Συμφωνία για το δείγμα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων. Συμφωνία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων. Πρότυπα για ηλεκτρονικές παραγγελίες παρέχονται από τον Ειδικό Αποθετήριο στον Πελάτη ως μέρος ενός πακέτου τεκμηρίωσης και λογισμικού που μεταφέρεται στο

Οργάνωση

Τεχνολογία

Στοιχεία επικοινωνίας

Σημείωση

JSC "CenterInform"

"Kontur-Extern"

Επικοινωνία τηλ. 740-54-05 - Τμήμα σύνδεσης

CJSC "Certificate CENTER"

PP "Comita-Report"

Επικοινωνία τηλ.

LLC "Εταιρεία "Tensor"

"SBIS++ Ηλεκτρονική αναφορά"

Επικοινωνία τηλ.

ΑΡΓΟΣ Ε.Π.Ε

www.argos-nalog.ru

ΕΔΣ «Άργος - Φορολογούμενος»

Επικοινωνία τηλ.

Taxkom LLC

PC "Sprinter"

Επικοινωνία τηλ.

JSC "Kaluga Astral"

www.astralnalog.ru

PC "Astral Report"

Επικοινωνία τηλ.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Consulting CIS LLC

PC "Sphere"

Επικοινωνία τηλ.

LLC "Certification Center GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

Η/Υ "Taxnet-Referent"

Επικοινωνία τηλ.

8-800-50-50-50-2 (δωρεάν κλήση)

LLC "Rus-Telecom"

www.rus-telecom.ru

"Μεταφορέας"

Επικοινωνία τηλ. γραφεία αντιπροσωπείας στην Αγία Πετρούπολη

Η εσωτερική ροή εγγράφων των περισσότερων εταιρειών έχει από καιρό αυτοματοποιηθεί· με ποια μέσα και πόσο βαθιά είναι ένα άλλο ερώτημα, αλλά δεν υπάρχει πλέον καμία ανάγκη να αποδειχθούν τα πλεονεκτήματα της εργασίας με ηλεκτρονικά έγγραφα. Σήμερα, οι επιχειρήσεις ενδιαφέρονται για «χωρίς χαρτί» αλληλεπίδραση σε διεταιρικό επίπεδο και το πιο σημαντικό σε αυτό το θέμα είναι να συμφωνήσουν με τον αντισυμβαλλόμενο για μια νέα διαδικασία ανταλλαγής.

Σε αυτή τη διαδικασία, είναι σημαντικό να κάνετε δύο βήματα προς τα εμπρός:

1. Παροχή πληροφοριών σχετικά με την ηλεκτρονική ανταλλαγή στους αντισυμβαλλομένους.
2. Δώστε νομική σημασία στην ηλεκτρονική ανταλλαγή.

Ενημέρωση. Γεια, εργολάβοι!

Πρώτα απ 'όλα, είναι απαραίτητη η ενημέρωση των εταίρων για τη δυνατότητα ηλεκτρονικής διαβίβασης εγγράφων μέσω της υπηρεσίας EDI.

Μαζική εργασία

Φυσικά, κανείς δεν θα αναγκάσει τους εταίρους σε μια νέα μορφή εργασίας χωρίς εξήγηση. Στο πρώτο στάδιο, κατά κανόνα, οι εμπνευστές της μετάβασης στην ηλεκτρονική ανταλλαγή στέλνουν μαζικές ταχυδρομικές επιστολές καλώντας τους να ξεκινήσουν την ανταλλαγή και δημοσιεύουν σχετικά δελτία τύπου στον ιστότοπο. Όμως όλες οι λεπτομέρειες συζητούνται ήδη κατά τη διάρκεια προσωπικών συναντήσεων ή τηλεφωνικών συνομιλιών.

Παράδειγμα ειδήσεων σχετικά με τη μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων

Ατομική πρόσκληση

Ο ίδιος ο χειριστής του ΕΤΑ μπορεί να βοηθήσει στην πρόσκληση αντισυμβαλλομένων, ειδικά αν μιλάμε για έναν στρατηγικά σημαντικό εταίρο. Εάν χρειαστεί, πραγματοποιούνται επιχειρηματικές συναντήσεις με παρουσιάσεις, συζητούνται μεμονωμένες βελτιώσεις, ενοποίηση και τεχνικές λύσεις.

Οργανωτική ενοποίηση ή πού να κατεβάσετε ένα δείγμα συμφωνίας για την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων;

Το επόμενο βήμα είναι να εξασφαλιστεί μια οργανωτική διαδικασία για την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων. Αν και αυτό το μέτρο δεν είναι καθόλου υποχρεωτικό, η σαφής κατανόηση των διαδικασιών και του προσανατολισμού ως προς τους όρους δεν είναι περιττή. Κατά κανόνα, οι εταιρείες συνάπτουν συμφωνία ή συμφωνία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων ή προσθέτουν μια πρόσθετη ρήτρα στην υπάρχουσα συμφωνία.

Δεν χρειάζεται να ετοιμάσετε μόνοι σας ένα νέο έγγραφο, απλώς ζητήστε ένα υπόδειγμα συμφωνίας ή σύμβασης από τον χειριστή του ΕΤΑ. Τις περισσότερες φορές, τα τυπικά έγγραφα έχουν ήδη αναρτηθεί στους ιστότοπούς τους, όπως γίνεται με το Synerdocs· απλά πρέπει να κάνετε λήψη και να εισαγάγετε τα δεδομένα σας.

Παράδειγμα ρήτρας ηλεκτρονικής ανταλλαγής

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων (EDF) είναι γρήγορος τρόποςανταλλαγή πληροφοριών με βάση τη χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων με εικονικές υπογραφές. Έχει κερδίσει από καιρό την αναγνώριση στις ανεπτυγμένες χώρες του κόσμου ως αποτελεσματικό εργαλείο για επιχειρησιακές επιχειρήσεις.

Η ουσία

Η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ οργανισμών είναι ένα σύνολο διαδικασιών για τη δημιουργία, επεξεργασία, αποστολή, μεταφορά, λήψη, αποθήκευση, χρήση και καταστροφή εγγράφων. Όλες αυτές οι διαδικασίες εκτελούνται αφού ελεγχθεί η ακεραιότητα και επιβεβαιωθεί ότι τα έγγραφα έχουν παραληφθεί.

Κανόνες για τη ροή εγγράφων μεταξύ νομικά πρόσωπαπραγματοποιείται με συμφωνία των μερών. Οι πληροφορίες ανταλλάσσονται μέσω τηλεπικοινωνιών και τα έγγραφα αποθηκεύονται σε ηλεκτρονικά μέσα. Η περίοδος αποθήκευσης των λογιστικών πληροφοριών δεν πρέπει να υπερβαίνει αυτή που ορίζει ο νόμος.

Οι οργανισμοί μπορούν να ανταλλάσσουν επίσημα και άτυπα έγγραφα μεταξύ τους με υπογραφές των συμμετεχόντων. Στο πεδίο επιχειρηματική δραστηριότητααυτά μπορεί να είναι: τιμολόγια, συμφωνίες, τιμολόγια, παραγγελίες, ειδοποιήσεις, πληρεξούσια κ.λπ. Οι πληροφορίες μπορούν να μεταδοθούν με τη μορφή κειμένου, πίνακα και αρχείων γραφικών.

Ο σκοπός της εφαρμογής EDI

Προϋποθέσεις για την εφαρμογή του EDI μπορεί να είναι:

• μείωση της συνήθους εργασίας·
• μείωση της απώλειας εγγράφων·
• "διαφανή" εργασία με έγγραφα.
• αύξηση της πειθαρχίας απόδοσης - παροχή εγγράφων εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου κ.λπ.

Μερικοί από τους ποσοτικούς στόχους περιλαμβάνουν:

• Μείωση του χρόνου επεξεργασίας εγγράφων κατά 10 φορές.
• Μειώστε τα έξοδα γραφείου στο μισό.

Ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ οργανισμών: πώς λειτουργεί

Σύμφωνα με την εσωτερική νομοθεσία, η ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ των οργανισμών πραγματοποιείται κατόπιν συμφωνίας των δύο μερών. Για την ανταλλαγή δεδομένων, είναι απαραίτητο όλοι οι συμμετέχοντες να είναι συνδεδεμένοι με τον εξοπλισμό ενός χειριστή. Στη συνέχεια, ο χρήστης πρέπει να στείλει ένα αίτημα για προσθήκη στη λίστα των αντισυμβαλλομένων. Μετά την επιβεβαίωση του αιτήματος, οι συμμετέχοντες στο σύστημα μπορούν να ανταλλάξουν δεδομένα.

Η μονάδα EDI θα πρέπει να εκτελεί τις ακόλουθες λειτουργίες:

• Προσκαλέστε τους αντισυμβαλλομένους να ανταλλάξουν δεδομένα.
• Δημιουργήστε ένα βιβλίο διευθύνσεων.
• Ενσωματώστε το λογιστικό λογισμικό, για παράδειγμα, 1C.
• Υπογράψτε και κρυπτογραφήστε την τεκμηρίωση.
• Αλληλογραφία δομής.
• Παρακολούθηση καταστάσεων email.

Η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ οργανισμών πραγματοποιείται με τη χρήση πιστοποιητικών. Η σύνδεση με τον διακομιστή και ο έλεγχος ταυτότητας πραγματοποιείται μέσω προσωπικού ψηφιακού πιστοποιητικού. Εκδίδεται ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή σε κάθε χρήστη του συστήματος, που αποθηκεύεται στο ηλεκτρονικό μέσο Token και προστατεύεται από κωδικό PIN. Ο χρήστης πρέπει να εισάγει τα στοιχεία σύνδεσης και τον κωδικό πρόσβασης για τον προσωπικό του λογαριασμό. Μόνο μετά από αυτό θα έχει πρόσβαση στα έγγραφά του.

Οποιοσδήποτε υπάλληλος του οργανισμού που είναι συνδεδεμένος στο σύστημα μπορεί να ξεκινήσει τη διαδικασία ανταλλαγής. Πριν από την αποστολή ενός εγγράφου σε έναν αντισυμβαλλόμενο, πρέπει να υπογραφεί με ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή. Αυτή η λειτουργία εκτελείται χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα Cryptopro. Το έγγραφο αποστέλλεται μέσω EDF. Ο υπάλληλος του αντισυμβαλλομένου λαμβάνει ειδοποίηση σχετικά με τη λήψη νέου εγγράφου. Αν το δεχτεί, τότε βάζει και ηλεκτρονική υπογραφή. Εάν είναι απαραίτητο να γίνουν αλλαγές στο έγγραφο, δημιουργείται μια νέα ηλεκτρονική έκδοση. Μετά την ολοκλήρωση της επεξεργασίας, πρέπει να αποθηκεύσετε όλες τις αλλαγές χρησιμοποιώντας μια ψηφιακή υπογραφή. Στη συνέχεια, το έγγραφο με την αλλαγή αποστέλλεται στον αντισυμβαλλόμενο. Εφόσον είναι απαραίτητο, πραγματοποιείται ηλεκτρονικός συντονισμός των πληροφοριών.

Εάν χρειαστεί να κάνετε ξανά αλλαγές, ολόκληρη η διαδικασία επαναλαμβάνεται ξανά. Εάν ισχυρίζεται ότι νέα έκδοσηόχι, τότε το έγγραφο τηρείται. Το τελικό δείγμα θεωρείται ότι είναι υπογεγραμμένο με δύο ψηφιακές υπογραφές. Όλες οι εκδόσεις του εγγράφου αποθηκεύονται στον διακομιστή και είναι διαθέσιμες για προβολή. Όταν το δείγμα έχει εκχωρηθεί έγκυρη κατάσταση, δεν θα είναι δυνατή η πραγματοποίηση τροποποιήσεων στο έγγραφο. Στις απογοητευμένες συμβάσεις αποδίδεται το καθεστώς "Ακυρώθηκε". Έτσι πραγματοποιείται η ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ των οργανισμών.

Εξοπλισμός

Τι χρειάζεται για την ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ των οργανισμών; Πρώτα, πρέπει να επιλέξετε έναν τηλεπικοινωνιακό φορέα και να εγκαταστήσετε ειδικό λογισμικό για την ανταλλαγή πληροφοριών. Δεύτερον, με κάθε αντισυμβαλλόμενο με τον οποίο ο οργανισμός σκοπεύει να διεξάγει ηλεκτρονική αλληλογραφία, είναι απαραίτητο να συναφθεί μια «Συμφωνία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων».

Είναι επίσης απαραίτητο να εγκαταστήσετε έναν διακομιστή EDF στον οποίο θα αποθηκεύονται όλα τα έγγραφα. Αυτό μπορεί να είναι είτε εξοπλισμός πελάτη είτε αποθήκευση cloud. Η πρόσβαση στα δεδομένα του συστήματος από το εξωτερικό πραγματοποιείται μέσω μιας εφαρμογής που είναι εγκατεστημένη στον εξοπλισμό των εργαζομένων του οργανισμού. Η αλληλεπίδραση των υπολογιστών με τον διακομιστή πραγματοποιείται μέσω του πρωτοκόλλου HTTP με πρόσθετη κρυπτογράφηση SSL 128. Η πρόσβαση στα έγγραφα πραγματοποιείται μόνο μέσω της διεπαφής της εφαρμογής και μετά από έλεγχο ταυτότητας.

Έργο EDI

Ένα έργο αυτοματισμού διαδικασίας μπορεί να διαρκέσει από αρκετούς μήνες έως αρκετά χρόνια. Η περίοδος εξαρτάται άμεσα από τον αριθμό των διαδικασιών που πρέπει να αυτοματοποιηθούν, τους πόρους και τις οικονομικές δυνατότητες του οργανισμού. Ένα σύντομο σχήμα για την εφαρμογή του EDI είναι το ακόλουθο:

• Δημιουργία ομάδας εργασίας.
• Διαμόρφωση στόχων, προθεσμιών και προϋπολογισμού του έργου.
• Έρευνα υφιστάμενων διαδικασιών.
• Αναπτύξτε εργασίες.
• Σχεδιασμός συστήματος EDI.
• Υπογραφή συμφωνίας για την εφαρμογή του EDMS.
• Έγκριση κανονισμού εργασίας.
• Συμπλήρωση καταλόγων συστήματος.
• Εκπαίδευση.
• Διεξαγωγή προκαταρκτικών δοκιμών.
• Έκδοση διαταγής εφαρμογής ΕΔΣ.
• Βελτίωση λογισμικού και διαδικασιών λειτουργίας.
• Έναρξη πιλοτικού έργου.
• Μετάβαση σε πλήρη κλίμακα σε ηλεκτρονική ροή εγγράφων.

Σφάλματα στην υλοποίηση του EDI

Κατά τη διαδικασία, πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή σε διαδικασίες όπου το χαρτί απαιτείται από τη νομοθεσία. Δεν μπορείτε να αντιγράψετε ένα έντυπο έγγραφο με ένα ηλεκτρονικό. Αυτό επιβραδύνει σημαντικά τη διαδικασία εργασίας και προκαλεί αρνητική στάση απέναντι στη διαδικασία αυτοματισμού στο σύνολό της. Κανείς δεν πληρώνει επιπλέον για να κάνει διπλή δουλειά.

Κατά τη διαδικασία υλοποίησης, είναι απαραίτητο να αναπτυχθούν νέοι κανονισμοί για την εργασία με έγγραφα, να εκπαιδεύσετε το προσωπικό και μόνο τότε να συμμετάσχετε στην πλήρη εφαρμογή. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί μόνο εάν οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τα οφέλη από τη χρήση των νέων τεχνολογιών.

Ένα άλλο δημοφιλές λάθος είναι η κακή ανάπτυξη των απαιτήσεων για το EDMS. Εάν οι χρήστες πρέπει να εργαστούν σε ένα μη διαμορφωμένο σύστημα, τότε η διαδικασία EDI διαφέρει από αυτή που είναι αποδεκτή στον οργανισμό.

Ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ οργανισμών: πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

Πλεονεκτήματα:

• Μείωση του κόστους αποστολής πρωτότυπων εγγράφων μέσω ταχυδρομείου.
• Εξοικονόμηση χώρου για την αποθήκευση τεκμηρίωσης. Όλα αποθηκεύονται ηλεκτρονικά.
• Ευκολία στη χρήση. Το έγγραφο αποστέλλεται από έναν σταθμό εργασίας. Μια γρήγορη αναζήτηση για ένα έγγραφο πραγματοποιείται με βάση την κατάσταση (αποστολή, λήψη, αποδοχή κ.λπ.).
• Άμεση παράδοση. Όλες οι πληροφορίες που αποστέλλονται φτάνουν στον παραλήπτη μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.
• Ένα έγγραφο δεν μπορεί να χαθεί πριν λήξει η περίοδος αποθήκευσής του στο σύστημα.

Ελαττώματα:

• Για να χρησιμοποιήσετε τον εξοπλισμό, πρέπει να αγοράσετε μια άδεια, η οποία κοστίζει πολλά χρήματα.
• Τα δεδομένα μπορούν τις περισσότερες φορές να ανταλλάσσονται μόνο μεταξύ συμμετεχόντων στο ίδιο σύστημα.
• Η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ οργανισμών στο 1C ή η χρήση οποιουδήποτε άλλου λογισμικού διαφέρει από το σχήμα που χρησιμοποιήθηκε στο παρελθόν. Με την εισαγωγή του νέου αλγορίθμου, όλοι οι εργαζόμενοι θα έχουν ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο διεξαγωγής της εργασίας τους.
• Τεχνικός εξοπλισμός. Πριν εφαρμόσει το EDI, ένας οργανισμός πρέπει να αγοράσει εξοπλισμό και να προετοιμάσει τους υπαλλήλους για τη διαχείριση του νέου συστήματος.
• Το EDF πραγματοποιείται με χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής, η οποία ισχύει για 1 έτος. Τα πιστοποιητικά πρέπει να παρακολουθούνται και να ενημερώνονται αμέσως. Είναι επίσης απαραίτητος ο έλεγχος των περιόδων ισχύος των πιστοποιητικών αντισυμβαλλομένου για την αποφυγή προβλημάτων με τις φορολογικές αρχές.

Νομική ρύθμιση

Τι ΚανονισμοίΡυθμίζεται η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ οργανισμών; Η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας περιλαμβάνει τον Ομοσπονδιακό Νόμο αριθ. Η EDI μεταξύ οργανισμών διενεργείται με βάση την εντολή υπ' αριθμ. 50n του Υπουργείου Οικονομικών. Οι κανόνες για την ανταλλαγή πρωτογενών λογιστικών εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή προβλέπονται στην εντολή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας Αρ. ММВ-7-6/36@. Όλοι οι χειριστές ΕΤΑ στη διαδικασία δραστηριότητας πρέπει να καθοδηγούνται από την εντολή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας Αρ. ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

Η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ των οργανισμών SBIS παρέχει στους πελάτες τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

• Μπορείτε να στείλετε έγγραφα σε οποιονδήποτε οργανισμό που είναι εγγεγραμμένος στη Ρωσική Ομοσπονδία. Εάν ο αντισυμβαλλόμενος δεν είναι συμμετέχων στο σύστημα SBIS, τότε ένας υπάλληλος της εταιρείας θα επικοινωνήσει απλώς με έναν εκπρόσωπο του οργανισμού και θα στείλει προσκλήσεις για συμμετοχή στο σύστημα στο e-mail του. Αμέσως μετά την επιβεβαίωση του αιτήματος, η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των συμμετεχόντων θα πραγματοποιηθεί χωρίς μεσάζοντες.
• Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε λογισμικό στον υπολογιστή σας. Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένα ενημερωμένο πρόγραμμα περιήγησης και πρόσβαση στο Διαδίκτυο.
• Δεν χρειάζεστε ειδικό πρόγραμμα για να εργαστείτε με δεδομένα. Εάν η αναφορά προετοιμάζεται αρχικά σε λογισμικό τρίτων κατασκευαστών, για παράδειγμα, 1C, τότε μπορείτε να διαμορφώσετε την ενοποίηση δεδομένων με το σύστημα SLSIS.
• Η τυπική μορφή του εγγράφου δεν έχει καθοριστεί. Μπορείτε να στείλετε κείμενο, αρχεία υπολογιστικών φύλλων, εικόνες κ.λπ.

SKB "Kontur"

Ένας από τους πρώτους προγραμματιστές λογισμικού στη Ρωσία ασχολείται επίσης με την προμήθεια εξοπλισμού με τη βοήθεια του οποίου πραγματοποιείται η ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ των οργανισμών. Η Kontur έχει αναπτύξει το σύστημα Diadoc, το οποίο χρησιμοποιείται για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων. Ένα ιδιαίτερο χαρακτηριστικό του συστήματος είναι ότι η πρόσβαση στα δεδομένα μπορεί να αποκτηθεί ενώ βρίσκεστε στο εξωτερικό. Η εταιρεία έχει αναπτύξει τιμολόγια περιαγωγής ειδικά για το σκοπό αυτό. Εάν θέλετε, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε δεδομένα μέσω του API.

Τι χρειάζεσαι?

Για να συνδέσετε το EDI, ένας οργανισμός πρέπει να αγοράσει:

• λογισμικό με άδεια χρήσης·
• υπηρέτης;
• ενημέρωση εξοπλισμού?
• Εκπαιδεύστε το προσωπικό.
• διαμορφώστε και ενσωματώστε το EDMS ώστε να λειτουργεί με εσωτερικές εφαρμογές.

Τέτοιες επενδύσεις πρέπει να γίνουν προκειμένου να συνδεθεί η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ του οργανισμού; Η συμπερίληψη των διαβουλεύσεων τεχνικής υποστήριξης, του EDMS και των ενημερώσεων λογισμικού στα έξοδα είναι το δεύτερο στάδιο της επένδυσης. Οι δαπάνες αυτές θα πρέπει να καταβάλλονται μηνιαίως.

συμπέρασμα

Η ροή εγγράφων σε χαρτί αντικαθίσταται από ηλεκτρονική. Όχι μόνο μειώνει το κόστος του οργανισμού για τη διατήρηση των διαδικασιών, αλλά αυξάνει επίσης την αποτελεσματικότητα της επιχείρησης στο σύνολό της. Για να λειτουργήσει επιτυχώς το EDI, πρέπει να διαμορφώσετε με σαφήνεια τους στόχους εφαρμογής του συστήματος και να διαμορφώσετε σωστά τον εξοπλισμό.

Ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ οργανισμών - πώς λειτουργεί; Ποια έγγραφα μπορούν να ανταλλάσσονται ηλεκτρονικά, πώς να συνάψετε μια συμφωνία με έναν αντισυμβαλλόμενο για τη δημιουργία ηλεκτρονικής αλληλεπίδρασης και τι πρέπει να περιλαμβάνεται στους κανονισμούς; Αυτό θα συζητηθεί στο υλικό μας.

Ένα σημαντικό στοιχείο κάθε ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων είναι ένα ηλεκτρονικό έγγραφο. Για να δοθεί νομικά σημαντική ισχύς σε ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε σε ηλεκτρονική μορφή, και τα δύο μέρη στη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων πρέπει να του παράσχουν 3 σημαντικές ιδιότητες. Το ηλεκτρονικό έγγραφο πρέπει:

• Έχετε τα απαιτούμενα στοιχεία.
• Συμμορφωθείτε με την εγκεκριμένη μορφή.
• Επικυρωμένο με την υπογραφή του υπεύθυνου.

Εάν εσείς και ο αντισυμβαλλόμενός σας έχετε οργανώσει τη δημιουργία ηλεκτρονικών εγγράφων σε καθιερωμένη μορφή στις επιχειρήσεις σας, είναι απαραίτητο να διασφαλίσετε τεχνικά την ηλεκτρονική σας αλληλεπίδραση μαζί τους. Πως να το κάνεις?

Προκειμένου δύο χωριστά συστήματα να ανταλλάσσουν αμοιβαία και αποτελεσματικά έγγραφα, είναι απαραίτητο να καθοριστούν όλες οι αποχρώσεις της ροής εγγράφων σε ειδικούς κανονισμούς.

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να υπολογίσετε ποια ηλεκτρονικά έγγραφα πρέπει να υπογραφούν με απλή ηλεκτρονική υπογραφή και ποια με ενισχυμένη. Οι νομικά επιτρεπόμενοι τύποι ηλεκτρονικών υπογραφών φαίνονται στο σχήμα.

Τα έγγραφα μπορούν να περιλαμβάνονται στην ηλεκτρονική ροή εγγράφων με τους αντισυμβαλλομένους ποικίλους βαθμούςσημασία και εμπιστευτικότητα. Για παράδειγμα, οι πιο αυστηρές απαιτήσεις ισχύουν για τα ηλεκτρονικά τιμολόγια: πρέπει να υπογράφονται αποκλειστικά από το UKEP και να αποστέλλονται μέσω χειριστή EDI (Διαταγή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 10 Νοεμβρίου 2015 Αρ. 174n). Και για τα εσωτερικά εταιρικά έγγραφα, η χρήση UKEP δεν είναι υποχρεωτική. Επομένως, η ίδια η εταιρεία αποφασίζει ποια υπογραφή θα χρησιμοποιηθεί για την υπογραφή αυτού ή εκείνου του εσωτερικού εγγράφου.

Στους κανονισμούς για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων, είναι απαραίτητο να καθοριστεί η διαδικασία υπογραφής ηλεκτρονικών εγγράφων και να σκιαγραφηθεί ο κύκλος των υπευθύνων που έχουν το δικαίωμα να τα υπογράψουν.

Αφού επιλύσετε όλα τα ρυθμιστικά ζητήματα με τους αντισυμβαλλομένους, πρέπει να επιλέξετε έναν χειριστή ΕΤΑ μέσω του οποίου θα ανταλλάξετε ηλεκτρονικά έγγραφα και θα συνάψετε συμφωνία μαζί τους. Επιπλέον, θα χρειαστεί να επιλύσετε άλλα προβλήματα:

• Οργανώστε ένα ηλεκτρονικό αρχείο ληφθέντων και απεσταλμένων ηλεκτρονικών εγγράφων.
• Κάντε προσθήκες στη λογιστική πολιτική σχετικά με τη μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων.
• Παροχή ηλεκτρονικών υπογραφών στους υπεύθυνους.
• Επίλυση άλλων οργανωτικών και τεχνικών θεμάτων που είναι απαραίτητα για αποτελεσματική εργασίασυστήματα.

Ανταλλαγή εγγράφων με τη μορφή σαρωμένων εικόνων: πώς και πότε είναι δυνατό

Η ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ αντισυμβαλλομένων με τη μορφή των σαρωμένων εικόνων τους εφαρμόζεται σε εταιρείες εδώ και πολύ καιρό - από την εμφάνιση των διαφόρων ταχυδρομικών υπηρεσιών του Διαδικτύου. Για να το κάνετε αυτό, δεν χρειάζεστε ειδικά προγράμματα ή σύνδεση με χειριστές EDF. Ωστόσο, η ευκολία χρήσης αυτής της μεθόδου ανταλλαγής εγγράφων έχει ορισμένα σημαντικά μειονεκτήματα:

• Αδυναμία διασφάλισης εγγυημένης ασφάλειας πληροφοριών.
• Σημαντικές δαπάνες χρόνου και εργατικών πόρων για τη μετατροπή ενός έντυπου εγγράφου σε ηλεκτρονική σαρωμένη εικόνα.
• Η ανάγκη για μετέπειτα εκτύπωση του εγγράφου.
• Αδυναμία γρήγορης ανταλλαγής συμφωνηθέντων εγγράφων.
• Άλλα μειονεκτήματα (έλλειψη δυνατότητας παρακολούθησης του εγγράφου, καθυστερήσεις στην έγκριση από την ιεραρχία στην εταιρεία κ.λπ.).

Αυτό οδηγεί σε περιορισμό του πεδίου εφαρμογής αυτής της μεθόδου ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων μεταξύ οργανισμών. Η ανταλλαγή σαρωμένων εικόνων χρησιμοποιείται κυρίως για εκείνους τους τύπους εγγράφων που δεν είναι νομικά σημαντικά για την εταιρεία. Και αποστέλλονται ηλεκτρονικά στον αντισυμβαλλόμενο μόνο για την επιτάχυνση της αλληλεπίδρασης (εκπλήρωση των όρων των συμβολαίων ή επίλυση τρεχόντων επιχειρηματικών προβλημάτων). Ταυτόχρονα, το πρωτότυπο σε χαρτί αποστέλλεται με ταχυδρομείο ή υπηρεσία ταχυμεταφορών.

Πότε χρειάζεστε μια εφαρμογή για να συνδεθείτε σε ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων;

Μερικές φορές με σκοπό την εξωτερική αλληλεπίδραση με ενδιαφερόμενες ομάδεςη εταιρεία υποχρεούται να εγγραφεί ειδική φόρμααίτηση για σύνδεση με ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων και μια σειρά άλλων εγγράφων. Οι περισσότερες εταιρείες αντιμετωπίζουν την ανάγκη να συμπληρώσουν μια τέτοια αίτηση κατά την υποβολή ηλεκτρονικών εκθέσεων στο Ταμείο Συντάξεων.

Στην περίπτωση αυτή, οι συμμετέχοντες στη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων δεν θα είναι επιχειρηματικοί εταίροι, αλλά η εταιρεία και το ταμείο εκτός προϋπολογισμού. Η αίτηση δεν μπορεί να γραφτεί σε οποιαδήποτε μορφή - το έτοιμο υπόδειγμά της βρίσκεται στον ιστότοπο του Ταμείου Συντάξεων. Θα πρέπει να περιέχει τα ακόλουθα δεδομένα:

• Στοιχεία της εταιρείας που συνάπτει ηλεκτρονική αλληλεπίδραση με το ταμείο.
• Πληροφορίες σχετικά με τον πάροχο τηλεπικοινωνιών και το εργαλείο κρυπτογραφικής προστασίας πληροφοριών που χρησιμοποιείται.

Όμως μια αίτηση για ηλεκτρονική αλληλεπίδραση με το ταμείο δεν αρκεί. Είναι επίσης απαραίτητο:

1. Πριν συμπληρώσετε την αίτηση, επιλέξτε ένα διαπιστευμένο κέντρο πιστοποίησης που παρέχει τις τεχνικές αποχρώσεις της σύνδεσης ροής εγγράφων μέσω TCS και στη συνέχεια σύναψης σύμβασης (συμφωνίας) μαζί του για την παροχή υπηρεσιών για τη μεταφορά ηλεκτρονικών εγγράφων.
2. Αφού υποβάλετε την αίτηση και τον ελέγξετε από τους ειδικούς του ταμείου, συνάψτε συμφωνία με το PRF για τη σύνδεση με τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων. Μπορείτε να κατεβάσετε το έντυπο από τον ιστότοπο του ιδρύματος.

Η ηλεκτρονική ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ εταιρειών και του Ταμείου Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας σάς επιτρέπει να παρέχετε εξατομικευμένες λογιστικές πληροφορίες χωρίς να επισκεφθείτε το ταμείο, να εντοπίζετε και να διορθώνετε έγκαιρα σφάλματα στην αναφορά και να επιλύετε μια σειρά άλλων προβλημάτων.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ηλεκτρονική αλληλεπίδραση με το Ταμείο Συντάξεων της Ρωσίας, δείτε αυτό το υλικό.

Η ίδια η εταιρεία καθορίζει τον τρόπο μετάβασης σε ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων με αντισυμβαλλόμενους. Αλλά σε κάθε περίπτωση, αυτή είναι μια διαδικασία διαπραγμάτευσης. Η πρόταση για μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μπορεί να αποφασιστεί προφορικά, με τη μορφή γραπτής πρόσκλησης από έναν από τους επιχειρηματικούς εταίρους ή με την υπογραφή ειδικής συμφωνίας.

Για να προσκαλέσετε εγγράφως τον αντισυμβαλλόμενό σας να δημιουργήσει ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, μπορείτε να του στείλετε μια επιστολή. Η αποστολή τέτοιων επιστολών βοηθά μια εταιρεία με μεγάλη ροή εγγράφων να προσκαλεί νέους και υπάρχοντες συνεργάτες σε ηλεκτρονική αλληλεπίδραση.

Στο κείμενο της επιστολής, πρέπει να ενημερώσετε τον αντισυμβαλλόμενο σε συνοπτική μορφή:

• Για τη νομικά θεσπισμένη δυνατότητα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.
• Τα πλεονεκτήματά του.
• Έντυπα εγγράφων που προγραμματίζεται να ανταλλάσσονται ηλεκτρονικά.
• Απαιτούμενες ενέργειες για τη μετάβαση σε αυτό το σύστημα.

Ένα δείγμα επιστολής σχετικά με τη μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων (απόσπασμα) παρουσιάζεται παρακάτω.

Χωρίς να αλλάξετε το κείμενο της επιστολής και να αντικαταστήσετε μόνο τα στοιχεία των αντισυμβαλλομένων, μπορείτε να τους ενημερώσετε γρήγορα για την επιθυμία σας να οργανώσετε μια αμοιβαία ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων.

Συμφωνία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ νομικών προσώπων

Οι αντισυμβαλλόμενοι μπορούν να καθορίσουν τις αποχρώσεις της αλληλεπίδρασης χωρίς χαρτί σε μια ξεχωριστή συμφωνία για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων. Πώς να το συνθέσετε;

Η νομοθεσία δεν θεσπίζει ειδικές απαιτήσεις για τη μορφή και το περιεχόμενο μιας συμφωνίας για τη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ νομικών προσώπων. Επομένως, η σύνθεση και το περιεχόμενό του καθορίζονται από τους συμμετέχοντες. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι απαραίτητο να συμμορφωθείτε με το ύφος και τη δομή που είναι κοινά σε τέτοια έγγραφα (είναι απαραίτητο να περιγραφεί το αντικείμενο της συμφωνίας, η περίοδος ισχύος, οι λεπτομέρειες των μερών και άλλα θέματα).

Το παρακάτω σχήμα δείχνει τα κύρια (πιθανά) τμήματα μιας τέτοιας συμφωνίας.

Για να δημιουργηθεί η ηλεκτρονική αλληλεπίδραση, είναι απαραίτητο να συμφωνήσουμε για τις αποχρώσεις της. Αυτό μπορεί να γίνει προφορικά, με αποστολή επιστολής ή/και υπογραφή ξεχωριστής συμφωνίας. Θα χρειαστεί επίσης να επιλυθούν ορισμένα σχετικά ζητήματα (να προδιαγράψετε τη διαδικασία για την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων, να εντοπίσετε υπεύθυνα πρόσωπα, να τους παράσχετε ηλεκτρονική υπογραφή κ.λπ.).