Vzor dohody o elektronickej správe dokumentov. Dohoda o výmene elektronických dokumentov. Šablóny elektronických pokynov poskytuje Špeciálny depozitár Klientovi ako súčasť balíka dokumentácie a softvéru preneseného na

Organizácia

Technológia

Kontaktné informácie

Poznámka

JSC "CenterInform"

"Kontur-Extern"

Kontaktovať tel. 740-54-05 - Spojovacie oddelenie

CJSC "CERTIFIKAČNÉ CENTRUM"

PP "Comita-Report"

Kontaktovať tel.

LLC "Spoločnosť "Tensor"

"Elektronické hlásenie SBIS++"

Kontaktovať tel.

ARGOS LLC

www.argos-nalog.ru

EDS "Argos - daňový poplatník"

Kontaktovať tel.

Taxkom LLC

PC "Sprinter"

Kontaktovať tel.

JSC "Kaluga Astral"

www.astralnalog.ru

PC "Astrálna správa"

Kontaktovať tel.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Consulting CIS LLC

PC "guľa"

Kontaktovať tel.

LLC "Certifikačné centrum GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

PC "Taxnet-Referent"

Kontaktovať tel.

8-800-50-50-50-2 (bezplatný hovor)

LLC "Rus-Telecom"

www.rus-telecom.ru

"kuriér"

Kontaktovať tel. zastupiteľské úrady v Petrohrade

Interný tok dokumentov väčšiny spoločností je už dávno zautomatizovaný, iná otázka akým spôsobom a do akej miery, ale už nie je potrebné dokazovať výhody práce s elektronickými dokumentmi. Dnes má biznis záujem o „bezpapierovú“ interakciu na medzipodnikovej úrovni a najdôležitejšie v tejto veci je dohodnúť sa s protistranou na novom výmennom postupe.

V tomto procese je dôležité urobiť dva kroky vpred:

1. Poskytovať informácie o elektronickej výmene protistranám.
2. Dajte elektronickej výmene právny význam.

Informovanie. Hej, dodávatelia!

V prvom rade je potrebné informovať partnerov o možnosti zasielania dokumentov elektronicky prostredníctvom služby EDI.

Hromadná práca

Samozrejme, nikto nebude nútiť partnerov k novému formátu práce bez vysvetlenia. V prvej fáze spravidla iniciátori prechodu na elektronickú výmenu rozosielajú hromadné korešpondencie s výzvou na začatie výmeny a uverejňujú príslušné tlačové správy na webovej stránke. Všetky detaily sa už ale preberajú pri osobných stretnutiach či telefonických rozhovoroch.

Príklad novinky o prechode na elektronickú správu dokumentov

Individuálne pozvanie

Pri pozývaní protistrán môže pomôcť aj samotný operátor EDF, najmä ak hovoríme o strategicky dôležitom partnerovi. V prípade potreby sa uskutočňujú obchodné stretnutia s prezentáciami, diskutuje sa o individuálnych zlepšeniach, integrácii a technických riešeniach.

Organizačná konsolidácia, alebo kde stiahnuť vzor zmluvy o elektronickej výmene dokumentov?

Ďalším krokom je zabezpečenie organizačného postupu pri elektronickej výmene dokumentov. Hoci toto opatrenie nie je vôbec povinné, jasné pochopenie procesov a orientácia v pojmoch nie je nadbytočná. Spoločnosti spravidla uzatvárajú dohodu alebo dohodu o výmene elektronických dokumentov alebo pridávajú k existujúcej zmluve dodatočnú doložku.

Nie je potrebné pripravovať nový dokument sami, stačí si vyžiadať vzor zmluvy alebo zmluvy od svojho operátora EDF. Najčastejšie sú štandardné dokumenty už zverejnené na ich webových stránkach, ako je to v prípade Synerdocs, stačí si stiahnuť a zadať svoje údaje.

Príklad doložky o elektronickej výmene

Elektronická správa dokumentov (EDF) je rýchly spôsob výmena informácií na základe používania elektronických dokumentov s virtuálnym podpisom. Vo vyspelých krajinách sveta si dlhodobo získava uznanie ako efektívny nástroj operatívneho podnikania.

Podstatou

Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami je súbor procesov na vytváranie, spracovanie, odosielanie, prenos, prijímanie, ukladanie, používanie a ničenie dokumentov. Všetky tieto procesy sa vykonávajú po kontrole integrity a potvrdení prijatia dokumentov.

Pravidlá pre tok dokumentov medzi právnických osôb vykonaná po dohode zmluvných strán. Informácie sa vymieňajú pomocou telekomunikácií a dokumenty sa ukladajú na elektronické médiá. Doba uchovávania účtovných informácií by nemala presiahnuť dobu stanovenú zákonom.

Organizácie si môžu vymieňať formálne a neformálne dokumenty s podpismi účastníkov. V teréne podnikateľskú činnosť môžu to byť: faktúry, dohody, faktúry, objednávky, oznámenia, splnomocnenia a pod. Informácie je možné prenášať vo forme textových, tabuľkových a grafických súborov.

Účel implementácie EDI

Predpoklady na implementáciu EDI môžu byť:

• zníženie rutinnej práce;
• zníženie straty dokumentov;
• „transparentná“ práca s dokumentmi;
• zvyšovanie výkonnostnej disciplíny – poskytovanie podkladov v stanovenom časovom rámci a pod.

Niektoré z kvantitatívnych cieľov zahŕňajú:

• Skrátenie času na spracovanie dokumentu 10-krát.
• Znížte náklady na kanceláriu na polovicu.

Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami: ako to funguje

V súlade s domácou legislatívou sa elektronický tok dokumentov medzi organizáciami vykonáva na základe dohody oboch strán. Pre výmenu dát je potrebné, aby boli všetci účastníci pripojení k zariadeniu jedného operátora. Ďalej musí používateľ odoslať žiadosť o pridanie do zoznamu protistrán. Po potvrdení požiadavky si účastníci systému môžu vymieňať údaje.

Modul EDI bude musieť vykonávať nasledujúce funkcie:

• Pozvite protistrany na výmenu údajov.
• Vytvorte adresár.
• Integrácia s účtovným softvérom, napríklad 1C.
• Podpíšte a zašifrujte dokumentáciu.
• Štruktúrna korešpondencia.
• Sledujte stavy e-mailov.

Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami sa vykonáva pomocou certifikátov. Pripojenie k serveru a autentifikácia sa vykonáva prostredníctvom osobného digitálneho certifikátu. Každému používateľovi systému je vydaný elektronický digitálny podpis, uložený na elektronickom médiu Token a chránený PIN kódom. Používateľ musí zadať svoje prihlasovacie meno a heslo pre svoj osobný účet. Až potom bude mať prístup k svojim dokumentom.

Proces výmeny môže iniciovať ktorýkoľvek zamestnanec organizácie pripojenej k systému. Pred odoslaním dokumentu protistrane musí byť podpísaný elektronickým digitálnym podpisom. Táto operácia sa vykonáva pomocou programu Cryptopro. Dokument sa odosiela prostredníctvom EDF. Zamestnanec protistrany dostane oznámenie o prijatí nového dokumentu. Ak ho akceptuje, potom pripojí aj elektronický podpis. Ak je potrebné vykonať zmeny v dokumente, vytvorí sa nová elektronická verzia. Po dokončení úprav je potrebné uložiť všetky zmeny pomocou digitálneho podpisu. Potom sa dokument so zmenou odošle protistrane. V prípade potreby sa vykonáva elektronická koordinácia informácií.

Ak je potrebné vykonať zmeny znova, celý postup sa zopakuje. Ak si nárokuje Nová verzia nie, potom sa dokument rešpektuje. Konečná vzorka sa považuje za podpísanú dvoma digitálnymi podpismi. Všetky verzie dokumentu sú uložené na serveri a sú k dispozícii na prezeranie. Po priradení platného stavu vzorke nebude možné vykonávať zmeny v dokumente. Zmareným zmluvám je priradený stav „Zrušené“. Takto prebieha elektronický tok dokumentov medzi organizáciami.

Vybavenie

Čo je potrebné na tok elektronických dokumentov medzi organizáciami? Najprv si musíte vybrať telekomunikačného operátora a nainštalovať špeciálny softvér na výmenu informácií. Po druhé, s každou protistranou, s ktorou má organizácia v úmysle viesť elektronickú korešpondenciu, je potrebné uzavrieť „Dohodu o výmene elektronických dokumentov“.

Taktiež je potrebné nainštalovať EDF server, na ktorom sa budú ukladať všetky dokumenty. Môže to byť buď klientske zariadenie alebo cloudové úložisko. Prístup k údajom systému zvonku sa vykonáva prostredníctvom aplikácie, ktorá je nainštalovaná na zariadeniach zamestnancov organizácie. Interakcia počítačov so serverom prebieha prostredníctvom protokolu HTTP s dodatočným šifrovaním SSL 128. Prístup k dokumentom je realizovaný len cez aplikačné rozhranie a po autentifikácii.

EDI projekt

Projekt automatizácie procesov môže trvať niekoľko mesiacov až niekoľko rokov. Obdobie priamo závisí od počtu procesov, ktoré je potrebné automatizovať, zdrojov a finančných možností organizácie. Stručná schéma implementácie EDI je nasledovná:

• Vytvorenie pracovnej skupiny.
• Tvorba cieľov, termínov a rozpočtu projektu.
• Výskum existujúcich procesov.
• Rozvíjať úlohy.
• Návrh systému EDI.
• Podpísanie dohody o implementácii EDMS.
• Schválenie pracovného poriadku.
• Vyplnenie systémových adresárov.
• Školenie.
• Vykonávanie predbežných testov.
• Vydanie príkazu na implementáciu EDS.
• Zlepšenie softvéru a operačných postupov.
• Spustenie pilotného projektu.
• Úplný prechod na elektronický tok dokumentov.

Chyby pri implementácii EDI

Počas procesu je potrebné venovať mimoriadnu pozornosť procesom, pri ktorých zákon vyžaduje papier. Papierový dokument nemôžete duplikovať elektronickým. To výrazne spomaľuje pracovný proces a spôsobuje negatívny postoj k procesu automatizácie ako celku. Nikto nedopláca na to, že robí dvojitú prácu.

Počas procesu implementácie je potrebné vypracovať nové predpisy pre prácu s dokumentmi, zaškoliť personál a až potom sa pustiť do plnej implementácie. To sa dá dosiahnuť len vtedy, ak budú zamestnanci informovaní o výhodách používania nových technológií.

Ďalšou populárnou chybou je zlý vývoj požiadaviek na EDMS. Ak používatelia musia pracovať v nenakonfigurovanom systéme, potom sa proces EDI líši od toho, čo je akceptované v organizácii.

Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami: klady a zápory

Výhody:

• Zníženie nákladov na zasielanie originálnych dokumentov poštou.
• Úspora miesta na uloženie dokumentácie. Všetko je uložené elektronicky.
• Jednoduchosť použitia. Dokument sa odosiela z jednej pracovnej stanice. Rýchle vyhľadávanie dokumentu sa vykonáva podľa stavu (odoslané, prijaté, prijaté atď.).
• Okamžité doručenie. Všetky odoslané informácie sa dostanú k príjemcovi v priebehu niekoľkých sekúnd.
• Dokument sa nemôže stratiť pred uplynutím doby jeho uloženia v systéme.

nedostatky:

• Na používanie zariadenia je potrebné zakúpiť licenciu, ktorá stojí veľa peňazí.
• Údaje je možné najčastejšie vymieňať len medzi účastníkmi toho istého systému.
• Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami v 1C alebo pomocou akéhokoľvek iného softvéru sa líši od predtým používanej schémy. Po zavedení nového algoritmu budú mať všetci zamestnanci otázky, ako majú vykonávať svoju prácu.
• Technické vybavenie. Pred implementáciou EDI musí organizácia nakúpiť vybavenie a pripraviť zamestnancov na správu nového systému.
• EDF sa vykonáva pomocou elektronického podpisu, ktorý je platný 1 rok. Certifikáty musia byť monitorované a okamžite aktualizované. Je tiež potrebné kontrolovať doby platnosti certifikátov protistrany, aby sa predišlo problémom s daňovými úradmi.

Právna úprava

Čo predpisov Je tok elektronických dokumentov medzi organizáciami regulovaný? Legislatíva Ruskej federácie obsahuje federálny zákon č. 63 „O elektronických podpisoch“, pravidlá predkladania dokumentov Federálnej daňovej službe sú predpísané v nariadení Ministerstva financií č. MMV-7-2/168. EDI medzi organizáciami sa vykonáva na základe vyhlášky Ministerstva financií č. 50n. Pravidlá pre výmenu primárnych účtovných dokladov v elektronickej forme sú predpísané v nariadení Federálnej daňovej služby č. ММВ-7-6/36@. Všetci prevádzkovatelia EDF v procese činnosti sa musia riadiť príkazom Federálnej daňovej služby č. ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami SBIS poskytuje klientom tieto výhody:

• Dokumenty môžete posielať akejkoľvek organizácii, ktorá je registrovaná v Ruskej federácii. Ak protistrana nie je účastníkom systému SBIS, potom zamestnanec spoločnosti jednoducho kontaktuje zástupcu organizácie a pošle mu pozvánky na účasť v systéme na jeho e-mail. Ihneď po potvrdení žiadosti sa výmena informácií medzi účastníkmi uskutoční bez sprostredkovateľov.
• Do počítača nie je potrebné inštalovať softvér. Všetko, čo potrebujete, je aktuálny prehliadač a prístup na internet.
• Na prácu s dátami nepotrebujete špeciálny program. Ak je správa pôvodne pripravená v softvéri tretej strany, napríklad 1C, môžete nakonfigurovať integráciu údajov so systémom SLSIS.
• Štandardná forma dokumentu nebola stanovená. Môžete posielať text, tabuľkové súbory, obrázky atď.

SKB "Kontur"

Jeden z prvých vývojárov softvéru v Rusku sa zaoberá aj dodávkami zariadení, pomocou ktorých sa uskutočňuje tok elektronických dokumentov medzi organizáciami. Kontur vyvinul systém Diadoc, ktorý slúži na výmenu elektronických dokumentov. Zvláštnosťou systému je, že prístup k údajom je možné získať aj v zahraničí. Spoločnosť vyvinula roamingové tarify špeciálne na tento účel. V prípade potreby môžete pristupovať k údajom cez API.

Čo potrebuješ?

Na pripojenie EDI si organizácia musí zakúpiť:

• licencovaný softvér;
• server;
• aktualizovať vybavenie;
• vlakový personál;
• konfigurovať a integrovať EDMS na prácu s internými aplikáciami.

Takéto investície je potrebné vykonať, aby sa prepojil tok elektronických dokumentov medzi organizáciou? Druhou etapou investície je zahrnutie konzultácií technickej podpory, EDMS a aktualizácií softvéru do nákladov. Tieto náklady sa budú musieť platiť mesačne.

Záver

Papierový tok dokumentov sa nahrádza elektronickým. Nielenže znižuje náklady organizácie na udržiavanie procesov, ale zvyšuje aj efektivitu podniku ako celku. Aby EDI úspešne fungovalo, musíte jasne formulovať ciele implementácie systému a správne nakonfigurovať zariadenie.

Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami – ako to funguje? Aké dokumenty je možné vymieňať elektronicky, ako vypracovať dohodu s protistranou o nadviazaní elektronickej interakcie a čo by malo obsahovať predpisy? O tom sa bude diskutovať v našom materiáli.

Dôležitým prvkom každej elektronickej správy dokumentov je elektronický dokument. Aby mal dokument vytvorený v elektronickej forme právne významnú silu, obe strany toku elektronických dokumentov mu musia poskytnúť 3 dôležité vlastnosti. Elektronický dokument musí:

• Majte požadované podrobnosti.
• Dodržiavajte schválený formát.
• Overené podpisom zodpovednej osoby.

Ak ste vy a vaša protistrana zorganizovali generovanie elektronických dokumentov v zavedených formátoch vo vašich podnikoch, je potrebné technicky zabezpečiť vašu elektronickú interakciu s nimi. Ako to spraviť?

Aby si dva samostatné systémy vzájomne a efektívne vymieňali dokumenty, je potrebné špecifikovať všetky nuansy toku dokumentov v osobitných predpisoch.

V prvom rade si musíte ujasniť, ktoré elektronické dokumenty by sa mali podpisovať jednoduchým elektronickým podpisom a ktoré zosilneným. Zákonom povolené typy elektronických podpisov sú znázornené na obrázku.

Dokumenty môžu byť zahrnuté do toku elektronických dokumentov s protistranami rôznej miere význam a dôvernosť. Napríklad na elektronické faktúry sa vzťahujú najprísnejšie požiadavky: musia byť podpísané výlučne UKEP a odoslané prostredníctvom operátora EDI (príkaz Ministerstva financií Ruska z 10. novembra 2015 č. 174n). A pre vnútrofiremné dokumenty nie je používanie UKEP povinné. Preto sa spoločnosť sama rozhodne, akým podpisom sa bude podpisovať ten či onen interný dokument.

V predpisoch o správe elektronických dokumentov je potrebné ustanoviť postup pri podpisovaní elektronických dokumentov a vytýčiť okruh zodpovedných osôb, ktoré majú právo ich podpisovať.

Po vyriešení všetkých regulačných problémov s protistranami si musíte vybrať operátora EDF, prostredníctvom ktorého si budete vymieňať elektronické dokumenty a uzavrieť s nimi dohodu. Okrem toho budete musieť vyriešiť ďalšie problémy:

• Organizujte elektronický archív prijatých a odoslaných elektronických dokumentov.
• Vykonajte dodatky k účtovnej politike týkajúce sa prechodu na elektronickú správu dokumentov.
• Poskytnúť zodpovedným osobám elektronický podpis.
• Riešiť ďalšie organizačné a technické záležitosti potrebné pre efektívnu prácu systémov.

Výmena dokumentov vo forme naskenovaných obrázkov: ako a kedy je to možné

Elektronická výmena dokumentov medzi protistranami vo forme ich naskenovaných obrázkov sa vo firmách praktizuje už dlho – od nástupu rôznych internetových poštových služieb. Nepotrebujete k tomu žiadne špeciálne programy ani pripojenie k operátorom EDF. Jednoduchosť používania tohto spôsobu výmeny dokumentov má však niekoľko významných nevýhod:

• Neschopnosť zabezpečiť zaručenú informačnú bezpečnosť.
• Značné výdavky na čas a pracovné zdroje na konverziu papierového dokumentu na elektronický naskenovaný obrázok.
• Potreba následnej tlače dokumentu.
• Neschopnosť rýchlej výmeny dohodnutých dokumentov.
• Ďalšie nevýhody (neschopnosť sledovať dokument, oneskorenie pri schvaľovaní hierarchiou vo firme a pod.).

To vedie k zúženiu rozsahu aplikácie tohto spôsobu elektronickej výmeny dokumentov medzi organizáciami. Výmena naskenovaných obrázkov sa využíva najmä pri tých typoch dokumentov, ktoré nie sú pre spoločnosť právne významné. A elektronicky sa posielajú protistrane len na urýchlenie interakcie (plnenie zmluvných podmienok alebo riešenie aktuálnych obchodných problémov). Papierový originál je zároveň zaslaný poštou alebo kuriérskou službou.

Kedy potrebujete aplikáciu na pripojenie k elektronickej správe dokumentov?

Niekedy za účelom vonkajšej interakcie s zainteresované strany spoločnosť je povinná sa zaregistrovať špeciálna forma aplikáciu na prepojenie s elektronickou správou dokumentov a množstvo ďalších dokumentov. S potrebou vyplniť takúto žiadosť sa väčšina spoločností stretáva pri podávaní elektronických výkazov na dôchodkový fond.

Účastníkmi elektronického toku dokumentov v tomto prípade nebudú obchodní partneri, ale spoločnosť a mimorozpočtový fond. Žiadosť nie je možné napísať v žiadnej forme – jej hotový vzor nájdete na stránke dôchodkového fondu. Mal by obsahovať nasledujúce údaje:

• Podrobnosti o spoločnosti, ktorá vstupuje do elektronickej interakcie s fondom.
• Informácie o telekomunikačnom operátorovi a použitom nástroji na kryptografickú ochranu informácií.

Jedna žiadosť o elektronickú interakciu s fondom ale nestačí. Je tiež potrebné:

1. Pred vyplnením žiadosti si vyberte akreditované certifikačné centrum, ktoré zabezpečuje technické nuansy prepojenia toku dokumentov cez TCS a následne s ním uzatvoríte zmluvu (dohodu) o poskytovaní služieb prenosu elektronických dokumentov.
2. Po odoslaní žiadosti a jej kontrole odborníkmi fondu uzatvorte s PRF zmluvu o pripojení k elektronickej správe dokumentov. Formulár je možné stiahnuť z webovej stránky nadácie.

Elektronická výmena informácií medzi spoločnosťami a Dôchodkovým fondom Ruskej federácie vám umožňuje poskytovať personalizované účtovné informácie bez návštevy fondu, včas identifikovať a opraviť chyby vo vykazovaní a vyriešiť množstvo ďalších problémov.

Viac informácií o elektronickej interakcii s Dôchodkovým fondom Ruska nájdete v tomto materiáli.

Spoločnosť si sama určuje, ako prejsť na elektronickú správu dokumentov s protistranami. Ale v každom prípade ide o proces vyjednávania. O návrhu na prechod na elektronickú správu dokumentov je možné rozhodnúť ústne, formou písomnej výzvy niektorého z obchodných partnerov, alebo podpísaním osobitnej zmluvy.

Ak chcete svoju protistranu písomne ​​vyzvať na zriadenie elektronickej správy dokumentov, môžete jej poslať list. Odosielanie takýchto listov pomáha spoločnosti s veľkým tokom dokumentov pozvať nových a existujúcich partnerov k elektronickej interakcii.

V texte listu musíte informovať protistranu stručnou formou:

• O zákonom ustanovenej možnosti elektronickej správy dokumentov.
• Jeho výhody.
• Formuláre dokumentov, ktoré sa plánujú vymieňať elektronicky.
• Akcie potrebné na prechod na tento systém.

Vzor listu o prechode na elektronickú správu dokumentov (výňatok) je uvedený nižšie.

Bez toho, aby ste zmenili text listu a nahradili iba údaje o protistranách, ich môžete rýchlo informovať o svojom želaní zorganizovať vzájomnú elektronickú výmenu dokumentov.

Dohoda o výmene elektronických dokumentov medzi právnickými osobami

Protistrany môžu špecifikovať nuansy bezpapierovej interakcie v samostatnej dohode o správe elektronických dokumentov. Ako ho poskladať?

Právna úprava neustanovuje osobitné požiadavky na formu a obsah dohody o elektronickom toku dokumentov medzi právnickými osobami. Preto jeho zloženie a obsah určujú jeho účastníci. V tomto prípade je potrebné dodržať štýl a štruktúru spoločnú pre takéto dokumenty (treba popísať predmet zmluvy, dobu platnosti, podrobnosti o zmluvných stranách a iné záležitosti).

Na obrázku nižšie sú uvedené hlavné (možné) časti takejto dohody.

Na vytvorenie elektronickej interakcie je potrebné dohodnúť sa na jej nuansách. Dá sa to urobiť ústne, zaslaním listu a/alebo podpísaním samostatnej dohody. Bude potrebné vyriešiť aj množstvo súvisiacich otázok (predpísať postup pri elektronickej výmene dokumentov, identifikovať zodpovedné osoby, opatriť ich elektronickým podpisom a pod.).