Požiadavky - povinné prvky dizajnu úradného dokumentu.
Každý typ dokumentu (objednávka, list, akt atď.) má určitý súbor podrobností, ktoré sú umiestnené a vypracované na dokumente v súlade s požiadavkami stanovenými štátnym štandardom Ruska.
Pri príprave a spracovaní dokumentov použite nasledujúce údaje:
Štátny znak Ruská federácia;
Štátny znak zakladajúceho subjektu Ruskej federácie;
Znak alebo ochranná známka organizácie;
Kód organizácie;
Hlavné štátne registračné číslo (OGRN) právnická osoba;
Identifikačné číslo daňovníka\kód dôvodu registrácie (DIČ\KPP);
Kód formulára dokumentu;
Názov spoločnosti;
Referenčné informácie o organizácii;
Názov typu dokumentu;
Dátum dokumentu;
Registračné číslo dokumentu;
Miesto zostavenia alebo uverejnenia dokumentu;
Destinácia;
Pečiatka schválenia dokumentu;
Rozhodnutie;
Názov textu;
kontrolná značka;
Text dokumentu;
Označenie prítomnosti aplikácie;
Podpis;
Pečiatka schválenia dokumentu;
Schválenie vízového dokumentu;
Odtlačok pečate;
Značka na overení kópie;
Označte o interpretovi;
Poznámka o vyhotovení dokumentu a jeho odoslaní do spisu;
Poznámka o prijatí dokumentu organizáciou;
Identifikátor elektronickej kópie dokumentu.
Niektoré podrobnosti sa pri zostavovaní rôznych dokumentov jedného podniku nemenia, ako napríklad: logo organizácie, názov organizácie, referenčné informácie o organizácii. Preto sa tieto detaily zvyčajne nazývajú trvalé. Zostávajúce údaje zaznamenané pri zostavovaní konkrétneho dokumentu (názov typu dokumentu, dátum dokumentu atď.) sa budú na rôznych dokumentoch líšiť - preto sa nazývajú premenných.
Dôležité je najmä správne vyhotovenie takých údajov, ako je dátum, podpis, pečať, evidenčné číslo, schvaľovacia pečiatka, ktoré dávajú dokumentu právnu silu.
Každý dokument možno rozdeliť do troch hlavných častí:
1) hlavička (obsahuje detaily umiestnené pred textom);
2) hlavná časť (podrobnosti „text“ a „aplikácie“);
3) konštrukčná časť (podrobnosti sa nachádzajú pod testom a aplikáciou).
V dokumente sú detaily od seba oddelené 2-3 riadkovaním.
Pri príprave dokumentov sa odporúča použiť textový procesor Word for Verzie systému Windows od 6.0 a vyššie s použitím fontov Times New Roman Cyr veľkosti č. 12 (pre návrh tabuľkových materiálov), 6-16. Pre návrh detailov „Názov organizácie“ je povolené používať fonty 6-24.
Pri zostavovaní dokumentov na dve alebo viac strán sa druhá a všetky nasledujúce strany očíslujú. Čísla strán by mali byť umiestnené v strede horného okraja listu arabskými číslicami bez slova strana alebo interpunkčných znamienok.
Uvažujme o podrobnejšom návrhu niektorých detailov.
Požiadavky „Štátny znak Ruskej federácie“ a „Erb subjektu Ruskej federácie“ nie sú nalepené na dokumentoch vytvorených neštátnymi štruktúrami.
"Emblem alebo ochranná známka organizácie"(servisná značka) sa umiestňujú na hlavičkové papiere organizácií v súlade so zriaďovacou listinou (predpismi organizácie). Názov podniku alebo inštitúcie nemôžete nahradiť emblémom.
Znak musí byť úradne zaregistrovaný.
Ochrannú známku nesmú používať iné osoby.
Ak je na tlačive uvedený erb, znak sa nereprodukuje.
Ochranná známka (emblém) je umiestnená na hornom okraji dokumentu v strede vzhľadom na názov organizácie.
"kód organizácie" sa zapisujú podľa celoruského klasifikátora podnikov a organizácií (OKPO).
„Primárne štátne registračné číslo (OGRN)“ a „Identifikačné číslo daňovníka/Kód dôvodu registrácie (TIN/KPP)“ sa zadávajú v súlade s dokumentmi vydanými daňovými úradmi.
Kód formulára dokumentu.
Kód formulára sa pripojí, ak je príslušný typ dokumentu zahrnutý v klasifikátore podľa Celoruského klasifikátora manažérskej dokumentácie (OKUD), trieda 0200000. Tento údaj sa vytlačí pri zostavovaní konkrétneho typu dokumentu a je zahrnutý v referenčné informácie o organizácii v listovej forme, v ostatných prípadoch sú uvedené vedľa názvu typu dokumentu.
Príklad dizajnu a umiestnenia kódu formulára dokumentu
"Názov spoločnosti", ktorý je autorom dokumentu, musí zodpovedať názvu uvedenému v jeho zakladajúcich dokumentoch.
Nad názvom organizácie je uvedený skrátený názov av prípade absencie úplný názov materskej organizácie (ak existuje).
Názov spoločnosti sa nachádza pod atribútom „emblém organizácie“.
Názvy organizácií zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, ktoré majú spolu so štátnym jazykom Ruskej federácie (ruština) štátny jazyk zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, sú vytlačené v dvoch jazykoch.
Názov organizácie v štátnom jazyku subjektu Ruskej federácie alebo v inom jazyku sa nachádza pod názvom alebo napravo od názvu v štátnom jazyku Ruskej federácie.
Skrátený názov organizácie sa uvádza v prípadoch, keď je zakotvený v zakladajúcich dokumentoch organizácie. Skrátený názov (v zátvorkách) je umiestnený pod celým menom.
Uvádza sa názov pobočky, územného pracoviska, zastúpenia, ak ide o autora dokumentu, a nachádza sa pod názvom organizácie.
"Referenčné informácie o organizácii" zahŕňajú: poštovú adresu podniku, telefónne číslo a ďalšie údaje podľa uváženia organizácie (faxové čísla, telexy, bankové účty, adresa Email atď.).
Tento detail sa nachádza v ľavom hornom rohu pod detailom „názov organizácie“.
Poradie napísania adresy adresáta:
1) meno adresáta (pre fyzické osoby - priezvisko, meno, priezvisko);
2) názov ulice, číslo domu, číslo bytu;
3) názov lokality (mesta, obce);
4) názov kraja, územia, samosprávneho obvodu, republiky;
5) krajina (pre medzinárodné poštové zásielky);
6) PSČ;
7) telefónne, faxové, e-mailové a webové čísla;
8) bankové údaje (listy týkajúce sa zúčtovania a hotovostných transakcií).
"Názov typu dokumentu", umiestnený v strede strany hlavičkovej časti dokumentu na pozdĺžnych formulároch a od okraja ľavého okraja - na rohových formulároch. Zadajte napríklad veľké písmená; ACT, REFERENCIA.
"Dátum" - jeden z hlavných detailov dokumentu, ktorý zabezpečuje jeho právnu silu.
Dátum dokumentu je:
1) dátum jeho podpisu alebo schválenia;
2) dátum udalosti, ktorý je v ňom zaznamenaný (pri protokoloch, úkonoch).
Všetky dátumy v dokumente sú napísané arabskými číslicami na jednom riadku v nasledujúcom poradí: deň, mesiac, rok. Napríklad: dátum 17. marec 2005 by mal byť vydaný ako 17.03.2005. V textoch dokumentov obsahujúcich finančné informácie a regulačných dokumentoch je povolené používať verbálno-numerickú metódu formátovania dátumov: 17. marec 2005.
Ak dátum alebo mesiac pozostáva z jednej číslice, musí mu predchádzať 0, napríklad 02/01/2006.
"Evidenčné číslo dokumentu" pozostáva z jeho sériového čísla. Číslo dokladu je uvedené na vyšlých, došlých a interných dokladoch spoločnosti vedľa atribútu „dátum dokladu“.
Evidenčné číslo dokumentu zostaveného spoločne dvoma alebo viacerými organizáciami pozostáva z evidenčných čísel dokumentu každej z týchto organizácií oddelených lomkou v poradí, v akom sú uvedení autori v dokumente.
Sekvenčné čísla sa prideľujú osobitne prichádzajúcim a odchádzajúcim písmenám.
V závislosti od typov dokumentov, typu systému riadenia kancelárie platného v organizácii, prítomnosti klasifikátorov a pod., môžu byť k poradovému číslu pridané ďalšie komponenty, napríklad pri registrácii úradných listov index prípadov podľa k sériovému číslu sa pridáva nomenklatúra prípadov a ak je to potrebné, kód dokumentu podľa tematického klasifikátora, kód korešpondencie atď.
Na dokumentoch zostavených spoločne viacerými organizáciami sa evidenčné čísla autorov uvádzajú lomkou v poradí, v akom sú autori uvedení v dokumente. Prítomnosť registračného čísla na dokumente znamená, že je súčasťou informačného poľa organizácie a je pod jej kontrolou a zodpovednosťou.
Rekvizity pozostávajú zo šablónovej časti „_________№_______“, ktorá je ručne vyplnená dátumom a registračným číslom.
„Odkaz na registračné číslo a dátum dokumentu“ obsahuje registračné číslo a dátum dokumentu, na ktorý je potrebné odpovedať. Tento údaj je umiestnený od okraja ľavého poľa pod údajmi „dátum“ a „číslo dokladu“.
Miesto, kde bol dokument zostavený alebo publikovaný.
Podrobnosti sa používajú iba vo všeobecných formulároch a formulároch konkrétnych typov dokumentov (okrem listov). Pri registrácii tohto detailu sa berie do úvahy administratívno-územné členenie krajiny pomocou bežné skratky. Napríklad:
Petrohrad, Atkarsk, Saratovská oblasť.
Georgievsk, územie Stavropol. Ivanovka, okres Mytishchi, Moskovský región.
Miesto zostavenia alebo uverejnenia dokumentu sa nesmie uviesť, ak je názov územia zahrnutý v názve organizácie:
Akadémia kultúry a umenia Samara
Je potrebné brať do úvahy administratívne územné členenie, keďže názvy niektorých sídiel sa môžu v rôznych regiónoch opakovať.
Skratka "g." sa nepoužíva s názvom „Moskva“ a s názvami miest končiacimi na „grad“ a „burg“.
Rekvizity "destinácia" sa vydáva na listoch, faxoch a obsahuje označenie poštovej adresy príjemcu. Príjemcom môžu byť organizácie, ich štrukturálne oddelenia, úradníci alebo jednotlivci. Pri adresovaní dokumentu úradníkovi alebo jednotlivcovi sa iniciály uvádzajú pred priezviskom. Názov organizácie a jej štrukturálnej jednotky je uvedený v nominatívnom prípade. Napríklad:
Ministerstvo spravodlivosti Ruska
Katedra informatizácie a vedecko-technickej podpory
Postavenie osoby, ktorej je dokument určený, sa uvádza v datívnom prípade, napríklad:
JSC "Elektrocentromontazh"
Hlavný účtovník
V. M. Kochergin
Dokument nesmie obsahovať viac ako štyroch adresátov. O viac príjemcovia tvoria distribučný zoznam dokumentu.
Pri adresovaní listu organizácii uveďte jej názov a potom poštovú adresu, napríklad:
Vládna agentúra
Celoruský výskumný ústav dokumentácie a archívnictva
Profsoyuznaya ul., 82, Moskva, 117393
Pri adresovaní dokumentu fyzickej osobe uveďte priezvisko a iniciály príjemcu, potom poštovú adresu, napríklad:
Kovalenko O.M.
sv. Mira, 7, apt. 16,
Lipki, okres Sovetsky,
Región Tula, 301264
Poštová adresa sa neuvádza, ak sa písomnosť zasiela najvyšším orgánom štátnej moci a správy, vyššej organizácii, podriadeným organizáciám alebo stálym spravodajcom.
Podrobnosti sa zapisujú do formulára dokumentu vpravo.
Skúste poslať dokument konkrétnej osobe.
Na dokumente môžu byť uvedené maximálne štyri adresy.
Detail „Schvaľovacia pečiatka dokumentu“ musí pozostávať zo slova
Schválil som (bez úvodzoviek)
1) názov funkcie osoby, ktorá dokument schvaľuje;
2) jeho podpis, iniciály, priezvisko a dátum schválenia, napr.
SCHVÁLENÉ
CEO
LLC "Grand"
Podpis N. K. Klimov
Pečiatka schválenia dokumentu sa nachádza v pravom ľavom rohu dokumentu.
Ak je na dokumente niekoľko schvaľovacích značiek, potom sú umiestnené paralelne (vľavo a vpravo) na rovnakej úrovni.
Schvaľovacia pečiatka musí pozostávať zo slova SCHVÁLENÉ bez úvodzoviek.
Pri schvaľovaní dokumentu sa v inštrumentálnom prípade uvádza názov schvaľujúceho dokumentu.
Keď dokument schvaľuje viacero osôb, ich podpisy sú uvedené na rovnakej úrovni.
Rozhodnutie.
Rozhodnutie- je to nápis na listine, ktorú pripevní úradník a ktorá obsahuje rozhodnutie, ktoré urobil.
Pokyny na vyhotovenie listiny musia obsahovať: priezvisko a iniciály vykonávateľa, obsah príkazu a lehotu na vyhotovenie.
Uznesenie sa píše rukou v hlavičke dokumentu na ľubovoľnom mieste bez textu. Uznesenie je možné vyhotoviť na samostatných listoch papiera s uvedením evidenčného čísla a dátumu listiny, ktorej sa uznesenie týka.
JE. Botkin
Pripravte návrh zmluvy do 26.12.2005
Podpis 12.12.2005
Ak je v dokumente uvedených niekoľko vykonávateľov, potom je zodpovedný prvý z nich, ale nerobia sa žiadne ďalšie poznámky.
Rekvizity "Názov k textu" obsahuje zhrnutie hlavného významu textu dokumentu. Názov by mal byť gramaticky v súlade s názvom typu dokumentu a mal by zodpovedať na otázky „o čom?“ (o kom?)“, napríklad: príkaz na vytvorenie certifikačnej komisie; "čo? (kto?)“, napríklad: Popis práce Vedúci programátor
Nadpis sa nachádza za údajom „dátum“ a „evidenčné číslo dokumentu“ od okraja ľavého okraja. Na dokumentoch formátu A5 je povolené neuvádzať názov.
Nadpis sa nachádza vľavo nad textom dokumentu.
Nadpis textu na dokumentoch A5 nie je uvedený.
Názov je vytlačený pod podrobnosťami formulára bez úvodzoviek a nie je podčiarknutý.
Na konci nadpisu nie je bodka.
Objem by nemal presiahnuť 5 riadkov, pričom každý by nemal obsahovať viac ako 28–30 znakov.
Poznámka, že dokument bol predložený na kontrolu.
Kontrolná značka znamená, že dokument bol počas jeho vyhotovenia pod kontrolou s cieľom zabezpečiť stanovené termíny uvedené v uznesení, prípadne štandardné lehoty na realizáciu.
Existujú dva typy termínov vyhotovenia dokumentov:
1) typický termín vyhotovenia dokumentu– lehota na vybavenie dokumentu, pre skupinu štandardných dokumentov (napríklad pre žiadosti občanov) lehota na vybavenie štandardných žiadostí atď.;
2) individuálny termín vyhotovenia dokumentu– lehota na vyhotovenie listiny ustanovená prijatou listinou, pokynom alebo určená v uznesení. Všetky dokumenty vyžadujúce vyhotovenie podliehajú kontrole.
V súlade s GOST sa na najdôležitejšie dokumenty pripája značka o kontrole vykonávania a je označená písmenom „K“, slovom alebo pečiatkou „Kontrola“. Pre prehľadnosť je možné túto vlastnosť farebne zvýrazniť.
"Text" - hlavné a najdôležitejšie detaily dokumentu. Texty dokumentov sú vypracované vo forme dotazníka, tabuľky, prepojeného textu alebo ako kombinácia týchto štruktúr. Stĺpce a riadky tabuľky musia mať nadpisy vyjadrené podstatným menom v nominatíve.
Ak je tabuľka vytlačená na viac ako jednej strane, stĺpce tabuľky sú očíslované a na nasledujúcich stranách sú uvedené len čísla stĺpcov.
Text súvisiaceho dokumentu sa zvyčajne skladá z dvoch častí:
1) úvodný s uvedením dôvodov a účelu vyhotovenia dokumentu;
2) hlavný, ktorý obsahuje rozhodnutia, požiadavky, návrhy, odporúčania.
Text môže obsahovať jednu hlavnú časť (napríklad príkazy, listy, výpisy).
Ak text obsahuje viacero rozhodnutí, záverov atď., mal by byť rozdelený do oddielov, pododdielov, odsekov a pododsekov, ktoré sú očíslované arabskými číslicami: Časť, pododdiel, veta, pododdiel.
V písmenách sa používajú tieto formy prezentácie textu:
Prvá osoba jednotného čísla (myslím, pýtam sa, rozhodol som sa);
Prvá osoba množné číslo(pýtame sa, riadime);
V tretej osobe jednotného čísla (ministerstvo nenamieta, výskumný ústav to považuje za možné).
Text vo forme dotazníka obsahuje neustále informácie o jednom objekte podľa množstva ukazovateľov. Profilové texty sa najčastejšie používajú v personálnych a marketingových dokumentoch.
Text vo forme tabuľky obsahuje informácie o niekoľkých objektoch na základe množstva charakteristík. Tabuľky sú široko používané vo výkazníctve, plánovaní, finančných a iných dokumentoch.
Ak je tabuľka umiestnená na viacerých stranách, stĺpce sú očíslované a na nasledujúcich stranách sú vytlačené iba čísla stĺpcov. Ak dokument obsahuje niekoľko tabuliek, potom je nad tabuľkou vpravo napísané slovo „Tabuľka“ a jej poradové číslo je uvedené bez znamienka.
Pripojený text môže byť zostavený ľubovoľne alebo na základe šablón obsahujúcich konštantné informácie a medzery na zadávanie premenných informácií:
Použitie vzorových textov môže výrazne zvýšiť rýchlosť prípravy dokumentu a zároveň eliminovať fázy úpravy textu a opätovnej tlače. Použitie šablón je obzvlášť efektívne pri zostavovaní dokumentov na počítači.
Texty dokumentu sú napísané v ruštine pri odoslaní na adresu:
1) federálne vládne orgány;
2) štátnym orgánom zakladajúcich subjektov Ruskej federácie;
3) v organizáciách a podnikoch, ktoré nespadajú pod jurisdikciu tohto subjektu;
4) v organizáciách a podnikoch nachádzajúcich sa na území iných zakladajúcich subjektov Ruskej federácie.
Rekvizity „označiť prítomnosť aplikácií“ umiestnený za textom pred podpisom od okraja ľavého okraja, v skrátenej forme:
Ak má dokument aplikáciu, ktorá nie je uvedená v texte, uvedie sa jej názov, počet listov a počet kópií. Ak existuje niekoľko aplikácií, sú očíslované, napríklad:
Aplikácia:
1. Zmluva zo dňa 10.02.2004 č.21/3 na 4 roky. v 2 kópiách.
2. Potvrdenie o prevzatí diela zo dňa 15.10.2004 č. 17 dňa 2. p. v 3 kópiách.
Ak je k dokumentu pripojený iný dokument, ktorý má aj prílohy, vyhotoví sa poznámka o prítomnosti prílohy takto:
Príloha: list z Rosarkhivu z 10. februára 2004 č. 01-3/78 a prílohy k nemu, spolu 5 strán.
Ak je príloha k dokumentu v jednej kópii, počet kópií sa neuvádza.
Samotné dokumenty žiadosti musia mať: názov typu dokumentu, názov, dátum, podpis, napríklad:
Príloha č.2
na príkaz ruského ministerstva zdravotníctva
03.05.2003 № 98.
Zahrnuté v rekvizitách "podpis" zahŕňa:
1) názov funkcie osoby, ktorá dokument podpísala (úplné, ak dokument nie je napísaný na formulári dokumentu, a skrátený - na dokumente napísanom na hlavičkovom dokumente);
2) osobný podpis;
3) dešifrovanie podpisu (iniciály, priezvisko);
Napríklad:
Výkonný riaditeľ Osobný podpis V. M. Semenov
CJSC "Partner"
alebo na formulári:
Výkonný riaditeľ Osobný podpis V.M. Semenov
Pri podpisovaní dokumentu viacerými úradníkmi sa ich podpisy umiestňujú pod sebou v poradí zodpovedajúcom zastávanej funkcii.
Ak dokument vyhotovuje komisia, neuvádzajú sa pozície osôb, ktoré dokument podpísali, ale ich zodpovednosť v rámci komisie v súlade s distribúciou.
Všetky kópie dokumentov, ktoré zostávajú v záležitostiach podniku, musia obsahovať autentické podpisy úradníkov a schválenie víz. Výnimkou sú kópie odosielaných listov, v ktorých je namiesto podpisu umiestnená značka označujúca osvedčenie kópie. Ak úradník, ktorého podpis sa vyžadoval na návrhu dokumentu, chýba, môže dokument podpísať jeho zástupca alebo osoba, ktorá vykonáva svoje povinnosti. V tomto prípade je potrebné uviesť skutočnú funkciu a priezvisko osoby, ktorá dokument podpísala. Opravy "Námestník" alebo "I.O." zadávaná rukou alebo strojom, nie je dovolené uvádzať lomku alebo predložku „za“ pred názov pozície.
Dokumenty kolegiálneho orgánu (valné zhromaždenie účastníkov as, predstavenstvo a pod.) podpisuje predseda tohto orgánu a tajomník.
V dokumentoch vypracovaných komisiou nie je uvedené skutočné postavenie osôb, ktoré dokument zostavili, ale rozdelenie zodpovedností v rámci komisie (predseda, členovia komisie).
Detail „podpis“ je umiestnený za údajmi „text“ a „prihláška“.
Rekvizity "Schvaľovacia pečiatka" dokument sa skladá zo slov DOHODNUTÉ, funkcie osoby, s ktorou sa dokument dojednáva (vrátane názvu organizácie), osobného podpisu, odpisu podpisu a dátumu schválenia, napr.
DOHODNUTÉ
CEO
CJSC "Partner"
Osobný podpis A.P. Ryskov
24.03.2005
Pri odsúhlasovaní dokumentu s kolegiálnym orgánom sa na schvaľovacej pečiatke uvádza názov dokumentu (v nominatívnom prípade), jeho dátum a číslo.
DOHODNUTÉ
Zápisnica z valného zhromaždenia
26.12.2005 № 6
Ak sa schválenie dokumentu vykonáva vydaním iného dokumentu, potom schvaľovacia pečiatka označuje typ dokumentu, jeho autora (názov organizácie), dátum a index dokumentu:
Pri odsúhlasovaní dokumentu s kolegiálnym orgánom sa na schvaľovacej pečiatke uvádza názov dokumentu (v nominatívnom prípade), jeho dátum a číslo.
DOHODNUTÉ
Zápisnica z valného zhromaždenia
26.12.2005 № 6
Ak sa schválenie dokumentu vykonáva vydaním iného dokumentu, potom schvaľovacia pečiatka označuje typ dokumentu, jeho autora (názov organizácie), dátum a index dokumentu.
Podrobnosti sú napísané v ľavej dolnej časti stránky od okraja ľavého poľa pod podrobnosťami: text, poznámka o prítomnosti aplikácie, podpis.
Schválenie vízového dokumentu– údaje o dokumente označujúce súhlas alebo nesúhlas predstaviteľa organizácie - autora dokumentu s jeho obsahom.
dokument - schvaľuje v závislosti od povahy a obsahu listiny vykonávateľ, zainteresovaní úradníci, zodpovedné osoby právnych, finančných a ekonomických služieb, zástupca vedúceho organizácie poverenej touto problematikou, vedúci služby vedenia úradu.
Vízum obsahuje podpis priezoru, odpis podpisu (iniciály, priezvisko) a dátum; v prípade potreby postavenie držiteľa víza:
Podpis A.S. Antonenko
29.12.2005
Ak sú k dokumentu pripomienky, o ich prítomnosti sa urobí poznámka:
Komentáre sú priložené
Riaditeľ závodu Krasnaya Zarya
Podpis A.S. Anonenko
29.12.2005
Víza sa nalepia na zadnú stranu poslednej strany originálu administratívneho dokladu na kópiu odosielaného dokladu (listu).
Ak sa počas schvaľovacieho procesu v návrhu dokumentu vykonajú významné zmeny, podlieha opätovnému schváleniu. Opätovné potvrdenie sa nevyžaduje, ak sa pri finalizácii návrhu dokumentu vykonajú objasnenia, ktoré nemenia jeho podstatu.
"Odtlačok pečate" osvedčuje pravosť podpisu úradníka na listinách, ktoré osvedčujú práva osôb, evidujú skutočnosti týkajúce sa finančného majetku a vecného majetku, ako aj tie, ktoré osobitne ustanovujú právne úkony.
Odtlačok pečate je pripevnený tak, aby zachytával časť osobného podpisu atribútu „Podpis“ osoby, ktorá dokument podpísala.
Pečate môžu byť oficiálne alebo jednoduché.
Oficiálna pečať okrúhle, v strede je vyobrazený erb a po obvode je uvedený celý názov inštitúcie.
Jednoduché pečiatky Tvary môžu byť: okrúhle, štvorcové, trojuholníkové a obdĺžnikové. Na takýchto pečatiach nie je vyobrazenie erbu, ale iba názov inštitúcie alebo jej štrukturálnej jednotky.
Odtlačok pečate by mal byť pripevnený tak, aby bol odtlačok pečate a osobný podpis jasne čitateľné.
Písmená napísané na hlavičkovom papieri nevyžadujú pečiatku.
Zoznam dokumentov, na ktorých je pripevnená úradná pečať:
1) občianske zmluvy alebo zmluvy (o dodávkach, zmluvách, spoločných činnostiach, prenájme priestorov, prácach atď.);
2) pracovné zmluvy, zmluvy o finančnej zodpovednosti;
3) splnomocnenia (na prijímanie zásob, podnikanie v arbitráži atď.);
4) akty prevzatia predmetov, vybavenia, vykonanej práce, odpisu, preskúmania atď.;
5) záručné listy a obchodné listy (na prácu, služby atď.);
6) osvedčenia potvrdzujúce právnu skutočnosť;
7) úradné a osobné doklady (doklad o vzdelaní, pracovné záznamy, sobášny list atď.);
8) účtovné doklady (pracovné príkazy atď.);
9) žiadosť o akreditív, odmietnutie prijatia a pod.;
10) rozpočtové, bankové, dôchodkové, platobné príkazy (konsolidované príkazy na príjem a prevod meny, na dovoz atď.);
11) registre šekov, rozpočtových príkazov predkladaných bankám
12) potvrdenia o zaplatení poistných súm, zrazených a splatných platoch atď.;
13) odhad nákladov (na výrobu nových produktov pre investičnú výstavbu, kalkuláciu zákazky atď.);
14) aplikácie pre zariadenia atď.;
15) cestovné osvedčenia;
16) vzorky odtlačkov pečatí a podpisov zamestnancov, ktorí majú právo vykonávať finančné a obchodné transakcie;
17) špecifikácie (produkty, produkty atď.);
18) personálne plány a ich zmeny.
Poznámka potvrdzujúca overenie kópie dokumentu.
Tento detail je zahrnutý, aby kópia získala právnu silu. Značka na overení kópie listiny pozostáva zo slova „pravda“, názvu funkcie zamestnanca, ktorý kópiu osvedčil, vlastného podpisu, jeho odpisu a dátumu overenia.
Správny
Vedúci oddelenia pre styk s verejnosťou
JSC "Businessconsult" Podpis S.B. Markin
29.12.2005
Ak je kópia dokumentu zaslaná inej inštitúcii alebo odovzdaná, potom je certifikačná značka certifikovaná pečaťou.
Dokument zaslaný faxom nemá právnu silu, preto sa overené kópie posielajú poštou.
"Značka zhody" dokument a jeho odoslanie do súboru zahŕňa:
Áno. Kondratieva
248 75 39 alebo
Julia Pavlovna Kondratieva 248 75 39
Ak sa má dokument reprodukovať, potom je na prednej strane umiestnená značka o vykonávateľovi.
Poznámka o vyhotovení dokumentu a jeho odoslaní do spisu.
Podrobnosti sú uvedené len na vyhotovených dokumentoch, ktoré sa zakladajú do spisu na následné uloženie a použitie na referenčné účely.
Podrobnosti sú vyplnené na prvej strane dokumentu na spodnom okraji.
Pamätajte!
Rekvizity zahŕňajú:
Slovo „V akcii“;
Číslo prípadu, v ktorom bude dokument uložený (môže uviesť rok);
Podpis vykonávateľa dokumentu;
Dátum označenia.
Exekučnú značku pripevňuje a datuje buď samotný výkonný umelec, alebo vedúci štrukturálnej jednotky.
V prípade 13–45 pre rok 2005
Podpis 24.01.2005
List odoslaný
23.12.2005 № 01–11/201
V spise 7–1 Podpis 24.12.2005
Nahlásené telefonicky na O.A.Antonova 23.12.2005
V prípade 02-7
Podpis 24.12.2005
Požadované 29. Označte na prijatí dokumentu organizáciou.
Značka označujúca prijatie dokumentu organizáciou sa umiestňuje na prichádzajúce dokumenty ručne alebo pomocou špeciálnej registračnej pečiatky.
Podrobnosti zahŕňajú sériové číslo, dátum prijatia dokumentu a v prípade potreby hodiny a minúty.
Značka sa nachádza v pravom dolnom rohu prednej strany prvého listu dokumentu.
"Elektronický identifikátor kópie" dokument je značka (päta), umiestnená v ľavom dolnom rohu každej strany dokumentu a obsahuje názov súboru na počítačovom médiu, dátum a ďalšie vyhľadávacie údaje nainštalované v organizácii.
Tu je schéma umiestnenia hlavných detailov na rohovom formulári.
Definícia 1 Ako vyhlásenie o nároku je dokument, ktorý obsahuje množstvo nárokov žalobcu a množstvo ďalších informácií dôležitých pre občianskoprávny spor.
Tento dokument je potrebný na vyjadrenie vôle záujemcu, ktorý sa obráti na súd za účelom riešenia sporu a subjektívneho práva.
Poznámka 1
Na základe článku 242 Občianskeho súdneho poriadku je dôležité podať návrh na začatie konania na súde písomne.
Existuje podmienené rozdelenie podrobností nároku do skupín:
- V úvodnej časti reklamačného listu je dôležité uvádzať nasledujúce informácie. Je to o názov súdu, ktorému sa návrh podáva; meno žalobcu, je dôležité uviesť jeho bydlisko; o obdobných informáciách o odporcovi; o trovách reklamácie v situáciách, keď má pohľadávka majetkovú povahu, a o predmete reklamácie.
- V motivačnej časti tohto dokumentu je dôležité uviesť skutočnosti, ktorými žalobca dokladá svoje tvrdenia, ako aj množstvo dôkazov, ktoré slúžia ako potvrdenie týchto skutočností.
- V záverečnej časti tohto dokumentu je dôležité uviesť niekoľko požiadaviek žalobcu na žalovaného. Môže ísť o rozvod, vymáhanie výživného, rozdelenie spoločne nadobudnutého majetku a pod. Dôležité je uviesť aj množstvo ďalších žiadostí žalobcu, napríklad oslobodenie od platenia súdnych trov, nariadenie znaleckého posudku, predvolanie množstvo osôb na súdnom pojednávaní ako svedkovia a pod.
Je dôležité mať na pamäti, že žalobu musí podpísať žalobca alebo jeho zástupca. Ak je žiadosť podpísaná zástupcom žalobcu, k žiadosti musí byť priložené splnomocnenie alebo iný dokument, ktorý osvedčuje oprávnenie zástupcu.
Podrobnosti o nároku
Nevyhnutnými náležitosťami pre vyjadrenie k žalobe je zoznam dokumentácie priložený k žiadosti. Je prípustné, aby sudca s prihliadnutím na zložitosť a povahu prípadu zaviazal žalobcu k zaslaniu kópií tejto dokumentácie.
Poznámka 2
Vychádzajúc z časti II článku 242 Občianskeho súdneho poriadku je dôležité predložiť súdu žalobu a jej náležitosti v kópiách podľa počtu odporcov.
Ponechanie nárokov bez pokroku: dôvody a vlastnosti
V situáciách, keď žalobné návrhy, ktoré boli podané na súde, nespĺňajú svojou štruktúrou náležitosti ustanovené zákonom, alebo v situáciách, keď návrh nebol zaplatený štátnym poplatkom, je neprijateľné, aby sudca návrh odmietol prijať . Ale je tiež neprijateľné, aby sudca akceptoval toto vyhlásenie, pretože má nedostatky, ktoré možno len opraviť zainteresovaná strana. Na základe článku 248 Občianskeho súdneho poriadku je preto sudcovi dovolené ponechať žalobu tohto druhu bez pokroku.
Definícia 2
Ponechanie žaloby bez postupu sa chápe ako procesný úkon, ktorým je možné, aby žalobca v štádiu začatia občianskoprávneho sporu napravil nedostatky vo svojej žalobe po jej podaní na súd.
Uvažujme o podstate tohto postupu. Ak sudca zistí nepresnosti vo vyjadrení k žalobe, ktorá bola podaná na súd, je dôležité, aby rozhodol o ponechaní tejto žaloby bez pohybu. Musí na to žalobcu upozorniť a dať mu lehotu.
Určenie musí obsahovať množstvo konkrétnych nedostatkov, ktoré slúžili ako základ pre ponechanie žiadosti bez pokroku.
Dĺžku lehoty vo všetkých konkrétnych situáciách určuje sudca s prihliadnutím na charakter nedostatku žiadosti a reálne možnosti ich doplnenia v stanovenej lehote.
V situáciách, keď osoba odstránila nedostatky v lehote určenej sudcom, môže byť žiadosť vnímaná ako podaná (akceptovaná) dňom jej prvého podania na súd. Ak osoba nedostatky neodstránila, žiadosť sa považuje za nepodanú a odošle sa späť žalobcovi.
V pléne najvyšší súd V uznesení Bieloruskej republiky „O aplikácii noriem Občianskeho súdneho poriadku pri prejednávaní vecí na súde prvého stupňa“ z 28. júna 2001 sa uvádza, že zoznam dôvodov uvedených v zákone, na základe ktorých možno túto žiadosť ponechaný bez pokroku je vnímaný ako vyčerpávajúci a nemožno ho široko interpretovať.
Poznámka 3
Je dôležité vedieť, že na základe časti III článku 248 Občianskeho súdneho poriadku môžete podať súkromnú sťažnosť alebo podať súkromný protest proti rozhodnutiu sudcu o ponechaní žaloby bez pokroku.
Ponechať vyhlásenie o žalobe bez pokroku je prípustné len pred začatím občianskoprávneho konania na súde. V situáciách, keď sa nedostatky v tomto dokumente zistia až po začatí konania, je dôležité ich odstrániť počas prípravy prípadu na súd alebo počas súdneho konania. Nezaplatený poplatok štátu je možné vymáhať počas rozhodovania súdu vo veci.
V skutočnosti mnohí sudcovia namiesto toho, aby ponechali prihlášku bez postupu, odmietli ju prijať z neopodstatnených dôvodov (žiadosť teda nie je prijatá, kým zainteresovaná strana neodstráni všetky nedostatky).
Ak si všimnete chybu v texte, zvýraznite ju a stlačte Ctrl+Enter
1. V detaile žiadosti „Adresát“ sa odporúča uviesť skrátený názov federálneho výkonného orgánu, ktorý vykonáva štátnu funkciu vedenia štátnej technickej evidencie projektov investičnej výstavby (v nominatívnom prípade). Ak výkon štátnej funkcie vykonáva územný odbor federálneho výkonného orgánu, odporúča sa v požiadavke „Adresát“ dodatočne uviesť jeho meno v nominatívnom prípade.
3. Názov druhu dokumentu pozostáva zo slov „ŽIADOSŤ O VKLAD INFORMÁCIÍ O KAPITÁLOVÝCH STAVEBNÝCH OBJEKTOCH DO JEDNOTNÉHO ŠTÁTNEHO REGISTRA KAPITÁLOVÝCH STAVEBNÝCH OBJEKTOV.“
4. Text je vypracovaný v mene zainteresovanej strany.
Záujemcom sa odporúča, aby prihlášku vyplnili ručne (modrým alebo čiernym atramentom alebo pastou) alebo strojopisom. Ak je žiadosť vyplnená strojopisom, odporúča sa žiadateľovi, aby v spodnej časti prihlášky čitateľne rukou (modrým alebo čiernym atramentom alebo pastou) dodatočne uviedol svoje priezvisko, meno a priezvisko (úplne).
5. Vo formulári žiadosti žiadateľa vo forme tabuľky sa odporúča postupne umiestniť záznamy očíslované v poradí a identifikované žiadateľom, ktoré obsahujú informácie o:
Žiadateľ;
Kontaktné telefónne číslo žiadateľa;
Spôsob prijímania dokumentov (osobne alebo poštou);
Adresa na doručenie poštou.
6. Do detailu „Uchádzač“ (stĺpec „Uchádzač“ v dotazníku žiadateľa sa odporúča uviesť):
Celé meno, INN a kód OKPO (pre právnické osoby);
Právna a skutočná adresa právnickej osoby;
Ak žiadosť podáva splnomocnený zástupca žiadateľa, odporúča sa vykonať zápis „v splnomocnení“ a odporúča sa uviesť rovnaké údaje o splnomocnenom zástupcovi ako o žiadateľovi. Ak žiadosť podáva splnomocnený zástupca právnickej osoby, odporúča sa vykonať zápis „podľa splnomocnenia“ a odporúča sa uviesť funkciu splnomocneného zástupcu. Ďalšie vyplnenie zodpovedá odrazu informácií o oprávnenej osobe. V žiadosti sa odporúča uviesť doklad potvrdzujúci oprávnenie splnomocneného zástupcu (meno, číslo a dátum). Ako doklad potvrdzujúci oprávnenia oprávnenej osoby je možné predložiť plnomocenstvo vyhotovené v jednoduchej písomnej forme;
Podpis žiadateľa.
Váš osobný sprievodca vo svete dokumentov
3. marca 2016
Ako správne napísať žiadosť o zamestnanie
Priemerne pracujúci človek píše výpisy asi 10-krát do roka. Patria sem žiadosti o dovolenku, žiadosti o voľno, žiadosti o pomoc finančná asistencia, o prijatí, preradení na iné oddelenie, výpovedi. A zakaždým, keď si to vyjasníme ako napísať vyhlásenie, voláme na HR oddelenie, pýtame sa kolegov, pýtame si príklad. A aj potom je prvý list pokazený a putuje rovno do koša. Tento jav sa niekedy vysvetlí. Naučme sa detaily písania dokonalého výroku.
Pravidlá pre písanie žiadosti:
- Aplikácia je písaná rukou. Prihlášku si môžete vytlačiť na počítači, je však potrebný vlastnoručný dátum a podpis.
- Hlavička aplikácie je napísaná v pravom hornom rohu. Podľa pravidiel kancelárskej práce by mala byť vpravo od okraja listu odsadenie 1 cm.
Príklad hlavičky príkazu
Predložku „od“ možno vynechať. Pri písaní vyhlásenia sú povolené obe možnosti: so zámienkou a bez nej.
Potom prichádza slovo « vyhlásenie" Tento atribút je „názov typu dokumentu“ a existujú dva spôsoby, ako ho zapísať:
- veľkými písmenami, t.j. všetky písmená sú veľké bez bodky na konci: STATEMENT
- prvé písmeno je veľké, ostatné sú malé bez bodky na konci: Vyhlásenie
Hláskovať slovo „vyhlásenie“ s malým písmenom a bodka na konci je prijateľná, ale považuje sa za zastaranú. Na univerzite ma učili presne takto a vytrvalo som takto písal ešte dlho. Táto metóda predpokladá, že slovo „príkaz“ je pokračovaním hlavičky a veta sa končí bodkou. Možnosť, že vyhlásenie je presne názvom textu, má viac dôvodov.
Text výpisu začína červenou čiarou a veľkým písmenom.
Žiadam vás o poskytnutie ročnej základnej platenej dovolenky na 25 kalendárne dni od 1.10.2016 na dobu prac.od 30.8.2014 do 30.8.2015
Existujú dve možnosti pravopisu dátum aplikácie:
- Na ďalšom riadku za slovom „vyhlásenie“ od okraja ľavého okraja.
Za textom výroku od okraja ľavého okraja.
Žiadam Vás o poskytnutie dovolenky bez mzdy od 31.01.2016 na 5 kalendárnych dní z rodinných dôvodov.
Toto sú základné pravidlá všetkých štandardných vyhlásení v práci.
Vyhlásenie– dokument obsahujúci žiadosť alebo návrh od osoby (osôb) inštitúcii alebo úradníkovi. 1
Aplikácie sú rozdelené do dvoch skupín:
- o personálnych otázkach (o prijatí do zamestnania, o poskytnutí dovolenky, o prepustení atď.);
- správy o akýchkoľvek nedostatkoch, nezrovnalostiach v práci organizácií, jednotlivých funkcionárov a pod. 2
Nedostatok uvedenia porušenia práv a záujmov občanov v odvolaniach občanov je hlavným kritériom na rozlíšenie žiadosti od sťažnosti. 3
Žiadosť je adresovaná konkrétnemu úradníkovi (vedúcemu organizácie, jeho zástupcovi alebo vedúcemu štrukturálnej jednotky).
Text akéhokoľvek vyhlásenia začína podstatou problému, odvolaním (prosím preložte, skontrolujte stav.), potom prechádza do detailov nastoleného problému. Forma prezentácie je bezplatná. 4
Žiadosť môže mať prílohy (k žiadosti o zamestnanie sú priložené napríklad originály alebo kópie dokladov o vzdelaní, dotazník, autobiografia atď.). 5
Žiadosť je podpísaná autorom a predložená (zaslaná) na rozhodnutie. Rozhodnutie vedenia sa vyjadruje uznesením. Žiadosť s uznesením slúži ako podklad na vydanie objednávky (o personálnych otázkach) alebo iného dokumentu (list autorovi o rozhodnutí, potvrdenie o stave problému vzneseného autorom, príkaz na vykonanie vyšetrenie, kontrola atď.). 6
Požadované podrobnosti aplikácie sú: názov druhu dokumentu, dátum, evidenčné číslo, adresát, priezvisko, funkcia žiadateľa a útvar, v ktorom pracuje (pre zamestnanca organizácie), prípadne adresa žiadateľa: úplná adresa bydliska, telefónne číslo (za autora aplikácie, ktorý nie je zamestnancom organizácie), podpis.
Ďalšie informácie:
- príklad aplikácie;
- informácie a referenčné dokumenty.
_____
1 Stručný slovník typov a odrôd dokumentov / Glavarkhiv, VNIIDAD, M., 1974.
2 Odporúčania pre dokumentačnú podporu činnosti výkonných orgánov (správy území, krajov, spolkových miest, samospráv). – M.: VNIIDAD, Moskovská radnica, 1995.
3-6 Tamže.
Aplikácie na spracovanie kancelárskych prác
Komentáre pre vedecká práca: 15
Medzi dokumentmi, ktoré vznikajú pri udeľovaní rôznych druhov dovoleniek zamestnancom, zaujímajú významné miesto výpisy. Pracovná legislatíva nestanovuje vo všetkých prípadoch povinnú evidenciu žiadostí o dovolenku.
Občania pri uchádzaní sa o zamestnanie podávajú písomnú žiadosť, v ktorej uvedú žiadosť o prijatie do podniku, organizácie, inštitúcie s uvedením svojej profesie, kvalifikácie, špecializácie, pozície. V súčasnosti je základom pre najímanie aj zmluva. .
Vyhlásenie – druh odvolania zameraný na realizáciu subjektívnych práv a záujmov občanov priznaných zákonom. Vyjadrenie žiadosti osobnej alebo verejnej povahy môže tiež signalizovať určité nedostatky v činnosti orgánov štátnej správy, podnikov, inštitúcií a verejných organizácií. Na rozdiel od návrhu neodhaľuje spôsoby ani nenavrhuje spôsoby riešenia úloh.
V referenčnej publikácii „Riadenie kancelárie a správa dokumentov: Stručný slovník modernej terminológie“ (Mn.: BelNIIDAD, 2001) sú okrem vyššie uvedeného uvedené ešte dve definície výpisu: „1) dokument obsahujúci požiadavku pre niečo; 2) oficiálna správa pri zvláštnych príležitostiach dôležitá otázka" Žiadosť o dovolenku teda súvisí s výkonom práv zamestnanca na dovolenku a obsahuje zodpovedajúcu žiadosť.
Pozrime sa na požiadavky kladené regulačnými právnymi aktmi a metodickými dokumentmi na prípravu a realizáciu žiadostí.
Pri príprave žiadosti sa vypĺňajú tieto údaje: názov štruktúrnej jednotky, v ktorej autor žiadosti pôsobí; názov typu dokumentu; destinácia; dátum; registračný index; text; podpis; víza; rozhodnutie.
Názov konštrukčnej jednotky v aplikácii je napísaný v ľavom hornom rohu. Nižšie veľkými písmenami uveďte názov typu dokumentu (ŽIADOSŤ) a dátum (zamestnanec si ho zapíše vlastnou rukou pri podpise žiadosti).
Charakteristickým znakom vyhlásenia je absencia reflektujúceho názvu zhrnutie dokument. Vyplýva to z ustanovení ŠTB 6.38-2004 a Vzorových pokynov pre kancelársku prácu, ktoré umožňujú neuvádzať na dokumentoch formátu A5 názov, t.j. tie dokumenty, množstvo textu, ktoré nepresahuje 5-7 riadkov. V žiadosti nie je uvedené ani miesto, kde bol dokument vyhotovený – údaj potrebný pre všetky ostatné organizačné a administratívne dokumenty.
Dovolenku podľa Zákonníka práce poskytuje zamestnancovi zamestnanec poverený zamestnávateľom (vedúci organizácie), preto je žiadosť adresovaná na jeho meno.
Adresát uvedie funkciu vedúceho vrátane názvu organizácie, jeho priezviska a iniciál v datívnom prípade. Adresát sa uvádza v pravom hornom rohu dokumentu.
V texte žiadosti je uvedený druh dovolenky (pracovná alebo sociálna), dátum nástupu na dovolenku a jej trvanie. Ak sa podáva žiadosť o sociálne voľno, v texte je uvedený aj dôvod žiadosti o čerpanie dovolenky.
Žiadosť podpisuje zamestnanec s uvedením zastávanej pozície a popisom podpisu (iniciály a priezvisko).
Žiadosť môže zamestnanec napísať ručne alebo vyhotoviť pomocou tlačového zariadenia (písací stroj, počítač). Predpokladom na to je prítomnosť vlastných podpisov autora a dátumu (v príklade kurzívou) na prihláške. Je tiež možné vypracovať štandardný (šablónový) formulár žiadosti o dovolenku.
Podpísaná žiadosť je potvrdená zainteresovanými úradníkmi (interné schválenie). Vízum obsahuje názov pozície držiteľa víza, jeho osobný podpis a prepis podpisu. Slová „Visa“ alebo „Agreed“ nie sú napísané. Žiadosť podpísaná a odsúhlasená zainteresovanými stranami podlieha registrácii. Registrácia žiadostí sa môže vykonávať buď v špeciálnom denníku na registráciu žiadostí, alebo vo všeobecnom denníku na registráciu interných dokumentov.
Potom sa žiadosť predloží na posúdenie vedúcemu organizácie alebo ním poverenému úradníkovi.
Pre komplexná analýza prevezmeme výpis (príloha 1).
Najprv definujme jeho klasifikačné charakteristiky tohto dokumentu.
Podľa druhu činnosti (účelu) a miesta v systéme manažérskej dokumentácie sa Žiadosť o ďalšie preskúšanie znalostí z Pravidiel elektrotechnickej bezpečnosti pracovníkov odvoláva na informačné a referenčné dokumenty. Žiadosť je adresovaná konkrétnemu úradníkovi (vedúcemu organizácie, jeho zástupcovi alebo vedúcemu štrukturálnej jednotky).
Podľa názvu je analyzovaný dokument výpisom, keďže označuje atribút 10 (slovo Výpis). Z informačnej stránky textu dokumentu a charakteru dokumentovanej situácie vyplýva, že analyzovaným dokumentom je list - vyhlásenie napísané generálnym riaditeľom organizácie konajúcim na základe jednoty velenia na preverenie vedomostí pracovníkov za účelom pridelenia skupiny IV pre elektrickú bezpečnosť do a nad 1000V. V tomto ohľade bolo rozhodnutie manažéra správne formalizované vo forme vyhlásenia vedúcemu Troitského oddelenia Rostechnadzor pre oblasť Čeľabinsk.
Podľa spôsobu zaznamenávania informácií je analyzovaný dokument písaný (strojom písaný) dokument, keďže je na papieri formátovaný písmenami, číslicami a inými grafickými znakmi vo forme textu. Analyzovaný dokument nie je fotografický alebo filmový dokument.
Na základe miesta zostavenia sa analyzovaný dokument vzťahuje na externé dokumenty. Externé dokumenty zahŕňajú dokumenty prichádzajúce do organizácie a z nej. Táto aplikácia je odchádzajúca dokumentácia.
Z textu analyzovaného vyhlásenia vyplýva, že je určený pre tretiu stranu. Vyhlásenie nie je druh Obchodná korešpondencia, preto musela byť táto riadiaca dokumentácia vystavená vo forme obchodného listu. Upravená verzia listu je uvedená v prílohe 2.
Z hľadiska komplexnosti je analyzovaný dokument jednoduchý, keďže stanovuje riešenie jedného problému – testovanie vedomostí zamestnancov podniku.
Z hľadiska stupňa publicity je analyzovaný výrok otvorený (neutajený), keďže neobsahuje tajné informácie, nemá ďalšie podrobnosti o obmedzení prístupu (špeciálna značka alebo pečiatka), to znamená, že nejde o dokument s obmedzeným prístup (prísne tajné, tajný dokument, dokument na úradné použitie dokumentu označeného ako „dôverné“, „osobné“).
Z hľadiska lehôt to nie je naliehavé, keďže v ňom nie sú uvedené lehoty na vykonanie.
Podľa štádií tvorby, z hľadiska všeobecne uznávaných prístupov ku klasifikácii, sa tento dokument vzťahuje na kópiu, keďže ide o identickú reprodukciu originálu pomocou rozmnožovacieho kopírovacieho zariadenia. Analyzovanú žiadosť nemožno klasifikovať ako originál, pretože nie je jedinou kópiou dokumentu vyhotoveného a podpísaného v súlade so stanovenými požiadavkami. Analyzovaná žiadosť nie je návrh, výpis (overená časť pôvodného textu) ani duplikát (druhá kópia overeného dokumentu, ktorá má rovnakú platnosť ako originál). Analyzovaný dokument sa z hľadiska absolvovania etáp postupu zverejnenia vzťahuje na dokumenty v štádiu vyhotovenia, keďže nie je podpísaný, má administratívny status, dátum a evidenčné číslo, ale nemá údaje „značka kontrola“ a „značka vykonania dokumentu a usmernenie k činnosti“.
Z hľadiska právnej sily je analyzovaný dokument s najväčšou pravdepodobnosťou druhou kópiou, pretože nie je podpísaný vedúcim organizácie. Táto žiadosť je tiež neplatná, pretože jej platnosť vypršala - 2. februára 2006.
Podľa pôvodu je analyzovaný dokument oficiálny (obchodný, úradný), pretože bol pripravený v organizácii, ovplyvňuje jej záujmy a je vypracovaný predpísaným spôsobom.
Z hľadiska doby uloženia sa analyzovaný dokument vzťahuje na dokumenty trvalého uloženia, keďže lehota trvalého uloženia pre vyjadrenia o hlavných druhoch činností je stanovená v článku 6 Zoznamu štandardných manažérskych archívnych dokumentov vytvorených pri činnosti organizácie s uvedením lehôt skladovania.
Z hľadiska miery záväzku je analyzovaný dokument direktívny, keďže výpis je povinný na vykonanie a má charakter miestnej právnej formy.
Z hľadiska stupňa zjednotenia je analyzovaný dokument semiformalizovaný, prípadne dokument neprísneho zjednotenia, keďže pri zostavovaní vyhlásení je autor dokumentu relatívne nezávislý pri výbere formy prezentácie textu dokumentu. . Dokumentované informácie v analyzovanom dokumente nie sú štandardné, a preto nie sú prezentované v štandardnom vzorovom formulári.
Z povahy obsahu je prvoradý analyzovaný dokument.
Teraz sa pozrime na zloženie detailov vzorového formulára.
Žiadosť v súlade s GOST 6.30-2003 sa vyznačuje týmito podrobnosťami: adresát (komu je žiadosť určená); autor; umiestnenie autora; názov typu dokumentu (žiadosti); text; podpis pôvodcu; Dátum prípravy. Keďže analyzovaný dokument je žiadosťou o vedomostný test, musí uvádzať predchádzajúci test a predchádzajúce hodnotenie. .
Podľa typu dokumentu je táto žiadosť vypracovaná na hlavičkovom papieri organizácie, kde sú uvedené všetky podrobnosti o tejto organizácii.
Formát a farba papiera, veľkosť písma a okraje vo všeobecnosti zodpovedajú technickým požiadavkám.
Podľa umiestnenia podrobností v tejto žiadosti je uvedená organizácia (údaj 08 „Názov organizácie“ na formulári), číslo žiadosti je uvedené ako odchádzajúci list organizácie a dátum jeho vydania.
Vo vzťahu k autorovi dokumentu je analyzované vyhlásenie vypracované na hlavičkovom papieri organizácie, ktorý je v súlade s požiadavkami GOST 6.30-2003. Polia analyzovaného dokumentu sú správne naformátované: 20 mm – vľavo; 10 mm – vpravo; 20 mm – horná časť; 20 mm – nižšie. Dokument je vyhotovený na bielom papieri, ktorý tiež spĺňa požiadavky.
Porovnajme kvantitatívne zloženie detailov so vzorovým formulárom.
Analyzovaná žiadosť obsahuje takmer všetky potrebné detaily zahrnuté vo vzorovom formulári.
Chýba len detail 28 - značka o vyhotovení dokumentu a jeho odoslaní do spisu. To naznačuje, že táto organizácia má nedostatky v príprave a uchovávaní informačnej dokumentácie.
Chýba aj požiadavka 17 – rozlíšenie.
Uznesenie, ktoré na listinu napíše príslušný úradník, obsahuje mená, iniciály vykonávateľov a obsah príkazu. Dátum splatnosti, podpis a dátum.
Poďme analyzovať každý detail tejto aplikácie.
Požiadavka 08 – Názov organizácie, ktorá je autorom dokumentu – musí a zodpovedá názvu uvedenému v zakladajúcich dokumentoch. V analyzovanej žiadosti obsahuje úplný názov právnickej osoby všetky potrebné štrukturálne prvky: označenie organizačnej a právnej formy vlastníctva, ktorá je v súlade s požiadavkami ruskej legislatívy. Keďže žiadosť je vyhotovená na hlavičkovom papieri organizácie, tento detail obsahuje úplné informácie o organizácii: jej umiestnenie, telefónne čísla, bankové údaje, e-mailovú adresu a dokonca aj údaje o obchodnom zástupcovi.
Rekvizity 10 - názov typu dokumentu - je správne naformátovaný veľkými písmenami bez medzier. Veľkosť písma 14 Times New Roman. Názov typu dokumentu – aplikácia – zodpovedá typu dokumentu. Tento údaj je povinný pre informačnú dokumentáciu, ktorá vám umožňuje identifikovať dokument. Rekvizity sú navrhnuté s novou líniou v strede.
Požiadavka 11 – dátum dokumentu – v analyzovanej aplikácii je vypracovaná v súlade s GOST 6.30-2003. Dátum a rok sú správne napísané arabskými číslicami: deň a mesiac sú dvojciferné, rok štvorciferné. Slovo rok má skratku (g), ktorá je prijateľná.
Dátum je písaný rukou, čo je tiež prijateľné, pretože umožňuje podpisovateľovi pridať dátum sám.
Za dátum vyhotovenia žiadosti sa považuje dátum jej podpisu. Aby sa zachovala právna sila, dátum v analyzovanej žiadosti je napísaný správne ručne. Prítomnosť ručne napísanej dátumovej pečiatky v dokumente však naznačuje absenciu elektronickej správy dokumentov a elektronický dokument, čo však neodporuje moderným požiadavkám na kancelársku prácu.
Detail 12 - evidenčné číslo dokumentu - obsahuje povinný prvok - poradové číslo -9/14, ktoré musí zodpovedať záznamu v registračnom denníku. V súlade s GOST 6.30-2003 je tento detail doplnený o index prípadov podľa nomenklatúry prípadov. Umiestnenie tohto dokumentu zodpovedá GOST.
Analyzované registračné číslo je vypracované ručne, obsahuje povinný prvok - sériové číslo, preto je vo všeobecnosti správne vypracované a poskytuje dokumentu jeho vyhľadávanie a právnu silu pri absencii elektronickej správy dokumentov.
Požiadavka 14 – adresát – je vypracovaná v súlade s metodickými odporúčaniami a je uvedená v datívnom prípade – vedúcemu Troitského elektrotechnického oddelenia Rostekhnadzoru pre Čeľabinskú oblasť V. M. Ivanovovi. údaje sú napísané v pravom hornom rohu prihlášky, čo zodpovedá pravidlám pre vyhotovenie prihlášky.
Požiadavka 20 - text dokumentu - analyzované vyhlásenie je vypracované v súlade s GOST 6.30.2003 vo forme prepojeného textu. Usporiadanie častí textu by však malo byť odlišné: najprv je lepšie uviesť účel napísania dokumentu a potom žiadosť o overenie. Je tiež potrebné zjednotiť text: všeobecne vymenovať všetkých kontrolovaných podľa funkcie a predložiť ich zoznam očíslovaný priezviskom.
Z hľadiska dodržania gramatických noriem písania a grafickej úpravy je text analyzovaného výroku zostavený správne a neobsahuje chyby. Text analyzovaného výroku je opatrený neutrálnym tónom prezentácie.
Po analýze tohto dokumentu môžeme konštatovať, že žiadosť je vyhotovená na hlavičkovom papieri, ktorý nespĺňa požiadavky.
Pri vyhotovení tohto dokumentu vo forme listu je potrebné vyhotoviť: uznesenie, poznámku o kontrole, poznámku o vyhotovení listiny a zaslanie do spisu. Je tiež potrebné urobiť poznámku v pravom dolnom rohu, ktorá označuje, že dokument bol prijatý organizáciou.
Zoznam použitých zdrojov a literatúry
Berezina N.M. Moderné kancelárske práce., 3. vyd., Petrohrad: Peter, 2007. 224 s.
Byková, T.A. Dokumentačná podpora pre riadenie mimovládnych organizácií (+ CD-ROM) /T. A. Byková, L. V. Sankina. – M: Vydavateľstvo: Infra-M, 2010.- 288 s.
Demin Yu. M. Kancelárske práce. Príprava úradných dokumentov. 2. vyd., dod. a spracované -SPb.: Peter, 2008. 224 s.: ill.
Kirsanová M. V. (2003). Moderná kancelárska práca: Náučná publikácia - 3. vydanie, - Moskva - Novosibirsk: Vydavateľstvo "INFRA-M", Vydavateľstvo "Sibírska dohoda", 2003. - 340 s.
Kuznecovová, T.V. Dokumentačná podpora pre manažment: Učebnica / T.V. Kuznecovová, L.V. Sankina, T.A. Byková - M.: MCFR, 2007. - 432 s.
Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na prípravu dokumentu: Metóda odporúčania na implementáciu GOST R6.30-2003. /Rosarchiv; VNIIDAD; Comp.: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznecov a ďalší; generál vyd. M.V. Larin, A.N. Sokolov - M., 2003. - 90 s.
Rogozhin, M.Yu. Dokumentačná podpora pre manažment: vzdelávacia a praktická príručka / M.Yu. Rogozhin. –M.: Prospekt, 2010. - 383 s.
Yankovaya V.F. Ako organizovať prácu v kancelárii. - M.: MCFR, 2008. 416 s.
Dodatok 2
KONTROLA
verejnoprávna korporácia
"Elektromechanický závod Troitsk"
Komu č.__________ od _______
Vedúcemu oddelenia elektrotechniky Troitsk Rostechnadzor pre Čeľabinskú oblasť V.M. Ivanov
Pavlova O.A. vykonať do 29.8.2008 vedomostný test prevádzkového a opravárenského personálu.
Vážený Vladimír Michajlovič!
Aby bolo možné priradiť skupinu IV pre elektrickú bezpečnosť do a nad 1000 V, žiadam vás o vykonanie ďalšieho testu znalostí aktuálnych pravidiel elektrickej bezpečnosti pre nasledujúcich elektrikárov:
Černoloz Pavel Alexandrovič;
Jakimenko Alexander Vladimirovič;
Emeljanov Michail Vasilievič.
Predchádzajúci vedomostný test sa uskutočnil 18. augusta 2007. Hodnotenie: “uspokojivé.”
www.scienceforum.ru
A to je o ňom všetko: vyhlásenie
Sériu „A to je všetko o ňom“ uzatvárame článkom o výrokoch. Ide o špecifický typ dokumentu, ktorého obsah, pravidlá prípravy a tok dokumentov závisia od toho, kto koho oslovuje.
V tomto článku zvážime tri hlavné typy vyhlásení:
- obchodný list so žiadosťou zaslaný jednou organizáciou druhej;
- žiadosť odoslaná individuálny do organizácie;
- výpis zamestnanca zaslaný zamestnávateľovi.
Nedotýkame sa iného typu vyhlásenia – tvrdení – pretože sekretárka s nimi nepracuje.
Všetky tri uvedené typy výpisov majú svoje charakteristiky nielen pri príprave a príprave, ale aj pri kancelárskej práci.
Obchodný list žiadosti
Účelom žiadosti o obchodný list, ktorú jedna organizácia adresuje druhej, je uviesť pozíciu vysielajúcej organizácie, vyjadriť jej postoj k danej problematike a ponúknuť zdôvodnenie a postup riešenia situácie. Vyhlásenie nekladie otázky, obsahuje víziu situácie jednej zo strán.
Z predchádzajúceho odseku je zrejmé, že listy s vyhláseniami „v mieri“ sa zvyčajne nepíšu, uchyľujú sa k nim až na prahu konfliktu záujmov alebo dokonca konfliktu medzi dvoma spoločnosťami s cieľom zdokumentovať a informovať druhú stranu o svojich postoj k problému.
Aký typ listu si mám vybrať?
Medzi žiadosťou, žiadosťou alebo žiadosťou je tenká čiara. Pre istotu urobiť správnu voľbu typu listu, musíte pochopiť: bude vyhlásiť o niečom alebo sa to ešte stane žiadosť urobiť niečo adresátovi?
Obchodný list prihlášky je vyhotovený na hlavičkovom papieri a má štandardnú sadu podrobností pre obchodný list.
V súlade s GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na registráciu dokumentov“ listový formulár obsahuje tieto podrobnosti:
- znak organizácie alebo ochranná známka (servisná značka), štátny znak Ruskej federácie alebo znak zakladajúceho subjektu Ruskej federácie, ak má inštitúcia právo umiestniť tieto znaky na svoje hlavičkové papiere;
- organizačný kód;
- hlavné štátne registračné číslo (OGRN) právnickej osoby;
- názov spoločnosti;
- referenčné informácie o organizácii.
Pri príprave žiadosti ako druhu obchodného listu sa vypracujú tieto povinné údaje:
- dátum dokumentu;
- registračné číslo dokumentu;
- destinácia;
- názov textu;
- text dokumentu;
- podpis;
- značka o výkonnom umelcovi;
- poznámku o vyhotovení dokumentu a jeho odoslaní do spisu (vydáva sa na vízovej kópii listu).
Poznámka o prítomnosti aplikácie sa vydá, ak je k dispozícii.
Podpisy na schválenie dokumentu sa vyhotovujú na vízovej kópii listu, ak vnútorný poriadok ustanovuje proces overovania návrhov listov.
Obchodný list žiadosti je uvedený v príklade 1.
Na rozdiel od bežného obchodného listu sa text žiadosti nezačína adresou na úradníka – adresáta, ale názvom druhu listu. Zdôrazňuje sa tým, že dokument len neposkytuje informácie, ale vyjadruje zásadný postoj jeho autora.
Vybavovanie listov obchodných žiadostí prebieha štandardným spôsobom v súlade s internými pravidlami vysielajúcej organizácie a prijímajúcej organizácie.
Nie je známe, k čomu konflikt záujmov spoločností povedie: či bude možné vyriešiť záležitosť rokovaním alebo bude potrebné zapojiť právnikov a zapojiť sa do súdneho konania, ale v každom prípade akceptácia žiadosti jednej organizácie od inej organizácie sa rovná skutočnosti, že prvá spoločnosť je informovaná o pozícii druhej.
Žiadosť do organizácie od jednotlivca
Pozrime sa na tento dokument z pohľadu prijímajúcej strany.
Osobitná pozornosť sa musí venovať spracovaniu žiadostí fyzických osôb. Ochranou záujmov žiadateľov je federálny zákon z 2. mája 2006 č. 59-FZ „O postupe pri posudzovaní odvolaní občanov Ruskej federácie“ (v znení z 24. novembra 2014; ďalej len federálny zákon č. 59-FZ).
Je mylné domnievať sa, že jeho účinok sa vzťahuje len na štátne orgány, samosprávy a rozpočtové organizácie. To už dávno neplatí. V roku 2013 bol tento zoznam doplnený o organizácie „poverené vykonávaním verejne významných funkcií“. Nikde nie je jasná definícia, čo tieto funkcie sú, ale z formulácie je zrejmé, že tento pojem je dosť široký a teoreticky pod neho môže „spadnúť“ každá organizácia, ktorej klientmi sú jednotlivci.
Na rozdiel od obchodného listu žiadosti môže byť vyhlásenie jednotlivca žiadosťou, žiadosťou alebo nárokom. Pozrime sa na definíciu slova „vyhlásenie“:
Náš slovník
Vyhlásenie – žiadosť občana o pomoc pri realizácii jeho ústavných práv a slobôd alebo ústavných práv a slobôd iných osôb alebo správa o porušovaní zákonov a iných regulačných právnych aktov, nedostatkoch v práci štátnych orgánov, samosprávy a úradníkov, alebo kritika činnosti týchto orgánov a funkcionárov osôb2.
Firma si môže od jednotlivca vyvinúť vlastnú, pohodlnú formu štandardnej aplikácie a sprístupniť ju verejnosti. Nie je však možné, aby bol tento formulár povinný a neprijať žiadosť len preto, že nie je vypracovaná tak, ako „má byť“. Od ľudí sa nevyžaduje, aby vedeli o existencii formulára žiadosti vyvinutého spoločnosťou, ani sa od nich nevyžaduje, aby používali internet, kde je možné si tento formulár stiahnuť. Federálny zákon č. 59-FZ definuje minimálny súbor informačných blokov v obehu:
Extrakcia
od Federálny zákonč. 59-FZ
Článok 7. Požiadavky na písomnú žiadosť
1. Občan musí vo svojom písomnom odvolaní uviesť buď meno vládna agentúra alebo orgánu územnej samosprávy, ktorému zašle písomné odvolanie, alebo priezvisko, meno, priezvisko, priezvisko príslušného úradníka alebo funkciu príslušnej osoby, ako aj jeho priezvisko, meno, priezvisko (ak je k dispozícii), poštová adresa, na ktorú má byť zaslaná odpoveď, oznámenie o postúpení odvolania, uvedie sa podstata návrhu, vyjadrenia alebo sťažnosti, uvedie sa vlastnoručný podpis a dátum.
Ako vidíte, súbor je minimálny a nemôžeme zaviazať našich žiadateľov, aby ich čo i len uviedli Mobilné telefóny. Zahrnúť do výkazov spôsoby operatívnej komunikácie možno len odporučiť.
"Môžeš si slobodne vybrať..."
Jednotlivec môže vyplniť žiadosť podľa vlastného uváženia:
ručne alebo v tlačenej forme;
nazvať to „vyhlásenie“, „odvolanie“, „dopyt“ alebo to nenazvať vôbec;
píšte stručne a k veci alebo uveďte svoju vlastnú podrobnú autobiografiu;
a doklad zaslať aj poštou alebo priniesť osobne.
Organizácia je povinná prijať žiadosť, ak obsahuje požadované minimálne informácie.
Žiadosť jednotlivca, ktorá prešla prvotným spracovaním v kancelárii adresáta, je znázornená v príklade 2.
Organizácia sa sama rozhodne, či žiadosti občanov rozčlení do samostatnej evidencie. Odporúčame to urobiť, ak:
- žiadosti viac ako 10 % z celkového objemu prichádzajúcej dokumentácie;
- pracujú na nich špeciálne poverení zamestnanci (centrum zákazníckeho servisu, reklamačné oddelenie a pod.);
- Na základe žiadostí od jednotlivcov organizácia vykonáva svoje hlavné činnosti.
Ak je organizácia zvyknutá pracovať podľa pravidiel tradičnej kancelárskej práce, nemusí sa príliš starať o splnenie požiadaviek federálneho zákona č. 59-FZ. Za štandardných podmienok prechádzajú požiadavky rovnakou cestou ako ostatné prichádzajúce dokumenty. Pravidlá pre prácu s nimi sa prakticky nelíšia od všeobecne uznávaných a dokonca umožňujú určitú voľnosť pri vybavovaní žiadosti, najmä medzi prijatím a momentom jej registrácie podľa zákona môžu uplynúť tri dni. Lehota na odpoveď je 30 dní odo dňa zaevidovania písomnej žiadosti.
Aplikácia v personálnej evidencii
Osobitnou vrstvou výpovedí sú personálne výpovede. Účelom týchto dokumentov je vyjadrenie žiadosti alebo vôle zamestnanca zamestnávateľovi.
Formulár žiadosti o HR je relatívne bezplatný. Nikto nevyžaduje, aby zamestnanci poznali nuansy registračných údajov, takže stačí dodržať požadované minimum.
Personálne prihlášky by podľa nášho názoru mali písať výlučne ručne samotní zamestnanci. V tomto smere nevyplývajú z pracovnoprávnych predpisov žiadne povinnosti. Je však oveľa ťažšie napadnúť na súde vyhlásenie napísané vlastnou rukou ako vyhlásenie napísané na počítači (vlastný podpis je iba podpis autora). V druhom prípade môže zamestnanec tvrdiť, že bol nútený podpísať pripravený text.
- Komu od koho. Adresátom personálnej žiadosti je zamestnávateľ – prvá osoba v organizácii, v ktorej autor žiadosti pôsobí. Bol to on, kto najal autora a nie vedúceho oddelenia ľudských zdrojov, takže žiadosť bude napísaná manažérovi ( generálny riaditeľ, riaditeľ, prezident a pod.) spoločnosti. Priezvisko, iniciály a funkcia konateľa sa v prípade datívu píšu v hornej časti prihlášky bližšie k pravému okraju.
Keďže zamestnanci nemajú vlastný formulár na listy, treba sem zadať údaje o autorovi aplikácie. Mali by ste uviesť celé svoje priezvisko, meno, priezvisko a štrukturálnu jednotku. Ak zamestnanec pozná svoje osobné číslo, je to dobré, ale nie je to povinná informácia.
Pod týmto údajom sa v strede riadku napíše názov druhu dokumentu - vyhlásenie, na nový riadok sa potom uvedie text vyhlásenia - žiadosť alebo prejav vôle zamestnanca. Žiadosť je vyplnená vlastnoručným podpisom zamestnanca a dátumom vyhotovenia dokumentu.
Otázka k téme
Ako správne napísať slovo „vyhlásenie“?
Existujú dve formy písania názvu typu dokumentu: s veľkým písmenom bez bodky na konci (ako v príklade 3) as malým písmenom s bodkou na konci.
Právna sila vyhlásenia nie je nijako ovplyvnená formou, v akej je slovo napísané. Druhá možnosť sa považuje za zastaranú, ale má plné právo na existenciu.
Kedy má zamestnanec uviesť požiadavku vo vyhlásení a kedy stačí ústne odvolanie na HR oddelenie?
Ak Zákonníka práce priamo hovorí o „písomnom vyhlásení zamestnanca“, potom táto otázka nevzniká. V ostatných prípadoch to upravuje buď vnútorný poriadok organizácie alebo účelnosť. Napríklad pre zamestnankyňu je najlepšie podať žiadosť o zmenu dokladov v súvislosti so zmenou mena písomne, a to aj napriek tomu, že pracovnoprávna legislatíva v tejto súvislosti neustanovuje žiadne osobitné ustanovenia. Takéto zmeny sa iniciujú príkazom zamestnávateľa a podkladom na vydanie príkazu sa stane vlastnoručné vyhlásenie zamestnanca spolu s kópiou sobášneho listu.
Vo veľkých organizáciách, kde na jedného zamestnanca HR oddelenia pripadá niekoľko desiatok až stoviek ľudí, je žiadosť zamestnanca akceptovaná len formou žiadosti, aby na ňu personalista jednoducho nezabudol.
V malých spoločnostiach, ak Zákonník práce Ruskej federácie nevyžaduje písomnú žiadosť, môžete si vystačiť s ústnou žiadosťou alebo rozhovorom priamo s vedúcim organizácie, ktorý môže dať pokyny personálnemu zamestnancovi na vyriešenie problému. .
- Tok dokumentov personálnych žiadostí. Zamestnanci oddelenia ľudských zdrojov potrebujú originály výpisov zamestnancov. Následne, ako už bolo spomenuté, sa mnohé z nich stanú podkladom pre objednávky týkajúce sa personálu. Zamestnanec má však tiež plné právo sledovať osud svojej žiadosti a dostať potvrdenie od zamestnávateľa, že dokument prijal.
Dôležité!
Nie je možné zaregistrovať žiadosť zamestnanca ako došlý dokument. Často sa to robí jednoducho preto, že nevedia, ako inak potvrdiť jeho príjem.
Medzitým existujú dva spôsoby registrácie aplikácie správne.
Potvrdenie, že zamestnávateľ akceptoval žiadosť zamestnanca, môže byť:
- registrácia žiadosti v špeciálnej databáze. Neodporúča sa ani umiestňovať personálnu žiadosť do registra interných dokumentov: porušiť legislatívu o osobných údajoch je veľmi jednoduché. Najlepšie je, ak sekretárka vytvorí špeciálny elektronický register pre personálne žiadosti, úradné a vysvetlivky a podobné dokumenty.
Evidenčné číslo prihlášky je nalepené na jej kópii. Kópiu spolu s číslom dostane zamestnanec. Ak zamestnanec príde s dvomi kópiami prihlášok, pred uvedením čísla ich musí sekretárka porovnať (skontrolovať, či sú totožné);
- záznam o prijatí prihlášky vyhotovený tajomníkom na kópii. Ak neexistuje registračný denník a zamestnanec trvá na potvrdení prijatia, sekretárka môže na kópiu prihlášky urobiť nasledujúci záznam:
V zázname sa uvádza:
- skutočnosť prijatia dokumentu;
- dátum (povinné!);
- funkcie, vlastnoručný podpis a odpis podpisu preberajúceho zamestnanca.
Žiadosť zamestnanca sa podáva priamo vedúcemu organizácie, ktorý ju posúdi a vydá rozhodnutie, napr.
Na HR oddelenie. Pripravte si objednávku.
- Žiadosť je dokument, ktorého forma a pravidlá toku dokumentov závisia od jeho adresáta a príjemcu.
- Žiadosť o obchodný list je určená na vyjadrenie postoja vysielajúcej organizácie ku kontroverznej otázke.
- Žiadosť zaslanú organizácii jednotlivcom sa odporúča spracovať v súlade s federálnym zákonom č. 59-FZ.
- Vyjadrenia v personálnej evidencii sú písomným prejavom vôle zamestnanca a často slúžia ako podklad pre vydávanie personálnych príkazov.
Pozri: Federálny zákon č. 80-FZ zo dňa 05.07.2013 „O zmenách a doplneniach článku 5.59 Zákonníka Ruskej federácie o správnych deliktoch a článkov 1 a 2 federálneho zákona „O postupe pri posudzovaní odvolaní občanov Ruskej federácie Ruská federácia“.
2 Tretí odsek čl. 4 federálneho zákona č. 59-FZ.
E.N. Kozhanovej, špecialistky na predškolské vzdelávacie inštitúcie a správu osobných záznamov
Populárne:
- Titulná strana Titulná strana Od 1. do 2. ročníka si deti pripravujú správy, správy, projekty, abstrakty na vyučovanie v škole. A veľa ľudí má otázku, ako správne naformátovať titulnú stranu abstraktu, správy, správy pre [...]
- Návod na vyplnenie novej online žiadosti o vízum do Nemecka Odkazy
Žiadosť je dokument, ktorá obsahuje žiadosť, sťažnosť alebo nejaký druh návrhu. Môže byť adresovaný organizácii alebo konkrétnej osobe.
Klasifikácia
V praxi existujú rôzne druhy Vyhlásenia. Najvšeobecnejšia klasifikácia zahŕňa rozdelenie na ústne vyjadrenia a odvolania prezentované na papieri alebo v elektronických médiách. V druhom prípade môže byť odvolanie:
- podnikanie;
- poslaný občanom organizácii;
- adresovaný zamestnancom zamestnávateľovi.
Záujemca spravidla posiela. V tomto prípade má subjekt potvrdenie o tom, že sa vyjadril k určitej otázke. V praxi to však v niektorých prípadoch bude platiť. Napríklad na súde môže účastník sporu vyjadriť svoj postoj k problému a jeho slová budú zaznamenané v zápisnici zo stretnutia. Vo väčšine prípadov človek potrebuje formalizovať svoj názor, žiadosť, návrh na hmotnom nosiči. napr. žiadosť na matričný úrad podávané na papieri.
Obchodný list
Prečo je možné urobiť takéto vyhlásenie? Táto výzva sa používa na vyjadrenie postoja autora, vyjadrenie postoja k akémukoľvek problému, poskytnutie odôvodnenia a východiska z akejkoľvek situácie. V takomto liste sa spravidla nekladú žiadne otázky. Najčastejšie je takéto vyhlásenie preventívnym opatrením. Vypracúva sa, keď nastane konfliktná situácia s cieľom zaznamenať a informovať druhú stranu o jej postoji k danej problematike.
Nuansy
Treba poznamenať, že hranica medzi žiadosťou, žiadosťou a žiadosťou je dosť tenká. V tomto ohľade, skôr ako začnete vypracovávať akt, musíte jasne pochopiť účel odvolania. Obchodný list sa vyhotovuje na príslušnom tlačive. Neexistuje jednotná forma, takže organizácia ju môže rozvíjať samostatne. Existuje však určitý súbor detailov, ktoré musí aplikácia obsahovať. toto:
- Ochranná známka (emblém) vysielajúcej organizácie. Ak má právnická osoba právo umiestniť erb Ruskej federácie na formuláre, musí byť tiež prítomný.
- Kód organizácie.
- OGRN.
- Názov organizácie.
- Kontaktné údaje.
Špecifikované údaje musia byť uvedené na všetkých úradných listoch. Okrem toho je potrebné zahrnúť:
- Dátum dokumentu.
- Evidenčné číslo.
- Informácie o adresátovi.
- Nadpis k textu.
- Podpis autora.
Text stanovuje pozíciu a predkladá návrhy. Strana, ktorá takýto list dostala, uvedie poznámky o vykonaní exekúcie a zodpovednej osobe, ako aj o odoslaní papiera do spisu.
Odvolanie občana
kľúč normatívny akt 59 upravuje postup, podľa ktorého sa žiadosť prijíma a posudzuje. Existuje mylná predstava, že ustanovenia tohto zákona sa vzťahujú výlučne na orgány štátnej správy, územné vládne štruktúry, rozpočtové inštitúcie. Stojí za zmienku, že zoznam subjektov, ktoré musia spĺňať požiadavky federálneho zákona č. 59, je oveľa širší. Ešte v roku 2013 zahŕňal organizácie poverené verejne významnými funkciami. V normách však nie je jasná definícia takýchto úloh. Z formulácie je však zrejmé, že pojem „verejne významný“ je dosť široký. V súlade s tým sa teoreticky rozširuje na pomerne veľký okruh organizácií, ktorých klientmi sú občania.
Smerovanie žiadostí
Občan môže uplatniť svoj právny nárok rôzne ciele. Subjekt môže požiadať o pomoc pri realizácii svojich práv, slobôd alebo pri uspokojení akejkoľvek legitímnej túžby. V tomto prípade môže byť autorom odvolania jeden alebo viacerí občania. napr. žiadosť na matričný úrad vydávajú dve osoby – budúci manželia. Odvolania môžu obsahovať správy o porušení zákona a iných predpisov. Napríklad subjekt, ktorý sa dozvie o trestnom čine, napíše vyhlásenie polícii. Občania sa môžu sťažovať na postup štátnych a samosprávnych orgánov. Napríklad v prípade porušenia práv spotrebiteľov jednotlivci posielajú žiadosti oddeleniam Rospotrebnadzor.
Dôležitý bod
Zákon nezakazuje organizácii vytvoriť si vlastný formulár žiadosti a umiestniť ho na svoju oficiálnu webovú stránku, aby k nemu mal voľný prístup. Predpisy však zakazujú, aby bol tento formulár povinný. Organizácia nemá právo odmietnuť žiadateľa len z dôvodu, že nepodal svoju žiadosť na vypracovanom formulári. Okrem toho sa od jednotlivcov nevyžaduje, aby používali internet, nezávisle hľadali požadovaný formulár, stiahli ho, vytlačili atď.
Riadenie HR záznamov
V jeho rámci sa posudzujú žiadosti zamestnancov adresované zamestnávateľovi. Forma takýchto žiadostí je bezplatná. Zákon nevyžaduje, aby zamestnanci organizácie poznali všetky jej podrobnosti. V tomto smere musia zamestnanci dodržiavať len normatívne stanovené minimum. Niektorí odborníci sa domnievajú, že zamestnanci by mali písať žiadosti do personálnej služby výlučne ručne. Pracovná legislatíva v tomto smere neposkytuje žiadne usmernenie. Napísanie vyhlásenia vlastnou rukou však môže mať významný praktický význam. Napríklad napadnúť takéto odvolanie na súde bude ťažšie ako text napísaný na počítači a podpísaný zamestnancom. V druhom prípade môže zamestnanec povedať, že bol nútený papier podpísať.
Adresát a autor
Personálne žiadosti je potrebné zaslať zamestnávateľovi. Je to on, kto vystupuje ako prvá osoba v organizácii. Občana neprijalo personálne oddelenie ani konkrétny zamestnanec, ale zamestnávateľ. Vedúci právnickej osoby vydal príkaz, podľa ktorého bol subjekt zaradený do stavu zamestnancov. Celé meno a funkcia riaditeľa sú uvedené v hornej časti formulára bližšie k pravej strane v prípade datívu. Vzhľadom na to, že zamestnanec nemá vlastnú prihlášku, pod údajom o adresátovi uvádza údaje o sebe. Musí byť napísané celé meno. Je tiež uvedená poloha a štruktúrna jednotka. Po týchto informáciách sa do stredu formulára napíše slovo „Prihláška“. Pod ním začína prezentácia textu. Mal by obsahovať návrh, žiadosť, sťažnosť a pod. Na konci je podpis a číslo. Organizácia musí prijať žiadosť, ak obsahuje požadované minimálne informácie.
Samostatný smer v kancelárskej práci
V praxi často vzniká potreba vytvoriť samostatnú jednotku zodpovednú za prijímanie, registráciu a presmerovanie žiadostí od občanov. Vytvorenie špeciálnej služby sa odporúča, ak:
- Odvolania tvoria viac ako 10 % z celkového objemu prichádzajúcej korešpondencie.
- Práca organizácie súvisí s neustálym zvažovaním reklamácií, zákazníckym servisom atď.
Samostatné oddelenie je potrebné aj vtedy, ak na základe požiadaviek občanov podnik vykonáva hlavné činnosti.