με ένα σύνολο κανόνων και έναν μηχανισμό συμπερασμάτων και επιτρέπει, με βάση τα γεγονότα που παρέχει ο χρήστης, να αναγνωρίσει μια κατάσταση, να κάνει μια διάγνωση, να διαμορφώσει μια λύση ή να κάνει μια σύσταση για την επιλογή μιας ενέργειας.
Τα έμπειρα συστήματα έχουν σχεδιαστεί για να αναδημιουργούν την εμπειρία και τη γνώση επαγγελματιών υψηλού επιπέδου και να χρησιμοποιούν αυτή τη γνώση στη διαδικασία διαχείρισης. Αναπτύσσονται χρησιμοποιώντας τη μαθηματική συσκευή της ασαφούς λογικής για χρήση σε στενές περιοχές εφαρμογής, καθώς η χρήση τους απαιτεί μεγάλους πόρους υπολογιστή για επεξεργασία και αποθήκευση γνώσης. Η κατασκευή έμπειρων συστημάτων βασίζεται σε μια βάση γνώσης, η οποία βασίζεται σε μοντέλα αναπαράστασης γνώσης. Λόγω του μεγάλου οικονομικού και χρονικού κόστους στο ρωσικό EIS, τα έμπειρα συστήματα δεν χρησιμοποιούνται ευρέως.
Τα γνωστικά συστήματα υπολογιστών μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την υποστήριξη της λήψης αποφάσεων. Ωστόσο, λόγω της πολυπλοκότητας της υλοποίησης και του υψηλού κόστους, τέτοια συστήματα χρησιμοποιούνται σπάνια.
Ένας υπολογιστής εξοπλισμένος με το πιο πρόσφατο IT, εγκατεστημένο στο χώρο εργασίας του χρήστη, που του επιτρέπει να εκτελεί επαγγελματική εργασία, άρχισε να ονομάζεται επιτραπέζιος υπολογιστής(επιτραπέζιος υπολογιστής).
Η ανάπτυξη επικοινωνιών και δικτύων πληροφορικής καθιστά δυνατή την αυτοματοποίηση των δραστηριοτήτων όχι μόνο μεμονωμένων ειδικών και υπηρεσιών, αλλά και ολόκληρης της επιχείρησης μέσω εταιρικών συστημάτων πληροφοριών. Παράλληλα, εφαρμόζεται η τεχνολογία χωρίς χαρτί. Η σύνδεση τοπικών δικτύων με παγκόσμια ανοίγει τη δυνατότητα πρόσβασης σε παγκόσμιους πόρους πληροφοριών και δημιουργίας συνδέσεων παραγωγής με νέο και δυναμικό τρόπο. Τα τείχη μεταξύ λειτουργικών τμημάτων εντός της επιχείρησης καταστρέφονται, τα όρια που χωρίζουν τον προμηθευτή από τον αγοραστή, τον εργολάβο από τον υπεργολάβο και η μακροχρόνια σύμβαση εργασίας εξαφανίζονται. Οι επιχειρήσεις δεινοσαύρων εξαφανίζονται· η λογική του ανταγωνισμού και της συνεργασίας αναγκάζει τις εταιρείες να στραφούν σε βραχυπρόθεσμες μορφές συνεργασίας.
Λαμβάνοντας υπόψη τον αυξανόμενο ανταγωνισμό στην παγκόσμια αγορά, οι εταιρείες προσπαθούν να είναι έτοιμες να παράγουν αγαθά και να παρέχουν υπηρεσίες οπουδήποτε στον κόσμο, μόλις παραστεί ανάγκη. Ως εκ τούτου, οι πολυεθνικές εταιρείες χρειάζονται συλλογική πρόσβαση στα εσωτερικά δεδομένα που παρουσιάζονται διάφορες γλώσσεςκαι σε διαφορετικά νομίσματα.
Τα διακρατικά συστήματα πληροφοριών πρέπει να παρέχουν:
κεντρικός υπολογισμός φόρου, λαμβάνοντας υπόψη τις απαιτήσεις της φορολογικής νομοθεσίας διαφορετικών χωρών·
μετατροπή νομισμάτων κατά τη διάρκεια συναλλαγών με βάση κεντρικά καθορισμένες ισοτιμίες και κανόνες·
πολύγλωσσες φόρμες οθόνης, αναφορές, συμβουλές και μηνύματα, η εμφάνιση των οποίων καθορίζεται από τον χρήστη.
ορίζεται από το χρήστη και μορφή αριθμητικών δεδομένων για συγκεκριμένη χώρα (για παράδειγμα, ο αριθμός των δεκαδικών ψηφίων σε ένα νόμισμα).
μορφή ημερομηνίας και ώρας, που ορίζεται από τον χρήστη και συγκεκριμένα για τη χώρα του·
ημερολόγιο Σαββατοκύριακου και διακοπές, ορίζεται από τον χρήστη κ.λπ.
Παρά την ενσωμάτωση διαφόρων τεχνολογιών πληροφοριών στο ηλεκτρονικό γραφείο, το τελευταίο δεν είναι «χωρίς χαρτί». Τα τελευταία χρόνια, το γραφείο έχει αναπληρωθεί με έναν αριθμό εξοπλισμού γραφείου: φαξ, τηλέφωνο, τέλεξ, φωτοτυπικό, σαρωτής, εκτυπωτής, συσκευή ανάγνωσης γραμμωτού κώδικα, συνδεδεμένο με υπολογιστή. Για καθένα από αυτά έχουν αναπτυχθεί τεχνολογίες πληροφοριών που λειτουργούν ανεξάρτητα. Έτσι, ο εκτυπωτής εκτυπώνει το έγγραφο και το φαξ το μεταδίδει. Ως εκ τούτου, προέκυψε το ερώτημα σχετικά με το συνδυασμό όλων αυτών των IT σε ένα ενιαίο για την εκτέλεση των περισσότερων λειτουργιών.
Το concept ATWork, που αναπτύχθηκε από τη Microsoft, προσφέρει ένα ειδικό λειτουργικό σύστημα που είναι κοινό για όλους τους τύπους εξοπλισμού γραφείου και δημιουργεί έξυπνα περιφερειακά. Το λειτουργικό σύστημα ATWork λειτουργεί σε πραγματικό χρόνο και περιέχει ένα σύνολο προγραμμάτων για την εξυπηρέτηση κάθε περιφερειακής συσκευής σε περιβάλλον Windows. Μπορεί να "τρέχει μόνο του" και έχει ένα σύστημα αρχείων που περιέχει ένα "αποθήκη αντικειμένων" όπου τα δεδομένα από εφαρμογές, όπως το Word, μετακινούνται χωρίς προεπεξεργασία. Στην πραγματικότητα, το λειτουργικό σύστημα αντικατέστησε τα προγράμματα οδήγησης συσκευών. Αυτό του επέτρεψε να εκτελεί email και λειτουργίες φαξ.
Σημειώστε ότι η χρήση της πληροφορικής στο χώρο εργασίας αλλάζει την τεχνολογία εργασίας ενός ειδικού στο αντικείμενο.
Για εργασία με υπολογιστή, χρησιμοποιούνται τεχνολογίες παρτίδας, δικτύου και διαλόγου. Μέρος της εργασίας ρουτίνας ενός εργαζόμενου στην πληροφόρηση, που επισημοποιήθηκε από τη στιγμή που καθιερώθηκε το EIS, εκτελείται αυτόματα, χωρίς την παρέμβασή του. Εάν το λογισμικό και το υλικό του υπολογιστή σας επιτρέπουν να εφαρμόσετε τη λειτουργία δέσμης, τότε αυτό το μέρος της εργασίας μπορεί να εκτελεστεί στο παρασκήνιο. Όταν απαιτείται παρέμβαση του χρήστη, ο υπολογιστής εισέρχεται σε έναν διάλογο, ο οποίος συνεχίζεται έως ότου ο αλγόριθμος φτάσει στο επίσημο μέρος της επίλυσης του προβλήματος. Για τη διεξαγωγή διαλόγου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τεχνολογίες διαλόγου και δικτύου. Η τεχνολογία δικτύου χρησιμοποιείται εάν είναι απαραίτητο να στείλετε ή να λάβετε αίτημα, μήνυμα, δεδομένα από απομακρυσμένο χρήστη, βάση δεδομένων. Στην περίπτωση αυτή, το μήνυμα μπορεί να περιέχει οποιαδήποτε αντικείμενα του πραγματικού κόσμου (ήχος, πληροφορίες ήχου και βίντεο, κείμενο κ.λπ.), για την επεξεργασία των οποίων χρησιμοποιούνται τεχνολογίες υπερκειμένου ή πολυμέσων. Με αυτόν τον τρόπο, υλοποιείται ένας ημιαυτόματος τρόπος λειτουργίας, ο οποίος σας επιτρέπει να εκτελέσετε σε υπολογιστή ακόμα και εκείνους τους τύπους εργασιών που είναι δύσκολο να επισημοποιηθούν.
Η τεχνολογία εργασίας ενός εργαζόμενου στην πληροφόρηση μετά την εισαγωγή του EIS αλλάζει επίσης, επειδή το συνηθισμένο μέρος της εργασίας του, που ανέρχεται περίπου στο 75% του συνόλου της εργασίας, εκτελείται από υπολογιστή. Οι μορφές υπολογισμών, ελέγχου και τεκμηρίωσης αλλάζουν. Η δραστηριότητα ενός εργαζομένου πληροφόρησης δεν στοχεύει στην καταγραφή και καταγραφή δεδομένων, αλλά στην ανάλυση πληροφοριών, στην προετοιμασία βέλτιστων λύσεων, στον εντοπισμό τάσεων σε συνεχείς διαδικασίες, στην επίλυση αναδυόμενων προβλημάτων, στη διόρθωση δυσμενών καταστάσεων και στην αυτόματη επισημοποίηση της γνώσης. Έτσι, δεν αλλάζει μόνο το περιεχόμενο της εργασίας, αλλά και οι απαιτήσεις για τα προσόντα και την ικανότητα του ειδικού.
Η εισαγωγή της πληροφορικής καθιστά δυνατή την αλλαγή της φύσης της εργασίας ενός εργαζόμενου στην πληροφόρηση, την απελευθέρωση χρόνου για μια δημιουργική προσέγγιση στην εκτέλεση των καθηκόντων, την αύξηση της παραγωγικότητας και της ποιότητας της εργασίας, τη μείωση της έντασης εργασίας, η οποία οδηγεί σε μείωση της τον αριθμό του προσωπικού, και συνεπώς τη μείωση του κόστους διαχείρισης, την αύξηση της αποτελεσματικότητας του διοικητικού έργου, την αλλαγή της δομής του μηχανισμού διαχείρισης και των μεθόδων διαχείρισης προκειμένου να βελτιωθεί η παραγωγή.