Cum sunt reglementate activitățile angajaților de birou? Ce înseamnă „organizarea rațională a locului de muncă și echiparea acestuia în conformitate cu standardele de igienă”? Care este programul optim de muncă și odihnă pentru lucrătorii de birou?
Cine sunt „funcționarii” și ce documente le reglementează activitățile?
Cât de des se gândește un angajat de ce locul lui de muncă arată așa și nu altul? De ce este echipat cu acest echipament special și nu cu altele? De regulă, organizarea locului de muncă al angajaților, la prima vedere, nu poate duce la complicații pentru angajatori. Dar productivitatea, sănătatea, abilitățile de comunicare și mobilitatea lucrătorilor implicați în îndeplinirea funcțiilor de muncă depind de organizarea corectă a locurilor de muncă. Deci, să luăm în considerare abordările generale ale organizării muncii folosind exemplul lucrătorilor care efectuează muncă de birou.
În prezent, pentru organizarea corectă a locurilor de muncă, este necesară utilizarea standardelor inter-industriale pentru timpul lucrătorilor care desfășoară activități de birou ( Mai departe- Standarde de timp), elaborate în conformitate cu ordinul Cabinetului de Miniștri al Ucrainei „Cu privire la aprobarea măsurilor pentru implementarea Conceptului de reformă ulterioară a salariilor în Ucraina, aprobat prin Decretul Președintelui Ucrainei din 25 decembrie 2000 Nr. 1375” din 23 aprilie 2001 Nr. 152-r.
Standardele de timp sunt menite să standardizeze munca lucrătorilor în domeniul muncii de birou, precum și să determine numărul de lucrători care prestează această muncă. De exemplu, dintre lucrătorii care pot fi considerați funcționari, ar trebui să se distingă următoarele:
- „Asistent de referință” (cod KP 4115);
- „Operator de mașini de copiat și duplicat” (cod KP 4112);
- „Secretar-dactilograf” (cod KP 4115);
- „Arhivarius” (cod KP 4141);
- „Gier” (cod KP 4144);
- „Organizator de muncă de birou (tipuri activitate economică)" (cod KP 3435.2);
- „Specialist în documente” (cod KP 2432.1);
- „Organizatorul muncii de birou ( agentii guvernamentale)" (KP 3435.1);
- „Organizator de muncă de birou (sistem de proceduri judiciare)” (cod KP 3435.3);
- „Referent” (cod KP 3436.1), etc.
Trebuie remarcat faptul că Standardele de timp pot fi utilizate și în autoritățile executive de stat, întreprinderi, instituții, organizații ( Mai departe- întreprindere) de orice formă de proprietate și subordonare.
Standardele de timp constau dintr-o parte generală, organizarea muncii și o parte normativă.
Organizarea muncii conține condiții organizatorice și tehnice generale pentru efectuarea muncii de birou, dotarea locurilor de muncă pentru lucrătorii de birou și exemple de organizare a muncii pentru unii lucrători de birou.
Activitățile angajaților care desfășoară activități de birou sunt reglementate descrierea postului, elaborată în conformitate cu Secțiunea 1 „Profesiile conducătorilor, profesioniștilor, specialiștilor și angajaților tehnicieni” din Nr. 1 „Profesiile lucrătorilor care sunt comune tuturor tipurilor de activități economice” din Directorul caracteristicilor de calificare ale profesiilor muncitorilor, aprobat prin ordin. al Ministerului Muncii și Politicii Sociale al Ucrainei , și Directorul caracteristicilor standard de calificare profesională a posturilor de funcționar public, aprobat prin ordin al Serviciului Public Național al Ucrainei.
Sarcina principală a lucrătorilor de birou este să lucreze cu documente și alte informații folosind tehnologia organizațională și informatică, procesarea corespondenței de intrare și de ieșire, înregistrarea și livrarea acesteia la destinație, stocarea, transferul în arhivă etc.
Munca planificată include înregistrarea documentelor, prelucrarea informațiilor, analiza acestora, sistematizarea, acumularea și stocarea.
Condiții generale organizatorice și tehnice pentru efectuarea muncii de birou:
- organizarea rațională a locurilor de muncă;
- primirea la timp de către angajați a informațiilor, consultărilor și instrucțiunilor;
- respectarea unui regim rațional de muncă și odihnă;
- asigurarea standardelor sanitare stabilite.
ÎN anul trecut Principalul mijloc de pregătire a documentelor text este un computer personal (PC).
Cerințe privind condițiile de muncă
Factori principali:
- planificarea spațiului;
- iluminatul spațiilor și locurilor de muncă;
- microclimat;
- culoarea camerei;
- program de lucru și odihnă.
Locurile de muncă ale lucrătorilor de birou ar trebui să fie confortabile și echipate în conformitate cu standardele de igienă: acestea sunt echipate cu mese cu unul sau două piedestale pentru amplasarea convenabilă a echipamentelor de birou și a obiectelor de lucru, iar în sertarele meselor - depozitarea documentelor relevante și a biroului. rechizite, tăvi de hârtie, echipamente de birou mici etc.
Distanța dintre ochii angajatului și ecranul computerului nu trebuie să fie mai mică de o lungime și jumătate din diagonala monitorului utilizat; Afișajul trebuie plasat la 15 grade sub nivelul ochilor, iar tastatura trebuie amplasată la o distanță de aproximativ 40 cm de corp. Încheieturile tale trebuie să fie la nivelul antebrațului. Ecranul de afișare trebuie poziționat astfel încât lumina soarelui și lumina lămpii să nu se reflecte din el și să nu orbească lucrătorul. În mod ideal, nivelul de luminozitate al ecranului ar trebui să se potrivească cu luminozitatea luminii din cameră, care poate fi atins prin reglarea monitorului.
Ecranele de monitorizare intermitente au un efect extrem de negativ asupra ochilor. Rata minimă de reîmprospătare a ecranului, conform cerințelor ergonomice, trebuie să fie de cel puțin 75 Hz.
Spațiile de service trebuie să aibă formă dreptunghiulară sau pătrată. Cea mai rațională este o cameră dreptunghiulară cu un raport de aspect de 1:1,5 (dar nu mai mult de 1:2). Lățimea camerei trebuie să fie de cel puțin 2,5 m, iar înălțimea - 3,25 m.
Iluminatul locului de muncă este de o importanță deosebită. Dacă locul de muncă are iluminat local, se recomandă utilizarea lămpilor rotative, mobile. Pe suprafața desktopului din stânga ar trebui să ajungă o lumină moale, care nu orbiește ochii. Este inacceptabil să folosiți doar iluminarea locală, deoarece aceasta duce la o adaptare inevitabilă a vederii.
- în cazul iluminatului fluorescent - 300 lux;
- în cazul iluminarii cu lămpi incandescente - 150 lux.
Nivelul normal de saturație a încăperii cu lumina la coeficienții de reflectare a suprafețelor: podea - 25%, tavan - 70%, mobilier și echipamente - cel puțin 35%. Protecția împotriva razelor directe ale soarelui poate fi asigurată de un parasolar, jaluzele sau perdele.
Eficiența iluminatului în spațiile de birouri crește în cazul vopsirii raționale a pereților și tavanelor. Culoarea camerei afectează semnificativ eficiența muncii. Cele mai favorabile culori sunt alb, verde-albastru, galben-verde, verde deschis, bej, bej deschis, galben deschis, albastru deschis. Aceste culori nu au doar un efect calmant asupra sistem nervos oameni, dar și îmbunătăți semnificativ iluminatul interior.
Pentru o mai bună dispersie și reflectare a luminii, se recomandă vopsirea tavanului în interior culoare alba, reflectă până la 90% din fluxul luminos. Pereții ar trebui să reflecte mai puțină lumină și să fie puțin mai întunecați decât tavanul. Dacă ferestrele din cameră sunt orientate spre partea însorită, atunci este mai bine să pictați pereții în culori reci: albastru, verzui, verde deschis. Pentru camerele cu ferestre orientate spre nord, nord-vest, nord-est sunt mai potrivite culorile calde: gălbui, portocaliu deschis, nisip.
Pardoseala, indiferent de materialul din care este confectionata, ar trebui sa aiba o culoare mai inchisa decat peretii.
Sănătatea umană și performanța depind, de asemenea, de factori mediu inconjurator, în primul rând, de la menținerea temperaturii și umidității normale.
- temperatura aerului: în timpul sezonului rece (sub +10 °C) - temperatura camerei variază de la 20 la 22 °C; în sezonul cald (peste +10 °C) - 20–25 °C;
- umiditatea relativă a aerului - 30-60%;
- viteza de circulație a aerului: în sezonul rece - nu mai mult de 0,2 m/s; în sezonul cald - 0,2–0,5 m/s;
- presiunea atmosferică - de la 84 la 107 kPa (630–800 mm Hg);
- conținutul maxim de praf din aerul interior cu o dimensiune a particulelor de cel mult 3 microni este de 0,75 mg/cu. m.
Amenajarea spațiilor, care este un element decorativ al interiorului, îmbunătățește compoziția aerului, reduce oboseala neuropsihică și vizuală. Acest lucru este deosebit de important pentru condițiile mentale de muncă.
La proiectarea locurilor de muncă pentru artiști, este necesar să se asigure echipamentul cuprinzător al acestor locuri cu mijloacele de muncă necesare. Dotarea locurilor de muncă ale artiștilor executanți cu mijloace tehnice este de obicei prevăzută în timpul proiectării clădirilor administrative și reconstrucției acestora.
Pentru a crește performanța și a reduce oboseala, se recomandă stabilirea pauzelor reglementate care să restabilească performanța.
Pentru lucrătorii care introduc informații într-un computer, se acordă o pauză la 2 ore după începerea lucrului și 1,5-2 ore după o pauză de masă de 15 minute. fiecare oră de funcționare timp de 10 minute.
Sertarele biroului ar trebui să fie echipate cu dispozitive pentru aranjarea comodă a dosarelor. Este indicat ca pe fiecare raft să existe câte o fișă cu conținutul folderelor.
Trebuie să existe un dulap pentru depozitarea literaturii și documentelor speciale, de referință.
Se asigură angajații de birou materiale de referinta, în special, instrucțiuni de evidență, documente normative și metodologice, dicționare ortografice și terminologice, liste de angajați ai organizației și diviziilor sale structurale cu numere de telefon și adrese, cărți alfabetice de adrese și numere de telefon ale angajaților aferente activităților organizației; organizare, indexuri de card etc.
Regimul de muncă și odihnă al lucrătorilor angajați în munca de birou și în sprijinul conducerii este stabilit sub forma unei rutine zilnice, ținând cont de reglementarea tuturor muncii obligatorii și de implementarea celor mai dificile dintre ele în prima jumătate a zilei, când lucrătorii au o performanță ridicată, stabilă.
Ore de lucru
Prima parte a articolului 50 este prevăzut programul normal de lucru al lucrătorilor, care nu poate depăși 40 de ore pe săptămână.
Să remarcăm că întreprinderile, la încheierea unui contract colectiv, pot stabili un standard de timp de lucru mai scurt decât cel specificat în prima parte a articolului 50 din Codul Muncii. Atunci când se stabilește un standard mai scăzut pentru timpul de lucru, trebuie avut în vedere că remunerația trebuie făcută apoi la tariful integral, salariul integral.
În conformitate cu partea întâi a articolului 51 din Codul muncii, programul de lucru redus se stabilește:
1) pentru lucrătorii cu vârsta cuprinsă între 16 și 18 ani - 36 de ore pe săptămână, pentru persoanele cu vârsta cuprinsă între 15 și 16 ani (studenți cu vârsta între 14 și 15 ani care lucrează în vacanță) - 24 de ore pe săptămână.
Durata orelor de lucru pentru studenții care lucrează în timpul an scolarîn timpul liber de la studii, nu poate depăși jumătate din timpul maxim de lucru prevăzut la primul alin al prezentului alineat pentru persoanele de vârsta corespunzătoare;
2) pentru lucrătorii care lucrează cu condiții de muncă periculoase - cel mult 36 de ore pe săptămână.
Lista industriilor, atelierelor, profesiilor și posturilor cu condiții de muncă periculoase, muncă în care dă dreptul la o săptămână de lucru redusă, a fost aprobată printr-o rezoluție a Cabinetului de Miniștri al Ucrainei .
În plus, legislația stabilește un program de lucru redus pentru anumite categorii de lucrători (profesori, medici etc.).
Programul de lucru redus poate fi stabilit prin fonduri proprii la întreprinderi și organizații pentru femei cu copii sub 14 ani sau cu un copil cu handicap.
Potrivit articolului 69 întreprinderea stabilește în mod independent programul de lucru redus și alte beneficii pentru angajații săi.
La calculul soldului timpului de muncă, trebuie avut în vedere că, potrivit articolului 53 din Codul muncii, în ajunul sărbătorilor și zilelor nelucrătoare (articolul 73 din Codul muncii), durata de muncă a salariaților. , cu excepția lucrătorilor prevăzuți la art. 51 din Codul muncii, se reduce cu o oră, atât pentru 5 zile, cât și cu o săptămână de lucru de 6 zile, iar în ajunul weekend-urilor, durata muncii cu 6 zile. saptamana de lucru nu poate depasi 5 ore.
Conform părții a treia a articolului 67 din Codul muncii, dacă o zi de sărbătoare sau nelucrătoare (articolul 73 din Codul muncii) coincide cu o zi liberă, ziua liberă este transferată în ziua următoare după sărbătoare sau nelucrătoare. zi. Prin urmare, conform programului unei săptămâni de lucru de 5 zile cu zile libere sâmbătă și duminică în 2014, ziua liberă de duminică, 20 aprilie ar trebui mutată la luni, 21 aprilie, ziua liberă de sâmbătă, 28 iunie ar trebui să fie mutat în luni, 30 iunie, iar ziua liberă duminică 24 august - luni 25 august.
De regulă, pentru a crea condiții favorabile pentru sărbătoare, precum și pentru utilizarea rațională a timpului de lucru, ordinele Cabinetului de Miniștri al Ucrainei recomandă amânarea zilelor de lucru pentru angajații care au o săptămână de lucru de 5 zile cu două zile libere sâmbăta. si duminica.
Datorită faptului că acest ordin are caracter consultativ, decizia de amânare a zilelor lucrătoare se ia de către angajator în mod independent prin emiterea unui ordin sau alt document administrativ.
Decizia luată de angajator de a amâna zilele lucrătoare modifică programul de lucru al întreprinderii și programul standard de lucru în lunile în care se introduce transferul zilelor lucrătoare. Prin urmare, toate acțiunile privind acordarea vacanțelor și revenirea la locul de muncă trebuie efectuate conform programului de lucru al întreprinderii, care a fost modificat din cauza amânării zilelor lucrătoare.
Trebuie avut în vedere faptul că, în cazul unei amânări a zilei de lucru premergătoare unei zile de sărbătoare sau nelucrătoare la o altă zi liberă, pentru a menține echilibrul timpului de lucru pe an, durata de muncă în acest an este transferată. ziua lucrătoare trebuie să corespundă cu durata zilei de lucru înainte de concediu, astfel cum se prevede la articolul 53 Codul muncii.
Legislația nu stabilește un standard uniform pentru durata orelor de lucru pe an. Această normă poate fi diferită în funcție de tipul de săptămână de lucru stabilită în întreprindere (5 sau 6 zile), care este durata muncii zilnice, când sunt stabilite zilele libere și, prin urmare, întreprinderile determină norma orelor de lucru pe an în mod independent, cu respectarea cerințelor articolelor 50–53, 67 și 73 din Codul muncii.
Articol furnizat portalului nostru
redacția revistei
Un set de dispozitive speciale pentru crearea, procesarea, stocarea și transmiterea documentelor este denumit în general mijloace de echipament organizațional - echipamente de birou.
Echipamentul tehnic al locului de muncă
Echipamentele de birou utilizate la un anumit loc de muncă sunt de obicei numite echipamente de birou mici. Cu această clasificare, ele includ: computere personale, scanere, imprimante, echipamente de copiere pentru uz individual, telefon, telefax, etc. De fapt, echipamentele de birou mici înseamnă în prezent toate „fleecuri de birou” (creioane, pixuri, radiere, perforatoare, capsatoare). , lipici, agrafe etc.), care este folosit de fiecare angajat pentru munca de zi cu zi.
Astfel, în prezent sunt utilizate două tehnologii pentru a crea documente.
În primul rând, este posibil să completați deja forme stabilite documente sau redactarea manuală a unui proiect de document. Pentru a face acest lucru, fiecare angajat trebuie să aibă un instrument de scris: un pix cu bilă, capilar sau cu cerneală de orice modificare.
În al doilea rând, întocmirea unui document direct pe computer. Un computer, ca un telefon, poate fi personal nu numai în terminologie, ci și în sens, adică poate avea un singur „proprietar” sau poate fi un mijloc de utilizare colectivă. Aproape orice tip de document este potrivit pentru pregătirea documentelor text și foi de calcul. calculator modern echipamente standard: dispozitive pentru citirea dischetelor și discuri laser, tastatură, manipulator. Un mouse, trackball, ecran tactil sau tabletă electronică poate fi folosit ca manipulator.
Caracteristicile importante ale performanței computerului atunci când lucrați cu documente sunt valoarea memorie cu acces aleatorși capacitatea hard diskului, deoarece noile versiuni de aplicații (programe) de birou devin din ce în ce mai solicitante față de acești indicatori, iar procesoarele cu o frecvență de 100 MHz pot face față cu succes, de asemenea, muncii de recunoaștere a textului.
Fiecare loc de muncă ar trebui să aibă un set de diverse medii de stocare: hârtie, formulare, dischete etc. Locul de muncă are nevoie de tăvi, sau chiar de rafturi de birou pentru depozitarea hârtiei, sertarele de masă ar trebui să vă permită să depozitați cutii cu dischete, agrafe, pixuri. , etc. creioane, markere și alte obiecte mici. Este necesară o cutie adaptată pentru depozitarea dosarelor cu documente de hârtie, de preferință depozitare suspendată, și dosare speciale corespunzătoare cu sistem de prindere, „fișiere” pentru depozitarea documentelor în ele etc.
Pentru a organiza munca personală, aveți nevoie de calendare de birou, foldere și tăvi pentru cărți de vizită, foldere de documente, carduri de control, organizatoare de buzunar și de birou, agrafe pentru fixarea unui număr diferit de coli, agrafe, butoane, un capsator și anti-capsator și alte echipamente de birou mici. Dar o parte semnificativă a echipamentului de birou nu este nevoie de angajați pentru o lungă perioadă de timp, astfel încât astfel de echipamente de birou pot fi partajate fie pentru mai multe locuri de muncă, fie pentru o unitate structurală în ansamblu.
Dacă intenționați să lucrați numai cu un computer, poate fi echipat un loc de muncă special - un „colț de computer”.
Echipamentele de birou partajate pot fi nu doar o imprimantă, copiator, telefax, tocator, ci și unul dintre computerele echipate cu scanner, card de fax-modem pentru acces la Internet și alte accesorii.
Pentru utilizare colectivă, este indicat să aveți capsatoare și perforatoare care diferă ca performanță (grosimea foilor perforate, numărul de găuri perforate).
Pentru utilizare colectivă pot exista instrumente de corectare a textului, o sursă de hârtie, formulare goale, dischete și foldere. Pe lângă birourile de birou, de regulă, sunt necesare dulapuri și rafturi pentru depozitarea referințelor, a materialelor de proiect și a literaturii pentru utilizare individuală și, mai adesea, colectivă. La discreția conducerii, zonele de lucru pot fi echipate cu dulapuri staționare pentru depozitarea deschisă sau în siguranță a fișierelor și a cărților de referință pentru uz general.
Locul de muncă al unui specialist în serviciul instituției de învățământ preșcolar, unitate structurală asociată procesării unor cantități mari de informații documentare, trebuie să fie echipat corespunzător cu echipamente de birou.
În primul rând, dacă există o secretară sau alt angajat responsabil cu lucrul cu documentele în unitatea structurală, echipamente pentru uz colectiv (imprimante, telefax, copiator etc.) pentru o utilizare mai productivă, înlocuirea la timp a cartuşelor de imprimare înlocuibile şi organizarea reparațiile ar trebui să fie sub controlul acestui angajat. Prezența unui angajat special al departamentului face posibilă utilizarea unui comutator telefonic cu o linie de ieșire în afara organizației.
Locul de muncă al unui specialist din instituția de învățământ preșcolar trebuie să fie dotat cu sisteme manuale, mecanice sau electronice (cutii de arhivare, calculator personal) pentru înregistrarea și monitorizarea documentelor primite de angajații secției și aflate în posesia acestora. De asemenea, poate fi util să aveți o mașină de scris compactă (electrică sau mecanică) pentru completarea la mașină a formularelor cu grafit precis și fin, în cazul defecțiunii echipamentului informatic, de exemplu, din cauza unui atac de virus sau a secretului special al documentului întocmit .
Organizarea locului de muncă a unui specialist în serviciul de educație preșcolară se formează pe baza unei analize a conținutului activităților sale, a cerințelor de ergonomie, igienă și psihofiziologie și are ca scop proiectarea organizării optime a locului de muncă. O listă aproximativă a echipamentelor de birou și a instrumentelor informatice utilizate în munca unui secretar:
mici echipamente de birou, materiale de scris: pixuri, hârtie, creioane, radiere etc.;
mijloace pentru compilarea și producerea documentelor text (calculator, înregistrator de voce, imprimantă, scaner, mașină de scris portabilă în stoc);
mijloace pentru prelucrarea documentelor pe hârtie: mașini de lipit și fixat, echipamente de deschidere și tăiere a plicurilor, echipamente de adresare și ștanțare, mașină de distrugere documente;
mijloace de pastrare si recuperare a documentelor: dulapuri pentru dosare tipuri variate, dulapuri și rafturi, seif;
mijloace de comunicare: telefon, radiotelefon, radio, teletip, fax, card de rețea pentru rețeaua locală, mijloc de comunicare operațională de dispecerat, E-mail, modem;
copiatoare și mașini;
shredder pentru distrugerea rapida a informatiilor confidentiale;
mobilier și echipamente de birou.
Posturile de calcul și birourile angajaților, echipamentele de birou pentru uz colectiv sunt amplasate astfel încât să minimizeze dificultățile de comunicare între ei și de utilizare a echipamentului.
-
Fluxul documentelor - mișcare documente V organizatii din momentul creării sau primirii lor până la cap. Organizare Și tehnic echipamente muncitorii locuri Pentru muncă Cu documente. Un set de dispozitive speciale pentru crearea, procesarea, stocarea... -
Organizare Și tehnic echipamente muncitorii locuri Pentru muncă Cu documente.
Fluxul documentelor - mișcare documente V organizatii din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea executării sau expedierii. -
Forme organizatorice muncă Cu documente. Fiecare organizare ar trebui să creeze un serviciu special: managementul afacerii, departamentul general, departamentul D.
Organizare Și tehnic echipamente muncitorii locuri Pentru muncă Cu documente. -
Pentru muncă
Organizare Și tehnic echipamente muncitorii locuri Pentru muncă Cu documente. -
În 1720 Au fost aprobate Regulamentul General, care a devenit baza Pentru muncă toate plăcile, iar sistemul de... mai mult ».
Organizare Și tehnic echipamente muncitorii locuri Pentru muncă Cu documente. -
În 1720 Au fost aprobate Regulamentul General, care a devenit baza Pentru muncă toate plăcile, iar sistemul de... mai mult ».
Organizare Și tehnic echipamente muncitorii locuri Pentru muncă Cu documente. -
Când Kzo =1, specializarea îngustă este asigurată muncitor locuri, iar premisele sunt create pentru creșterea productivității muncii prin dezvoltarea competențelor de muncă muncitorii, oportunități tehnic echipamente munca etc. -
Selectarea operațiunilor pe termen scurt a făcut posibilă simplificarea tehnologică echipamenteȘi organizatii producție, îmbunătățirea abilităților muncitorii, își măresc productivitatea muncii. -
...tehnic echipamente toata lumea muncitorii locuriși să creeze condiții pentru ei muncă
Legislativ documentație privind protecţia muncii obligă administraţia întreprinderilor
În caz de vătămare sau alte daune aduse sănătății organizare, răspunzător de... -
Proiecta documentație, elaborat în conformitate cu datele inițiale, tehnic conditii
Ordin organizatii Și derularea unei licitații pentru proiect muncă determinat
Referinţă documentație parte lucru documentație nu sunt incluse si pot fi transferate...
Pagini similare găsite:10
Organizarea locurilor de muncă ale salariaților și crearea unor condiții favorabile de muncă au o importanță deosebită în activitatea aparatului de conducere.
Munca managerială este de obicei caracterizată de activitate fizică scăzută, monotonie și șederea prelungită în casă. Toate acestea provoacă oboseală rapidă și afectează în mod natural rezultatele muncii. Prin urmare, atunci când se organizează munca personalului de conducere, care include angajații de birou, mare atentie ar trebui să se acorde amenajarea și amenajarea spațiilor de birouri, menținerea în acestea a condițiilor de iluminare și temperatură care să respecte standardele, eliminarea zgomotului, dotarea locurilor de muncă în conformitate cu funcțiile îndeplinite și stabilirea unui program de lucru rațional.
La alegerea spațiilor pentru serviciul de birouri, este necesar să se țină cont de faptul că, în conformitate cu reglementările în vigoare, suprafața standard a spațiului de birouri trebuie să fie de cel puțin 4 m2 per angajat. În plus, se ține cont de posibilitatea instalării și amplasării de echipamente și, mai ales, computere personale, scanere, faxuri, imprimante, care sunt foarte activ utilizate astăzi în domeniul managementului. Prin urmare, după ce s-au determinat compoziția și tipul mijloacelor tehnice și echipamentelor auxiliare destinate amplasării, se ia în considerare suprafața totală necesară pentru amplasarea acestora. Acumularea unui număr mare de echipamente de automatizare și mecanizare într-o cameră mică în care lucrează mai multe persoane modifică semnificativ microclimatul din cameră, condițiile de lucru și duce la oboseală rapidă. Așadar, calculul suprafeței per angajat care lucrează la un display de computer se bazează pe norma de 6 m2 de persoană. Locurile de lucru cu monitoare ar trebui să fie amplasate la o distanță de cel puțin 1,5 m unul de celălalt.Dacă există un număr mare de mijloace tehnice, este mai convenabil să folosiți partiții mobile sau mobila de birou separa mai multe zone de lucru. Camera trebuie să fie întotdeauna bine ventilată sau echipată cu aer condiționat. Dispozitivele de copiere și imprimare de mare viteză impun cerințe crescute la ventilație (rata de schimb de aer).
La fel de importantă este iluminarea adecvată a locurilor de muncă. Lipsa luminii este adesea unul dintre motivele oboselii rapide. Iluminatul natural este considerat cel mai bun. Lumina ar trebui să vină din stânga sau din față.
Iluminarea artificială a locurilor de muncă poate fi generală (lumini amplasate pe tavan) sau locală, când fiecare loc de muncă are o lampă de masă. Ar trebui să fie suficient în ceea ce privește nivelul și uniformitatea luminii.
Dacă există computere, pentru a elimina strălucirea pe ecran, corpurile de iluminat generale sunt montate nu pe tavan, ci pe partea de sus a panourilor de perete.
Nu mai puțin important este regim de temperatură. Se recomanda mentinerea unei temperaturi in camera de 22-24 grade Celsius si a umiditatii de 60-40%.
Serviciul de management al biroului este de obicei situat lângă zona de recepție a managerului, iar secretarul asistent se află în zona de recepție a managerului sau a companiei. Avand in vedere ca zona de receptie este carte de vizită instituție, prin care se evaluează cultura muncii în ansamblu, se creează prima impresie a companiei (instituției), apoi devine clară importanța acordată echipamentului acesteia.
Serviciul de management al biroului este, de asemenea, unul dintre cele mai vizitate departamente ale instituției, așa că și interiorul acestuia primește o atenție sporită. Locul de muncă al unui angajat care, datorită activității sale, primește cel mai adesea vizitatori, ar trebui să fie situat lângă intrarea în sediu. La plasarea locurilor pentru angajații care lucrează în aceeași cameră, sunt luate în considerare contactele lor de afaceri. Este recomandabil să amplasați dispozitivele zgomotoase care funcționează constant într-o încăpere separată dotată cu materiale de izolare fonică. La amplasarea locurilor de muncă se iau în considerare dimensiunile recomandate pentru culoar:
Lățimea pasajului pentru o persoană este de 60 cm.
Pentru două persoane - 80 cm.
Pentru trei persoane- 100 cm.
Între mese - 55 cm.
Între aparatele de încălzire și masa de lucru - 55 cm.
Între perete și masă - 65 cm.
Nu este indicat să amplasați ecranul în fața ferestrelor și nu este indicat ca persoana care lucrează la afișaj să stea cu fața la ferestre.
Locul de muncă al fiecărui angajat este echipat ținând cont de responsabilitățile sale funcționale. De exemplu, locul de muncă al secretarei unui manager sau al secretarului unei companii este format din trei zone: cea principală, unde se află biroul său cu console și echipamente de birou necesare, o zonă de serviciu pentru vizitatori și o zonă auxiliară în care dulapuri, o mașină de copiat, un sunt amplasate fax etc.
Alegerea mobilierului este de mare importanță. Dimensiunile mobilierului trebuie să corespundă zonei camerei și nu ar trebui să dezordine camera. La alegerea mobilierului se iau în considerare indicatorii antropologici ai angajatului. Deoarece angajatul de birou trebuie să stea mult, alegerea este foarte importantă scaun confortabil sau scaune cu înălțimea scaunului reglabil. De exemplu, fotoliile și scaunele cu spătar înalt cu două curbe sunt confortabile: pentru coloana lombară și toracică.
Dulapurile ar trebui să ofere depozitarea verticală a dosarelor și o privire de ansamblu rapidă a carcasei, iar mesele de lucru ar trebui să fie reglabile în înălțime în intervalul 680-760 mm. Sertarele din birouri ar trebui să se potrivească cu dimensiunea documentelor și a dosarelor și să fie ușor de scos, chiar dacă sunt încărcate greu. Mesele sunt adesea prevăzute cu atașamente. Astăzi produc diverse companii un numar mare de seturi raționale de mobilier pentru recepții și birouri.
Fiecare loc de muncă ar trebui să aibă un set de echipamente de birou simple, de exemplu, tăvi cu mai multe niveluri pentru colectarea documentelor, un calendar săptămânal, un organizator de birou cu pixuri, creioane și alte rechizite de birou, un blocnotes pentru note, dosare pentru depozitarea de rutină a documentelor, etc.
Setul de echipamente tehnice ale unui angajat al serviciului de birou trebuie să corespundă responsabilităților sale funcționale, dar astăzi un computer și un telefon (comunicare internă sau cu acces la rețeaua orașului) sunt aproape obligatorii pentru fiecare loc de muncă din serviciul de birou.
Dacă există un birou (grup) de lucrări de dactilografiere, atunci acesta este echipat cu computere personale, înregistratoare vocale, imprimante de mare viteză, capsatoare de documente, rafturi și dulapuri pentru depozitarea formularelor de documente, o mașină pentru distrugerea documentelor etc. Pe lângă echipamentul de copiere, zona de copiere și imprimare poate avea mașini de legătorie, colazionare, de tăiat hârtie etc.
Pentru procesarea inițială a documentelor de intrare și de ieșire, aveți nevoie de un capsator de documente, un deschizător de plicuri, un sigilator de plicuri, o mașină de pliat și marcat, un laminator, o mașină de ștanțat etc.
Cu înregistrarea tradițională a documentelor și controlul execuției, sunt necesare dulapuri de birou.
Rafturile, dulapurile și seifurile metalice sunt folosite pentru depozitarea fișierelor.
Selecția de echipamente de birou este în continuă extindere și se adaptează la introducerea tehnologiilor automatizate.
Un loc de muncă echipat corespunzător Design frumos spațiile de birouri, un microclimat sănătos creează o bună dispoziție de lucru și măresc semnificativ productivitatea muncii.
Ideea locului de muncă al unui secretar Un loc de muncă este un domeniu al activității de muncă a unui angajat, dotat cu mijloacele necesare pentru a efectua responsabilitatile locului de munca. Organizarea locului de muncă al unei secretare începe cu dotarea acestuia cu mobilier, echipamente speciale și rechizite de birou.
Set de mobilier obligatoriu: birou cu dulap glisant; scaun cu ridicare și pivotare; masă sau suporturi auxiliare pentru echipamente de birou; dulap pentru depozitarea documentației; sigur pentru depozitarea documentelor importante, formularelor, ștampilelor și sigiliilor; scaun pentru vizitatori.
Papetarie: instrument de scris; caiete de referință-alfabetice, jurnal, săptămânal; mapă sau tavă pentru documente curente și hârtie; perforator, capsator; cuțit de hârtie, foarfece; pastă de corectare („stroke”), lipici; dispozitiv magnetic pentru depozitarea agrafelor, nasturii și a altor obiecte metalice mici; Ceas de perete; dosare cu inscripțiile „Pentru raport”, „Pentru semnare”, „Documente în curs”, etc.
Tehnici: Factorii tehnici ai condițiilor de muncă ale secretarului includ dotarea locului de muncă cu echipamente moderne de birou și utilizarea celor mai noi tehnologii informaționale în procesul de lucru. Atunci când organizați un loc de muncă al unei secretare, ar trebui să vă faceți griji și pentru mobilierul special și rechizitele de birou.
Igienic: Factorii igienici trebuie sa asigure pastrarea fortei si sanatatii, oboseala minima si buna sanatate a angajatului in timpul procesului de munca. Acești factori includ iluminarea locului de muncă, condiții optime de temperatură și umiditate în cameră, atentă schema de culoriîn proiectarea spațiilor, mobilier confortabil care îndeplinește cerințele ergonomice etc. O cameră prăfuită, înghesuită, care nu a fost renovată de mult timp creează un sentiment de disconfort celor care lucrează în ea, care nu contribuie la bunăstarea lor.
Social: Factori sociali creați un sentiment de confort și securitate socială pentru angajat. Acestea includ alimente pentru muncitori, asigurări medicale, acces la sport și GYM-urile, preocuparea administratiei pentru vacanta de vara angajații și copiii acestora etc.
Psihologic: Factorii psihologici sunt determinați de relațiile angajaților din echipă, stilul de conducere, adică climatul psihologic al organizației. Sărbătorile comune, „zilele sănătății”, competițiile sportive, încurajarea angajaților care și-au dovedit în munca lor, felicitări de sărbători - toate acestea sunt indicatori ai unui climat psihologic bun în echipă. Un astfel de mediu psihologic contribuie la spiritul de lucru; angajații o prețuiesc și își prețuiesc locul de muncă.
Psihofizic: Factorii psihofizici trebuie să țină cont de fluctuațiile stării fizice a angajatului în timpul zilei de lucru. Sarcina trebuie distribuită în conformitate cu această condiție. De exemplu, în prima oră de lucru și imediat după pauza de masă, nu ar trebui să planificați un vârf de activitate de producție, deoarece corpul în acest moment este oarecum relaxat și nu este pregătit pentru o muncă intensă. Până la sfârșitul zilei de lucru, apare oboseala generală, așa că pentru această perioadă ar trebui să lăsați o muncă mai puțin responsabilă, care nu necesită concentrare și stres mental. Performanța umană de vârf are loc între 9 și 12 ore și între 14 și 17 ore. Sarcina principală de producție ar trebui să fie planificată pentru această perioadă.
Estetic: Factorii estetici contribuie la buna dispoziție a angajatului, formează în el respectul pentru munca sa și mândria față de întreprindere și sporesc prestigiul muncii. Mobila, flori, jaluzele. interior modern, muzica linistita placuta, culorile in design si multe altele pot fi puse pe seama unor factori estetici care influenteaza conditiile de munca.
Cerințe ergonomice: Denumirea mobilierului Înălțimea lucrătorului Înălțimea mobilierului Masă de papetărie Până la 170 cm Peste 170 cm 72 cm 75 cm Masă pentru lucru la o mașină de scris sau la tastatura PC Până la 170 cm Peste 170 cm 66 cm 68 cm Scaun, fotoliu Până la 170 cm deasupra 170 cm 45 cm 47 cm
Cerințe ergonomice După ce ați dobândit elementele obligatorii ale unui loc de muncă de secretariat, ar trebui să vă gândiți la plasarea rațională a tuturor acestora în cameră. Amplasarea mobilierului, echipamentelor și accesoriilor trebuie să fie în conformitate cu bunul simț: obiectele utilizate frecvent trebuie amplasate în Zona de lucru, "la mana"; aranjarea obiectelor pe masă trebuie să corespundă regulii „mâna dreaptă și stângă” (în dreapta - ce se ia sau se face cu mâna dreaptă, în stânga - ce se ia sau se face cu mâna stângă); Fiecare obiect din cameră trebuie să aibă propriul loc și o zonă de mișcare constantă.
Postul de lucru pentru secretariat computerizat Secretara de birou a cărei muncă o stăpânești în prezent are un loc de muncă, de regulă, echipat cu o varietate de dispozitive tehnice. Aceasta include un computer personal și diverse mijloace de comunicare telefonică: telefon, modem fax, telefon multifuncțional sau mini-PBX. Poate că există sisteme de adresare publică, echipamente de duplicare, o imprimantă, un scanner etc.
Cerințe sanitare și igienice pentru lucrătorii de birou Parametri Valori Iluminare naturală și artificială 300 – 500 lux Nivel de zgomot Nu mai mult de 65 dB Suprafață per PC Nu mai puțin de 6 m 2 Volumul per PC Nu mai puțin de 20 m 3 Scaune ridicabile și pivotante cu înălțime reglabilă și înclinare a spătarului Schimb de aer Normal (aerisire, ventilație, aer condiționat) Microclimat (parametri optimi) Umiditate % t 0 aer iarna t 0 aer vara Distanța față de ecranul monitorului (în timpul lucrului) 50 – 70 cm Timp de lucru continuu la PC Nu mai mult de 2 ore, pauze obligatorii Măsuri speciale Exerciții complexe pentru mușchii corpului și ochi, ușurare psihologică
Instrumente pentru lucrul cu documentele Documentele trec printr-o călătorie lungă de la momentul creării până la anulare și distrugere, schimbând forma de prezentare a informațiilor de management, media, locația și alți parametri. În acest caz, se folosesc diverse mijloace tehnice, care sunt instrumente de lucru cu documente. După scopul lor, ele pot fi împărțite în grupe: mijloace de pregătire și producere (creare) documente (mașini de scris, calculatoare, înregistratoare vocale); mijloace de replicare a documentelor (imprimante, copiatoare, rizografe); mijloace de stocare a documentelor (mape, plicuri, cutii).
De îndată ce a devenit posibilă instalarea unui computer la locul de muncă, utilizatorul - un economist, un manager sau orice lucrător al informației - a avut ocazia să folosească atât tehnologiile informaționale individuale pentru a-și îndeplini funcțiile profesionale, cât și combinarea lor, ca precum și subsistemele subiect ale EIS.
Prin urmare, în zorii primelor calculatoare personale, un computer personal echipat cu instrumente orientate profesional și situat direct la locul de muncă a început să fie numit stație de lucru automatizată (AWS). Scopul său a fost de a automatiza execuția muncii de rutină de către un lucrător al informației.
Au început să fie numite complexe instrumentale multi-site cu procesare distribuită a datelor, care asigură munca colectivă a utilizatorilor (în principal designeri, dezvoltatori, programatori). stații de lucru automatizate. Spre deosebire de un loc de muncă automatizat, o stație este un sistem de utilizare colectivă a datelor și a produselor software pentru desfășurarea unui tip de activitate profesională.
Stația de lucru, ca parte a sistemului informatic electronic, a fost destinată îndeplinirii următoarelor funcții generale: documentare, calcule, comunicare, asistență în luarea deciziilor.
Documentar înseamnă că computerele trebuie să rezolve problemele de sistematizare, arhivare, stocare, căutare și gestionare a documentelor în munca de birou. În acest caz, toate tipurile de documente sunt supuse procesării: informații text, numerice, grafice, audio, video. Instrumentele de automatizare pentru acest tip de lucru sunt furnizate în prezent de text, grafică, procesoare de foi de calcul, sisteme de gestionare a bazelor de date, tehnologii hipertext și multimedia, sisteme de arhivare electronică, sisteme de organizare și gestionare a documentelor și sisteme electronice de gestionare a documentelor.
Pentru automatizarea calculelor, s-au creat pachete software standard de aplicații PPP care implementează operațiuni de rutină de bază în activitățile oricăror lucrători în informații: contabili, depozitari, angajați de bancă, manageri, statisticieni etc. Aceste PPP au implementat efectiv toate operațiunile etapei intra-mașină a procesului tehnologic de prelucrare a datelor într-un anumit domeniu de activitate. Odată cu apariția noilor tehnologii informaționale, gama de automatizare a muncii de rutină legate de prelucrarea diferitelor tipuri de date, comunicații și asistență în luarea deciziilor s-a extins. Au apărut sisteme care combină multe tehnologii informaționale cu calcule standard, numite „birou electronic”.
Tehnologiile de rețea au fost dezvoltate pentru a automatiza funcțiile de comunicare. E-mailul a devenit o parte integrantă nu numai a birourilor electronice, dar este chiar inclusă în sistemele de operare. Combinația DBMS cu tehnologiile de rețea a dat naștere procesării distribuite a datelor. Tehnologia de distribuție a pătruns în multe tehnologii informaționale, permițând distribuirea multor resurse disponibile printr-o rețea de calculatoare.
Sistemele de sprijinire a deciziilor implică utilizarea de pachete software care implementează metode de modelare de simulare, analiza factorială și a corelației și alte metode economice, matematice și metode statistice. Direcția trebuie evidențiată "sistem expert" care sunt concepute pentru a răspunde la întrebarea „cum se face acest lucru”. Sistemul expert face parte inteligenţă artificială. Include o bază de cunoștințe cu un set de reguli și un mecanism de inferență și permite, pe baza faptelor furnizate de utilizator, să recunoască o situație, să facă un diagnostic, să formuleze o soluție sau să facă o recomandare pentru alegerea unei acțiuni.
Sistemele experte sunt concepute pentru a recrea experiența și cunoștințele profesioniștilor de nivel înalt și pentru a utiliza aceste cunoștințe în procesul de management. Ele sunt dezvoltate folosind aparatul matematic al logicii fuzzy pentru utilizare în domenii înguste de aplicare, deoarece utilizarea lor necesită resurse computerizate mari pentru procesarea și stocarea cunoștințelor. Construcția sistemelor expert se bazează pe o bază de cunoștințe, care se bazează pe modele de reprezentare a cunoștințelor. Datorită costurilor financiare și de timp mari în EIS rus, sistemele expert nu sunt utilizate pe scară largă.
Sistemele informatice cognitive pot fi, de asemenea, folosite pentru a sprijini luarea deciziilor. Cu toate acestea, din cauza complexității implementării și a costului ridicat, astfel de sisteme sunt rareori utilizate.
Un computer echipat cu cel mai recent IT, instalat la locul de muncă al utilizatorului, permițându-i acestuia să desfășoare activități profesionale, a început să fie numit calculator desktop(calculator desktop).
Dezvoltarea comunicațiilor și a IT-ului de rețea face posibilă automatizarea activităților nu numai ale specialiștilor și serviciilor individuale, ci și ale întregii întreprinderi prin intermediul sistemelor informaționale corporative. În același timp, este implementată tehnologia fără hârtie. Conectarea rețelelor locale la cele globale deschide posibilitatea de a accesa resursele informaționale globale și de a construi conexiuni de producție într-un mod nou și dinamic. Pereții dintre departamentele funcționale din cadrul întreprinderii sunt distruși, granițele care separă furnizorul de cumpărător, antreprenorul de subcontractant și forța de muncă pe termen lung dispar. Întreprinderile de dinozauri sunt pe cale de dispariție; logica concurenței și a parteneriatului obligă firmele să treacă la forme de cooperare pe termen scurt.
Ținând cont de creșterea concurenței pe piața globală, companiile se străduiesc să fie pregătite să producă bunuri și să furnizeze servicii oriunde în lume, de îndată ce este nevoie. Prin urmare, corporațiile multinaționale au nevoie de acces colectiv la datele interne prezentate pe diverse limbiși în diferite valute.
Sistemele informatice transnaționale trebuie să ofere:
calculul centralizat al impozitelor, ținând cont de cerințele legislației fiscale ale diferitelor țări;
conversia valutelor în timpul tranzacțiilor pe baza ratelor și regulilor stabilite la nivel central;
formulare de ecran multilingve, rapoarte, sfaturi și mesaje, al căror aspect este determinat de utilizator;
format de date numerice definit de utilizator și specific țării (de exemplu, numărul de zecimale dintr-o monedă);
format de dată și oră, definit de utilizator și specific țării sale;
calendarul weekendului și sărbători, definit de utilizator etc.
În ciuda integrării diferitelor tehnologii informaționale în biroul electronic, acesta din urmă nu este „fără hârtie”. În ultimii ani, biroul a fost completat cu o serie de echipamente de birou: fax, telefon, telex, copiator, scanner, imprimantă, cititor de coduri de bare, conectat la un computer. Pentru fiecare dintre ele au fost dezvoltate tehnologii informaționale care funcționează independent. Deci, imprimanta imprimă documentul, iar faxul îl transmite. Prin urmare, a apărut întrebarea cu privire la combinarea tuturor acestor IT într-unul singur pentru a efectua majoritatea operațiunilor.
Conceptul ATWork, dezvoltat de Microsoft, oferă un sistem de operare special, care este comun pentru toate tipurile de echipamente de birou și creează periferice inteligente. Sistemul de operare ATWork funcționează în timp real și conține un set de programe pentru deservirea fiecărui dispozitiv periferic într-un mediu Windows. Se poate „rula singur” și are un sistem de fișiere care conține un „magazin de obiecte” în care datele din aplicații sunt mutate fără preprocesare, cum ar fi în format Word. sistem de operare drivere de dispozitiv înlocuite. Acest lucru i-a permis să efectueze funcții de e-mail și fax.
Rețineți că utilizarea IT la locul de muncă schimbă tehnologia de lucru a unui specialist în domeniu.
Pentru a lucra cu un computer, se folosesc tehnologii de loturi, de rețea și de dialog. O parte din munca de rutină a unui lucrător în informații, care a fost oficializată la momentul introducerii EIS, se realizează automat, fără intervenția acestuia. Dacă software-ul și hardware-ul computerului vă permit să implementați modul lot, atunci această parte a lucrării poate fi efectuată în fundal. Când este necesară intervenția utilizatorului, computerul intră într-un dialog, care continuă până când algoritmul ajunge la partea oficială a rezolvării problemei. Pentru a conduce un dialog, puteți utiliza dialog și tehnologii de rețea. Tehnologia de rețea este utilizată dacă este necesară trimiterea sau primirea unei cereri, mesaj, date de la un utilizator la distanță, bază de date. În acest caz, mesajul poate conține orice obiecte din lumea reală (sunet, informații audio și video, text etc.), pentru procesarea cărora se folosesc tehnologii hipertext sau multimedia. În acest fel, este implementat un mod de operare semi-automat, care vă permite să efectuați pe computer chiar și acele tipuri de lucrări greu de oficializat.
Tehnologia de lucru a unui lucrător în informații după introducerea EIS se schimbă, de asemenea, deoarece partea de rutină a muncii sale, care reprezintă aproximativ 75% din toată munca, este efectuată de un computer. Formele de calcul, control și documentare se schimbă. Activitatea unui informator nu are ca scop inregistrarea si inregistrarea datelor, ci analiza informatiilor, pregatirea solutiilor optime, identificarea tendintelor proceselor in desfasurare, rezolvarea problemelor emergente, corectarea situatiilor nefavorabile si autoformalizarea cunostintelor. Astfel, se modifică nu numai conținutul lucrării, ci și cerințele pentru calificarea și competența specialistului.
Introducerea IT face posibilă schimbarea naturii muncii unui lucrător al informației, eliberând timp pentru creativitateîndeplinirea sarcinilor de serviciu, creșterea productivității și calității muncii, reducerea intensității muncii, ceea ce duce la o reducere a numărului de personal și, prin urmare, la o reducere a costurilor de management, creșterea eficienței muncii manageriale, modificarea structurii aparate de management și metode de management în vederea îmbunătățirii producției.